綜合檔案室工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的作用

王歡 山東省濱州市中心醫(yī)院

眾所周知，在現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，管理工作是常態(tài)化工作內(nèi)容的重要組成部分，綜合檔案室工作則是日常管理工作的一部分，其與醫(yī)院基本的管理水平密切相關(guān)，原因在于醫(yī)院通過(guò)規(guī)范且有效的綜合檔案室工作，可以為醫(yī)院各項(xiàng)工作決策提供有價(jià)值的參考信息，醫(yī)院各項(xiàng)管理工作和決策更具科學(xué)性和合理性，對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

因此，在當(dāng)前醫(yī)院高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段，相關(guān)人員應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)綜合檔案室工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的積極作用，與時(shí)俱進(jìn)地革新綜合檔案室工作的手段和理念，在新形勢(shì)下充分發(fā)揮綜合檔案室工作作用，助力我國(guó)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展，滿足我國(guó)人民群眾日益增長(zhǎng)的基本醫(yī)療服務(wù)需求。

一、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中綜合檔案室工作的重要作用

在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中，醫(yī)院業(yè)務(wù)工作不僅有醫(yī)療技術(shù)服務(wù)，還包括綜合檔案室工作等。綜合檔案室工作內(nèi)容以快速跟蹤和記錄醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展中的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容為重心，提供各類完整且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源，為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作及決策優(yōu)化提供強(qiáng)有力的支持，幫助醫(yī)院在提高內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)上，提高綜合服務(wù)的質(zhì)量和效率。因此，在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中，綜合檔案室工作始終發(fā)揮著重要作用，集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中各類綜合文獻(xiàn)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，可以為醫(yī)院醫(yī)療、科研、設(shè)備采購(gòu)、教育培訓(xùn)等一系列工作提供完整且真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)資源支持，依托綜合檔案室工作了解醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程的信息，尤其是可以全面且真實(shí)地記錄技術(shù)和財(cái)務(wù)方面的信息，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價(jià)值的信息支持，推動(dòng)醫(yī)院加快建設(shè)發(fā)展步伐[1]。

加強(qiáng)綜合檔案室工作可以提高醫(yī)院各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率，有利于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)綜合效益的全面提高。如醫(yī)院文書檔案，可以在醫(yī)院決策、政策實(shí)施、工作安排、醫(yī)患糾紛處理等領(lǐng)域，提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息參考，保證醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的高效開(kāi)展；也可以為醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核、賬簿確認(rèn)等提供必要的信息依據(jù)，提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的綜合效益[2]。

加強(qiáng)綜合檔案室工作，能夠?yàn)獒t(yī)院大事記的匯編及研究提供可靠的歷史數(shù)據(jù)，促使數(shù)據(jù)研究與整理工作高效開(kāi)展。

首先，在綜合檔案室工作支持下，可以準(zhǔn)確地提供各類檔案信息資源，醫(yī)院檔案管理工作人員可以深入了解醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀，可以在具體要求下有針對(duì)性地改進(jìn)相應(yīng)的基礎(chǔ)性工作，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展[3]。

其次，醫(yī)院加強(qiáng)綜合檔案室工作，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供有價(jià)值的信息支持，推動(dòng)醫(yī)院加快建設(shè)發(fā)展，有利于醫(yī)院的整體發(fā)展。

二、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中充分發(fā)揮綜合檔案室工作價(jià)值與作用的有效手段

（一）建立健全綜合檔案室工作組織體系

在醫(yī)院綜合檔案室工作實(shí)踐中，要取得良好的檔案工作效果，關(guān)鍵在于健全相應(yīng)的保障體系，其中，建立健全綜合檔案室工作組織體系至關(guān)重要，是醫(yī)院有序開(kāi)展綜合檔案室工作的基礎(chǔ)和保障。因此，醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展中，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地建立綜合檔案室工作部門，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)行管理制度，建立由各職能部門組成的檔案管理組織，且要結(jié)合工作實(shí)際合理劃分并明確檔案組織的不同職責(zé)及權(quán)限，明確評(píng)估和量化標(biāo)準(zhǔn)；嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，為推進(jìn)綜合檔案室工作高質(zhì)高效地落實(shí)到位提供保障[4]。

