文書檔案的信息化管理及利用研究

上海市科技創新服務中心(上海科技成果檔案資料館) 陳巍

受信息化環境的影響，傳統檔案管理方式與新時代社會存在明顯的脫節情況，且管理時效性和應用質量均無法滿足現代工作指標，與未來發展的契合度不高，亟待更新與轉型。新時期我國各個領域均強調“互聯網+”技術的應用，文書檔案管理方面也不例外，大部分企業和事業單位已經基本實現信息化轉型，最大限度地發揮云計算、物聯網等技術優勢，豐富檔案資源，打造更加方便快捷的管理模式，完善工作機制實現全面發展。

一、新時期文書檔案信息化管理及應用的優勢

（一）挖掘文書檔案價值

文書檔案信息化建設已經有了初步的成就，越來越多的企事業單位在文書檔案管理方面開始注重文檔一體化建設，主張采用信息技術實現對文件、各類檔案的管理與應用。從未來發展的角度來看，文書檔案具有不可忽視的作用，其中所記載的內容能夠直觀反映出企業近年來的發展狀況以及未來趨勢，長此以往形成了企業文化并實現長效發展。在傳統紙質檔案背景下，整理與歸檔任務十分復雜，其價值保質期有限，不符合新時期所倡導的可持續發展理念。在信息化背景下，能夠最大限度地發揮文書檔案的作用，具有紙質文書無法替代的價值，相關管理人員會利用儀器將紙質文書內容進行掃描并上傳至特定系統，在此過程中能夠實現對資源的二次調取，了解企業信息，實現資源的深度挖掘，了解其落實情況再加以完善，真正展現出文書檔案的價值。例如：在將安全類檔案進行信息化處理時，相關管理人員能夠詳細了解企事業單位關于安全方面的政策或制度，明白形成過程，進一步明確崗位職責。

（二）提升管理效率

信息化建設對文書檔案管理的最大影響在于無紙化建設，能夠有效縮小文書體積，應用云計算平臺虛擬空間的廣泛性能夠實現數字化管理，從而節約管理時間，應用方面更加便捷。在信息化系統中，會根據企業類型來劃分系統功能，不同類型的文書檔案均有對應的系統路徑，能夠美化歸檔空間，讓管理工作變得可視化、簡潔化，內容一目了然。例如：某管理者想要了解企事業單位人事管理方面的內容，可以直接在系統中查詢“人事”即可，不用再按照日期、時間等信息進行查閱，有效縮短了時間成本。亦如一些業務或科研檔案管理，以往針對這兩種文書檔案的利用率均比較高，需要相關人員按照次序進行查詢與匯總，這對于尚未落實無紙化建設的階段來說十分繁瑣，尤其一些業務內容較為復雜的檔案。相比之下，信息技術的介入能夠有效緩解這一情況，只需點擊“日期”功能即可將檔案按照順序排列，或點擊“文件名稱”，則可以選擇按拼音首字母排列，快速實現檢索。

（三）提高保護效果

文書檔案無紙化信息建設是應用數字化手段轉換存儲方式。傳統文書檔案在保存過程中時常存在受潮、文字不清晰的情況，或在查閱過程中出現物理損傷，其質量無法得到保障。而在無紙化信息建設過程中，文書檔案的存儲形式發生轉變，既能保證文書原貌的完整性，又能提升管理效果。

二、信息化背景下文書檔案管理面臨的挑戰

（一）智能化系統建設問題

文書檔案信息化管理與應用已經成為現階段企事業單位在檔案工作中所追求的目標，目的在于加強管理，實現方便快捷的共享模式。但在實際應用過程中，有關于系統完整性的研究還處于初級階段，相關技術落實情況仍舊有待提升，例如：新時期web技術已經為電子檔案管理做出貢獻，但隨著資源的擴大，對檔案管理與利用的需求程度也有所提升，以往將自定義結構變為現實技術的方法已經逐漸落后，信息化水平亟待提高。

（二）利用文書檔案的安全問題

以往紙質文檔在存儲安全方面的缺陷在于易被偷竊，而信息化背景下，雖然能夠避免被偷竊的問題，但文檔信息化建設的存儲功能一般由硬盤實現，信息存儲的安全性取決于存儲環境和人為操作[1]。其中人為操作因素主要包括密碼丟失、文件誤刪除、文檔移位等，環境因素包括辦公室安全、檔案數據庫升級優化、病毒入侵等，且尚未完全普及密鑰和數字水印等功能，一旦發生類似問題，則會導致系統瀏覽權限失效、檔案內容顯示亂碼或丟失等。在數字化背景下，文書檔案的存儲以電子文檔形式歸檔，存在信息篡改或被刪除以及信息泄露的風險，因此準確性無法得到保障。此外，失真也是影響文書檔案管理與利用不佳的一大因素，由于操作和整理過程中存在軟件、網站格式不兼容的情況，造成部分文檔的內容失真情況嚴重，導致無法發揮其作用。

