智能時代高校檔案意識培育與檔案管理現代化

趙菁菁

（長沙學院綜合檔案室， 湖南 長沙 410022）

高校檔案管理是一項為高校人才培養、學科建設、服務社會等核心職能服務的基礎性工作。隨著現代網絡技術、智能技術的迅猛發展，人們越來越認識到檔案信息對人類生產、工作、生活、學習等活動的重要作用，對檔案信息資源的需求也隨之不斷增長，檔案管理工作的重要性也體現出來?，F代信息技術和智能技術條件下，檔案管理面臨新的機遇和挑戰，不斷推動高校檔案管理的信息化、數字化、網絡化建設，既是高校管理中信息資源需求爆炸式增長的需要，也是實現高校管理體系和管理能力現代化的重要內容之一。雖然如此，受傳統觀念等多種因素的影響，現實中檔案工作仍面臨社會需求與管理相對滯后的矛盾：一方面，信息技術的快速發展與現代生活方式的不斷變革，使公眾對信息資源的需求指數級增長；另一方面，檔案管理中落后的理念和管理方式所帶來的滯后性服務難以滿足人們對信息資源爆炸式增長的需求。這一矛盾直接造成了“檔案事業與社會各項事業的融合度較低”［1］的局面。高校的檔案管理工作更是如此。高校雖然設有專門的檔案管理機構，但因思想觀念落后、檔案意識淡薄、領導重視不夠等諸多因素影響，多數高校檔案管理在整個高校管理中基本上被邊緣化，高校檔案工作對其核心職能的支撐性、服務性作用并沒有得到充分發揮，甚至成了擺設。深入分析發現，除現有的體制機制性因素外，檔案意識的缺失及其培育的缺位是導致這一現象重要的原因之一。

1 智能時代高校檔案管理面臨的挑戰

智能技術和互聯網技術的突飛猛進，檔案信息環境完全被改變，其形式和內容變得豐富，信息記錄、傳播、利用的手段和方式發生了根本性變化，這些變化對高校檔案管理及其專職人員提出了新要求，高校檔案管理面臨管理理念、模式、手段、創新發展和新需求的挑戰。

1.1 新技術條件下高校檔案管理理念、模式和手段變革帶來的挑戰

智能技術和互聯網技術給高校檔案管理帶來的重要變革之一是管理環境的改變。首先，高校各類紙質檔案庫會逐步轉向以數字信息為主的電子檔案庫，導致高校檔案管理工作的新主體、新客體和新平臺等管理環境的出現。傳統的檔案管理工作基本上是保存紙質的文件、文檔，形成海量文檔庫，供用戶查閱使用，不僅容量有限，而且查閱、使用和管理的效率低下。而隨著電子文檔和智能技術的出現，以電子文件為標志的新型檔案，以數字檔案館、信息管理系統為代表的新平臺為檔案管理工作提供了新的工作環境，使檔案管理能夠迅速面向用戶、面向社會，檔案管理模式的深度和廣度發生了實質性變化。

在這一變化下，檔案管理新理念、新模式和新手段應運而生。由于長期的邊緣化地位，高校檔案管理隊伍的知識結構和認知水平都難以適應新理念、新模式和新手段的需要，多數專職人員的管理理念仍停留在傳統檔案管理時代，對智能技術和互聯網技術并不能完全駕馭。在新的工作環境下，原來的管理理念、管理方式和手段已經不能應對新環境的需要，他們需要徹底改變原有的管理理念，重新學習新的知識和技術，掌握新的管理工具，才能適應新的工作環境。

