物流企業提升內部控制有效性的策略研究

鄭美強

（福建藍海物流有限公司 福建福州 350000）

國家擴大內需政策實施下，近年來物流企業始終保持較快的增長速度，然而行業內長期存在的各種弊端也凸顯出來。物流企業的發展受到內控體系建設薄弱的影響，各類業務數據在管理環節中未能得到充分合理的利用，造成企業發展后勁明顯不足。企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就要依據實際情況對各方面因素進行考量，構建起完善的內控體系，為企業戰略規劃的實現提供支撐。作為現代企業先進的管理模式，企業財務內部控制體系的職能發揮與企業競爭力的提升和穩定發展有著緊密的關聯，所以，加強內控體系的構建對企業發展具有非常重要的意義。

一、物流企業內部控制相關概述

（一）物流企業的基本特征

物流指的是為了滿足客戶的需求，通過最小的成本進行運輸、儲存、配送等工作，為了各類產品及信息從生產場地到達消費場地而進行的規劃、執行和管理的全過程。依據從事物流的主體進行劃分，可以將現代物流劃分為第一、二、三方物流。本文重點對第三方物流進行分析。其主要特征體現在三個方面。

第一，合同有償服務。物流企業主要以合同作為指導方向為客戶提供一系列的服務，合同是企業開展工作的基礎，也是企業開展內部控制的重要環節。

第二，其客戶存在長期戰略關系。由于物流企業需要對客戶的銷售、存貨、訂貨、生產等計劃進行全面考慮，因此與客戶之間會形成一種長期的戰略合作關系。

第三，其發展基礎是現代信息技術。信息技術是物流企業生存和發展的重要條件，包括EDI技術、EFT技術、條形碼技術、電子商務技術等。信息技術的發展實現了數據及時有效的傳遞，實現了物流企業業務處理的自動化和環節運作的一體化，使客戶更多地將自身運送業務承包給第三方物流企業完成。

（二）內部控制的實施作用

第一，保護企業資產的完整和安全。內部控制體系的構建，可以通過科學有效的方法對企業的貨幣資金、銷售、材料等環節重點財務活動進行監督，對其合規性和合法性進行評估，能夠對企業的物資進行管理，避免出現浪費，促進資源利用效率的提高。

第二，保證會計信息的真實性。內部控制可以對會計信息處理的全過程和全環節進行規范化管理，使會計信息更加完整和真實，減少了信息傳遞中可能出現的錯誤，從而更好地為企業開展決策提供支持。

第三，促進工作效率的提高。內部控制能夠對企業的工作流程進行優化，對員工的職責分工進行明確，使部門之間互相監督和配合，將風險控制在可承受范圍內，促進了企業工作效率的提高，實現了經營風險的規避。第四，促進了國家政策和法規的落實。內部控制能對企業的經營業務進行監督，在與有關政策法規存在偏離時進行糾正，通過各個部門信息的反饋和分析，減少了政策實施中存在的偏差。

二、物流企業提升內部控制有效性的策略

（一）完善治理結構，落實監督控制

第一，物流企業要結合自身的行業特征，以業務流程再造作為切入點，打破傳統職能部門之間的界限，實現組織架構的創新。相較于傳統的職能劃分模式，業務流程再造不但需要企業在組織結構中，將那些工作效率低下、不形成附加值的中間環節進行消除，使得經營流程更加地整體化，更要求企業經營流程為組織核心，實現組織結構模式的徹底改造。物流企業要以客戶作為經營中心，將運輸、庫存、包裝、配送等經營環節開展流程的設計和改造，并且充分利用信息化技術所具有的優勢，實現物流的最優化，通過組織結構的充足，滿足電子商務對企業業務提出的需求。

第二，要對內部治理結構進行完善。企業要加強對股東大會作用的重視，將累積投票制引入其中，與股東表決排除制有效結合實現對股東行為的制約。企業要設立董事會，形成決策的有效制衡。同時，企業要成立監事會對財務活動進行監督，監事會成員需要具備一定的專業知識，并保證其具有權威性和獨立性。

