加強老干部檔案管理與利用的探討

李維娟 成武縣老干部活動中心

近年來，國家有關單位越來越重視老干部檔案工作，因為我國退休老干部職工人數也在不斷增加，因為老干部職工已經不在他們的工作崗位上。這就導致很多老干部的檔案工作很難完成，可能會出現疏忽。為確保我國現行的老干部政策更快落實，提高離退休干部社區養老服務水平，這就導致老干部檔案越來越重要。為此，文章就人力資源管理行業老干部檔案工作的推進和改進進行了探討。

一、老干部檔案的簡介

老干部檔案是其政治思想、學歷、專業技術實力等基本情況的真實寫照。隨著時代的發展趨勢，對老干部檔案的保管和使用也提出了新的規定，現行標準的一些管理方式和應用水平的不足也逐漸顯現。因此，大家要高度重視加強老干部檔案工作，進一步完善老干部檔案保存的前提，在實際工作中充分發揮老干部檔案的效用，大力加強老干部檔案工作[1]。推動各項工作順利推進。

二、老干部檔案管理與利用工作的重要性

退休老干部無私奉獻，把生活中的美好時光奉獻給了自己的崗位。一旦退休，他們通常會與崗位和工作脫節，這會給很多退休老干部造成明顯的挫敗感，導致很多不適應。因此，做好退休老干部檔案工作，要考慮檔案中記載的退休老干部的學歷、工作過程、個人愛好等信息的信息內容。組織相應的主題活動，將豐富他們退休后的生活，讓他們體驗時代，感恩他們的關愛，提升這些人的生活質量[2]。這樣，也可以間接促進在職員工思想工作的發展，對維護時代的和諧穩定有一定的促進作用。同時，退休老干部檔案記錄了其工作年限、工作條件、工作變化和主要貢獻等信息內容。退休老干部服務站的工作人員明確其服務項目的工資待遇標準，并為其提供相應的服務，該服務的一個重要部分涉及退休老干部的合法權益。但是，由于轉儲和檔案管理人員對此工作重視不夠，在智能化、數字化快速發展的社會環境下，退休老干部檔案從紙質資料轉移電子設備中的過程中，銜接性不足、退休老干部檔案文件丟失、記錄不正確或不夠徹底等問題，使退休老干部檔案文件管理面臨很大考驗和工作壓力。因此，我們需要提高對新時期退休老干部檔案工作必要性的認識。做好退休老干部檔案的鑒別、核對、更正和完善工作，確保退休老干部檔案的完整和真實，確保退休老干部在體驗服務項目和相應的工資、待遇等過程中有穩定的基礎。因此工作人員在業務工作中做到有條理，更清晰，有總體目標。此外，根據退休老干部檔案的完善情況，加強對留守老人、孤寡老人等部分獨特退休老干部的個性化服務，提高異地生活水平。保障退休老干部健身鍛煉和學習培訓場所，保障退休老干部退休，使退休老干部的退休生活可以有序開展。

總而言之，只有將退休老干部檔案工作融入新時代發展趨勢，從容應對新領域退休老干部檔案管理明確提出的新挑戰，不斷提升管理水平。退休老干部檔案制度，能否保障退休老干部退休后的生活，增強退休老干部的信任，讓他們感受到社會發展的關愛；只有做好退休老干部檔案管理工作，才能在服務項目中為退休老干部提供服務。可靠的依據，避免許多不必要的糾紛；同時，做好退休老干部檔案管理工作，建立相應的人才信息庫和檢索系統，使部分退休老干部在時間和精力允許的情況下，對完成退休老干部退休的優秀人才進行再利用，使其能夠“發光發熱”。

三、當前老干部檔案管理與利用存在的問題

（一）歸檔工作不夠規范

退休老干部檔案的收集和歸檔工作缺乏主動性。一般都是等待領導干部下達任務，或者上級實際收集日常任務。只有相關人員負責收集材料。這樣做的效果通常是因為趕時間，這就導致收集到的原材料不能及時核對，大大影響檔案材料的真實性和有效性，從而使退休老干部檔案材料缺乏永遠無法避免[3]。難以反映退休老干部的具體情況，失去檔案資料的合理利用價值。

