ERP系統助力企業內控管理應用研究

郗海燕

（青島政建投資集團有限公司，山東 青島 266000）

一、引言

企業的發展需緊跟時代的步伐，擁有發展機遇的同時也面臨競爭壓力，鑒于此，企業若想在激烈的市場環境下生存和發展，應注重強化內控管理的作用，發揮內控管理的優點，規范企業內部工作流程，保護資產的安全，提高資金的利用率。企業選擇ERP系統在內控管理中的應用是市場經濟發展下的產物，是企業提升財務管理效率促進財務管理工作的有效手段，故企業要提高對ERP系統的認識，以便為企業的發展創造更多的機會，有效的促進企業節約成本，實現經營目標。

二、ERP系統概述

1.ERP系統的概念

ERP系統起源于美國，主要是對企業內部所有資源進行有效的分配，確保企業資源最大化的利用，同時ERP系統也是企業規劃資源的應用系統。ERP系統的核心內容是財務管理工作，通過建立信息系統，鏈接企業內部各個系統，以實現資源數據互通共享，利用真實的財務數據信息，掌握企業各個工作流程的資源使用情況，將各個業務流程進行無縫鏈接，以便企業提高管理效率，提升財務數據的準確性，保證企業業務流程的精確度，最終促進企業的經營適應現代化的發展要求，優化企業運行模式，降低企業經營成本，為企業的發展創造更多的利潤[1]。

2.ERP系統的應用特點

企業的ERP系統主要是運用計算機技術和信息系統為企業提供完整的資源規劃，以便企業在完善管理系統的基礎上，確保資源和資金最大化利用，實現企業財務管理的工作目標，有利于推進企業管理現代化的進程。企業借助ERP系統的數據信息來制定管控策略，制定動態化的管理，按照企業經營規劃的要求，在分析市場變化情況的基礎上，為企業的經營管理提供科學的依據，方便企業管理者建立良性的管理體系，為企業的經營管理創造更多有價值的信息。企業ERP系統的應用要堅持客觀性、共享性、真實性、全面性、規范性和發展性的特點，堅持客觀數據為基礎，注重數據分析的重要性，以促進企業實現管理和業務雙重提升的效果。

企業ERP系統是一個全面的信息系統，包含企業所有的經濟活動，是企業財務管理和業務系統的融合，對企業整體的資源規劃產生重要的影響，所以企業ERP系統具有全面性的特點。同時企業的ERP系統主要通過信息數據的互通共享，為企業各部門的工作提供便利，為此，企業ERP系統具有共享性。企業ERP系統需要企業內部各個部門以及工作人員的配合，才能保證數據來源真實，為信息數據的使用者以及企業管理者的經營決策提供真實的財務數據，為此ERP系統具有真實性的特點。隨著企業在市場經濟中的經營管理，企業需要不斷的擴展經營范圍以便適應不斷變化的市場環境和經濟形勢，ERP系統需做動態的管理，才能更好的為企業發展提供服務，為此該系統具有發展性的特點。企業ERP系統具有規范性的作用，能夠規范和約束企業內部的管理工作流程，對提升企業內控水平，促進內控發展具有重要的意義[2]。

三、ERP系統在企業內控管理中應用帶來的價值

1.改善內控環境，完善內控管理體系

企業ERP系統是一個信息系統，主要借助信息技術手段，實現企業內部控制的信息化和網絡化，促進企業內部各個工作都實現信息化，建立信息平臺，提高企業辦事效率，強化企業內部管理能力，為內控發展提供一個良好的工作環境，同時為企業的經營提供便利，提升企業解決管理問題的能力，促進企業整體的運營和發展。

2.有利于實現企業財務精細化管理，提高企業財務管控能力

企業采用ERP系統主要是通過信息系統的建立，促進財務管理工作水平的提升，財務管理需要信息系統提供準確的數據信息資源，財務數據信息來源于各部門的上報以及積極配合，完整的數據信息有利于企業制定經營規劃，企業對數據信息統一管理，可以更好的分配資金、資源等，幫助企業實現財務精細化管理的同時，為企業經營管理提供重要的數據信息，為企業的經營提供便利，及時的查找相關的數據，制定好解決問題的措施，企業按照市場經濟的變化，為正常的發展創造良好的氛圍[3]。

3.有利于企業開展成本控制，避免財務管理問題

ERP系統的運用使企業可以準確的分析數據信息中的失誤，企業的成本規劃和預算管理依靠ERP系統的良好運用，在此基礎上企業可以合理的編制預算，實現全面成本控制，一旦成本規劃不合理，企業就可以依據ERP系統及時的對錯誤的信息進行客觀的數據分析，以便企業及時的調整成本規劃，有效的開展成本控制，為企業的經營規避成本問題，提高企業的經濟效益。

