運用SPD系統對醫院藥品實行精細化管理的流程及問題探討

朱宇歡，唐衛

(廣西壯族自治區人民醫院藥學部，廣西 南寧 530000）

1 背景及目的意義

隨著公立醫療機構實施藥品的零加成，藥品除了不能給醫院創造利潤的同時、傳統的藥品管理模式還面臨信息更新速度慢、資金積壓大、藥品管理的環節多、庫存藥品占地面積相對較大 、流通過程費用高等諸多問題。醫院如不在藥品的供應、儲存、配送等諸多環節中找到高效管理辦法，將為醫院運營管理帶來巨大壓力[1]。精細化管理是近幾年在醫院管理中獲得廣泛認可的一種持續質量改進方法，在提高醫院醫用物資采購管理質量、高效支持醫院運營與發展中效果顯著[2]。SPD ( Supply Processing & Distribution) 系統即醫用物資供應鏈物流管理,是一種包括藥品的供應、管理等物資管理系統，SPD由供應（Supply）、管理（Processing）、配送（Distribution）3個部分組成，通過搭建信息平臺，實現配送企業、平臺、醫院3者的無縫銜接，成為新型醫院物流管理系統[3]。SPD系統在醫院的運行，能將藥品物流信息和醫院運營有機結合，實現藥品采購、驗收、庫存管理等全過程信息化、規范化、可追溯，達到包括藥品采購、物流供應、院內一級倉庫管理以及面向院內各二級倉庫的精細化管理，從而改進藥品管理模式、降低醫院藥品運營成本，改善醫療服務質量。現對我院運用SPD系統實行藥品精細化管理的流程及存在問題進行探討，僅為同行藥品管理提供參考。

2 SPD系統的運行流程

2.1 SPD系統的藥品基礎資料維護

在SPD系統運行之前，首先要保證其藥品信息與醫院HIS 系統信息完全一致。醫院HIS系統中藥品的基本信息包括：藥品編碼、名稱、規格、包裝、生產廠家、價格、其它屬性等，此信息均由 HIS 系統導入 SPD 系統，確保二者藥品信息的完全相同。運行之后醫院所有需要更新或增加的藥品信息，均由HIS系統設置的實時自動更新功能同步至SPD系統，以保證醫院HIS系統與SPD系統的藥品信息始終一致。

2.2 藥品采購訂單的制定及審核

SPD系統能根據醫院任一時間段內的藥品歷史使用、實際消耗、供應商中標情況、庫存管理等進行收集和計算,實現對采購信息的自動分析和生成，避免傳統人工處理效率低下、容易出現錯漏等不良情況[4]。藥品采購訂單設置制定權限，由醫院專職的庫管人員進行操作，通過SPD系統采購模塊操作完成，共有三種方式進行操作制定計劃：1）直接下單生成采購計劃；2）根據庫存自動生成采購計劃；3）系統補貨生成計劃。操作人員根據實際情況確定備貨天數就可任意選擇以上三種情況制定采購訂單，所生成的訂單需要操作人員結合包裝進行審核修改，確認無誤后將采購訂單上傳至SPD系統。

2.3 訂單的采購配送

由于每個藥品均已在SPD系統上標注醫院原勾選的配送企業，采購訂單上傳至SPD系統后，系統會根據原勾選情況對訂單上的品種進行自動分配，配送企業根據所接收到的采購信息開具藥品配送明細清單，并將此信息回傳至SPD系統，同時及時組織藥品配送。

2.4 藥品的驗收及入庫

藥品配送到醫院后，醫院與SPD系統雙方的庫管人員根據配送的藥品清單進行逐一核對驗收：包括藥品名稱、數量、規格、批準文號、生產廠家、產品批號、藥品效期、藥品價格、發票號、收貨時間、收貨藥師等。雙方驗收后在清單上簽字及SPD系統進行確認，SPD系統自動生成入庫信息。

2.5 對訂單狀態進行實時查詢

SPD系統人員可以在平臺實現對采購訂單進行實時查詢，查詢內容包括：配送數量是否一致、是否配送在途、是否缺貨、是否價格變化等。如果某品種原勾選企業沒貨配送，需要更換其它企業配送，這些情況就可以通過查詢并及時與其它有貨的配送企業聯系，以便對采購信息進行對應調整，保障藥品的供應及時。

2.6 各藥房藥品申領

SPD系統具有自動補貨功能，各藥房可利用此功能自行設置補貨時間，系統會根據補貨時間內藥品的消耗情況、自動生成藥品申領單并傳至藥庫；藥庫生成藥品出庫單來調配藥品并送至藥房，各藥房清點無誤后在系統上確認即可完成入庫，這改變了以往HIS系統的各藥房人工下單請領的模式。

2.7 進行藥品精準消耗結算

SPD系統具備精準結算管理功能，可以實現藥品的實時消耗結算。結算數據每月由醫院信息科整合當月藥品消耗明細，交由醫院庫管通過與SPD系統的結算數據核對，核對無誤后上傳至平臺，各配送企業根據消耗信息開具結算發票，醫院庫管通過核對、確認結算發票后轉交醫院財務科進行結算。此結算模式實現了醫院與配送企業精準消耗結算，最大限度降低醫院運行成本。