此外，醫(yī)院在檔案工作中，要組建綜合檔案室建設(shè)項(xiàng)目組，整合各種資源，在現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)支持下實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)、傳遞及使用的一體化，加強(qiáng)醫(yī)院各科室、各部門在檔案管理工作中的指導(dǎo)與督促工作，保證醫(yī)院綜合檔案室工作全面、有序地開(kāi)展，保證檔案的完整性和可靠性，在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中充分發(fā)揮綜合檔案室工作的積極作用[5]。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前，醫(yī)院綜合檔案室工作已經(jīng)納入戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃體系，并從醫(yī)院綜合檔案室入手，開(kāi)始全面覆蓋、保存醫(yī)院發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域的信息，能夠?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療、科研等一系列工作提供信息參考。

隨著綜合檔案室工作內(nèi)容的增多，綜合檔案室工作難度與壓力大幅增加，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)能力及素質(zhì)提出了更高的要求[6]。

具體來(lái)說(shuō)，綜合檔案室工作管理人員的日常工作是維護(hù)醫(yī)院各部門文件的完整性和安全性，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)且全面的檔案信息服務(wù)。

對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室工作而言，各類檔案資源的使用并非毫無(wú)規(guī)則，而是要遵循醫(yī)院相關(guān)規(guī)定和規(guī)則，根據(jù)實(shí)際確定檔案的使用權(quán)限及使用范圍，并要采用差異化的審查程序。

為此，在使用醫(yī)院檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定操作，避免檔案資料被篡改和泄露，保證檔案資源的完整性。與此同時(shí)，在醫(yī)院綜合檔案室工作中，管理人員要肩負(fù)起醫(yī)院檔案資料的安全保管職責(zé)，并對(duì)檔案質(zhì)量提出更高的要求。促進(jìn)醫(yī)院檔案管理技術(shù)的發(fā)展，是醫(yī)院目標(biāo)管理和檔案工作量化評(píng)估的重要內(nèi)容。由此可見(jiàn)，在新形勢(shì)下，為充分發(fā)揮綜合檔案室工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的積極作用，應(yīng)注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的全面提升[7]。

醫(yī)院在選擇、培養(yǎng)和使用專職和兼職檔案管理人員時(shí)，應(yīng)始終堅(jiān)持誠(chéng)信與才能相結(jié)合的原則，以貢獻(xiàn)、年輕、遵紀(jì)守法等為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，選擇一些檔案管理意識(shí)強(qiáng)的人員參與綜合檔案室工作，并要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

不僅如此，醫(yī)院綜合檔案室工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)發(fā)展的工作，往往要隨著醫(yī)院發(fā)展情況完善，才能在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中持續(xù)發(fā)揮綜合檔案室工作的積極作用，顯然會(huì)不斷提高對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的要求。醫(yī)院應(yīng)定期做好檔案人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)針對(duì)性的系統(tǒng)培訓(xùn)提升檔案管理人員的綜合能力及素養(yǎng)，持續(xù)優(yōu)化綜合檔案室工作，使其在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中持續(xù)性發(fā)揮出最大效能，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展[8]。

（三）加大綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)力度

在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中，醫(yī)院綜合檔案室工作能否充分發(fā)揮作用，關(guān)鍵在于是否能夠與時(shí)俱進(jìn)地融合先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室工作的數(shù)字化發(fā)展，依托數(shù)字化優(yōu)勢(shì)全面提高綜合檔案室工作的質(zhì)量和效益。在實(shí)踐中，醫(yī)院為提高綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)水平，關(guān)鍵要做好以下幾個(gè)方面的工作。

1.增強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的意識(shí)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院大力推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)工作，旨在提高醫(yī)療技術(shù)水平，建構(gòu)和諧的醫(yī)患關(guān)系。檔案數(shù)字化建設(shè)與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)，檔案收集具有動(dòng)態(tài)性，往往隨醫(yī)院發(fā)展而不斷增加內(nèi)容，并形成新的檔案資源[9]。