1.2 管理體系現代化背景下檔案管理創新發展帶來的挑戰

新技術手段的出現，引發了檔案管理職能的創新發展。傳統的高校檔案管理往往只具有記錄和查找部分過往工作歷史的職能。但新技術手段的出現，使高校檔案管理正經歷著從接收保管學校重要紙質檔案到接收保管各類電子信息檔案的轉變，從管理檔案資料實體到管理虛擬檔案信息和資源數據的轉變，從以人工操作為主、計算機操作為輔到以信息化和智能化操作為主、人工操作為輔的轉變，從檔案信息資源碎片化利用到系統化聯網共享的轉變［2］。檔案管理不能只是反映更全面、更真實的原始記錄，還要充分發揮這些原始記錄的信息資源在高校管理體系現代化建設中的價值和力量。例如，過往的課堂教學過程或影像資料可作為現行高校教學改革或培訓新進教師的素材和依據；過往科研工作可以作為新興科研課題申報或研究的原材料支撐。這就要求高校創新性地構建檔案信息生態系統［3］。完成這一創新發展目標，顯然對高校檔案管理及其專職人員提出了技術、管理和服務方面綜合性的新要求。也就是說，高校檔案管理不再是墨守成規式的管理，而是創新發展式的管理。

1.3 高校快速發展背景下信息資源需求變革帶來的挑戰

高校的主要職能是人才培養、科學研究和服務社會，要實現這些目標，信息的獲取、加工、整理和開發利用十分重要。隨著全球化和學術資源競爭的不斷加劇［4］，我國高校間的競爭也日漸殘酷，各高校為了適應這一競爭環境，紛紛加快了發展的步伐。在這一背景下，我國高校檔案管理現狀已經不適應這種快速發展背景下信息資源需求爆炸式增長的需要。

隨著檔案管理中電子信息檔案和新技術手段的出現，檔案查閱和利用變得非?？旖荨⒎奖?。在社會迅猛發展的當下，人們對檔案信息資源的利用率會越來越高，在高校尤其如此。如申報課題和各類科研平臺、申報各種教學成果獎勵和科研成果獎勵、教師教學、學生就業、包括后勤管理等在內的各種事務性工作，都離不開對各類檔案信息資源的查閱、利用和借鑒。高校檔案管理中對信息資源的需求面越來越廣、需求量越來越大。但當今高校檔案管理庫系統中十分有限的信息資源難以滿足這種對海量信息的需求。這就需要高校檔案管理部門改變傳統落后的檔案管理方式，充分發揮智能技術和高校全體成員的力量，形成全方位的、立體化的檔案資源庫系統。

2 檔案意識與檔案管理的辯證關系

現有的文獻大多從純認知角度來對檔案意識進行定義，認為檔案意識是指人們對檔案和檔案工作的主觀印象，或者說是人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識［5-7］。個別學者從更深層次進行了分析，認為檔案意識具有具體和抽象兩種形態，具體形態以社會個體的檔案意識為核心，抽象形態以全社會的檔案觀為結晶。兩種形態在多層多因的矛盾運動中相互作用，構成完整的與檔案存在相對應的精神系統［8］。

在這些定義中，無論是哪個層面，實際上都只是把檔案意識看成一種主觀認知，僅僅將其作為一種價值觀形態來理解，這種認知極大地制約著現行檔案管理的效率和發展水平，也直接導致了許多高校檔案管理工作的邊緣化。本質上，檔案意識不能僅僅被理解為一種認知，更重要的是要將其理解為在對檔案重要功能價值認識基礎上的一種自覺的、日?；?、主動的檔案行為意識，即人們在生產、工作、學習、生活過程中隨時隨地把自己的活動軌跡記錄在案和充分利用這些檔案的行動意識。有了這種行動意識，幾乎任何機構的檔案管理效率都能得到大幅度提升，現有的邊緣化局面也會得到根本性改善。從提升檔案管理水平和智慧時代開創檔案工作新局面的視角看，對檔案意識的理解更應強調行動意識層面的定義，而不能僅理解為一種價值觀層面的認知。正是這樣的一種認知導致了檔案管理工作中眾多被動局面和高校檔案管理被弱化局面的出現。