第三，要構建起所有者層次和經營者層次的會計組織。所有者層次會計組織所代表的是利益相關者的利益，股東會可以委派財務總監和董事，董事會中成立審計和財務委員會，負責管理投資中心，實現對財務負責人的制衡。經營者層次的會計組織主要職能，是幫助經營者控制企業物流、信息流和資金流，為管理職責的發揮提供支持。

（二）增強內控理念，促進部門協同

目前，物流企業內部控制普遍較為薄弱，究其原因主要是行業內部對于內部控制缺乏重視，未能將內部控制放在企業管理的重要位置，領導層過分重視經營，對于內控在企業管理中的積極作用缺乏了解。企業需要轉變自身觀念，使各個部門之間加強合作，定期組織員工進行合作理念的學習，從根源上認識到企業各個部門是一個互相關聯的整體，認識到各部門之間合作的效率和質量在企業發展中的重要性，通過積極有效的合作推動企業健康穩定的發展。企業要針對不同部門之間存在的問題制定有效的解決措施，促進部門之間的交流與溝通，使部門之間互相理解積極配合，為內部控制制度的落實提供保障。

（三）制定完善的授權審批流程

一方面，要對授權審批流程進行完善。企業管理是一項十分復雜的工程，為了保證系統的正常運行，需要保證授權的合理性。在授權時不但要保證管理者具有權威性，還要保證經濟活動的效益型。在對內控落實人員進行授權時，也要充分考量控制環節的具體情況，既要保證企業戰略規劃的有序落實，還要保證內控執行人員的權力得到制衡，要依據業務活動的重要程度以及額度大小確定不同的批準層次。另一方面，要對職責進行有效的劃分。首先是不相容崗位的分離。企業要依據不相容崗位分離的原則，合理地進行會計與相關崗位的設置，對職責和權利進行明確，構建起互相制衡的組織結構。比如授權批準崗位要與經濟活動的執行崗位分離，經濟活動的執行崗位要與該業務的審核、記錄崗位分離；財產保管崗位要與財產記錄崗位分離；銷售業務權限的審批、價格制定、合同審批、發票開具等與會計記錄崗位進行分離。其次是組織結構的互相控制。企業要依據自身業務需要進行各個部門的設置，各部門的責任權限需要獲取授權，并保證在授權范圍內的職責和權利不受到外界的干擾；各種類型的財務活動在進行過程中，需要不同部門的配合并保證可以進行互相監督；在對經濟活動進行檢查時，檢查者與被檢查者之間不應該存在從屬關系，從而保證問題能夠快速識別和解決。

（四）加強財產保護，確保資產安全

針對實物資產來說，企業要建立嚴格的定期清查制度，由資產實物管理部門與財務管理部門共同行動。要清晰完整地對清查結果進行記錄，企業擁有的資產都要進行實物編碼管理，編碼中應當包括資產類型、所屬部門、購買時間等信息，便于資產實物管理部門和財務管理部門進行信息的傳遞。通過有效的清查，使企業清楚地掌握資產占用狀況和使用情況，為資產使用效率的提高奠定基礎，為資產的真實性和完整性提供了保證。對于單位價值較低的資產，要嚴格對購買、入庫、領取、攤銷等過程進行記錄，避免出現資產的丟失和損壞。要單獨對經營租賃的資產進行管理，由實際使用部門進行驗收，在使用部門和人員出現改變時，要第一時間反饋給財務部門，從而在輔助賬中進行調整。對于貨幣資產來說，包括銀行存款、現金、有價證券等，要安排專業的出納人員進行管理，嚴格落實定期盤點制度，由其他人員負責監督盤點，盤點結果要由監督人員和出納簽字確認，銀行存款要實行賬表分離的措施，出納負責付款，會計負責對賬和核查，從而保證資金的安全。針對高額資產來說，企業可以進行參保，通過風險的轉移為企業的穩定運行提供保障。

