新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策

李 玲

(重慶科創(chuàng)職業(yè)學院，重慶 402160)

1 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

高校檔案館作為能夠永久保存和管理檔案資料的事業(yè)機構(gòu)，對推動我國社會教育改革以及增強教學質(zhì)量都有著重要影響。隨著科學技術(shù)的不斷進步，高校檔案管理的建設(shè)水平也在不斷提高，如何展開數(shù)字化檔案管理，確保數(shù)字檔案安全保管和之后的各項工作穩(wěn)步展開，提高高校數(shù)字化便成了首屈一指的頭等任務(wù)。

為順應高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的趨勢，重慶各高校檔案館對于數(shù)字化的建設(shè)也相繼提上了日程，各大型綜合大學已經(jīng)相繼完成了數(shù)字化檔案館的建設(shè)，部分高校已經(jīng)在建設(shè)過程中。例：重慶大學、西南大學已經(jīng)完成了館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)并投入使用；西南政法大學、重慶理工大學、四川美術(shù)學院、重慶交通大學、重慶財經(jīng)職業(yè)學院、重慶科技學院等已開始數(shù)字檔案館的建設(shè)，部分如渝北區(qū)職教中心、工職學院也將檔案數(shù)字化建設(shè)提上了檔案管理工作的日程。

總而言之，高等院校檔案室藏有大量檔案資料和文件,這樣一大批浩如煙海的檔案資料,通過實現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理從封閉走向開放,使檔案管理部門實現(xiàn)從保管、利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案資源的合理配置、科學管理,為公眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是滿足國家檔案管理要求、順應社會發(fā)展，是高校建設(shè)發(fā)展的必然舉措。

2 檔案數(shù)字化的意義

檔案數(shù)字化通俗一點理解就是利用數(shù)字圖像技術(shù)對檔案進行進一步的轉(zhuǎn)化，將檔案由此前單一的圖片、文字形式通過掃描或者電腦攝像頭轉(zhuǎn)化為可以存儲的電子信息，進而在電腦上可以對收集的數(shù)據(jù)信息做加工處理，一般需要涉及的流程有圖像的輸入、儲存、處理以及圖像輸出。

2.1 有效保護原始檔案

在開展檔案數(shù)字化建設(shè)前，工作人員需要頻繁重復調(diào)閱原始紙質(zhì)檔案，頻繁調(diào)檔很有可能出現(xiàn)檔案歸檔位置錯誤、檔案丟失損毀等情況。而檔案數(shù)字化建設(shè)完成后，檔案的查閱依賴于計算機信息技術(shù)，紙質(zhì)檔案就可以得到很好的保護，有利于長期管理。檔案在開展數(shù)字化建設(shè)的同時，進行規(guī)范化整理，有助于達成高校檔案室建設(shè)達標的需求。

2.2 提高檔案的保密性

檔案數(shù)字化建設(shè)以及電子檔案系統(tǒng)完成后，更加高效地滿足公安、檢察院、法院、律師事務(wù)所等社會單位以及高校內(nèi)部日常檔案查檔的需要，并根據(jù)相應的查詢權(quán)限引導查詢相應的檔案內(nèi)容。

2.3 提高工作效率

工作人員充分利用計算機信息化技術(shù)，在電腦上就可以查詢和核對項目的原始資料，大大減少了去庫房翻閱、提取原始紙質(zhì)檔案的時間。

2.4 實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享

可提供遠程對內(nèi)、對外多人同時進行檔案查詢，解決了因紙質(zhì)檔案借出而無法滿足其他人查詢利用的問題。

3 檔案數(shù)字化加工

檔案數(shù)字化加工，是一項工程浩大的項目建設(shè)，特別是在高職院校首次開展檔案數(shù)字化建設(shè)，工作千頭萬緒，經(jīng)驗不足，以及工作人員人手、精力有限的情況下，要特別注意以下幾個方面。