從認知和行為意識這兩個角度來理解，檔案意識和檔案管理具有相互作用、相互推進的關系。第一，檔案意識的形成不僅會提升人們對檔案管理工作的重視程度，而且能夠讓人們具有檔案記錄和保存的自覺行動，可極大地豐富檔案管理的內容，拓展檔案管理的領域；第二，檔案管理機構在人們這種自覺的檔案行為鼓動或壓力下，自然會強化內部的檔案管理意識，并通過引進新技術手段從各個方面為人們提供各種各樣的檔案信息服務，從而進一步推動人們這種檔案意識行動的完善和發展?？偟膩碚f，檔案意識能夠促進高校檔案管理能力和水平的提高，可使檔案信息資源范圍最大限度地得到擴展、檔案管理和服務范圍最大限度地得到拓展、檔案資源利用率最大限度地得到提高、檔案管理工作認可度最大限度地得以提升。同時，檔案管理水平的提升又會反過來推進人們檔案意識的提高。檔案管理水平提升的一個重要標志就是人們檔案意識的形成及其自覺參與檔案管理。檔案管理中通過檔案意識的培育來提升人們的檔案意識，可促進整個檔案管理能力和水平的提升與發展。

3 檔案意識培育在高校檔案管理中的重要意義

張培在調查研究中發現，對高校師生來說，很少有人在日常學習、生活中能感知到檔案的存在，更不要說主動參與檔案的建立［9］。智能技術下自動生成功能與檔案信息資源重要地位的建立，要求人們具有強烈的檔案意識，也就是具有自覺留存、整理和利用檔案信息資源的行動意識，這對應對智能時代個人發展、機構發展和檔案管理面臨的各種挑戰，提升自身素養、機構管理水平和高校檔案管理水平具有重要的意義。

要發揮檔案管理在高校管理中的重要功能，必須加大力度對全體成員進行檔案意識的培育，使全體高校成員都具備較強的檔案意識，這對高校管理體系和管理能力的現代化具有重要意義。

第一，檔案意識培育是實現高校檔案管理現代化的前提和基礎。在傳統觀念約束下，人們普遍認為，檔案管理只是記錄和保存過往的歷史，只是對過去所做工作或生活的一種記憶，對現實和未來的管理并沒有過多的意義。因而在很多人的思想意識中，檔案管理并不是一件重要的工作，甚至可有可無。這直接導致了檔案管理工作的邊緣化。縱觀當今我國的高校檔案管理機構及其管理現狀，其普遍存在隊伍人員少、力量薄弱等問題。例如，我們根據對湖南長沙高校的調查，發現大部分高校綜合檔案管理部門的專職人員不超過3人，傳統的收集、整理、分類等工作量相當大，一些兼職檔案員流動性大，檔案意識不強，檔案管理仍處于傳統的保存文檔資料的狀態，高?；旧虾雎粤似浯嬖诘膬r值。這與現代化技術條件下高校快速發展的要求極不相稱。要改變這一局面，真正實現高校檔案管理的現代化，單純只靠現有的檔案管理機構的力量顯然是非常有限的，而加大對其投入，構建一支強大的專業化隊伍也不現實，可靠的途徑是通過對全體高校成員檔案意識的培育，形成全員化的、自覺的檔案意識，讓全體成員通過現代化技術手段，特別是利用智能技術參與到檔案管理工作中來。沒有檔案意識的培育，高校就很難形成全體成員參與檔案管理的局面，高校的檔案管理就會因力量的有限而受到極大的約束。智能技術背景下檔案意識的培育是增強高校檔案管理力量的現實途徑，也是高校實現檔案管理現代化目標的前提和基礎。

第二，檔案意識培育是高校檔案管理能力的重要組成部分。對檔案管理能力的認知，人們常常局限于檔案管理機構及其管理員的常態化管理水平上，如管理機構的規章制度完善與否、檔案內容的完善程度、檔案查找的規范及其難易程度、管理員的素質及其責任感、常態化管理是否存在缺陷等。實際上，在現代化技術條件下，因檔案管理外延的拓展，檔案管理能力不能僅局限于檔案管理機構及其隊伍的常態化管理上，再強大的管理機構也較難實現對一個單位所有檔案信息資源的全盤管理，只有發動所有成員利用新技術手段參與檔案信息資源庫的建設、管理及其服務，才是真正意義上的檔案信息管理現代化。也就是說，高校檔案管理機構對全體成員檔案意識培育的實施及其培育的能力和水平是高校檔案管理能力的重要組成部分。如果能讓高校全體成員形成好的檔案意識，全體成員都能參與到檔案信息資源的保存、建設、管理和服務中來，就可以說明這個學校的檔案管理工作真正做到了位，這種全員化的檔案管理是高校檔案管理現代化最重要的體現。

