高效表達，告別職場溝通低效率

文 Sam

以下場景，你一定不會陌生：準備已久的方案或計劃，一通宣講后，領導不置可否，只讓你再回去想想；跟同事交接工作，再三梳理流程，做的時候卻出了差錯；當面講好的事情，過了幾天顧客又到店里來追問，這才發現雙方理解有誤……這些，都是溝通出現了問題。

在工作中，溝通能力非常重要。在一個企業或部門內部，團隊能否發揮出高效的戰斗力，很大一部分取決于“協作成本”，協作成本里，占比最大，提升空間也最大的，就是溝通效率。

那么，如何提高溝通能力，讓溝通更加有效呢？

提煉重點，建立信息點

首先，我們要從認識上正視溝通成本的客觀存在，并有意識地提高表達時的效率，建立“信息點”。在溝通前，可以先梳理一遍：我要傳達哪些信息？如何才能最簡練、最有效地把這些信息點表達出來，盡可能降低接收成本？在這個基礎上，盡量減少冗余信息，提高信息濃度，用最精準的語言，把信息點表述出來。

從心理學的角度講，人對于復雜信息的理解，最常用的模式是分類。也就是說，面對一段復雜的內容，人下意識的第一反應，就是對其進行分類：這段話講了什么？可以分成哪幾塊？每一塊分別講了什么內容？接著，把這段復雜的內容歸納轉化為有效的信息點，并有序地儲存進大腦里。

所以，開宗明義表明要表達什么信息，這個信息有幾個要點，可以讓對方對接下來的內容有一個心理預期。直接表述信息點，則可以幫助對方節省轉化的過程，盡量避免信息的失真。

來看一個真實案例，某眼鏡門店為了提升銷量，計劃聘請外部主播進行直播帶貨，通過MCN公司聯系到了一位主播，店長簡單與其溝通后，向總部傳遞了如下信息：

·簽約費20萬，先付50%，一年期滿再付尾款；

·在多個平臺的打賞和禮物所得，平臺與主播五五分成，公司不參與；

·每周至少直播5次，至少2次首頁推廣，由公司負責。

這些信息對于接收端，也就是總部負責這件事的經理來說，就顯得很簡潔、直接、有效，經理只需要考慮公司在此事上的預算能否滿足主播的3點條件，并據此來衡量門店對主播提出對應的條件即可。

如果不借助PPT、示意圖等道具，只憑口頭交流的話，闡述要點最好不要超過4個。這是因為人的短時記憶只能記住4個單位的內容，太復雜會讓聽者難以應對，也就降低了接收效率。各個要點之間，在邏輯上必須彼此獨立，互不交叉，否則會給人十分混亂的感覺；每個點只講述一個事情。如果過于復雜，就把多件事情合并成一件，分層次講。

換位思考，對方的立場

溝通不暢，還有一個很重要的原因，就是雙方都站在自己的角度說話，而沒有考慮對方想聽到的內容、想得到的信息是什么。當領導問下屬某件事是否搞定的時候，很多人的第一反應，也許是脫口而出：我做了很多努力、我跑了十幾個地方、花了多少時間，見了哪些人……這就是一種非常低級的錯誤：為自己辯解。

領導最想知道的，并不是你做了哪些努力，也不是你有多么辛苦，而是任務有沒有完成？為什么沒有？什么時候能完成？你為之所做的努力，應該放在后面說。舉個例子，某銷售代表拜訪零售客戶，第二天向領導匯報溝通情況。水平一般的銷售員，會按照時間順序，把客戶說的話簡要概括下來：一開始……后來……再后來……

這同樣是十分低效的表達方式。進行匯報時，不如遵循一個簡單的方法：倒推法。首先，報告溝通的“結果是什么”；其次，溝通過程中我方傳達了哪些信息，對方表達了那些重點信息，即“為什么會這樣”；最后，針對客戶的具體情況給出解決建議并向領導請示意見，即“是什么——為什么——怎么做”的邏輯順序。這不僅有效傳遞了最重要的內容，還通過逐步引導，給出了完整的建議方案，進而也讓自己顯得更加可靠。

做好前期工作，有理有據

成功的溝通靠的并不是講話者的口才與即興發揮，而是詳實的信息和干貨，事前做足功課，講事實、擺數據，同樣能夠完成一次良好的信息傳遞。

比如進行品牌推廣，員工經過分析認為某平臺不適合重點投放，那就要去分析用戶數據，看用戶是不是真的和自己的目標群體匹配，如性別、年齡、城市分布、內容喜好……而不是只憑借平臺使用體驗和印象去說“我覺得”“我認為”。

數據不只讓別人相信你，也讓你少犯錯，做出更正確的決策。對于職場新人來說，數據能力更是階級的跳板，當你展現出用數據說話的能力和創造性的意識，就算你的方案暫時不被采用，你的能力也會被看到。