3.1 檔案出庫

高職院校開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目建設(shè)涉及檔案數(shù)量大，資料價值重。檔案的正常規(guī)范領(lǐng)取是保障檔案安全的重要前提。根據(jù)數(shù)字化加工項目合作公司進行長期大批量數(shù)據(jù)加工的經(jīng)驗，結(jié)合院校檔案室本項目實際情況，原始檔案出庫應注意以下細節(jié)：制訂合理的檔案領(lǐng)取歸還制度，專人負責，責任落實到人；按照案卷號的順序進行領(lǐng)取，不影響日常檔案查詢；填寫“檔案領(lǐng)還單”，明確記錄領(lǐng)取批次號、雙方交接人、盒數(shù)卷數(shù)等相關(guān)信息；減少出入庫批次，降低檔案館工作人員的工作強度。

3.2 檔案拆檔

對已裝訂的檔案進行掃描前的拆除，拆除時先查看原裝訂方式，按原裝訂順序拆除，注意保護檔案不受損害。根據(jù)文字和圖紙的區(qū)別，進行分類存放，便于不同的掃描儀按不同幅面加工。

3.3 紙張修復

年代久遠折痕較深、破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行修復。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描；對原件破損的檔案，根據(jù)處理要求小心修補或粘貼。破損老案卷的修復裱糊成效應達到“薄、光、平、軟、長”5個技術(shù)要求。

3.4 檔案掃描

根據(jù)不同圖幅尺寸，選用不同掃描儀進行加工，在規(guī)定標準前提下，調(diào)整掃描儀的參數(shù)，使圖像效果達到最佳。控制對象：圖像分辨率滿足300 dpi標準；文字資料采用TIFF格式，圖紙資料采用JPG格式；對不規(guī)則圖紙掃描，保證圖紙掃描后無多余或者丟失信息；超過掃描儀最大圖幅的圖紙分區(qū)掃描后，進行整合拼接。

3.5 圖像命名

將圖像資料與文字資料進行案卷級整合，對照文字資料的文件名，圖像資料按照檔案實際件號、頁碼進行編輯，便于數(shù)據(jù)與原始檔案的對接以及數(shù)據(jù)審核復查。

3.6 圖像處理

按照要求，對文字資料進行傾斜校正、去黑邊、去裝訂孔等，對掃描的圖紙適當調(diào)節(jié)對比度與亮度。不能一次掃描的，進行技術(shù)拼接。

3.7 數(shù)據(jù)導入

對加工的成果數(shù)據(jù)，完整齊全的導入檔案信息管理系統(tǒng)，將采集的目錄數(shù)據(jù)和掃描的影像數(shù)據(jù)進行有機結(jié)合，形成高品質(zhì)的數(shù)字化成果，向院校師生以及社會提供成果數(shù)據(jù)利用。

3.8 檔案裝訂

對拆除掃描后的原始檔案按照原有裝訂模式進行還原性裝訂。對已經(jīng)掛接數(shù)據(jù)進行校核，檢查掛接圖像與目錄是否一一對應，上傳圖像數(shù)據(jù)數(shù)量是否準確。

3.9 檔案歸還

檔案卷盒清晰標注掃描標識后雙方點收并填寫檔案領(lǐng)還單入庫。

3.10 數(shù)據(jù)備份

所有掃描原文掛接服務(wù)器后，按照備份要求對加工成果數(shù)據(jù)采用移動硬盤備份。

3.11 數(shù)據(jù)錄入

通過綜合管理系統(tǒng)平臺端口，在平臺系統(tǒng)實現(xiàn)項目級、案卷級、文件級的基礎(chǔ)信息采集，錄入字段應符合當下國家檔案主管部門對高職檔案工作的錄入要求，并建立相應檔號。

4 新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)對于高校檔案工作的推進、發(fā)展至關(guān)重要。由于高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)起步時間較晚，現(xiàn)實建設(shè)過程中進程慢、成效不佳，還存在諸多技術(shù)性的管理問題亟待解決。

