高校圖書館辦公室行政管理職能在數智化轉型過程中的研究

沈欣竹

(浙大寧波理工學院 浙江 寧波 315100)

引言

作為一個二級單位的內部管理樞紐，高校圖書館辦公室如何突圍傳統瑣碎的事務性定位，利用數智化提高行政管理效益，優化圖書館功能，凸顯其管理價值。

圖書館數智化是數字化發展的要求和必然結果。建立標準，完善數據，集成資源，建設圖書館數智化管理系統，使圖書館更加有效地運轉，不僅能夠利用數據平臺，針對不同用戶提供個性化服務，提升圖書館利用價值，而且能大大提高圖書館管理工作的效率[1]。在圖書館數智化進程中，圖書館行政管理工作順時應勢，改變舊的工作思維和模式，結合數字技術，創新管理方法，統籌內設各部門精準地開展業務，助推圖書館不斷提升水平，高效高質地做好教學科研支撐服務。

1 數智化對辦公室工作理念的沖擊

(1)模式變化

傳統管理模式是在館長領導下根據圖書館職能，設立如采編、流通閱覽、參考咨詢、綜合辦公室等相應部門，分工開展業務。圖書館內設各部門分工明確，各司其職，同時也相對獨立，熟悉精通自己本部門負責的業務，與其他部門的協同配合程度不高。今后向數智化轉型后，使用數字技術手段進行圖書館管理,全館包括用戶將共同參與構建數字治理格局,數字化技術聯結每一個要素、支撐運轉全館業務,為用戶帶來更好的服務體驗。與傳統圖書館不同，智能系統能激發用戶的需求和潛能，圖書館的重心從知識的傳遞轉變為向用戶提供智能化的、全域的、立體的空間服務[2]。因技術更新，出現業務層面的變化，將打破部門之間的垂直、條塊管理方式，針對服務流程的變化，需通盤考慮平臺架構，會出現部門拆分、合并、重組的需求，對應的工作手冊、流程制度也要做重新的迭代更新。圖書館辦公室行政管理當順應發展，調整工作思路和方法，用數字化思維和方法，整合采編、流通、資產管理、學科服務等多部門數據和業務，實現資源利用的最大化。數智化管理模式是以數字化轉型為大背景，通過技術手段對圖書館內資源、數據、流程等相關領域實施數字化管控，從管理層面采取有效流程和管理措施保證數智化轉型的實施效果[3]。

(2)角色定位

數智化好比一個不請自來的客人，它即將破門而入，不是你想不想變化，而是你必須在這個進程中保持思維和認知的革新，作為圖書館的一員，不論是窗口服務工作人員或是圖書館館長，都是數字的提供者、管理者、維護者。事實上，只要你愿意，幾乎一切的管理要素和模塊，都可以數字化。圖書采訪編目、上架流通、館藏分布、資源利用、服務效果等所有行為及過程，不是憑借個人經驗，而全部是來自于數字分析[4]。圖書館是個專業技術性比較強的單位，尤其高校圖書館是為教學做好支撐輔助的，圖書館辦公室涉及圖書館的政策落實、內外協調、后勤保障等人、財、物的方方面面。如果辦公室的行政管理不與時俱進，僅僅停留在簡單的事務性工作上，不積極參與到館務建設中，最后會只會是被邊緣化和淘汰。圖書館辦公室工作人員要提高思變能力，打破常規，實現創新，把管理和服務兩者協調統一，發揮圖書館在數智化進程中效用，體現其價值。

2 數智化對辦公室人員的考驗

(1)圖書館工作人員現狀

圖書館工作人員組成多樣，從勞務性質有在編人員、人事派遣人員、服務外包人員和學生助理；從知識結構有圖書情報專業和非圖書情報專業；從學歷層次有研究生、本科、大專等。在傳統的工作模式下，不論是否專業技術人員，經過一段時間的培訓學習，基本都能勝任圖書館窗口服務等基本工作。但是接下來面臨數智化，對員工的要求將會越來越高，而目前多數工作人員數字化能力弱，只是停留在信息化階段，做的就是一個數據采集的工作，其專業素質與數智化發展的要求不相適應。工作中，各業務部門人員對于瑣碎的行政事務管理，意識上不重視，消極對待，只是被動的配合，消息政策不看不問，有問題不及時溝通，導致信息不對稱。比如考勤、釘釘打卡，比如大量疫情防控方面的核酸檢測、疫苗接種、掃碼等需要全體自主參與的事務性細節工作，員工往往拖延滯后，需要辦公室人員為此花費大量時間催辦。數智化的科學管理手段將大大提高效率，減少無效功，給自己和他人減負，有利于營造和諧的辦公環境。另外，辦公室人員也要提高綜合事務工作能力，上情下達，下情上傳時，對于信息要有篩選甄別，不能簡單當個傳聲筒。辦公室除了做好后勤服務，更要積極的謀劃，承上啟下、聯系內外、協調各方，協調整個單位有效運轉。

