基于大數據的高校信息化檔案管理分析

宋霞

山東青年政治學院 山東 濟南 250103

引言

信息化時代的誕生，促進了所有領域的發展，學校檔案管理也步入了新的時代，既有機遇也面臨著挑戰。在大數據背景之下，對學校檔案開展合理化管理，打破以往管理的界限，借助信息技術，采集有意義的檔案信息，讓該項工作邁向新臺階。現如今在檔案管理方面，一些高校不具備有關檔案信息化管理設備，信息零落，難以達到共享。所以，檔案信息化管理構建成為必然方向，可以采取定向的查詢方法，為用戶提供有關的功能和服務，切實提高服務質量。大數據時代之下，檔案數據管理應該力求精準以及及時，借助檔案數據庫可以全方位掌握高校教師信息，提升工作效率。對其信息實行整合，便于管理人員可以基于高校教師檔案獲取關鍵信息，且第一時間確定有關的管理舉措。對檔案開展信息化管理，可以加強管理質量。首先，有利于保存原有檔案。紙質文件極有可能丟失以及被損，檔案通過電子化形式來體現，可以在一定程度上確保檔案不被損。其次，有助于更好地使用檔案資源。檔案管理者在工作之中引入大數據技術，達到智能化管理，可以節省很多時間以及資源，從而為進行數據查找提供了有利條件。最后，有利于達到檔案信息統一管理。高校教師檔案不再單一化，能夠朝著綜合性趨勢發展。借助信息一體化達到信息共享，減少檔案工作者的工作量，進而在更多的業務之中投入足夠的精力。

1 檔案信息化建設現狀

1.1 檔案安全性有風險

對于電子化檔案管理來講，雖然它方便操作，不過在安全方面有著一定的危險因素，若沒有得到科學的控制，會對保密工作造成一定程度的影響。一旦沒有規范操作數據，可能導致檔案數據的丟失，從而對管理進程造成影響。就數字化檔案安全而言，很大程度上同計算機的性能有關，若存儲量不夠，或沒有第一時間升級軟件，在出現病毒的情況下，會嚴重威脅到檔案信息。沒有正確認知檔案信息化管理，沒有深入了解網絡功能，所具備的安全意識相對薄弱，則會造成檔案工作有著安全風險[1]。

1.2 信息化設備建設滯后

很多高校建設的重點為科研和教學方面，針對教師檔案管理，則不夠注重其設施建設。所以有些高校的檔案管理設施相對簡陋，管理水平有待提高；即便有的高校落實了數字化管理，但卻未和外界互通，所以并不是真正的檔案數字化管理；管理效率不高，未達到檔案信息共享，有礙于更好地發展檔案信息化。檔案數據庫建設相對滯后，例如信息錄入不夠全面、數據缺乏精準性、失真現象突出、檔案目錄構建決定數據庫精準率等。目前存在大量的檔案管理軟件，但未對其利用標準進行統一，難以對檔案管理者開展統一培訓，反而不利于數據的整合以及共享；對于單機版檔案管理軟件來講，它在當下的信息化構建方面，缺乏一定的適用性，不具備和OA系統互通的接口；就檔案管理網站而言，有的質量不高，功能尚有待進一步完善；網站中能夠使用的信息不多；網頁制作技術不夠理想，需要深入革新；一些高校資源開發較為單一，僅停留于數字化掃描，即便存在數據庫，也未切實體現其效果，形同虛設。

1.3 檔案管理團隊需要加強

有的高校對檔案工作人員管理松散，難以更好地應對信息化沖擊。有的檔案管理者信息化意識不夠強，不具備專業的知識以及技能。有的檔案管理者沒有充分認知信息化檔案管理，難以借助信息化技術來為廣大教師提供服務。有的忽視檔案管理，對于檔案管理者，只要能干就可以，水平差不多都能夠接受，導致檔案管理者素質不夠高，有礙于更好地進行檔案工作，一定程度上不利于信息化檔案發展。