4.1 檔案人員的素質(zhì)整體水平不高

檔案管理人員綜合能力素質(zhì)無法滿足檔案數(shù)字化管理的需求，很多檔案管理人員專業(yè)水平不夠，缺乏創(chuàng)新意識，沒有足夠的專業(yè)思維。尤其是在新時代的數(shù)字化檔案建設(shè)中，既要精通檔案的業(yè)務(wù)知識，還要了解計算機的操作使用；既要能處理檔案業(yè)務(wù)工作，還要懂現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是受當下檔案工作的局限，很多高校在這方面的人才培養(yǎng)比較缺乏，從而導致目前整體隊伍素質(zhì)偏低，很多檔案管理人員學識不夠，年紀偏大，在一定程度上阻礙了高校檔案管理的工作長期穩(wěn)定發(fā)展。

4.2 對檔案數(shù)字化建設(shè)認識不足

從管理層面上分析，檔案工作者對檔案信息數(shù)字化理解不夠，部分高校管理者由于對檔案工作的不重視、思想老舊，認為檔案數(shù)字化建設(shè)的費用高、風險大、安全性缺乏保障，因此檔案數(shù)字化的建設(shè)一直處在停滯不前的狀態(tài)。一般檔案管理人員認為只要做好日常檔案工作就可以，對檔案信息數(shù)字化建設(shè)不太感興趣，甚至覺得麻煩。雖然已有高校在逐步實施檔案信息數(shù)字化建設(shè)，但是其過程并不完整，缺乏科學的規(guī)劃，不僅數(shù)字化建設(shè)成效甚微，還讓數(shù)字化過程變得更加雜亂無章，也沒有切合自身實際做出針對性的改善，放大了數(shù)字化中的小問題。

4.3 數(shù)字化過程缺乏統(tǒng)一標準

結(jié)合當前各個高校的檔案數(shù)字化建設(shè)情況來看，大家都是根據(jù)自身的實際和檔案工作發(fā)展需要，各有各的建設(shè)模式和建設(shè)標準，缺乏一個統(tǒng)一的、權(quán)威的數(shù)字化建設(shè)標準和規(guī)范進行引導，指導各個高校開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)也沒有統(tǒng)一、權(quán)威的技術(shù)標準可供參考，一旦實際工作中發(fā)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的水平不達標，容易導致重復勞動、數(shù)據(jù)冗余的情況出現(xiàn)。

5 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策

5.1 不斷健全、完善檔案數(shù)字化建設(shè)過程

要清楚認識到檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項龐大的、系統(tǒng)性的信息工程，在啟動數(shù)字化建設(shè)項目之前，要開展全面論證，做好精心策劃、部署。

其建設(shè)流程通常可以分為以下兩部分：①結(jié)合自身實際情況，把握大的環(huán)境方向。要想確保檔案數(shù)字化完整、全面，需要充分發(fā)揮建設(shè)的實際作用，嚴格按照建設(shè)方案的標準執(zhí)行，根據(jù)方案完善數(shù)字化建設(shè)的各個順序、層次。②根據(jù)數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容和要求，做到循序漸進，例如先確定哪些檔案需要數(shù)字化，哪些不需要，按照檔案的類型、主題以及時間性做統(tǒng)一的安排。

檔案數(shù)字化的處理工作要體現(xiàn)價值意義，分清主次，將一些有價值意義的內(nèi)容優(yōu)先處理。這一步驟通過對庫存檔案的篩選、鑒定，還能簡化檔案內(nèi)容，突出檔案重點，將數(shù)字化的檔案管理賦予更多意義。確保數(shù)字化工作能夠有序進行。避免了數(shù)據(jù)冗余或者內(nèi)容重復造成的館內(nèi)儲存負荷。比如在進行教學類的學籍檔案整理時，根據(jù)歷屆畢業(yè)生的學生卡、學籍表以及畢業(yè)生登記表等進行優(yōu)先數(shù)字化，突出有用的信息價值，然后再進行下一步的分類處理，使檔案數(shù)字化管理做到有分類、有重點。

5.2 建立統(tǒng)一標準，規(guī)范化管理

數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為一種信息的編輯過程和處理手段，最為關(guān)鍵和重要的地方便是建立統(tǒng)一標準。檔案信息處理要突出檔案管理的標準性，充分利用檔案信息化系統(tǒng)管理平臺，制定統(tǒng)一的管理模式。建立高校檔案信息共享平臺，規(guī)范數(shù)字化標準內(nèi)容，采用國家認定的標準體系。除了管理體制統(tǒng)一化，檔案信息數(shù)字化管理的軟、硬件配置標準也要統(tǒng)一。要防止因設(shè)備配置不匹配或軟件相互不兼容而出現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理偏差，避免因不規(guī)范而造成人力、物力、財力的浪費。

