地方志編纂的組織體系架構研究—以第二輪《江蘇省志·科學技術志》編纂為例

姚 緣 傅長軍 .南京藝術學院；.南京森林警察學院

現以第二輪《江蘇省志·科學技術志》的編纂工作為例，通過對全國其他省份科技志編纂工作的實地調研，總結了其經驗及存在的問題，分析了江蘇省在科技志編纂過程中存在的問題，根據組織管理理論，運用目標功能樹系統分析模型，提出了一種規范、高效的三層次科技志編纂組織體系構架，最后總結了江蘇省在科技志編纂工作中運用此項組織體系所取得的成效，為今后我國各省市的科技志編纂工作的組織架構提供借鑒與參考。

盛世修志，是我國歷朝歷代的優良傳統。與傳統方志相比，新時期我國的方志編纂工作增加了很多內容。其中,新方志中最閃光的創新點之一是增加了體現鮮明時代特色的地方科技志，連同科技大事記、科技統計年鑒，為我國實施科教興國和可持續發展戰略提供了可資借鑒的文獻資料。

改革開放以來，江蘇省先后提出科技興省、科教興省、建成創新型省份、創新驅動發展等科技發展戰略，科技工作為全省經濟社會發展提供了有力支撐，對社會各行各業產生了積極而深遠的影響。

《江蘇省志·科學技術志》是第二輪省志編纂工作中為數不多的行業志，這本書的覆蓋行業、領域寬，涉及單位很多，使資料收集、提煉供稿、撰寫以及審稿等工作都存在很大的困難。本文以江蘇省第二輪《江蘇省志·科學技術志》的編纂工作為例，通過對其他省份科技志編纂工作的調研和對自身問題的分析，發現志書編纂工作的組織體系架構是問題的關鍵，目前尚沒有規范統一的組織模式。為此，本文提出了一種規范、高效的科技志編纂的組織體系構架，以期為我國今后各省市的科技志編纂工作提供借鑒與參考。

全國各省份科學技術志編纂的現狀及問題

科技志是以科技為主線，全面、系統、客觀地記述其所涉地域內科學技術的興衰起伏、發展演變的歷史和現狀。把科學技術志編纂成一部繼往開來、服務當代、垂鑒后世、有獨特歷史文化學術價值的工具書，是一項特殊的、浩繁的軟科學系統工程，其將成為當代科學管理、科學研究、科技工作者的必備工具書。科學技術志的編纂體現了科技促進經濟發展和社會進步的作用。

20世紀80年代末，我國開始啟動了地方科技志的編纂工作。1989年9月,第一部省級科技志——《山西科學技術志》問世,之后每年陸續約有兩部科技志付梓。2015年12月29日，全國地方志系統先進模范座談會在北京召開，中共中央政治局常委、國務院總理李克強作出重要批示：“全國廣大地方志工作者賡續傳統，創新理念，涌現出一大批優秀人才。各級政府都要關心和支持地方志事業發展，也希望地方志工作者繼續發揚方志人精神，志存高遠，力學篤行，直筆著信史，彰善引風氣，為當代提供資政輔治之參考，為后世留下堪存堪鑒之記述。”

然而，我國地方科技志編纂中普遍存在篇目設置不合理，條目收錄不規范，出版周期過長，實用性較差等問題（趙新力等，2005）。為此，在第二輪《江蘇省志·科學技術志》的編纂工作啟動之初，為了使編纂工作少走彎路，編輯團隊專門前往北京、上海、浙江等地，對其科技志的編纂進行調研。

我國其他省份科技志編纂的經驗

篇目大綱設置要合理

篇目是志書的總體框架，科學合理的篇目設置是志書編修的設計藍圖，是編寫好志書的基礎。科技志的框架結構主體需要符合“志”的記述文體，即橫排門類、以類系事。科技志對一地科技事業全景式的展現可通過橫排門類依次記述完成。門類合理、歸屬得當、層次清晰、排列有序是“志”的篇目設置的基本原則，同時要注重突出志書的時代性和地方性。