第三，通過檔案意識培育形成的全員檔案意識能為高校提供全面、豐富和充分的檔案信息資源。在高校的各項管理工作中，要提升效率和工作水平，借鑒或吸取以往的或其他高校的經驗，可取得事半功倍的效果。做到這一點，顯然需要有一個完整的、全面的檔案信息資源庫。但現有高校檔案管理還很難做到這一點，因而需要讓全體成員都參與到檔案信息資源的搜集、保存、建設、上傳和服務等檔案管理工作中來。這不僅可極大地增強檔案管理的人力資源，也極大地擴展了檔案管理的信息資源，是高校檔案管理最理想的狀態。實現這一狀態就能為高質量、高速度完成高校各項工作提供便捷和服務，使檔案管理在高校發揮出應有盡有的職能，實現信息時代檔案管理和服務效率的極大化。只有在全體成員都具備檔案意識的條件下，高校才能構建起一個全面、豐富和充分的檔案信息資源數據庫系統。

4 檔案意識培育視角下實現高校檔案管理的現代化策略

4.1 檔案管理的全員化策略

互聯網技術特別是移動互聯網技術的出現使人們能夠利用智能手機、平板電腦等移動終端設備隨時、隨地連接互聯網，高校全體成員的信息傳遞與檔案管理服務可突破時空局限。如果高校成員通過檔案意識培育形成較高的檔案意識，高校檔案管理完全可構建起開放共享、全員參與和共同建設的全員化模式，將互聯網平臺建設成留存工作、學習和生活軌跡，服務教學、科研和各項事務性工作，分享各項信息資源的新型檔案管理平臺。

4.1.1 構建全員參與式高校檔案管理新模式

第一，通過對高校檔案職業隊伍的檔案意識特別是全員參與檔案管理意識的培訓，進一步強化其檔案意識和檔案管理的責任，通過職業隊伍的主觀能動性推動全員參與模式的構建進程。高校檔案管理員要強化學習和培訓，有意識地在管理過程中將檔案管理邊界擴大到高校的每個成員身上，積極發動高校全體成員以真實、高質量的信息資源參與到新型檔案管理模式的建構中來。同時，要積極尋求高校各部門的支持配合，形成各部門一體化的信息網絡系統，合力完成各類檔案信息的管理任務。

第二，通過對高校全體成員的檔案意識培育形成全員主動參與檔案管理的氛圍。智能時代，通過電子郵件、QQ、微信、微博等媒介，高校檔案信息在全體成員之間的傳遞變得十分方便、快捷，高校檔案管理不再是檔案管理員的獨角戲，領導、教師、員工、全體學生，甚至是校外教師或相關機構成員都能成為檔案信息資源的生產者、管理者、利用者、建構者［10］。

4.1.2 構建移動化、交互化檔案信息服務新模式

我們可利用現代互聯網技術和智能技術構建移動化、交互化檔案信息服務新模式奠定堅實的人力資源基礎。由于大數據技術的普及，人們活動、學習和工作的軌跡都會自動留下痕跡。只要當事人具備檔案意識，隨時隨地都可利用手機客戶端有意識地保留和整理自己的行為軌跡，形成系統化的檔案資源信息，同時也可利用檔案信息管理平臺系統查找需要的檔案信息。當然，其前提是高校必須構建移動化、交互化的檔案信息服務系統。