4.有利于企業實現業財互通，提高辦公效率

企業運用ERP系統改變傳統的工作模式，借助信息系統的優勢，節省了數據信息的統計、核算、整理、分類及分析的時間，致使員工的工作效率明顯的提升。企業實施ERP系統后，業務和財務工作實現了對接，業務和財務的有效溝通有助于企業提高工作質量和效率，以便企業規范操作流程，通過開展內控管理，實現企業經營的目標[4]。

綜上所述，企業ERP系統的應用和實施有助于企業流程的規范化，并且保證企業內部人、事、物品、各個環節與業務、財務工作有機結合，實現數據統一化的管理，并且有效的解決內部信息滯后的現象，實現資金、資源共享，方便企業管理者準確的制定發展規劃決策，提高企業內部管理水平，促進企業發展。

四、ERP系統在企業內控管理中的應用現狀

企業要想發揮ERP系統在企業內控管理的應用，需要有專業的數據信息，但是由于企業內部工作環境不穩定，管理者的思想意識落后，以及各部門之間有限的溝通等，導致ERP系統在應用的過程中不可避免的存在各類問題，現總結如下。

1.企業管理者對ERP系統的應用意識淡薄

企業管理者對內控的重視程度決定了內控的發展前景及質量，在ERP系統應用在內控管理過程時，企業內部缺少穩定的工作環境，導致ERP系統的實施未能體現應有的成果。企業管理者對ERP系統存在片面的認識，單純的認為ERP系統即是財務系統，僅財務部門使用，對ERP系統其他方面的作用處于忽視的狀態，因為這種認識不透徹的現象，不利于ERP系統的使用和推廣。企業內部對ERP系統的宣傳力度弱下，各部門的配合程度較低，對其功能和使用了解不透徹，限制企業內控管理工作的發展，成為阻礙ERP系統應用的主要因素，不利于企業開展數據共享和信息傳遞。

2.企業缺少完善的ERP系統使用行為規范

企業ERP系統若想得到合理的應用需要有規范的工作流程，目前企業不重視ERP系統的應用，加之ERP系統的應用時間較短，企業缺少這方面的經驗，在內控管理工作中不能有效的實現ERP系統的作用。企業ERP系統的應用組織架構不健全，認識存在片面性，通常將ERP系統應用的工作職責下派至財務部門，其他部門對ERP系統的應用主動性不強。企業對各部門以及工作人員的ERP系統使用工作職責劃分不清，存在重復工作的現狀，而且ERP系統的使用不規范，缺少制度的約束，對其使用未做精細化的管理和規定，對系統的操作規范、崗位職責，報告制度、考核制度等不明確不健全導致ERP系統的應用效率低下[5]。

3.企業監督機制不健全

企業內部的監督機制不健全，導致ERP系統在應用過程存在諸多問題，主要原因為企業對ERP系統的缺乏正確的理解，監督工作不獨立，受到企業管理者思想意識的制約，企業管理者將監督工作派至財務部門中，降低了監督工作的質量和效率。企業對ERP系統的應用未設定專門的監督管理部門，兼職的監督人員開展工作的態度比較散漫，工作不積極，而且相關的監督工作不全面，一般都只注重ERP系統應用的結果考核，缺少整個過程的監管，企業ERP系統的規范應用全程得不到保證，增加了企業財務管理的問題以及風險出現，不利于企業將ERP系統應用在內控管理工作中，增加了企業的經營成本，降低了企業的營運能力。

4.企業績效考核機制不完善，缺少ERP系統應用人才

現階段企業之間的競爭是人才的競爭，企業應該注重培養專業的ERP相關人才，就目前企業的發展經營來看，企業缺乏該方面的人才，主要原因為企業對ERP系統的應用不重視，績效考核機制不完善，相關的績效評估指標設定不合理，導致績效考核缺少公平公正性，降低了企業員工的工作積極性，不利于增加工作責任感和凝聚力。企業對工作人員的知識結構更新不及時，不注重學習能力的提升，不開展相關的培訓及學習，員工在日常工作中都是憑借經驗工作，此種狀態下一旦員工對ERP系統的認識片面，則會影響企業ERP系統的整體使用效率。企業對系統的操作和相關技能培訓不及時，導致員工就信息系統操作流程不規范，同時會降低內控的質量，阻礙內控的科學管理進程。

5.企業ERP系統應用存在風險性

企業ERP系統建設不完整，對系統的管理權限設定不合理，嚴重威脅到數據的安全，增加企業內控管理的風險。企業對ERP系統的風險要素識別不準確，未發現潛在的風險，此類風險一旦凸顯，會致使企業陷入嚴重的經營管理危機中。企業對ERP系統的應用風險預警機制和防范措施不到位，信息處理不及時，對工作人員的崗位職責界定不清晰，導致遺漏一些問題和工作，不利于企業全面內控管理。企業ERP系統的基礎設備更新速度慢，降低數據分配和管理的工作效率，不利于數據共享和各部門之間的有效溝通，信息系統模塊設定不合理，阻礙企業ERP系統的管理應用質量[6]。