(2)辦公室工作人員現狀

辦公室工作人員提高思變能力，才能適應圖書館數智化進程，如果只把重心放在事務性工作，不及時轉變理念和方法，管理工作會愈加被動。今后的圖書館對工作人員復合型素質要求進一步提高，專業技術水平和行政管理能力相結合，才能更流暢開展工作，此外，還要有應對各種突發狀況的能力，有分析數據，運用微信等新媒體宣傳的能力[5]。隨著數字化的深入，管理人員的服務意識也需要極大提升，破除圖書館工作人員只是和書本打交道的傳統觀念，在高校圖書館定位于教學輔助部門的基礎上，積極適應新形勢，努力充電，通過參加培訓、進修學習等手段提高綜合業務能力，跟上數字化步伐，提高數智化意識，轉變認識和工作思維，主動謀劃圖書館在高校中的地位。

(3)數智化過程中人的重要性

集功能性和服務性于一體的圖書館智能化系統，將以用戶樂于接受的方式進一步強化個性化服務，提升用戶體驗，提高資源價值的運用，而以人為本的數智化管理過程，才能充分發揮人的才能，激發積極性和創造性，取得最好的工作成效[6]。其一數據的采集很重要，數據因人而存在，但數據的真實性對今后做出的決策和分析更重要，數據的真實性依然要靠人的道德和工作準則來保證。其二數字化管理不是把數據收集到了就完成任務了，數字化管理需要進一步進行數字化分析，從而糾正我們在數字化建設中的偏差。注重人力資源管理，提高員工的素質，招聘傾向有計算機運用能力的人才。

3 幾點思考

(1)網絡信息技術的發展，給辦公帶來便捷，各種通訊交流端口、小程序、工作群等等，在具體事務流程上是提高了效率，但是信息的多重出入端口也導致了大量的重復勞動，比如對外報送數據，多重渠道，重復統計。目前的數字化程度是機器尚未達到人工智能，人工操作又完全按照機械的章程，沒有了適度靈活的空間，工作過度依賴通訊工具，模糊了上下班作息時間，綁架勞動道德，長期以往，容易積累焦慮情緒，形成不良的工作氛圍。圖書館在物理空間上給用戶提供舒適的閱讀使用環境，因技術的進步，用戶不再受時間空間的約束，隨時可以獲得資源，但同時也意味著后臺工作人員需全天候及時處理各類狀況，而數智化的到來將會解決人力資源的難題。

(2)數智化的目的是消滅系統里面的信息不對稱，打破數據壁壘，分析數據和總結經驗，降低勞動成本，包括一些重復計算的工作，目的是不管在哪個環節或是哪個端口采集的信息，在整個大系統內都可以被有效利用。比如采編把書編入匯文系統后，接下來資產管理員把書進行資產入庫，錄入的時候僅有冊數金額等基本數據，雖然資產的登記比原先紙質記錄已經便于后期管理，但是作為資產的圖書和匯文系統里的圖書編目還是相對獨立，不管是每年的資產清查，還是若干年后的剔舊處置，還是無法完整數據對接。數智化解決了數據孤島，統一數據口徑，便于資產的管理。

(3)隨著技術進步，為圖書館數字化提供了環境和條件，但是硬件設施永遠跟不上技術進步的節奏。外部環境變化一日千里，圖書館的基礎建設永遠在路上，大量的基建投資才能搭建平臺，數字化設備及軟件更新維護方面的經費逐年遞增。因此，在開支方面要平衡好整體預算。在制定和執行具體項目時，要有一定的前瞻性，比如圖書館館舍修繕，要從全局上統籌安排，要多吸取專家、用戶、管理人員多方面的科學合理、有可操作性的指導意見，避免時不時關停圖書館服務。

4 結語

社會重大突發事件催動數智化進程，通過各種渠道，不斷獲取、統計、填報的數據本身也需要管理落實，要有標準和制度，以及詳細的管理流程。總而言之，數字化向數智化的進程是技術和社會的共同需求。圖書館將不同類型、不同來源、格式多樣的碎片化信息進行分類、組織、整理，形成數據載體，有效地將其呈現，促進高校圖書館更好地介入學校發展大規劃中，推動圖書館的價值體現。圖書館辦公室數智化程度對全館的發展，具有一定的影響。重視圖書館辦公室業務管理的創新，跟上數智化的步伐，獲取崗位競爭力，辦公室工作人員會利用技術手段充分展現出溝通橋梁的作用與功能，能為管理決策層提供有價值的參謀，能為圖書館的發展提供助力。