基于大數(shù)據(jù)的檔案數(shù)字化及管理研究

柯江云

(仙游縣檔案館，福建 仙游 351200)

0 引 言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化開(kāi)始逐漸興起，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，直接推動(dòng)了數(shù)據(jù)處理能力發(fā)生了革命性的變化。檔案行業(yè)也同樣受到了來(lái)自數(shù)據(jù)化浪潮的沖擊。國(guó)家檔案局于2016年頒布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出了要推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的原則，以此來(lái)提高檔案業(yè)務(wù)的信息化與檔案資源的開(kāi)發(fā)水平[1]?；诖?，本文以檔案數(shù)字化為研究對(duì)象，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化問(wèn)題進(jìn)行研究。

1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵與意義

1.1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案是對(duì)重要的歷史文化記憶的承載體，能夠?qū)ι鐣?huì)的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的視域[2]。檔案的數(shù)字化是以一些數(shù)字化技術(shù)，如高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、影像文件等組織成為規(guī)范有序的系統(tǒng)性信息庫(kù)。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了檔案開(kāi)發(fā)的規(guī)范性與安全性。其包括兩個(gè)層級(jí)：①檔案目錄管理數(shù)字化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快捷搜索，并通過(guò)數(shù)字化的檔案目錄快速地知曉檔案的整體內(nèi)容；②檔案全文信息數(shù)字化，將檔案全文轉(zhuǎn)為電子文檔等格式進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠便捷地進(jìn)行存放、管理及利用。

1.2 檔案數(shù)字化的意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受到保存環(huán)境的影響，隨著時(shí)間的推移可能會(huì)逐漸地滅失，不僅管理與查閱不便，而且一旦遇到火災(zāi)等突發(fā)事故，可能會(huì)永久性地?fù)p毀。而數(shù)字化的檔案與紙質(zhì)檔案相比，存儲(chǔ)、檢索與查閱方便，降低了檔案的存儲(chǔ)成本與查閱者的時(shí)間成本，且可進(jìn)行同步備份，降低了檔案永久性損毀的概率，推動(dòng)檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)具有重要意義的工作。

1.2.1 提高了經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)文件與實(shí)物為主，數(shù)量多且體積龐大，隨著時(shí)間的推移還會(huì)越來(lái)越多；而且，紙質(zhì)檔案對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境有著很高的要求，需要存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房之中，因此在檔案庫(kù)房上的投入會(huì)很大，增加了管理成本；同時(shí)，管理數(shù)量龐大的檔案需要配備相當(dāng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員，人員成本也會(huì)大幅度地增加。而數(shù)字化檔案是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)文件之后進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠有效地節(jié)省人力、物力以及空間，有效地避免了資源的浪費(fèi)，能顯著地提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2.2 提高了管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中歸檔、分類與查找均需要管理人員來(lái)執(zhí)行，每項(xiàng)工作都需要費(fèi)盡周折，消耗大量的人力與精力，但是效果總是難以達(dá)到預(yù)期。而采用數(shù)字化的檔案最大的優(yōu)勢(shì)就是可高效便捷地進(jìn)行資料的歸檔、分類與查找，同時(shí)還可即時(shí)生成詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，為后期的檔案管理工作提供很大的方便。尤其是檔案的查閱工作，通過(guò)在電子終端進(jìn)行檢索即可快速地查閱目標(biāo)檔案，省去了查找紙質(zhì)檔案的麻煩。此外，由于數(shù)字化檔案是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類的掃描與存儲(chǔ)，檔案管理人員能夠很方便地對(duì)數(shù)目龐大的檔案進(jìn)行有效管理，大幅度提高了檔案管理的效率。

1.2.3 有利于原件的保護(hù)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案受存儲(chǔ)環(huán)境的影響，容易發(fā)生損壞，而一些突發(fā)情況還可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案永久性地滅失。與此同時(shí)，頻繁的查閱也會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的損壞。而數(shù)字化檔案則可以有效避免上述問(wèn)題，查閱檔案均可在線上進(jìn)行，檔案的紙質(zhì)原件則被妥善地保管。數(shù)字化檔案可在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存，而且還可利用圖像數(shù)字化技術(shù)來(lái)恢復(fù)紙質(zhì)檔案中模糊不清的內(nèi)容，最大限度地避免檔案原件的損壞與丟失。

