立足人力資源開發(fā)視角探討醫(yī)院人事檔案管理策略

田旭光 山東省萊州市人民醫(yī)院

人力資源開發(fā)最早是由美國學(xué)者提出的概念，他認為企業(yè)或團體組織在現(xiàn)有人力資源的基礎(chǔ)上，必須根據(jù)企業(yè)或團體組織的戰(zhàn)略發(fā)展目標、組織架構(gòu)變化，調(diào)查、分析、規(guī)劃調(diào)整人力資源，提高現(xiàn)有企業(yè)、團體組織的人力資源管理水平，讓人力資源發(fā)揮更大的價值。

隨著新醫(yī)改的深入，人事制度改革、醫(yī)生執(zhí)業(yè)自由化等對醫(yī)院人力資源管理提出了更高的要求。醫(yī)院人事檔案管理作為人力資源管理的一部分，人事檔案關(guān)系到醫(yī)院廣大職工薪資待遇、社保、組織關(guān)系、績效考核等，記錄了廣大職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)，是醫(yī)務(wù)人員選拔、聘用、晉升等方面的重要依據(jù)。

人事檔案具有流動性、動態(tài)性、真實性、全面性等特點，對醫(yī)院人事檔案管理提出了新的要求。然而，當前大部分醫(yī)院不重視人事檔案管理，人事檔案管理方式落后，未充分發(fā)揮人事檔案管理的作用[1]。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院不重視人事檔案管理

醫(yī)院不僅是國家公益性組織，而且是獨立運營管理的組織機構(gòu)。隨著新醫(yī)改的不斷深化，分級診療、取消藥品加成、醫(yī)生自由執(zhí)業(yè)、投資主體多元化、法人化治理等相關(guān)制度的變革，對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。醫(yī)院不斷深化改革，提升醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平，為患者提供更好的就醫(yī)服務(wù)，不斷提升醫(yī)院的競爭力。在此背景下，醫(yī)院管理者越來越重視經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，積極購置先進的醫(yī)療設(shè)備，引進優(yōu)秀的醫(yī)療人才、改善醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施，卻忽視了醫(yī)院的人事檔案管理。由于醫(yī)院不重視人事檔案管理，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案長時間積壓在醫(yī)院檔案室，未充分發(fā)揮人事檔案的價值。很多人事檔案由于缺乏有效管理，行政部門借閱或者其他部門借閱的時候，沒有及時歸還或者使用不當，導(dǎo)致檔案字跡模糊、文件遺失、紙質(zhì)破損等。

（二）人事檔案管理方式落后

醫(yī)院人事檔案管理依然以傳統(tǒng)的人工管理為主，人事檔案文件以紙質(zhì)文件為主，這些紙質(zhì)文件包括廣大職工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷證書、獲獎證書等信息，由醫(yī)院檔案管理部門負責(zé)管理。紙質(zhì)文件具有唯一性特點，是廣大職工身份、學(xué)歷、資質(zhì)等方面的證據(jù)。受到檔案室環(huán)境等因素的影響，人事檔案在存儲管理期間，容易出現(xiàn)褪色、損壞等現(xiàn)象，可能對廣大干部職工個人造成無法彌補的損失[2]。

醫(yī)院的門診、住院、預(yù)約掛號、繳費等環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了信息化，通過智能手機、智能終端設(shè)備就可以完成，但是醫(yī)院檔案管理信息化水平比較低，檔案室缺乏可以完成人事檔案信息采集、識別、提取、存儲、檢索等相關(guān)設(shè)備和軟件，影響了醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)。

（三）人事檔案管理水平低

人事檔案管理涉及人事檔案資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及管理利用等相關(guān)工作，主要為醫(yī)院選拔、聘用、晉升等人力資源管理工作提供服務(wù)，對醫(yī)院人事檔案管理人員提出了較高的要求，不僅要完成檔案管理工作，而且要挖掘人事檔案中的價值，為醫(yī)院的人力資源管理提供參考。

醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的場所，長期以來，重視醫(yī)務(wù)工作者的教育培訓(xùn)，卻忽視了對檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低。大部分檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)出身，而是由醫(yī)院其他部門兼任或者調(diào)任，他們不具備檔案管理知識和技術(shù)，只能簡單地歸類、保管人事檔案，無法鑒定和分析檔案資料的真實性，導(dǎo)致部分珍貴的人事檔案資料遺失，給醫(yī)院造成巨大的損失。