第一，構建移動化的高校檔案服務新模式。高校全員檔案意識的形成，會極大地增加檔案服務的需要，即上傳個人或單位檔案信息的需要和查尋檔案信息的需要。高校通過在手機客戶端建立移動化的檔案信息服務平臺，可以滿足這兩方面的需要。這一新模式的優勢體現在：地域和空間上，檔案信息資源利用的服務范圍能夠變得無限廣闊，不再局限于原來高校中設立的檔案管理或存儲室，通過移動互聯網可快速地將檔案信息資源傳遞到需求者手上；時間上，移動化檔案服務新模式能夠為用戶提供邊走邊用的服務，滿足用戶利用碎片時間完成對檔案信息自助查找的需求，可實現高校全員手中都有檔案館，真正做到隨身攜帶，隨時查詢，實現即時、全天候24小時的連續檔案信息服務［10］。例如，用戶可通過高校開發的檔案應用或建立的檔案微信公眾號等互聯網平臺和移動終端能隨時隨地獲取自己需要的相關信息資源［11］。這一服務新模式將使檔案管理成為高校成員學習、工作和生活的常態，可極大地拓展檔案信息資源利用服務的廣度與深度，也會進一步強化人們的檔案意識。

第二，構建交互化的高校檔案服務新模式。抖音、微博、微信、愛奇藝、優酷等移動新媒體極大地拓展了人們的信息交互能力，借鑒這些移動終端構建起交互化的高校檔案服務新模式，可確保高校檔案服務的多媒體性、技術性和互動性。高校成員通過這一服務模式可瀏覽最新的檔案資訊、編研信息產品，并進行轉發、分享、發表評論實現互動交流，檔案機構可借助視頻直播、網絡游戲等方式實時吸引公眾參與，運用多媒體、虛擬現實技術，設置形式多樣的虛擬展廳、虛擬課堂，開展在線講座、網上培訓等活動［10］。例如，通過服務平臺推出眾多歷史題材方面的3D虛擬影像，為思政課教師開展愛國主義教育或學生了解眾多歷史真相提供生動、情景化的題材；通過服務平臺推出眾多理工科技術理論方面的知識分解影像或實驗分解進程影像，為理工科教師進行高難度的、枯燥的理論知識教學提供動態化、趣味化、場景化的教學素材。

4.2 檔案信息資源庫建設的立體化策略

通過檔案意識的培育，高校各層次員工和學生都可利用智能技術和互聯網技術建立起個人的檔案資源庫，而且可把個人或單位活動所涉及的有形物（如文件）和場景清晰地記錄在案，還能與涉及個人發展或學校發展所需要的外界資源相鏈接，形成一個立體化的高校檔案資源型新體系。

第一，個人或部門構建起自己的線上檔案庫。如教師可把每一學期的課堂教學活動通過視頻、文檔等形式有意識地存入個人檔案庫中；學生可把每一學期的學習過程、學習成績或獎懲等情況以文檔或視頻方式記錄在個人檔案中；各部門把每一學期的工作過程，特別是重大活動有意識地記錄在部門檔案庫中。這些個人或部門的檔案信息都可在網絡中長期保存，形成全員化的網絡檔案信息庫，每個人是個體檔案管理員，學校專職的檔案管理員則承擔起“教練員”“統領員”和“整合員”的角色。

第二，構建起萬物互聯的全景立體式檔案庫。利用現代物聯網技術和智能技術，全面走向人機融合、萬物互聯，可實現高校檔案管理的萬物互聯化和立體化。智慧辦公室、智慧教室、智慧校園等智能場景產生的記錄將成為高校重要的檔案信息資源，檔案管理的多主體、動態性與立體性成為可能，所記錄的管理活動、教學活動、科研活動的密度、真實性與完整性將空前提升，更加細微具體的數據反映更為真實、精細、全面、完整的學校活動風貌，這種全方位、立體化網絡信息資源的存檔，不僅能為高校各項活動在網絡空間中保存數字記憶，也能為高校未來的創新發展提供十分寶貴的信息資源庫。