數(shù)字化檔案在檔案信息存儲(chǔ)、保管和使用等方面具有顯著的優(yōu)勢(shì)，為此，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，并要做好相應(yīng)的宣傳工作，鼓勵(lì)各科室及全體人員支持和配合綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用提高綜合檔案室工作質(zhì)量和效率，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院檔案信息量十分龐大，具有相對(duì)豐富的類型，如病案資源、實(shí)物檔案資源等，不同類型的檔案管理工作往往有相應(yīng)的專業(yè)方法和設(shè)施。

為此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，全面配置檔案收集、存儲(chǔ)等需要的數(shù)字化設(shè)備，為綜合檔案室工作數(shù)字化發(fā)展提供必要的支持。

3.加快綜合檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室工作而言，在實(shí)踐中加快綜合檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的目的不僅是保存現(xiàn)有的海量資源，而且體現(xiàn)在依托先進(jìn)技術(shù)提高檔案資源的利用率，確保綜合檔案室工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中充分發(fā)揮積極的推動(dòng)作用[10]。

為此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)協(xié)助專業(yè)技術(shù)人員設(shè)計(jì)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)與醫(yī)院各科室業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)完美對(duì)接，確保醫(yī)院各科室業(yè)務(wù)發(fā)生之后，各類檔案資源可以自動(dòng)歸檔并存儲(chǔ)。

同時(shí)，綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目的在于提高檔案資源的利用率，醫(yī)務(wù)人員普遍忙于醫(yī)療技術(shù)工作，對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)的功能及操作方法等缺乏了解，需要借助檔案信息化系統(tǒng)查閱相關(guān)資料，往往會(huì)出現(xiàn)一些不規(guī)范操作而難以及時(shí)獲得有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。

針對(duì)這種情況，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)積極主動(dòng)，面向醫(yī)院各科室做好檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案系統(tǒng)使用的具體方法等宣傳工作，綜合檔案可以為醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，全面提高醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)安全防護(hù)

醫(yī)院綜合檔案室工作不僅包括檔案資源的保存和利用，還包括相應(yīng)的安全管理工作，原因在于醫(yī)院檔案內(nèi)容涉及的都是患者隱私信息、醫(yī)院內(nèi)部的機(jī)密信息等，決定了醫(yī)院綜合檔案室工作必須落實(shí)相應(yīng)的安全防護(hù)措施，避免因?yàn)闄n案信息泄露、被篡改等問(wèn)題而帶來(lái)不可估量的損失。

為此，在加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地落實(shí)相應(yīng)的安全防護(hù)措施，切實(shí)提高醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的安全性。在實(shí)踐中，醫(yī)院可以定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，更好地落實(shí)相應(yīng)的安全措施。

同時(shí)，醫(yī)院要在內(nèi)部系統(tǒng)中安裝必要的防火墻、殺毒軟件等，通過(guò)各項(xiàng)防護(hù)技術(shù)措施提高系統(tǒng)的安全性。醫(yī)院檔案管理人員還要限制信息化系統(tǒng)登入，通過(guò)身份驗(yàn)證、實(shí)名制等方式，保障檔案信息系統(tǒng)的安全。

此外，醫(yī)院檔案管理人員還要對(duì)機(jī)密信息進(jìn)行必要的加密處理，避免被不法分子篡改或者盜用。同時(shí)，考慮不法分子的攻擊、系統(tǒng)崩潰等因素，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)備份工作的落實(shí)，確保在數(shù)據(jù)遺失的情況下，可以通過(guò)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)，切實(shí)提高檔案信息的安全性，為綜合檔案室工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作的重要性日漸突出，建立現(xiàn)代科學(xué)的綜合檔案室已經(jīng)成為醫(yī)院綜合管理工作高效開(kāi)展的重要保障。

因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要與時(shí)俱進(jìn)地革新管理與發(fā)展理念，深刻認(rèn)識(shí)綜合檔案室建設(shè)的重要性，全面了解綜合檔案室工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的重要作用，在實(shí)踐工作中給予綜合檔案室工作一定的支持，為高質(zhì)高效地開(kāi)展綜合檔案室工作奠定良好的基礎(chǔ)。

在實(shí)踐中，醫(yī)院要建立健全綜合檔案室工作組織體系，加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)力度，具體可從增強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理意識(shí)、加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面入手，全面提高綜合檔案室的工作質(zhì)量和效率，為醫(yī)院的高質(zhì)量、持續(xù)發(fā)展提供有力支持。