3 SPD運行對藥品管理的效果

3.1 實現藥品管理工作的快捷精細

3.1.1 信息傳輸高效快捷

SPD系統所搭建的運行平臺搭載了醫院及配送企業的藥品相關信息接口，一方面可以對醫院的藥品需求及企業藥品供應情況快速整合匹配以便快速準確供應；另一方面可以通過接口對藥品的采購、供應、配送、驗收入庫實現電子信息化，保證了數據傳輸的快捷準確，整個過程沒有過多的人為因素對數據進行改動或者輸入，促使醫院藥品采購流程高效快捷，促進藥品采購運營管理模式的轉型升級。

3.1.2 方便實行藥品監測

SPD 系統可以快速查詢藥品庫存、消耗、效期管理等相關信息，并且具備滯銷、近期等自動提示功能，可對藥品的使用情況進行實時監測，有效提高藥品的周轉率，降低了藥品因管理不當所導致的資源浪費。

3.1.3 可以進行精準盤點

SPD系統具備精準盤點功能，可以隨時對部分或全部藥品進行盤點，盤點表上可同時顯示批號及效期，對近期藥品也可呈現備注，這方便庫管人員對某些貴重、易發錯等藥品進行實時監測，以便及時對差錯和近期藥品進行處理。

3.2 提高醫院藥品供應的工作質量及效率

SPD系統的運行，提供了醫院與配送企業關于藥品供銷信息的對接平臺，雙方在平臺上就可以進行貨、款、票的信息互通；醫院及配送企業的供需信息也可通過平臺實現雙向查詢；藥品的入庫、出庫都可以通過平臺進行電子確認，這些都使藥品供應業務的處理流程直接明晰，大大提高工作質量和效率。

3.3 藥品流通可追溯

SPD系統的運行全程實行藥品批號管理，把藥品的批號作為主要追蹤線索。藥品進入醫院后所分發到二級藥房及科室三級藥房的藥品，都可以通過出入記錄進行追蹤。一旦藥品需要召回，可以實現主要以藥品批號為主要的線索，在供應商、藥庫、或者藥房之間實現流通的可追溯到全程的過程[5]。

3.4 優化庫存、實現藥品零庫存管理

醫院和配送企業可以在SPD平臺上隨時查詢訂單信息，并就訂單問題進行快捷交流溝通，在高效拉動供應鏈的同時降低了貨存率，通過優化庫存來降低庫存積壓。SPD系統的精準結算功能，能對每一個品種做到日清月結，醫院財務只需對已經消耗的藥品進行確認支付即可，真正實現藥品零庫存管理，從而降低醫院運行成本。

3.5 降低藥品短缺現象

以往在使用HIS系統進行人工下單采購時，對于某些使用異常的藥品往往不易發現，加上各部門間對藥品庫存不足的信息溝通不暢且滯后，采購人員一般是通過臨床反饋才得知相關信息，此時的下單采購已經容易造成藥品短缺，影響了臨床的用藥需求；如果恰巧原配送企業無貨，采購人員還需要逐一電話查詢，由此造成藥品缺貨時間更長；另外，在未使用SPD系統時，各藥房對所需補充藥品的申領多憑經驗制訂，容易造成數量不準確、品種不齊全，這些均可加劇藥品短缺現象的發生。 SPD系統除了可以直觀監測藥品使用情況、根據消耗情況自動生成采購訂單外，并能及時發現異常的使用需要，方便采購人員及時補充調整。另外SPD系統可查詢短缺品種，及時掌握藥品庫存信息、藥品的配送狀態等，有利于及時采取相關的補救措施，很好的降低醫院藥品的短缺現象。

4 SPD運行的難點及解決方法

4.1 如何甄選構建及管理SPD平臺的企業

要求醫院在合理競爭的前提下，保證不改變醫院藥品運營模式（不改變品種的配送企業）、按照醫院相關制度及管理流程、確保醫院病人的合理用藥需求，去甄選具有SPD工作經驗的企業，要求包括：具有促進醫院及配送企業信息溝通流暢、數據整合精準、處理業務快速熟練等能力的企業。另外，由于SPD項目需要派出工作人員進駐醫院，醫院要對進駐人員進行統一管理，并組織其參加醫院相關的技能考核，以確保熟練操作該系統。

4.2 如何保證SPD系統運行的平穩性

為保證SPD系統運行的順利平穩，需要醫院與SPD項目雙方共同協作，包括：1）醫院的藥劑科、信息科、財務科、SPD項目組都要派出專人負責對接并協調推進。2）需進行不少于半年以上的運行測試。在測試階段，SPD系統要盡快理順醫院與各配送企業相關數據的對接與整合；醫院藥房要通過對每月盤點數據的分析來驗證SPD平臺對相關數據提取的準確率。3）由于在HIS上搭載了SPD系統，也會干擾臨床HIS系統操作的流暢性，所帶來的問題需要提前與臨床醫生進行溝通，并且由醫院信息科通過優化HIS系統的操作流程來協助解決。

