基于效能監察體系下的經濟合同標準化履約驗收模式研究

蔚應斌 安徽中煙工業有限責任公司合肥卷煙廠

合同履約及驗收是采購活動的關鍵環節，是考核采購的物資、服務或者工程建設成果是否符合管理預期和合同標的重要一環，對于促進合同順利履約、提高投入產出比、提升管理效能、優化供應鏈管理起著至關重要的作用。目前，大多數單位在合同管理相關制度中，雖然提及了合同履約驗收，但均未對各類合同履約過程驗收環節做出明確的程序、方法、要求，導致在實際工作中驗收責任難以界定、驗收形式不規范、驗收成效難以體現，甚至部分環節還存在著較大的廉潔風險點。為有效解決上述問題，我們以建立合同履約過程標準化驗收模式為切入點，明確履約驗收的主體、時間、方式、程序、內容和驗收標準等事項。通過引入效能監察（效能監察是行政監察機關及其受行政監察機關委托的組織，在政府的領導下有計劃、有目的地針對行政管理的效率、效能，以及國有企業生產和經營管理的質量效果、效率、效益等情況開展的一項監督檢查活動），以合同履約驗收為監察對象，對履行合同履約驗收的職責情況進行監督檢查，緊緊抓住驗收責任、程序方法、結果運用等關鍵點，通過效能監察，自查梳理問題、新建標準制度、優化驗收流程，進一步提高了驗收的科學化、標準化、程序化水平，有效地降低合同履約過程驗收環節的廉潔風險。

一、全面調查研究，制定合同效能監察方案

在制定效能監察方案之前，我們對合同履約過程中驗收環節開展了全面調研以及合同履約情況專項評查，聽取各方的意見和建議，組織人員進行座談討論。在取得共識的基礎上，制定下發合同效能監察方案。按照方案部署和“統一要求、分別負責”的原則，成立“合同履約過程驗收環節”效能監察項目組，形成由監察部門和合同主管部門牽頭，財務、審計以及各業務部門密切配合的工作機制，建立覆蓋全業務鏈的合同管理員隊伍，圍繞制度執行、流程優化、勤政廉政、管理缺陷、行為偏差等方面，明確了驗收工作的規章制度建立、落實及標準執行情況和綜合分析限時整改三大工作任務，規定了自查、復查、整改、總結等工作步驟，為全面啟動效能監察工作奠定了堅實的基礎。重點做好合同效能監察方案以下兩個方面：

（一）明確合同驗收的總體要求

1.確定適當合同驗收范圍。明確在對外經濟活動中，一次性發生金額在3萬元以上（含3萬元）的物資采購、建安工程、租賃業務、運輸業務、技術類業務、委托類業務、維修類業務、勞務外包等所簽訂的合同，需要組織合同驗收工作。

2.驗收主體和依據要清晰和具體。規定實施部門是合同履約驗收工作的責任主體，并及時按合同約定的驗收時間、方式、程序等內容組織驗收。對外簽訂的合同中的驗收標準或雙方的義務、質量要求、技術要求等，是履約驗收及后評價的依據，同時也包括雙方在履約過程形成的有關過程或階段驗收、單據、信函等原始文字資料。

3.驗收時間要按合同約定時間或階段進行。原則上按合同約定時間或階段進行，建安類項目按有關規定進行驗收，固定資產投資類項目驗收在投入使用后進行驗收，物資采購類項目在到貨確認后進行驗收，服務類項目在提供相關服務后進行驗收。

4.驗收方式要符合實際要求。項目實施部門需要根據項目的性質、內容和合同約定，選擇一種或幾種方式相結合進行驗收：階段或專業驗收、現場驗收或驗證、帶料上機運行驗收、會議評價、實物驗收。

5.驗收標準要切實可行。原則上要求采用符合國家法律法規規定，執行國家相關標準、行業標準、地方標準等標準規范，或根據實際企業情況或需要達到的目標，擬定相關技術參數、質量要求等，或需要滿足特定需求（如產品生產日期、供貨方式等），以上均須在合同中予以明確，并易操作和執行。

（二）驗收工作的程序和要求

1.成立符合規定驗收小組。由實施部門組織協調，組成3人以上（單數）的驗收小組負責具體驗收工作。對于技術復雜、專業性強的采購驗收，可根據相關具體要求另行委托外部專業機構或專家驗收。驗收人員可由使用部門、實施部門、歸口部門等部門負責人或部門書面指定人員組成，原則上已參與項目招標文件評審的人員不得參與實施項目的驗收工作。