三、如何應對問題實現文書檔案信息化管理

（一）智能化檔案管理系統的建立

文書檔案所涵蓋的內容十分廣泛，主要包括會議記錄、信函、命令、指示、批復等多項信息，在管理過程中涉及大量的文獻資料，在利用時所展示的是各類型檔案。無紙化信息建設能夠深度踐行環保理念和可持續發展理念，滿足信息的存儲與利用的需求，針對目前文書檔案管理領域的創新升級，需要進一步加強智能化系統的優化。在實際應用過程中可以通過物聯網RFID技術來更新數字化系統，首先，需要結合數字化文書檔案管理需求來明確二者之間的契合點，并按照功能將物聯網分為感知層、通訊層及應用層三個部分；其次，劃分功能，利用傳感器和天線通信能實現檔案信息采集和標識識別，利用終端、電子標簽或閱讀器能實現資料信息獲取功能；最后，打造監控、共享的格局，確保文書檔案館系統中能夠共享資源，實現智能通訊。針對關鍵部分的涉及主要包括以下幾個方面：

（1）電子標簽設計。電子標簽是RFID中的電子射頻技術，由線圈、標簽天線與芯片構成，運用RFID電子標簽代替以往文檔資料中的條形碼能夠進一步簡化工作流程，提升管理和應用的時效性，實現智能化管理，圖1為電子標簽的具體結構。

（2）閱讀器設計。閱讀器設計是智能化檔案管理系統的關鍵部分之一，當閱讀器受到來自于射頻識別工作頻段的影響后會根據指令發送至標簽，再由控制模板向接口請求數據，應用數據載體呈現出指令內容。電子標簽在收到信號后，會進入工作狀態進行編碼傳輸，再由接口調制閱讀器所傳達的信息，并傳輸至后臺進行相應的處理，實現對文書檔案的應用。

（二）文書檔案保密系統

保證敏感信息的安全是建設信息化文書檔案系統的目的之一，根據現行存儲與利用情況來看，存在信息安全無法得到保障的缺陷，因此，在進行檔案數字化建設時，要融入安全性和保密性的思考。整體構架從用戶的角度出發，首先紙質文件需要經過掃描來進行信息提取，提取后的信息進入元信息存儲庫和本地文件庫。其次，用戶在系統功能欄中能夠獲取四個應用程序，分別為系統管理、檔案管理、數字化檔案導入以及檔案利用，具體內容如下所示：

（1）系統管理：用戶認證、用戶管理、操作審計；

（2）檔案館庫：添加檔案、修改檔案、刪除檔案；

（3）數字化檔案信息導入：檔案文件導入、元信息導入；

（4）檔案利用：檔案檢索與借閱。

最后，當用戶想進入系統查詢文件時，需要對程序進行加密，彈出密鑰管理模板、解密引擎模板、算法擴展模板以及密文信息管理，用戶需要通過身份認證來獲得相關權限。以往身份認證的安全性較低，普遍以口令方式實現認證，因此，可以應用USB Key來認證，從而提升信息化文書檔案系統的安全性，運用強雙因子身份認證模式，實現一次一密碼。在系統權限設置方面可以采用分離設置法，分別面向不同崗位的群體，從而縮小范圍實現精準管理[2]。如普通員工的權限僅限于查閱資料；檔案管理人員權限則包括授權管理、信息更新與注銷、檔案信息上傳、屬性管理等；系統管理員的權限則為查看瀏覽記錄、審計用戶操作信息、查看操作日志等。出于對環境安全性方面的思考，系統需要具備自動生成審計信息的功能，以供數據管理員參考。

針對電子文檔失真問題，需要注意計算機、掃描儀等設備的性能與質量，需要選擇硬盤空間大、具備獨立顯卡的計算機，建議選擇品牌機并安裝正版軟件。在文檔資料掃描過程中，盡可能選擇綜合分辨率高的儀器，如A4幅面平板掃描儀，在全掃描過程中需要注意各項技術參數，以及人員存儲格式、分辨率及色彩模式，從而展現出文檔的原貌，實現清晰成像。通常情況下，會采用 100DPI、200DPI和 300DPI的參數，存儲格式普遍為JPEG、PDF或TIFF。根據調查顯示，彩色壓縮多頁TIF數字化檔案文檔技術的應用效率較高，可以選擇150DPIJPEG壓縮再合成多頁TIFF文檔，既能保證畫面清晰，又能實現文檔空間最小化。

四、文書檔案實現信息化管理及利用的方法論指導

（一）加強企業文書檔案規范化建設

針對文書檔案管理的崗位職責，需要企事業單位以規范化管理為基本原則，以制度的形式讓相關人員明確自身職責，從而更好地進行服務。首先，需要明確數字檔案立卷歸檔、分類、建立臺賬以及上架管理等流程，明確崗位工作的重要性，并嚴格遵循相關制度完善工作，應用關聯OA辦公系統加強與文書檔案之間的關系，及時收集并監督檔案管理，提升分類和歸檔的精準性[3]。對于電子文檔需要及時更新同步，構建散亂文檔之間的關系，以滿足立卷歸檔條件。其次，需要明確電子文件移交時限，提升人員歸檔意識，做好電子檔案的轉接與移交工作。在此過程中需要以年度、季度為基準，進行文檔信息化建設質量考核，從而處理相關問題。最后，是明確數字化檔案建設的標準，根據相關法規和文獻來優化內部文書檔案信息化建設的具體要求，并結合所在企事業單位的實際情況，制定相關規劃。在規劃中需要重點突出信息技術的應用，強調圖片、聲像等文書檔案的格式、信息化建設流程以及不同類型文檔的管理部門，確保信息化建設的規范性。

