新時代不動產登記檔案規范化管理探析

劉愛霞

（山東省壽光市自然資源和規劃局雙王城所,山東 壽光 262700）

我國不動產登記檔案管理模式必須隨著社會發展與時代變革進行大規模的調整，通過引入全新的信息化技術轉變管理思路與具體的信息處理、保存模式，逐步克服現有的信息化管理體系中客觀存在的弊端與問題，以此進一步促進產業發展與公共服務體系的完善。有關部門應當不斷探索檔案信息化管理制度的改進空間，有效處理各類常見的糾紛與矛盾，確保數據庫中各類登記檔案信息的完整性與安全性，根據具體情況制定、實施嚴密的管理規范與信息處理準則，為日常信息管理工作提供一個客觀、可靠的標準。

1 不動產登記檔案管理概述

不動產登記檔案管理工作主要是在專門的機構中，通過對符合不動產概念的資產和物體進行登記，實現其歸屬權記載的過程，這樣能夠賦予這些資產和物體一定的經濟價值。在不動產登記檔案中，可以對相應的資產和物體進行權利歸屬等方面的調整、變更等操作，并將這些操作詳實地記錄到檔案中，這樣能夠有效促進資產管理地規范性和翔實性，促進其職能的有效展現。

2 不動產登記檔案的特點

2.1 復雜性

不動產登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內容多。從不動產登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產權利來看，《不動產登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產登記的權利，包括集體土地所有權、建設用地使用權、地域權及宅基地使用權等。可以看出，不動產登記工作本身就比較復雜，而從不動產登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內容和數據。

2.2 差異性

不動產登記檔案管理工作的差異性特點主要是受到了每個地區的不動產類別、數量的影響，并且在對各個地區進行不動產登記時，每類不動產的價值屬性也是不盡相同，因此，在對檔案進行管理時也就具有一定的差異性。不動產登記檔案管理實質上需要由專業的機構進行操作，并且在相關的權威機關認證下才能對檔案進行管理，從而也就使得不動產登記檔案的差異性略為明顯，而這種差異性也就為各地區管理工作帶來了一定的難度，因此，在不動產登記檔案管理時，應當充分依據這種差異性特點，采用具有針對性的手段落實管理工作。

2.3 專業性

從專業性的角度來看，不動產登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業檔案，2016年，《不動產登記暫行條例實施細則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產登記檔案的具體內容：一是不動產登記簿等不動產登記結果；二是不動產登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。

3 不動產登記檔案管理的問題

3.1 管理隊伍平均素質較低，工作能力較差

政府有關部門中具備較高信息化技術設備操作能力的工作人員不多，多數員工對專業化的信息處理技術與設備維護保養方法了解較少，由于不動產檔案信息化管理工作對參與者的個體能力水平、文化素質、職業道德品質的要求較高，能夠擔任此類工作崗位的高素質人才嚴重不足。

3.2 數字化水平低

在信息化技術不斷發展的背景下，對這項技術的有效運用能夠充分提升不動產登記檔案管理的效率和質量，并且還能夠在這項技術的支持下促進數據信息的實時共享，但是，在實際開展不動產登記檔案管理工作時，并沒有充分利用這方面技術，也就使得這項工作的數字化水平降低，約束了不動產登記檔案管理工作中各個部門之間的協調，同時，在一些地區沒有充分利用信息化技術的情況下，依舊采用傳統檔案管理的模式，降低了管理效率和質量，并且還無法充分保證不動產登記檔案的實效性和準確性。除此之外，在數字化時代，一些不動產登記檔案中的信息是以圖片等電子版的形式存在的，這就使得傳統管理模式無法對這種情況進行有效處理，因此，不動產登記檔案管理就會存在一定的漏洞，影響檔案管理有效性的同時，還無法為相關工作人員提供充足的不動產登記檔案數據信息。

3.3 管理格局不成熟

不動產登記檔案涉及的內容十分廣泛，既包括自身各類業務工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農業部門、林業部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產檔案管理工作主要由自然資源和規劃部門負責，能夠有效解決城鎮化建設中住房拆遷安置補償問題和市場經濟中房地產交易問題。但不動產登記檔案涉及多個部門，部分領域不動產登記檔案工作機制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規范等問題，這就給不動產登記檔案的規范化管理帶來了不良影響。如何進一步完善管理格局，逐步實現不動產登記檔案的統一規范化管理值得探究。