2.編制完整細化“一單式”驗收方案。要求實施部門在驗收前需要提供項目驗收方案，以方便驗收小組成員在實施驗收前熟悉驗收項目概況，便于驗收實施，驗收方案包括但不限于以下內容：采購文件和合同中明確的采購需求或參數要求、技術要求；采購文件及供應商投標文件和響應承諾情況以及合同明確約定的要求；項目完成的基本情況；雙方約定的驗收內容、時間、標準、方式方法；過程運行或安裝、調試、試運行、培訓記錄；雙方義務完成情況；貨物或服務質量狀況；使用或試運行情況評價；有無違約情況，或違約處置情況等形成“一單式”驗收方案。

3.對照驗收方案實施驗收。驗收小組對照“一單式”驗收方案和過程材料，按驗收的內容，對供應商提供的貨物、工程或服務按照采購文件、封存樣品、中標通知書、合同進行核對、驗收，以書面形式將驗收情況報告。

4.出具獨立客觀驗收結論。驗收小組完成驗收后形成的驗收記錄、驗收意見、檢測報告等資料應作為合同驗收主要過程資料。驗收合格的，驗收小組所有成員應簽署合格意見，驗收意見應包括“貨物已收到（或服務已完成、工程已竣工），驗收合格”等字樣；驗收結果與采購文件、封存樣品、采購合同有出入的，應在驗收意見上載明偏差具體內容并提出處理意見。有不同意見的，應當寫明并說明理由。

5.力求驗收結果準確無誤。實施部門除加強對驗收過程記錄的管理外，須根據驗收情況填寫合同驗收情況公示表，在一定范圍內進行公示，公示期至少自公示日第二天起3個工作日。驗收過程記錄包括但不限于以下內容：驗收方案、合同驗收單、付款情況、驗收情況公示以及過程運行或安裝、調試、試運行、培訓等原始記錄。

6.運用驗收結果（結算和支付）。原則上驗收合格并經公示無異議的項目，實施部門應當按照雙方合同的約定與供應商結算，及時向供應商支付資金，并退還各類保證金（合同中另有約定的除外）。驗收結果不符合合同約定的，應當通知供應商限期達到合同約定的要求。造成損失的，供應商應當承擔賠償責任。

7.驗收資料備案與歸檔。合同項目驗收合格后，項目實施部門應當將驗收過程記錄在15個工作日內歸檔。項目實施部門應當妥善保管采購驗收資料，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，并將采購驗收資料歸入采購項目檔案，保存期限為從采購驗收結束之日起至少保存10年。

二、緊扣重點環節，深入開展合同效能監察

項目組根據效能監察方案，緊扣自查、復查、落實整改等重點環節，認真抓好效能監察活動的組織實施，堅持閉環管理，切實提高效能監察的針對性和實用性。

（一）自查階段

項目組通過查閱資料、溝通協調、走訪現場等方式，全面查找合同履約過程驗收環節的節點和存在問題，整體把握推動自查工作。經過自查，項目組確定目前合同履約過程驗收環節存在以下問題。一是對驗收缺乏正確的認識。隨著現代企業采購管理工作不斷加強，采購過程管理規范，監督到位，但在合同簽訂后，業務部門存在“重招標采購、輕履約驗收”的思想，加之缺乏相應的管理知識和技能，對合同相關驗收條款執行不嚴格。二是沒有一套科學、有效的驗收標準。目前企業對外簽訂的合同，在履行合同規定的權利與義務后，驗收工作可能存在因人、因事、因部門而產生差異，驗收責任不明確，驗收方式、方法不盡相同，驗收重點和細節把握不到位，收而不驗，驗而不實的現象時有發生。三是“五重五輕”現象影響驗收效果。重形式輕內容，走馬觀花不負責；重數量輕質量，標準降低難發現；重“硬件”輕“軟件”，服務條款待落實；重結果輕流程，中間環節存隱患；重驗收輕整改，問題發現了未糾正，上述現象嚴重地影響了驗收效果。

（二）復查階段

項目組及時召開項目協調會，結合相關規章制度和管理標準，對自查發現的問題進行了研討，分析影響效能發揮的主要因素，對合同履約過程驗收環節各流程節點進行梳理細化，針對自查發現的問題提出了整改意見和建議。通過廣泛征集意見、建議，并對企業現在合同進行分類，將驗收模式分為工程、采購、服務三大類，建立“一單式”標準化驗收模式，明確驗收標準中各相關部門在履約驗收中的職責，對合同履約驗收范圍、主體、標準、時間、程序和要求、結算支付、檔案歸檔等提出具體要求。同時要求強化合同履約驗收是合同管理的關鍵內容認識，由“重簽約、輕履行”向“事前、事中、事后”全過程管理的合同管理方式轉變，實現合同的真正閉環管理。

（三）落實整改階段

項目組積極發揮組織協調作用，對照整改問題，協助各相關部門分析原因，制定整改方案，落實整改措施，并對整改情況進行過程跟蹤，鞏固整改成果。根據上一階段發現各部門合同管理缺乏統一管理的問題，同時為進一步發揮各部門在合同管理過程的主觀能動作用，引入兼職合同管理員制度，由各部門兼職合同管理員負責本部門的合同履約驗收工作，保障合同檔案管理體系順利建立。采購履約驗收環節規定具有可執行性，徹底扭轉了“重招標采購、輕履約驗收”的問題，重視履約驗收環節，驗而不實的現象未再發生。