在已出版的29部地方科技志中，有近20種篇目設置，各具特色、結構多種多樣、差異很大（李嘯浪等，2015）。大部分的科技志為篇、章、節結構，少數只有章、節結構，并不設篇。這樣的篇章結構固然反映了地方科技發展的特色，突出了地方科技發展的特點、重點和亮點，展示了地方科技發展的差異。但這樣的篇章結構同時也說明了地方科技志的編纂在篇章設計方面不夠成熟，系統性和整體性比較差，缺乏相對統一的標準和規范。筆者經過調研發現，志書的大綱設置不能一蹴而就，而是需要進行深入研究，同時要征求所涉及的各行業專家意見，為后續的撰寫工作打好基礎。

經費預算要科學全面

科技志的編纂工作涉及的單位多、人員數量巨大，如果不能合理、全面地考慮到各類支出，將不利于編纂工作的順利推進。上海、廣東和江西等省份科技志的編纂經費，及江蘇省體育局、江蘇省廣電局等廳局志書編纂工作經費的籌措方式，采取省財政撥款和自籌方式逐年解決。編輯部在供稿、撰寫、審稿三個階段均設置了合理預算，為后續撰寫工作的順利展開提供了經費保障。

我國其他省份科技志編纂遇到的問題

供稿缺乏權威性

調研發現，部分省市科技志初稿已經完成，但是專家在審稿過程中對很多內容提出質疑，認為撰寫的內容并不能真實客觀全面地反映該省市的科技發展情況。這導致該省市前期的編纂工作以及后續計劃被全部打亂，所有工作需要重新開始，嚴重影響了編纂進度，造成了人力、物力的浪費。究其原因，涉及某行業領域的供稿只是由某一專家獨自撰寫，具有較強的主觀性，大大影響了供稿的權威性。

組織體系架構缺乏有效性

調研發現，部分省市最初沒有建立科學有效的組織體系架構，導致編纂工作前后環節無法有效銜接。通常組織體系架構設置是由一人牽頭，配備的人員也有限，所有工作都是完成上一步，再開始下一步的統籌安排，這就使得地方科技志平均出版周期為7年，志書應有的時效性和信息情報性等功能受到了嚴重影響。

一種全新的志書編纂組織體系—來自江蘇科技志的經驗

“修志問道”從來就不是件容易的事情。特別是編纂科技志這樣一本大型行業志，其涉及面廣，包含內容多。在國家機構改革中，與行業科技有關的部門經過多輪整合得以保留，而與市場結合較為緊密的行業部門成為獨立的市場主體，使資料收集、提煉供稿、撰寫以及審稿等工作都存在很大困難。

志書覆蓋行業、領域較寬，涉及單位很多，組織協調工作量大。為了要確保志書的質量、時效性和信息情報性等功能，編輯部應積極開拓工作思路，創新工作方法，提出一套規范高效的三層次編纂組織體系。

理論基礎

在組織管理理論中，在構建組織體系架構時要運用目標功能樹系統分析模型，該模型強調對象本身的性質是構建組織體系時要把握的關鍵，要深入分析規范的對象自身的內在邏輯聯系和發展規律。

科學構建組織體系的步驟為：第一，確定組織體系架構的基礎模式。直線職能式和矩陣式結構較普遍，編輯部根據實際編纂工作，建立了網絡式三層次結構。第二，運用目標功能樹系統分析模型，確定每個子系統的工作量。第三，根據各子系統的工作量大小和關系，來確定職能管理部門。第四，對所擬定的各部門的工作量進行大體的平衡。第五，繪制組織體系架構圖。

組織架構

通過調整、引進、外聘等方式把具有志書編纂經驗、熟悉科技管理工作的同志引入到編輯隊伍中來，形成負責撰寫編審的核心層，負責搜集整理資料和初稿撰寫的次核心層，以及負責指導審核的外圍專家團隊三支編撰隊伍。

一是編纂辦公室。其職能是落實編纂委員會對工作的總體要求，組織編輯部進行具體的編纂工作，加強工作推進力度。二是編輯部。由具有志書編寫經驗、熟悉科技管理工作的人員初步形成專業從事《科技志》編纂工作的主要隊伍。核心層主要承擔資料搜集、志書撰寫及組織初審工作。次核心層主要協助核心層進行資料搜集與初稿撰寫工作。三是專家團隊。由參與第一輪科技志編寫的專家和熟悉科技管理、有科技相關工作經驗、熟知科技發展歷程的專家組成。主要對供稿及編輯部搜集的資料進行核查工作，對撰寫內容進行補充。