4 不動產登記檔案規范化管理探析

4.1 理順工作機制，實施動態管理

不動產登記檔案具有較強的實時性，需要進行動態管理，保障產權人的合法權益。實施動態管理需關注三點內容：一是實現業務工作與檔案工作的無縫對接。不動產登記工作本身就具有動態性，任何環節的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業務工作的進度適時更新相關信息。二是明確各職能機構的職責。不動產登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應強化交流，對檔案管理工作進行統一規劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實各項工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強化檔案意識。通過宣傳教育進一步強化產權人、業務辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實現各方的良性溝通，有利于做好檔案數據的更新工作。

4.2 加大管理力度，加強統一管理

由于不動產登記檔案管理工作中各個部門之間的溝通與交流無法滿足正常工作的需求，因此，需要采取相應的措施促進這些部門的溝通，這樣才能幫助不動產登記檔案數據信息的實施共享和運用，幫助各部門有效開展自身的工作，并且在不斷提升管理力度的情況下還能夠充分保證不動產檔案的登記、變更等業務的順利落實，保證檔案信息的實時性、準確性，為后續對這些數據信息的利用提供可靠的支持。在對不動產登記檔案管理力度進行加強的過程中，由于管理工作所涉及的部門較多，因此，需要充分借助政府機構相關的政策、法規，對這些部門進行合理的要求，引導其逐漸加大對信息化技術的利用，這樣能夠充分促進這些部門之間的信息溝通，幫助這些部門對不動產登記檔案數據信息進行充分的運用，避免出現信息孤島的問題。同時，還要不斷加強各個部門對不動產登記檔案管理工作的認識，積極配合檔案數據信息的管理工作，這樣才能在統一性管理的情況下促進不動產登記檔案管理工作的有效落實。

4.3 建立穩定、安全的檔案信息處理系統

政府檔案管理部門應當通過購進先進的信息化技術設備處理檔案信息減少員工的工作量，在提高部門工作效率與信息錄入準確性的同時降低工作難度與個人負擔，在現有庫房與基礎設備的基礎上進行適當的技術升級與存儲方式調整，基于互聯網技術、云存儲技術、數據庫技術等不同領域科技的最新應用成果，搭建一套能夠高效運作的信息化檔案管理機制，并隨著存儲信息的逐漸增多而新建存儲庫房，向社會知名網絡企業購買高質量的云端信息存儲服務，為重要的不動產登記檔案信息提供專業化的加密數據庫進行安全存儲。檔案管理部門還應在升級信息技術設備的同時轉變管理方式，合理配置人力資源與可用資金，提前制定原始資料錄入、存儲介質轉換等活動的具體計劃，縮短技術設備升級優化的周期，保證檔案信息能夠得到妥善、周到的管理與保存，避免因設備老舊、管理方式不當發生信息丟失、信息泄露等安全事故。

4.4 掌握核心技術，推進數字管理

“互聯網+”時代，不動產登記檔案面臨新的機遇與挑戰，檔案管理的模式需要進一步完善以適應不斷變化的形勢。不動產登記檔案管理機構應充分運用大數據、云存儲等先進技術，實現檔案的智能化管理。推進數字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進傳統載體檔案的數字化建設。將以前遺留的紙質載體檔案進行數字化處理，采用OCR識別技術將數字化形成的圖像文件轉化為文字文件，實現檔案的全文檢索。二是建立不動產登記檔案管理系統，實現各業務系統與檔案管理系統的有效對接，用大數據思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現在線辦理。三是注重信息化人才的引進與培養。不動產登記檔案的數字化管理是一項系統工程，是一個持續性發展的工作，需要專業的人才作保障。在人才引進階段，注重考察人才的專業技能、信息技術及職業素養。此外，注重人才的培養，系統開展專業技能、信息技術、知識結構和服務理念等方面的培訓，以更好地適應不動產登記檔案管理工作出現的新變化和新需求。

5 結語

綜上所述，不動產登記檔案管理工作的順利落實是保證數據信息得到充分運用的前提基礎，因此，需要采取相應的完善措施對其中存在的問題進行解決，進而充分發揮這項工作的實際作用，為社會各項工作的開展提供充分的條件。