第三，構建起跨界融合的全面完整的高校檔案庫。依據“互聯網+”時代“跨界融合、連接一切”的特點，高校檔案專職部門或職能部門可與其他高校和相關政府機構進行合作，通過相關鏈接讓本高校進入一切可以進入的其他高校和其他領域或行業、機構和場所，形成一個跨界融合的全面完整的高校檔案庫系統。如構建高校檔案部門與其他高校或政府部門在具體辦公事務、科研事務或教學事務上的合作，通過整合各類信息資源提升高校各項工作的管理能力和水平。

4.3 檔案利用和服務的新功能開發策略

5G、大數據、區塊鏈等新技術的不斷發展，為高校檔案管理提供了現代化的管理手段和工具，高校要不斷利用這些新技術開發檔案利用和服務的新功能，讓檔案在高校發展中發揮更加重要的作用。

第一，開發定制化服務功能。高校是一個集合了教學、科研和社會服務多種功能的智力實體。無論是哪一方面的服務功能，高校運行過程中經常需要相關的檔案信息來支撐其現實管理，以提升管理效率，如教師申報各類課題，需要自身和團隊成員的學術簡歷、科研基礎、已有研究現狀等方面的過往信息。只要教師有強烈的檔案意識，在日?？蒲泄ぷ髦凶⒁庹?、記錄這些信息并整合到學校的檔案信息庫中，高校檔案管理機構就可以利用現代信息技術為教師提供這樣的個性化服務，讓教師在申報課題中節約大量的時間，提升申報的效率。實際上每個部門的管理都需要這樣的信息，現代技術手段完全可讓這一功能得以實現。

第二，開發現實與虛擬融合的場景化服務功能。教師在實施課堂教學、團隊科研討論和部門工作思路設計過程中，常常需要借鑒以往或其他優質相關信息資源（如優秀教師的現場課堂教學場景、某個科學問題的圖像化演示、某個優秀管理的案例場景等），如果高校檔案庫中保存有這些相關的信息資源或可與外部機構鏈接的資源，則可利用新技術手段或工具為用戶提供現實與虛擬融合的場景化服務功能，這將大大提升高校課堂教學、科學研究、部門管理的質量和效率。如對常規性的學生實習，可通過參與式檔案管理，為學生提供VR社交，復原真實空間場景服務，實現學生實習的零延時和逼真的現場感，讓學生在虛擬世界中體驗現實中的工作崗位，這會大大提升實習效果。

第三，開發前端控制、全員協同、資源充分利用的檔案化管理模式。高校的檔案信息資源浩如煙海、千差萬別，純粹靠高校全體成員通過智能技術手段留下活動軌跡，顯然會造成檔案信息的碎片化、淺層化與非結構化，針對那些有保存價值的各種檔案信息，一方面要維護其形成背景的原始關聯，全面連貫地反映檔案事件的經過、結果及各方關系，另一方面還要對這些信息進行體系化、結構化和固化保存，目的是維護這些檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性，真正實現高校管理的“檔案化”模式。具體來說，首先，要做到前端控制、全過程管理。高校檔案管理員應從信息生成的前端開始介入，明確事件活動的背景和具體可利用的資源；然后根據相關技術要求做到全過程管理，如積極提出元數據標準以支持數字連續性，包括歸檔范圍、數據格式、數據結構等，保證那些應當成為檔案的信息能夠滿足檔案屬性的要求，及時按照歸檔要求進行保存［10］。其次，做到全員協同和資源的充分利用。檔案意識培育的一個重要目的是在“互聯網+檔案”背景下實現高校全體成員的交互式協作與協同。教師、學生、部門管理者和學校領導等主體各自按照標準化和技術化要求貢獻各自的檔案信息資源，并通過檔案管理機構的協同化管理，對不同成員進行不同的定位和分工，滿足檔案化管理的技術要求和信息充分利用要求。如對提供檔案數據庫的第三方平臺，應要求其在提供信息服務的同時，積極迎合檔案化管理需求，開放接口、提供歸檔工具等。高校全體成員應在合法合規的框架內積極參與到檔案化管理中，成為檔案資源的提供者、管理者和受益者，真正構建起全員化的高校檔案管理隊伍。