圖1 科技志編纂組織體系架構（作者自制）

任務分工

1.編纂辦公室

一是協調編輯部工作。將編輯部的工作進度和工作中遇到的具體問題及時向編委會匯報，協調編輯部的編纂工作。二是定期檢查指導。編纂辦公室需要檢查指導編輯部的撰寫工作進展，定期對編輯部的工作進度進行檢查指導，對編纂人員分工及工作流程進行指導與審定，對遇到的具體問題進行處理。三是召開編纂工作檢查會，要求編輯部所有人員參會，匯報工作進展，提出工作中遇到的問題并針對問題進行討論，由辦公室主任、副主任進行會議總結。四是組織復審及報送。組織相關專家對編輯部提交的志書二稿進行復審，將修改后的三稿報送省方志辦進行終審。

2.編輯部

根據工作任務，編輯部分為資料保障、撰寫和審稿工作組。撰寫工作組根據撰寫內容分為若干項目組。資料保障組負責不定期走訪、聯絡供稿單位、專業協會及學會，同時查找省檔案館、中科院檔案館、廳檔案室的相關資料，落實組稿及后續資料的補充工作。組長由核心層人員擔任，組員由核心層及次核心層人員組成。撰寫工作組根據編纂大綱，結合人員專業，按照基礎科學、工業科技、公共事業科技等六個模塊進行具體撰寫，并請專家團隊對撰寫內容進行把關。撰寫工作組組長、副組長分別由編輯部主任、副主任擔任，六個模塊由核心層小組長及次核心層人員組成。審稿工作組中的審讀組需要將撰寫與審讀工作緊密結合，撰寫過程中同步進行審稿，保障稿件質量。組長由核心層人員擔任，組員由核心層及次核心層人員組成。初審組織組將稿件匯總后，由編輯部主任、副主任負責組織專家進行初審。協助復審組織及報送組由編輯部主任、副主任協助編纂辦公室進行復審的組織及報送工作。

3.專家團隊

專家團隊負責對各廳局的供稿及編輯部搜集的資料進行核查，對編輯部撰寫的稿件內容進行把關，人員由參與第一輪科技志編寫的老專家、高校熟悉科技管理、有科技相關工作經驗、熟知科技發展歷程的專家組成。

保障機制

為了提高效率，編輯部在完成了某章節的撰寫任務后，即可交由專家進行審稿。在專家審稿過程中，編輯部繼續下一章節的撰寫工作，由此保證撰寫及審稿工作環環相扣，大大提高了工作效率。

在該組織體系中，溝通機制是確保工作正常運轉的核心動力所在。因此，編輯部與專家團隊建立了每半個月一次的溝通機制，對供稿、撰寫、審稿中所存在的問題進行討論，確定解決方案，編輯部每個月定期向編纂辦公室領導匯報工作，編纂辦公室對下一步工作進行指導，確保每個環節遇到的問題都能得到及時解決，為組織體系的高效運轉提供機制保障。

編纂工作在新的組織體系架構下取得的成效

供稿內容科學、權威

在調研中發現其他省份的供稿存在權威性不夠、不能代表行業歷史發展實際等問題。為此，編輯部特別規范了供稿流程和內容，要求所有稿件由供稿單位統一報送，并加蓋單位公章，以保證權威性。

工作流程合理、規范

經過調研并認真學習了江蘇省方志辦的工作要求，編輯部制定了合理、規范的編纂工作流程、工作體系及時間計劃表，明確了工作流程、人員分工、實施措施及各階段時間節點，以確保編纂工作能夠有序推進。具體工作流程見圖2。

圖2 工作流程圖（作者自制）

面對當前志書編纂存在的問題，同時結合其他省份的志書編纂經驗，在江蘇省科技志編纂過程中，基于組織體系架構，運用目標功能樹系統分析模型，構建了包括負責撰寫編審的核心層，負責搜集整理資料和初稿撰寫的次核心層，以及負責指導審核的外圍專家團隊三層次編撰隊伍。我們將繼續修正該組織體系架構的問題，以期為我國各省市的科技志編纂工作的組織體系架構建設提供借鑒與參考。