（二）更新設備，實施信息化應用

設備的更新是確保文書檔案管理工作順利落實的必要條件之一，充分利用計算機技術的優勢提升管理質量和利用效率，確保實現信息化、高效化的文檔一體化建設。為滿足這一需求，需要辦公室購置160G以上的移動硬盤，用于檔案數據備份，從而提升利用率。計算機需要內置刻錄機，用于光盤類資料的存儲。一些光盤、錄像、錄音類的材料除了轉換為數字形式外，還要購置電子防潮柜儲存。為避免資料失真或掃描情況不佳等問題，需要購置高精度的資料掃描儀器，選擇應用矩陣式CCD、OCR技術的設備，實現對資料的快速識別與處理，降低人工參與提升效率，同時，以USB直接供電，實現低碳節能。此外，還應當做好文書檔案備份工作，可以購買或租借一些安全系數高的云存儲終端，并采用封閉式備份的管理方式，確保存儲環境安全，能夠容納大量數據以便于應對突發情況。

（三）規范信息化系統流程

一個規范的數字化檔案系統流程建設，需要緊緊圍繞檔案的完整性、真實性需求，明確各個環節的流程，確保發文、收文的規范性。發文方面需要經過擬稿、核稿、審閱以及簽發四項基本內容，完成以上工序后進行編號擬定與蓋章，即可正式發文。在此過程中可以利用信息技術進行版式文件轉換，生成圖像快照并詳細劃分保管期限，多次移交后到達檔案館[4]。收文流程在文檔一體化建設背景下，可以實現電子文檔對接，直接將電子文檔轉入系統進入審批環節，紙質文檔也會在登記掃描后進入系統。為進一步實現文檔一體化信息建設，可以采用單套單軌制管理，建立業務邏輯構架，加強辦公自動化子系統與檔案管理系統之間的融合，業務流程由上至下形成系統體系，包括接入層、應用層、服務層以及資源層。從系統功能方面來看，應用層與服務層是系統的核心部分，實施全過程監測與維護，確保管理的安全。

在系統功能方面，需要滿足基本的單套單軌制管理，辦公自動化子系統包括個人事務、行政幫、公共信息管理、公文管理以及系統管理五個一級模塊，以及其下屬的多個二級和三級模塊。而電子檔案管理系統則要與之相銜接，子系統之間采用賬戶統一的方式進行一體化、閉環式管理。歸檔時需要采用通用格式實現對電子文件的歸檔，生成電子圖像后，還需進行加密處理，為環境安全和信息真實性提供保障，以“數”代“模”實現單套單軌制管理。

（四）加強借閱管理

數字化檔案信息導入是文書檔案信息化建設的關鍵環節之一，導入文件元信息后，再通過信息技術進行整合，處理其中冗余的部分，在保存過程中能夠實現直接加密，使數據落盤即為密文，從而使得整個導入流程實現信息化、系統化。相關管理人員在進行文件元信息導入時，需要注意文件信息的格式、類型、文檔內存等，做好控制工作。完成以上工序后，開始進行數字文件導入，并使用加密插件將文件存儲于磁盤中。文書檔案管理信息化建設綜合了物聯網、RFID技術以及通訊運營商，以此為依托實現了查詢、導入、加密管理、檔案等位等多項服務，同時，詳細記錄借閱和歸還信息，在實際應用過程中可以將PFID標簽技術轉換形式，以App的方式安裝到終端上，實現智能化檔案管理[5]。用戶在借閱的過程中會將標簽放在識別器上，每個人的標簽均帶有屬于自己的數字化信息特征，從而實現對訪問人員的管理，一旦出現問題，還可以根據信息核實借閱記錄與歸還記錄。智能化檔案系統應用過程中需要重點關注借還流程，如下所示：

（1）識別身份。經過數據比對后在數據庫中進行檢索，從而獲取相關信息，完成對用戶的識別。

（2）檔案借閱。系統會根據用戶的借閱情況來核實曾經擁有過的借還記錄，若存在歸期未還的情況，則會限制其權限，直至歸還后再開啟權限。

（3）檔案歸還與續借。完成借閱后需要歸還檔案，若用戶想繼續借閱需要在系統中修改信息，并設置歸還日期。

五、結束語

根據上述分析可知，新時期，文書檔案管理工作對于企業或事業單位未來發展來說具有重要價值，但傳統的管理方式卻無法支撐其發展目標，需要做好信息化轉型，有效應用信息技術來提升管理效率，為相關決策提供參考，成為推動企業發展的必要條件。因此，作為新時期的文書檔案管理工作者，務必注意電子檔案系統的建立與維護，需合理運用技術提高管理效率。