（二）文件管理系統不完善

退休老干部管理辦法檔案的收集、保管、維護、閱覽、信息保密等規章制度不健全。有些人雖然制定了一些管理計劃，但并沒有以正式的方式嚴格執行。歸檔的原材料收集不完整，文件沒有立即組織起來。借閱檔案未辦理閱覽手續。此外，長期以來，很多退休老干部管理方式和機構對退休老干部檔案工作重視不夠，檔案管理工作沒有納入工作日程。檔案保管沒有專業的倉庫，檔案資料的配件陳舊老化，檔案保管標準簡單[4]。

（三）檔案功效發揮存在局限性

由于退休老干部檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面存在不足，離休干部檔案的內容過于簡單、死板。沒有原材料，難以全面反映退休老干部的具體情況，特別是一些退休老干部在位時的人事任免、激勵、提拔等全面的歷史文獻缺乏，使檔案應該有依據，沒有得到有效發揮，大多數只重視退休老干部檔案的保管和歸檔，而忽視了綜合利用的充分發揮，缺乏合理安排檔案資源的專業管理方法和操作系統，從而使檔案信息資源在現代社會中的作用沒有得到很好的凸顯。

（四）檔案管理人員素質不高

由于人力資源和管理計劃等要素，在退休老干部檔案管理制度不完善、標準水平不夠的情況下，對退休老干部檔案管理方式造成了明顯的混亂。很多檔案管理人員年紀太大，不習慣現代科技的應用，往往采用傳統的檔案管理方式，無法融入新時代新升級的檔案保存措施。經營計劃出現重大矛盾爭執，致使檔案工作效率高，效果不顯著[5]。也有一些管理人員擁有高學歷，但沒有通過相關的文件管理培訓，缺乏文件存儲的專業知識，無法深入了解文件管理工作的現實意義。也有一些管理者對工作沒有正確的責任感，檔案管理方式比較松散。檔案調劑不按規定實施，自行決定調動檔案，最終導致檔案丟失或影響檔案信息的真實性和有效性。

（五）現行檔案管理方法比較落后

退休老干部管理部門很少有使用電子計算機等現代技術進行檔案管理。大多數單位基本采用手工制作的方式來收集和查找檔案。歸檔數據量少，不利于檔案的使用、開發和設計。而且，電子計算機和當代互聯網信息技術的使用還只是在備案方面，智能工作方式的優勢沒有得到很好的發揮，導致工作效率低下。此外，從業檔案工作者的個人素質與新形勢下檔案資料工作的標準沒有很好的結合。

四、加強老干部檔案管理與利用的措施探討

（一）加強基礎設施建設

應根據實際情況，從全局角度考慮組織、人員配備、辦公場所以及其他必要設備的基本建設情況，并在必要時進行基礎設施的增加，以此加強退休老干部檔案管理工作，為退休老干部進行服務。人事部門等單位工作需要及其對群眾退休老干部檔案信息內容的合理利用和要求，將有力推動我國人事檔案管理改革創新，促進和諧社會基礎建設全面發展。

（二）增強檔案信息平臺的協同管理

由于退休老干部檔案工作涉及行政機關、人事部門、衛生行政部門等多個單位，在退休老干部檔案信息平臺的基礎建設過程中要注意完善協調機制。同時，由于退休老干部檔案工作跨度較大以及檔案管理工作具有復雜性和煩瑣性，有關部門在落實有關文件和精神時，容易因工作人員的疏忽而出現失誤。從而降低了退休老干部檔案服務質量[6]。因此，在退休老干部檔案信息化規劃中，需要對退休老干部檔案信息內容進行有效分類，構建匹配的數據庫查詢，完成各單位之間的資源共享，確保高效率的協作系統。以及規定退休老干部檔案負責單位要積極建立和完善數據數據共享平臺，有利于各職能部門在服務平臺上實現資源共享和查看所需信息內容，提高檔案利用率。