2 檔案信息化管理面對的挑戰和機遇

2.1 面臨的挑戰

大數據背景之下，信息技術被大力推廣，管理以及工作方式都獲得了較大的進步。以往的檔案管理，采集以及整理檔案數據，都是通過檔案工作者手動進行，而在大數據環境之下，檔案工作者需改變觀念，積極尋找信息資源，從而為其提供更為優質的服務；很多高校不具備檔案統計管理標準，造成檔案在管理過程中發生混亂。伴隨時代的進步，出現了更多的網絡資源，基于如此的環境，隨之誕生了信息化檔案管理，將檔案轉變成電子文檔，把數據集中保存于計算機之中，通過其來處理檔案，達到無紙化辦公目標；以往的檔案管理模式側重于實體管理，而在大數據環境之下，則更加重視信息化管理，檔案管理者根據個人現具備的知識，難以滿足技術要求，所以應該借助現代化信息技術對其進行培訓，持續增強其檔案管理的專業能力。

2.2 面臨的機遇

通過計算機來編輯文字，對內容實行修改以及查詢等，減少檔案管理者的任務量，提升檔案管理水準。很多高校以往的管理模式是實行人工檢索，除了工作量繁重，同時也耗用很多的精力以及時間，但借助信息化技術，在輸進相關關鍵字之后，就能夠短時間內檢索所需教師信息；以往的管理模式對文字以及圖像等均是依次保存，難以借助檢索工具獲取想要的內容，借助信息化技術就能夠有效處理這些問題；大數據環境之下，該項技術是新的傳輸媒介，除了可以提高管理水準，也可以擴大服務空間[2]。互聯網的推廣，進一步優化了服務效率，針對檔案信息化成果，若對其數據進行統計處理，且及時更新數據庫，檔案信息化管理就能夠大大提高檔案管理成果的時效性。

3 大數據下檔案信息化管理對策

3.1 塑造大檔案觀念，將及時入檔形成常態性習慣

目前大數據已推廣于檔案管理方面，對檔案開展數據化保存，延伸信息收集的范圍，增加教師信息面，實行采集保存于檔案之中，構建信息采集系統，讓檔案實現精細化。在一些高校之中，現存的教師檔案管理相對分散，平時收集的檔案材料都裝到散材料袋子中，甚至有的入檔材料歸檔不及時，導致教師檔案材料較長時間內在檔案信息系統中屬于空白。對于教師檔案維護來講，應該是日常性管理，第一時間更新其信息，尤其是教師獎勵等材料最容易出現入檔不及時不完整的情況，圍繞教師構建檔案信息化管理，制定信息采集目標，同教師現實表現保持同步。對于電子信息系統來說，它有著高效性，教師不需要瀏覽檔案之中的所有信息，就能夠讓用戶短時間內查詢所需信息。電子信息檔案易于進行管理，能夠實現批量輸入，有效防止了教師檔案中信息的遺漏以及丟失。

3.2 促進檔案信息化構建進程

第一，完善檔案信息設備，當購置新設備時，應該根據檔案信息化建設的需要，科學采購信息設備，使其可以實現最大化地利用；選擇規范的管理軟件，其應該具備較好的穩定性，可以伴隨工作需要持續更新，借助同類軟件，對檔案管理者開展集中培訓，伴隨信息化建設的持續進步，管理者朝著網絡版發展，更加便于進行電子歸檔。第二，針對檔案網站，切實提升其建設水準。對于檔案信息化構建來講，它的關鍵在于開放性以及共享，應該盡可能體現信息服務功能，不可局限于檔案建設，應該朝著綜合化功能變化。強化有關的服務，比如預約查詢，充分體現以人為本的理念，對于不一樣的訪問人群，設置相應的欄目，讓檔案網站管理能夠朝著專業化發展。第三，構建合理化的開發機制以及數據庫，推行定向服務，有效整合資源，符合老師的使用需要，維護好需求和使用之間的關系，提供更為優質的網絡服務。

3.3 健全檔案數字化安全管理

對于電子檔案來講，應該具備健全的管理體系，例如規范保密工作，使數字化檔案管理可以在具體實踐中更加安全。在全部檔案管理制度之中，安全管理制度是非常關鍵的，由于檔案與個人隱私有關，應該實施保密處理，更應該注重數字化安全管理。在這一項制度之中，也包括了硬軟件的維護以及管理，例如硬件，全部設備需滿足質量要求，組織專門人員對設備開展檢修；對于檔案信息化軟件，需做好對文檔的加密處理，合理設計系統的使用權限，對關鍵信息進行監管，切實提高檔案文檔的安全性。