4.3 如何保證HIS系統與SPD系統的數據一致性

當SPD系統對藥品進行驗收入庫后，二級藥房可以在SPD系統上向藥庫進行藥品申領來增加庫存。藥庫根據二級藥房的申領單出庫，二級藥房通過清點后在SPD系統上確認完成入庫。此時對應的藥品庫存數要通過SPD系統的數據同步推送到HIS系統，HIS系統上才能有相同的藥品庫存供臨床醫生開具用藥醫囑。如果此時SPD對HIS的數據推送不及時或不完整，將出現有實物而HIS系統無庫存導致醫生開不了用藥醫囑、或HIS上有庫存而實際無實物導致醫生開了用藥醫囑而無藥可發的現象。這可通過優化SPD以下功能：設置數據的更改及同步時限需要在120秒之內完成、每天自動檢查數據同步情況、及時優化同步流程等措施來保證SPD與HIS系統藥品數據一致性。

4.4 如何保證藥品消耗數據的準確性

由于SPD系統的運行實行藥品消耗結算，為保證消耗數據的準確性，需要醫院信息科的協助配合。醫院信息科每月月底將藥品消耗數據通過接口從HIS系統推送給SPD系統，由醫院庫管與平臺工作人員核對數據的準確性。出現誤差可能有如下情況：1）由于醫院誤將自主采購（毒、麻、二精、醫院制劑類等）藥品品種數據統計在內，導致醫院消耗數據偏大，可通過在HIS系統的數據提取中設置隔離自主采購品種措施來糾正偏差。2）由于HIS系統對消耗數據采集提取缺失導致數據偏少。可通過對所采集數據進行采集顏色標記，以便核對減少錯漏。3）由于HIS系統與SPD系統的藥品編碼不一致，導致消耗偏差。這可通過整理HIS系統的藥品編碼，保證每個藥品品規只有唯一編碼，唯一編碼包含藥品的品名、規格、單位、價格、廠家等信息，并對已經不用的藥品品規清出藥品目錄，整理好的藥品編碼由HIS系統同步至SPD系統，SPD系統不能對藥品編碼信息進行任何修改。4）由于藥品調價導致的數據誤差。可通過在SPD系統上核查庫存，進行全院調劑，優先把舊價格的庫存使用完后，再發新價格藥品。另外，可通過標記將價格變動的藥品標注以提醒庫管人員。5）由于藥品退費的發生，導致消耗數據不符。可通過在HIS系統上設置藥品消耗只計算一次，凡產生退費的藥品，均默認為醫院庫存，二次使用時不計入消耗數據。6）結算單位取值不一致導致數據誤差。由于醫院最終是以HIS系統的消耗數據作為憑證進行結算的，傳統的HIS系統結算是以整包裝為單位結算，而SPD系統采用最終消耗單位結算，可以把結算算到最小單位，導致結算單位取值不一致。這可通過雙方統一結算單位，以醫院的結算單位為基準，沒有達到結算單位的消耗自動轉到下一個結算周期，每個品種的結算原則以最終結算金額小于或等于同期內該品種的送貨金額。

4.5 如何規避信息泄密風險

理想是 HIS 系統和 SPD 系統通過接口進行無縫對接，HIS 系統為醫院管理系統，里面存在大量的醫院保密信息，信息共享會給醫院管理帶來風險[6]。為規避泄密風險，醫院信息科可通過權限設置、所提取的數據信息只支持在線閱讀不能進行編輯、規定提取消耗數據時自動屏蔽其它無關信息等措施、并由HIS 系統將信息單向導入 SPD 系統等方法規避風險。

4.6 如何理順藥品的消耗結算

當醫院及SPD系統雙方對藥品的消耗數據核對無誤后，在SPD平臺上傳消耗數據，各配送企業核對消耗數據無誤后可向醫院開具對應的藥品結算發票并回傳開票信息。為保證醫院對藥品消耗結算的準確性，可通過信息科在HIS系統上增設藥品消耗結算核對端口，此端口可通過與SPD系統對接，自動提取配送企業的結算發票信息，醫院庫管只需在結算端口輸入發票號，即可對結算發票進行核對、簽字確認并移交財務部門結算，保證結算的準確快捷。

5 結語

SPD系統通過構建藥品物流管理平臺，打通了醫院與配送企業、配送企業之間的流通環節，實現了以臨床為需要的主動采購及推送。在保障藥品供應的同時，通過信息共享，實現了對醫院藥品合理監督的精細化管理，有效降低醫院的運行成本。在提高醫院效益的同時，為醫院發展提供有利的保障。另外，隨著藥品信息化管理的推進，通過“互聯網 +”的大數據解決傳統落后的藥品管理模式，SPD系統在減少院內物流工作量的同時，進行科學合理地儲備用藥，實現藥品管理工作規范化、標準化、透明化，值得推廣。