各大高校在運用數(shù)字化檔案管理時，要按照國家檔案信息數(shù)字化管理規(guī)范、標準，制定符合本校實際的檔案信息現(xiàn)代化管理的標準化體系，并根據(jù)該標準體系，在日常檔案管理工作中嚴格遵守。只有不斷完善檔案數(shù)字化建立的過程，在之后的數(shù)據(jù)資源共享中就能少走彎路，提升檔案的信息價值，凸顯資源共享的意義。

5.3 施行雙軌性歸檔，提升工作價值

檔案信息數(shù)字化的建設(shè)與開發(fā)利用工作：①對原有的館藏紙質(zhì)檔案通過掃描、加工和處理、轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式儲存；②對目前產(chǎn)生的各類電子文件(載體)進行及時歸檔、整理與保存,努力建構(gòu)完整而真實有用的電子文檔體系。

要將線上線下的檔案信息數(shù)字化建設(shè)同步進行，同步運轉(zhuǎn)。當前諸多高校實行OA系統(tǒng)辦公公文運轉(zhuǎn)模式日漸成熟，其是高校電子文件的主要來源。施行雙軌制歸檔，能減少同樣內(nèi)容的兩種形式的文件重復或部分重復辦理給檔案管理人員工作所帶來的工作重復。“雙軌制”歸檔流程起始并貫穿于文件運行處理階段過程，當電子文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后形成電子文件和紙質(zhì)文件，電子文件便通過OA系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)間兼容對接網(wǎng)絡(luò)模式直接存檔于檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)中；紙質(zhì)文件由檔案管理人員對應電子文件的存檔順序位置存入檔案庫房。

5.4 實事求是，講究效率

當前很多高校檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)信息繁雜多樣，不管是將什么類型的檔案進行信息數(shù)字化，在客觀上都要保證其檔案的真實性和有效性，對數(shù)據(jù)進行最大化的真實還原。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中要重視數(shù)字化工作效率和結(jié)果的完整性。目前有許多高校檔案管理對數(shù)字化的信息建設(shè)都表現(xiàn)得比較敷衍，僅僅只是為了完成檔案信息數(shù)字化建設(shè)，而沒有將信息數(shù)字化做到完全真實還原，從而導致了數(shù)字化信息結(jié)果的偏差。

注重實事求是，不能只停留在最大化真實還原層面，在保質(zhì)保量的前提下充分發(fā)揮其優(yōu)勢，再深入發(fā)揮其價值潛力才是未來數(shù)字化檔案工作的重中之重。

5.5 積極引進和培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才

檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為一項技術(shù)性工作，需要有一定計算機基礎(chǔ)的團隊才能協(xié)助完成。因此，高校數(shù)字化檔案管理者要突出人才優(yōu)勢，引進一些懂計算機技能的復合型人才，組建一支數(shù)字化信息的專業(yè)隊伍，才能真正發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的各項優(yōu)勢，確保數(shù)字化檔案管理穩(wěn)步展開。同時，也要積極組織開展在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓，加強對檔案管理人員的能力素質(zhì)提升，加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，提升檔案管理人員的檔案意識、綜合能力素質(zhì)，提高工作效率。

6 結(jié)束語

當前有許多高校檔案管理人員并未真正理解、意識到信息數(shù)字化的真正含義，其認識依舊還停留在對紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的認識。忽略了電子信息儲存的真正含義，對數(shù)字化的工作缺乏深入的認識和理解，從而造成了數(shù)字化信息價值發(fā)揮不充分，未能完全體現(xiàn)數(shù)字化信息的便捷。所以，數(shù)字化的信息檔案管理需要深入挖掘其蘊含的豐富意義，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢，才能真正做到對人力、物力資源的節(jié)約，給高校的檔案管理工作帶來益處，為社會發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟效益。