在醫(yī)院的信息化建設(shè)過程中，人事檔案產(chǎn)生了大量的電子檔案，是醫(yī)院寶貴的人力資源，由于檔案管理人員沒有認識到電子檔案的價值，未保管電子檔案，導(dǎo)致檔案遺失，無法為醫(yī)院用人選拔提供參考，可能導(dǎo)致醫(yī)院優(yōu)秀的人才流失，影響到醫(yī)院的正常運行[3]。

二、立足人力資源開發(fā)視角分析醫(yī)院人事檔案管理的意義

當前，醫(yī)院的經(jīng)營規(guī)模逐漸擴大，其日常管理與經(jīng)營需要大量工作人員的參與。因此，醫(yī)院在日常運營與人事管理中會不斷形成新的信息與檔案，其人事檔案信息中還包括大量過去的信息，都是醫(yī)院有形資產(chǎn)的重要證明，也是醫(yī)院知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的證明。

醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)明確該部分檔案信息的傳播意義，仔細記錄醫(yī)院各科室人員的日常管理和運營活動內(nèi)容，將其作為醫(yī)院人事管理和持續(xù)發(fā)展的依據(jù)和動力。人事檔案資源能夠在醫(yī)院人事管理中起到重要的作用，促進醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展，不斷提升醫(yī)院的核心競爭力，提升醫(yī)療人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高醫(yī)療服務(wù)及科研工作水平。

同時，人事檔案數(shù)字化管理能保護檔案原件，擴大檔案的利用空間，加強人事檔案信息檢索和借閱的功能，有利于提高檔案管理工作的效率和現(xiàn)代化水平。此外，檔案信息化還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源在醫(yī)院不同部門之間的共享，為醫(yī)院日常運營工作提供便利，改善工作現(xiàn)狀；檔案信息化可以提高檔案信息化管理水平，有利于確保數(shù)字檔案的永久保存和安全保管。

三、立足人力資源開發(fā)視角探討醫(yī)院人事檔案管理策略

（一）醫(yī)院重視人事檔案管理

人事檔案關(guān)系到廣大干部職工的評級評優(yōu)、薪資福利待遇的發(fā)放，與干部職工的切身利益息息相關(guān)。

首先，醫(yī)院必須重視人事檔案管理工作，轉(zhuǎn)變過去的理念，在重視醫(yī)療技術(shù)人才的引進、培養(yǎng)的同時，也要注重人事檔案的管理。通過加強人事檔案的管理，挖掘其中有價值的信息，為醫(yī)院人力資源開發(fā)提供參考，全面提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平。

其次，醫(yī)院要加大人事檔案管理方面的投入，設(shè)置專人負責(zé)醫(yī)院人事檔案的管理，采購人事檔案管理所需設(shè)備，滿足人事檔案管理信息化建設(shè)的需要。在醫(yī)院建立專門的人事檔案室，負責(zé)管理全院上下的人事檔案，改善人事檔案管理室的環(huán)境，讓檔案室內(nèi)部的濕度、溫度等符合檔案管理存儲的要求，為人事檔案管理創(chuàng)造有利的環(huán)境。

最后，多數(shù)醫(yī)院非在編工作人員檔案存放在社會人力資源市場中，這種管理模式會造成“人檔分離”，對醫(yī)院人事管理工作造成影響。醫(yī)院各類非在編工作人員的人事檔案資料也屬于醫(yī)院人事資源，其檔案信息中記錄了工作人員的從業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力及專業(yè)背景等，能夠為醫(yī)院人事管理提供更多參考，維護工作人員的職稱晉升、進修學(xué)習(xí)等基本權(quán)益，甚至為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才提供依據(jù)。

因此，醫(yī)院應(yīng)重視非在編工作人員人事檔案信息管理，加強與當?shù)厝肆Y源市場部門的溝通，利用信息技術(shù)構(gòu)建信息共享平臺，達成合作關(guān)系，掌握非在編工作人員的基本信息，拓展醫(yī)院人事檔案資源，提高人事管理工作的效率。

（二）加快人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，醫(yī)院要加快人事檔案管理信息化建設(shè)，將計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)運用到醫(yī)院人事檔案管理中。

利用現(xiàn)代信息技術(shù)整合醫(yī)院財務(wù)、行政、檔案管理、科室等各個部門的數(shù)據(jù)信息，采用多源異構(gòu)系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的信息化平臺，實現(xiàn)醫(yī)院各部門的數(shù)據(jù)信息共享，打破各個部門數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，為醫(yī)院人事檔案管理提供技術(shù)支撐。針對部分醫(yī)院存在的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足的問題，醫(yī)院經(jīng)營者應(yīng)深化對人事檔案管理信息化建設(shè)工作的認知，增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，為高效的檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