3.4 強化檔案管理團隊建設

第一，應該完善用人機制，選取高素質人員，將其當作檔案管理工作者。不斷健全人才錄用機制，根據競爭機制來選拔，引入更為優秀的人才，加入至檔案管理團隊之中；健全考核以及激勵機制，提高人員的主動性，明確合理的崗位責任制，對人員的專業能力進行考察，促進學校檔案管理工作更好發展；健全待遇機制，對于學校檔案工作者，其待遇應該和教師一樣，和教師享受相同的待遇，唯有公平的待遇，方可留住人才，保證工作團隊的專業性。第二，應該加強高校檔案工作人員的綜合素質，不斷提高個人職業素養，產生良好的學習習慣，切實滿足職業道德要求，提升其道德水平。伴隨著社會的持續進步，基于網絡的沖擊，出現了各種各樣的檔案管理手段，這對高校檔案工作人員有了更為嚴格的要求。高校檔案工作人員應該樹立職業精神，努力研究檔案業務，提高自身職業道德素養，應該具備很強的業務能力以及意識，勇于打破固有思維。高校檔案工作人員在充分了解所有工作環節的前提下，應該把握每一種檔案的管理方式，力爭使自己成為更加優秀的檔案管理人才。第三，高校檔案工作人員應當加強業務學習能力，針對檔案管理者，延伸其知識面。如果其所掌握的知識不足，會使其在檔案管理工作過程中相對吃力，碰上問題難以給出有效的處理方式，也就難以革新，難以高效完成檔案管理工作。所以，檔案管理的學習氛圍是相當關鍵的，檔案管理者應該把學習當作生活需要，不斷對自身充電，掌握檔案管理相關的行業動態，注重思考以及鉆研，更好地適應檔案工作運轉，把檔案工作落實到底。

4 大數據下對檔案管理的思考

4.1 突破思維，產生創新意識

在大數據環境之下，對于高校檔案管理人員來講，應該塑造互聯網思維，把工作同互聯網相互融合，依托于互聯網，主動應對新的發展形勢，借助有關的渠道進行服務，比如現在應用較多的網站以及公眾號，并且利用遠程服務功能來開展檔案管理指導以及相關的培訓；采取網絡的手段安排專業人員來整理檔案，拓寬檔案管理團隊。加強網絡革新思維，融入互聯網思維，同以往的檔案管理進行融合，產生新型的檔案管理思維[3]。

4.2 強化數字化建設，整合資源

一些檔案管理人員習慣于或更為側重于紙質管理，對信息化檔案新思維接受能力不強。高校若沒有短時間內健全信息化檔案管理制度，會影響到檔案信息化工作更好地進行。檔案信息化所占的比例較高，應該注重互聯網數據的及時歸檔。高校應該對檔案開展分類分析，通過信息化手段來分類，這樣更能夠加強并提高檔案管理效率。目前基于上級部門的指導，建立檔案資源管理平臺，和互聯網進行結合，在大數據的背景下，健全信息化檔案構建，采集檔案信息，將其推送至共享平臺之中，借助網絡來傳遞信息，使更多的教師知曉，從而保證信息傳輸具有有效性以及暢通性。

4.3 加強培訓，提升檔案管理人員素質

加強檔案管理者素質，切實提升其業務能力以及水準，熟練借助當下設備提升工作效率。就現代化管理技術而言，定期安排檔案管理人員對其開展技術培訓，并且采取考核的手段來檢查其學習方式；結合激勵機制來提升檔案管理人員工作的主動性，努力學好專業知識，盡快提升檔案工作人員的信息化技術水平，以期更好地服務于檔案管理工作崗位，更好地為高校教師服務。

5 結束語

綜上所述，檔案信息化管理屬于高校事業發展的根本，在大數據背景下，對于檔案管理信息化構建來講，既有機遇也存在著一定的挑戰。它屬于一項復雜性工程，高校應該結合自身實況來合理布局，合理架構，采用現代化技術方式，建立檔案元素間的聯系，深挖檔案信息，為高校決策提供合理根據，進而促進學校每一項事業的全面發展。