三、及時整改合同效能問題，確保整改落實到位

在效能監察實施過程中，項目組始終堅持實事求是、客觀公正、求真務實，著力于發現和糾正問題，堵塞漏洞、規范管理。對發現的問題切實整改，夯實管理基礎，推動流程優化和效能提升。

（一）制定標準、規范管理

根據合同管理要求和合同評查結果，經多次討論、修改，制訂合同履約驗收及后評價管理制度，并正式發布運行。驗收標準中明確各相關部門在履約驗收中的職責，對合同履約驗收范圍、主體、標準、時間、程序和要求、結算支付、檔案歸檔等提出具體要求。

（二）加強培訓，提升技能

為幫助各部門盡快了解和掌握新的驗收制度，項目組組織各業務部門的合同兼職管理員和經辦人員進行學習和交流，對驗收的要求、步驟進行詳細說明，重點從合同履約驗收范圍、主體、標準、時間、程序和要求、結算支付、材料歸檔入手，讓各部門掌握了合同驗收要點，為更好地開展履約驗收打下了堅實的基礎，有力地推動合同履約驗收規范化、標準化驗收程序和要求，開花結果。

（三）以賽促學，加快應用

為進一步強化合同履約驗收意識，提高新制度的運用程度，多次開展合同履約及后評價勞動競賽，通過開展勞動競賽，進一步提高了各部門合同履約標準化驗收的意識，提升了驗收的知識和技能，加快了驗收新模式在企業的應用。

（四）選出試點、現場指導

為更好地協助各部門開展履約驗收工作，我們選擇典型業務部門作為試點，對照新制訂的合同履約驗收及后評價管理制度的要求，共同制訂驗收方案，實地協助開展履約驗收工作，提高驗收標準的可操作性，確保驗收要求落實到位。

（五）修訂范本，固化成效

項目組根據合同履約驗收及后評價管理制度的要求，將相關驗收時間、標準、方式、結果、款項支付等要求，進行分類歸納匯總，修訂了合同范本，加入驗收相關要求和標準的必選條款，進一步固化成效。

四、系統施策，合同效能監察成效明顯

項目組在此次效能監察項目實施過程中，緊盯關鍵問題，緊扣關鍵環節，通過調查研究、專項檢查、問題整改、勞動競賽等多種手段，系統施策、多措并舉，有效地提升了合同履約過程的驗收管理效能，成效明顯，具體如下：

（一）建立了標準化驗收模式

該模式明確了驗收的人員構成、責任大小、程序方法、結果運用等方面的要求，在驗收過程中規范了驗收小組集體研究決策規則，設計了驗收組長終身負責制的制度要求，構建了各類合同驗收的程序方法，設計了一單式驗收表單，將原有主觀的、散亂的驗收評價，上升到客觀的、標準的驗收管理層面，實現了驗收的“全程可控，終身可溯”的效果，為企業進一步規范采購、招投標、合同管理奠定了扎實的基礎。

（二）有效地降低了合同管理中的廉潔風險

在該效能監察項目實施之前，個別合同存在長達數年由單個人進行驗收的情況。由于沒有明確的制度約束，使得在驗收過程中，個人意見往往代替組織意見，極易在驗收環節產生尋租行為。在出臺新制度后，明確了“以驗收小組的意見為最終的驗收結論”，“項目經辦人原則上不得是驗收組長”等要求，從制度層面斬斷了驗收環節可能存在的利益交換，從而有效地降低了廉潔風險水平。

（三）為今后的合同條款擬定提供了科學依據

自去年以來我們在對近年來采購項目招標文件與合同簽訂符合性檢查中發現，合同均涉及驗收相關條款問題，覆蓋率100%。我們對在效能監察項目實施過程中所取得的好經驗、好方法進行了概況和提煉，進行分類歸納匯總，將驗收程序、時間、方式、標準等，固化到新的合同范本相應條款中，從源頭上杜絕了招標文件與合同簽訂不符合問題的發生。

（四）強化了招標采購的全生命周期的管理

眾所周知，招標采購管理流程長、環節多，從立項、招標采購、合同履約到合同續簽、供應商評價，很多環節既相互關聯也相互影響。此次效能監察項目，通過實施標準化驗收模式，將驗收結論作為履約保證金（質保金）支付、供應商評價、招標文件制定的重要依據，緊緊抓住“驗收”這個牛鼻子，進一步強化了招標采購的全生命周期的管理，為企業從“應招盡招”走向“真招實招”提供有益的嘗試和寶貴的經驗。