（五）持續優化全面預算管理體系

首先，企業要利用ERP等信息化手段開展預算管理。大數據技術能夠對信息化系統體用的數據進行分析和審計，對預算數據進行全面的整理和研究，從而對企業的財務狀況進行預測，為管理者開展決策提供數據支持。其次，要全面落實預算管理責任。企業要設立專門的預算管理部門，負責推行預算管理，保證企業所有員工參與其中，從而更好地對預算資料進行收集，從宏觀角度對企業的預算和成果進行分析。通過大數據技術，對存在的問題進行檢查和分析將問題規范化，及時發現預算落實中的風險問題。再次，要加強控制，強化考核。預算管理過程中要將指標進行量化和分解，下發到各個部門中進行落實，為后續考核與評價提供標準。企業要結合成本控制目標制定費用控制指標，對預算超出的原因進行全面分析，并及時進行調整。同時，企業要構建起科學完善的激勵機制，促進員工工作積極性和主動性的提高。

（六）基于作業成本法加強運營成本控制

第一，提高配送效率實現送貨運輸作業成本的降低。首先，減少運輸的次數。物流企業可以提高配送的效率，減少運輸所需要的次數，通過提高裝載率，保證配車計劃的合理性，選擇最為快捷的運送方法，實現運輸成本的降低。其次，縮短運輸距離。作為影響運輸成本的重要因素，距離對于車輛保養、燃料使用、人工成本等變動成本具有直接的影響。因此企業在進行運輸過程中，需要選擇運送距離最短且道路條件最好的線路進行運輸，從而實現運輸成本的降低。再次，通過包裝的優化提高車輛運載率。在進行貨物運輸時，要充分考慮貨物的體積和重量，解決好空間利用問題，保證集裝箱的充分利用。最后，要對物流中心的地址和配送的線路進行優化，實現配送成本的降低。企業可以充分利用大數據技術，通過分類樹的方法，對操作特點、產品特征、交通狀況等因素進行綜合考量，保證物流中心選址的最優化。企業要對自身狀況、商品特點和周邊交通等情況進行全面分析，對配送過程中的數據進行整理，選擇最為合理的配送路線，使配送管理更加的智能化和科學化，保證企業配送成本和固定成本之和最低。第二，要實現分揀作業成本的降低。（1）分揀作業的安排要跟配送線路的次序相同。給配送車輛裝載貨物時需要考慮配送順序，在出庫區整理貨物時要保證貨物裝載的便利。對于出入庫較為頻繁的貨物，要放置在與出口距離較近的位置，從而節約取貨時間。（2）要避免發貨錯誤的問題。企業要加強對自動化和機械化設備的應用，減少目視以及取物操作中出現的錯誤，提高作業的準確度。（3）信息的處理。在分揀作業的過程中，需要將信息流和物流進行充分結合，減少作業的等待時間，從而促進分揀效率的提高。第三，促進儲存成本的降低。企業要利用大數據的關聯模式，對商品數據間存在的關聯進行分析，從而確定哪些貨物存放在一起能夠提高分揀率，保證倉庫位置的合理性，對儲存位置進行優化，從而促進企業倉儲成本的降低。