五、ERP系統助力企業內控管理應用措施

1.明確ERP系統的重要性，強化ERP系統的使用意識

企業的發展受市場經濟形勢的影響，為使企業更好的強化內控作用，對ERP系統的應用需強化思想意識，尤其是企業的管理者要提高認識，全面的對ERP系統有一個充分的了解，認識其內涵以及工作的重要性，企業應為ERP系統的使用營造良好的工作環境。同時企業管理者帶頭重視ERP系統在內控管理中的應用，對系統的重要性做好宣傳，宣傳的方式考量多面性，按照企業實際的工作要求，明確ERP系統的應用目標，鼓勵各部門強化思想意識，積極參與到ERP系統的使用過程中，以便企業可以明確ERP系統的使用職責，為內控管理水平的提升提供助力。站在企業發展的全局角度，充分重視ERP系統在內控管理中的應用，為實現企業數據共享，提高數據信息管理能力奠定思想基礎。

2.制定精細化的ERP系統應用制度

企業若想利用ERP系統助力內控管理工作的發展，首先需建立健全ERP系統的使用行為規范，完善相關的制度，對制度做精細化的管理規定，以便企業發揮ERP系統的作用，強化內控管理的作用。企業明確ERP系統的使用工作目標，完善應用過程的組織架構，明確相關人員的工作權責及義務，有利于管理者及時準確找到問題出現的原因。企業細化ERP系統的管理制度時應多角度多維度進行考量，包括工作行為規范、崗位職責、績效考核等基礎的工作制度以及信息技術的收集、整理、運行、共享、報告等操作流程，不斷規范管理工作內容，確保ERP系統運行的暢通。優化和創新ERP系統，使ERP系統更加科學化和多元化，讓ERP系統具有更多的功能，以此滿足各種不同的工作需求。

3.建立健全監督機制

企業對ERP系統的應用全程都需要監督機制的管控，通過管控促進企業ERP系統合理的應用在內控管理中，并發揮其作用，提高企業內控質量。企業按照ERP系統的應用流程規范監督工作機制，明確監督工作的目標和工作職責，建立監督人員隊伍，對監督人員開展培訓，提升專業性，強化思想道德教育，并派專人負責監督工作的開展，保證監督工作人員的責任性和專業性。監督工作需貫穿至ERP系統應用的前、中、后全過程，有效的發揮ERP系統的作用，監督人員的全程參與，可以清晰的掌握整個過程，便于及時的更新數據信息，同時可規避因工作人員操作失誤帶來的風險。監督最終形成的報告對企業內控管理的發展具有借鑒性的意義，所以企業應該重視ERP系統應用過程的監督，提高企業內控的質量[7]。

4.建立科學的績效考核機制，培養專業人才

企業對ERP系統的應用應堅持以人為本，發揮人才的優勢，以便提高ERP系統的應用效果，同時促進內控管理工作的發展。結合企業日常工作流程及場景，對ERP系統的技術人員和相關工作人員開展培訓，制定培訓方案，對ERP系統進行專業知識學習，同時注重系統的使用培訓，保證企業員工的工作規范性，提高員工對ERP系統的認識，加強各部門的溝通，提高ERP系統的作用。在此基礎上企業還應建立科學的績效考核機制，注重考核指標的評估，不僅關注工作質量，將工作態度和責任心同時納入考核指標中，有利于增加員工的責任感，同時績效考核的結果公平公正，能激發員工工作的主動性和積極性，有效提高工作人員的整體素養，保障ERP系統的有效運營。

5.注重ERP系統的風險管控，明確管理權限

企業ERP系統在內控管理中的應用需明確管理權限，強化風險意識，以便企業可以保障信息數據的安全。企業按照ERP系統在內控管理中的應用，需設定工作人員的管理權限，完善相關的工作業務操作流程，便于員工能夠及時的發現工作中不合理的現象，及時處理不正確的數據信息，保證數據信息真實完整。企業需建立健全風險預警機制，制定系統風險防范管理方案，保證企業各部門之間建立有效溝通的同時規避系統的使用風險，提高工作質量和效率。積極規范ERP系統的應用，嚴格遵守各項管理制度，逐步優化線上控制，及時跟蹤與反饋各種風險信息，確保ERP系統的標準化、科學化，提升企業風險管控能力，促進企業發展。

六、結語

信息時代背景下企業的發展需借助信息技術的優勢，以便順應時代的發展，走現代化企業發展道路。企業內控管理水平的提升可以借助ERP系統的應用，但需建立在企業內部對ERP系統有一個充分的理解和認識，構建完善的ERP系統應用制度體系，培養專業的工作人員，增強風險預警和防范的能力，以便企業有效的解決內控管理工作存在的問題，進一步提升ERP系統應用的全面性，為企業內控管理工作的開展奠定良好的基礎，提升企業的競爭力，實現企業可持續發展。