（三）推進繼續教育，提高管理人員綜合素質

提高退休老干部健康檔案管理員素養，提高文化藝術素養，嚴格管理制度。離休干部健康檔案管理者要增強對管理方式和檔案的責任感，塑造全心全意為人民服務的精神本質，積極迎接新時代的挑戰，敢于肩負起新時代賦予的重任。離休干部健康檔案管理員，加強理論學習，更新改造人生觀，塑造偉大人生目標，確立政治方向，提高思想政治素質，嚴格執行黨的組織紀律，培育優良職業道德。檔案館要有強烈的服務意識。退休老干部健康檔案工作的服務宗旨是為退休老干部的衛生醫療工作服務。因此，檔案工作人員要積極塑造全心全意為人民服務的理念，具有敬業精神，以務實、認真的工作責任心做好檔案工作。檔案保管人員應具有很強的專業水平。深造才能做好本職工作，必須具備較強的專業技能，能夠掌握現代科學技術的管理模式和使用先進的電子設備。只有駕馭技術，整合相關課程的專業知識，才能更好地管理退休老干部檔案。營造濃厚的文化藝術與學習氛圍，使檔案管理人員能夠不斷學習新技術，使提高管理者整體文化素質為總目標。在不斷學習和認真工作下，專業知識的學習和訓練將是合理而有效的，并且能夠順利進行。日常文藝活動是提高員工文化素養的重要途徑，從事退休老干部檔案工作的員工，要加強文化藝術修養，充分發揮先鋒模范作用，精心營造獨特的學習氛圍，凝聚人心，正確引導價值規范的運用，影響一切有利于促進工作進步的管理方式。同時還要結合自身具體情況，探索新的工作方式，正確接受現實中的各種問題，明確提出以文化藝術促進工作以此來提升工作效率與質量的措施。

（四）健全檔案管理制度

建立健全檔案資料和原材料收集整理的常態化制度，將一般收集與逐項收集、長期收集相結合，提高科學合理性，有效結合檔案管理制度，充分發揮檔案工作人員工作的認真態度，堅決杜絕工作中的隨意性和不嚴肅認真的態度，提高檔案工作的真實性和有效性。采集全過程標準化。在整個收集過程中，要盡可能地交流和拓展檔案數據的來源方式，不斷豐富檔案數據的意義。如文憑職業技能、定居狀況等，確保原材料來源的真實性、準確性、豐富性和完整性。此外，要加強和完善檔案資料歸檔的規章制度，靈活運用智能網絡技術，按規定立即整理歸檔。

（五）強化檔案服務平臺的服務宗旨

退休老干部檔案工作歸根結底是為退休老干部服務的工作。因此，在信息化規劃的全過程中，還應重視強化退休老干部檔案服務平臺的服務宗旨，完善退休老干部服務質量。退休老干部檔案工作看似平淡無奇，實則體現了我國對退休老干部的關心和關愛。因此，承擔離休干部檔案的工作人員肩上的擔子很重。要樹立良好的服務態度，積極學習和培訓專業技能和數字技術，提高其數字化管理和信息化管理服務水平。同時，也必須提高服務水平，同時也為推進退休老干部檔案信息化規劃貢獻力量。

（六）提高老干部健康檔案管理質量

對退休老干部檔案管理的具體措施和防范對策，要從根本上考慮，完善退休老干部檔案管理相關規章制度，嚴格遵守檔案保管過程監管，為突發事件做好充分準備。只有解決應急預案，才能解決退休老干部檔案管理中的一系列問題。不斷完善退休老干部檔案管理。同時也要清楚，不斷完善退休老干部檔案是檔案管理的基礎。退休老干部的檔案主要反映退休老干部身心是否健康，有無生病或者其他癥狀；如果退休老干部得病了，要說明患病時間、病種、診斷方法，治療方法、術后恢復情況等，這就需要不斷完善和填寫更多檔案資料，需要對老干部檔案存在的問題進行說明和處理，并對檔案中的具體內容進行認真分析，并且進行驗證和檢查，確保存檔數據的真實性和穩定性。信息化管理是完善退休老干部檔案資源研發的重要途徑。隨著現代信息技術的管理方式，以往的人工管理方式會導致檔案資料的查詢保持不變，容易敷衍。為更好地適應新形勢下退休老干部檔案工作的要求，不斷提高退休老干部檔案的管理能力，同時需要建立退休老干部檔案信息化管理系統。可以完成退休老干部檔案基本信息的檢索，必要時可以進行查閱、更新個人健康信息，不斷拓展對退休老干部檔案的管理，實施智能化管理辦法，使檔案充分發揮其巨大作用。

五、結語

退休老干部檔案工作是一項長期而關鍵的工作。只有靈活運用現代管理和方法開展這項工作，不斷改進和學習培訓，才能科學、合理、規范、規范地完成退休老干部檔案工作。為不斷提高退休老干部管理部門服務水平，更好地服務退休老干部部門。因此，有關檔案保管單位必須高度重視和加強退休老干部檔案保管工作。同時，也要順應信息時代的發展趨勢，積極引進信息化管理技術，加快和完善退休老干部檔案信息化規劃，為退休老干部提供更好的服務。