（七）發揮責任考核制度的作用

作為物流企業來說，最為重要的競爭力就是人力資源。當前，許多企業員工素質參差不齊，沒有建立科學有效的獎懲措施和考核體系，并且領導層對員工的考核評價缺乏重視。企業應當構建起完善的員工管理制度，加強人力資源建設。一方面，要定期組織員工進行物流有關知識的學習，促進員工綜合能力的提高。企業在人員聘用、選拔和任用過程中，不但要對員工的綜合能力進行考察，還要重點關注員工的道德修養，要建立全面科學的員工評價標準，定期進行考核與評價，使員工素質的提升帶動企業整體管理能力的提高。企業要定期組織員工參與不同方面知識的學習，在企業內構建起良好的學習氛圍，使得企業充滿活力和生機。另一方面，企業要構建起合理的考核體系，并配套完善的獎懲措施，將績效考核的結果與員工的薪資待遇建立連接，從而改變員工懶散的工作態度。企業要加強對考勤工作的重視，并將競爭上崗的用人機制引入到企業當中，給那些素質較低、沒有責任心的員工一定的威懾，并給予考核結果十分優秀的員工物質和精神獎勵，使員工形成危機意識，積極主動地參與到工作當中。員工的薪資待遇要與業績進行對接，從而促進員工工作積極性的提高，為企業經營效益最大化目標的實現提供保障。

（八）重視信息溝通與共享

當前，許多物流企業存在信息溝通不暢的情況，所以構建起信息化系統是企業解決這一問題的有效路徑。物流企業要構建起信息化管理系統，對內外部客戶信息進行全面的收集，在系統中針對客戶的不同進行區分，從而滿足他們差異化的運輸需求。在進行信息收集的過程中，應當注意兩個方面的問題。一方面，要保證員工反饋問題渠道的暢通，保證員工能夠將工作中發現的可疑情況，反饋給上級領導或者審計部門，并允許匿名。這樣不但便于員工反映問題，還可以避免受到打擊報復。另一方面，企業要建立完善的信息披露制度，及時地向外界公布一些重大事項，并接受外部人員的監督，包括供應商、客戶和審計人員等，在收到反饋意見以后，管理層要采取積極有效的措施進行處理，通過外部人員的意見能夠了解到工作人員的工作成效，包括投訴的處理、賬單錯誤的糾正、賬款的拖欠、應收賬款的回收等。

（九）建立風險預警機制

物流企業在經營過程中存在著許多的風險因素，引起的財務風險對企業帶來的影響也存在不同。企業要構建起科學有效的風險預警體系，對自身財務狀況進行動態的評估，及時識別財務管理中存在的風險問題，制定針對性的措施進行防范，避免財務風險的發生。首先，物流企業需結合實際，評估自身的風險容量，即企業在經營發展中愿意承擔的風險數量，基于此合理制定戰略目標，明確管理基調。其次，強化內部人員對風險控制的重視，幫助各部門人員樹立風險管理意識，積極參與風險管理中，提高自身履職的合規性、合理性，減少風險的發生。再次，確定風險評價指標體系，構建風險預警系統。物流企業可以參考其他成功企業經驗，分析自身業務流程、財務流程等，結合預期風險類型和特點，設置財務風險評價指標，以便對各類風險可以及時進行識別和衡量。為保證風險監管的實時性，物流企業可以引入風險預警系統，搭建信息共享平臺，借助信息手段來提高風險識別效率，及時發現潛藏的風險危機。比如企業可以以內部資金情況作為基礎，對企業資金的流向和使用情況進行全面的監督和控制，對風險的存在進行預警和識別，對企業資金流動進行科學監督，實現資金運轉過程中風險的識別和規避。最后，完善風險控制數據庫，靈活應對各類風險。物流企業應針對可能存在的風險構建風險應對數據庫，明確各類風險的誘導因素、控制手段，在風險出現時，可以及時將相關數據反饋給管理者，便于其利用風險規避、風險對沖或是風險轉移等手段將風險遏制在初期，避免風險擴散。

三、結語

隨著信息化技術的高速發展和應用，對企業內部控制工作提出了更高的要求。物流企業為了追求內部控制的完善，需要對傳統的管理模式進行創新和調整，企業要對組織架構、預算管理體系、成本管理模式、風險預警體系、考核評價機制等進行完善，加強部門之間的溝通和交流，推動企業內部控制體系的完善，為企業健康穩定發展提供保障。