首先，醫(yī)院應(yīng)增加基礎(chǔ)設(shè)施的投資比重，建立專門的人事檔案管理部門，提高人事檔案管理工作的專業(yè)性。同時，醫(yī)院應(yīng)積極引進先進的設(shè)備，與時俱進，提高檔案管理工作的效率。醫(yī)院應(yīng)購置計算機、傳真機、印刷機、掃描儀及數(shù)碼相機等人事檔案信息化建設(shè)的物資，轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式，將過去的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，將所有人事檔案信息采集錄入到檔案數(shù)據(jù)庫，避免檔案遺失、損壞[4]。可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為醫(yī)院人力資源開發(fā)提供參考，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘人事檔案有價值的信息，了解廣大干部職工獎懲情況，為職工晉升、加薪等提供參考，激發(fā)廣大醫(yī)務(wù)工作者的工作積極性。

其次，在醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)過程中，必須制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)標準，按照兼容性、拓展性、容錯性、先進性等原則，為后續(xù)其他信息系統(tǒng)的接入、系統(tǒng)擴展提供必要的條件[6]。

（三）提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為人事檔案管理的實施者，其業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到醫(yī)院人事檔案管理的水平。由于醫(yī)院人事檔案管理人員普遍非專業(yè)出身，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，無法滿足醫(yī)院人事檔案管理要求。

首先，醫(yī)院要加強人事檔案管理教育培訓(xùn)，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理人員存在的問題，有針對性地開展培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員掌握基本的人事檔案管理知識和技能，可以勝任人事檔案管理的基本工作，減少人事檔案管理過程的失誤。同時，根據(jù)人事檔案管理信息化建設(shè)的要求，醫(yī)院可邀請計算機技術(shù)人員為人事檔案管理人員開展計算機應(yīng)用能力方面的培訓(xùn)，使其掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，可以運用計算機完成人事檔案的采集、存儲、檢索、分析和管理等工作，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

其次，醫(yī)院要面向社會公開招聘具有人事檔案管理知識和技術(shù)、計算機應(yīng)用能力的人才，解決當前醫(yī)院人事檔案管理人員不專業(yè)的問題[5]。人事檔案管理人員要創(chuàng)新工作方式，改變過去被動式的管理，利用微博、微信等社交平臺，與全院職工和患者溝通，讓患者更好地了解醫(yī)院的醫(yī)護人員，擴大醫(yī)院的知名度和影響力。

（四）建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案管理是一項綜合性的工作，基于人力資源開發(fā)角度，為發(fā)揮人事檔案管理的作用，必須完善人事檔案管理的工作流程、工作標準，制定人事檔案管理制度，檔案管理人員必須按照要求完成人事檔案管理相關(guān)工作。

首先，要制定人事檔案管理績效考核機制，根據(jù)人事檔案管理人員的工作表現(xiàn)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等因素作出評價，根據(jù)評價結(jié)果發(fā)放績效工資，改變過去“做好做壞一個樣”的情況，激發(fā)廣大檔案管理人員的工作積極性。

其次，醫(yī)院應(yīng)實施人事檔案動態(tài)化管理，保障人事檔案管理的全面性。為提高人事檔案管理工作的效率，要優(yōu)化檔案資源內(nèi)容，實現(xiàn)資源的整合，為醫(yī)院發(fā)展、人才培養(yǎng)提供更有價值的人事檔案資料。醫(yī)院管理人員應(yīng)重視人事檔案管理、開發(fā)工作，明確人事檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的價值。

再次，醫(yī)院應(yīng)制定醫(yī)德檔案準入的標準，在宣傳和樹立良好醫(yī)德的同時糾正醫(yī)院中存在的不正之風(fēng)，開展年度考核活動，采取綜合評價方法，指出醫(yī)療人員工作中存在的問題。

最后，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)細化管理工作，積極開發(fā)人事檔案的價值，為考核制度、績效管理等工作提供依據(jù)。檔案管理人員要時刻關(guān)注醫(yī)院廣大干部職工的教育培訓(xùn)、職稱評選、獎懲情況、先進個人、先進事跡等信息，將這些信息及時補充在人事檔案內(nèi)，為人力資源開發(fā)提供參考。

四、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理是優(yōu)化人力資源配置、加強醫(yī)院教育培訓(xùn)、實施激勵機制的依據(jù)，醫(yī)院管理者必須重視人事檔案管理，加大人力資源檔案管理方面的投入，改善人事檔案管理環(huán)境，加快人事檔案管理信息化建設(shè)步伐，完善人事檔案管理制度，確保醫(yī)院人事檔案管理的全面性、真實性。