1.2.4 提高了利用效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱是一個(gè)非常麻煩的過(guò)程，不僅手續(xù)煩瑣、程序復(fù)雜，而且非常耗費(fèi)時(shí)間。尤其是進(jìn)行檔案異地調(diào)閱，先是需要開(kāi)具單位介紹信，然后再去檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱，效率特別低。另一方面，需要滿足大量前來(lái)查閱檔案的人員的需求，也導(dǎo)致了檔案管理部門(mén)工作強(qiáng)度很大。采用數(shù)字化檔案，將所有的檔案集中在線上，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，能夠很便捷地實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱，大幅度縮短檔案調(diào)閱的時(shí)間。與此同時(shí)，數(shù)字化的檔案可以分類存儲(chǔ)，方便快捷地進(jìn)行搜索，也大幅度地提高了檔案查找的速度，降低了工作強(qiáng)度，在很大程度上提高了檔案的利用效率，有助于改善檔案只存不用的狀況。

2 基于大數(shù)據(jù)的檔案管理研究

2.1 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)一詞最早出現(xiàn)在2008年，并在短時(shí)間內(nèi)就得到了廣泛的認(rèn)知，是指采用當(dāng)前主流計(jì)算機(jī)軟件無(wú)法進(jìn)行有效處理的龐大數(shù)據(jù)，不僅體量巨大，而且類型繁多[3]。大數(shù)據(jù)最重要的應(yīng)用功能是通過(guò)對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，獲取數(shù)據(jù)的增值信息，即對(duì)數(shù)據(jù)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)。

大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾方面：

(1) 數(shù)據(jù)量龐大。這是大數(shù)據(jù)最根本的特征。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)在量上呈現(xiàn)出了爆炸式的增長(zhǎng)，推動(dòng)了數(shù)據(jù)處理方式的改革。

(2) 數(shù)據(jù)類型繁多。隨著量的增加，數(shù)據(jù)種類也逐漸開(kāi)始多樣化，在傳統(tǒng)的文本數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上增加了音頻數(shù)據(jù)與視頻數(shù)據(jù)等類型。

(3) 數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性強(qiáng)。所有的數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)采集得到的，在確保實(shí)時(shí)性的同時(shí)，真實(shí)性也得到了有效的保障。

2.2 大數(shù)據(jù)與檔案管理的關(guān)系

檔案管理工作的主要內(nèi)容有檔案的搜集、分類整理、歸檔保存、分析以及查閱等，現(xiàn)階段許多紙質(zhì)檔案均已實(shí)現(xiàn)了電子化處理，極大地方便了檔案管理工作的開(kāi)展。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的管理工作得到了進(jìn)一步的優(yōu)化，在促進(jìn)檔案管理工作電子化與信息化發(fā)展的同時(shí)，還有效地保證了檔案管理工作的準(zhǔn)確性，使這項(xiàng)工作更加的便捷，大數(shù)據(jù)與檔案管理工作之間存在著密切的聯(lián)系。

2.3 基于大數(shù)據(jù)的檔案管理策略

2.3.1 管理思路與方法的轉(zhuǎn)變

檔案管理是一項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)要求很高的工作，利用大數(shù)據(jù)自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)對(duì)檔案管理的工作方法進(jìn)行改進(jìn)，引入新的管理思路。首先是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，明確電子檔案與紙質(zhì)檔案是否完善，無(wú)電子檔案的需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換；其次是對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行梳理，對(duì)其進(jìn)行分類整理，為信息錄入做好準(zhǔn)備；最后是將所有的電子檔案錄入管理系統(tǒng)之中，并對(duì)錄入的信息進(jìn)行核對(duì)，到了這一步大數(shù)據(jù)才能夠充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而形成一種管理電子檔案的新模式。

面對(duì)大數(shù)據(jù)帶來(lái)的沖擊，檔案管理部門(mén)需要做的是積極應(yīng)對(duì)，樹(shù)立起新的思維模式，以大數(shù)據(jù)理念為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行檔案管理與服務(wù)思維模式的建立，掌握檔案大數(shù)據(jù)管理與開(kāi)發(fā)的原理。與此同時(shí)，還需要樹(shù)立起以用戶為中心、優(yōu)化用戶體驗(yàn)的理念。檔案管理的最終目的是如何來(lái)挖掘檔案的價(jià)值，而不僅僅只是將其進(jìn)行儲(chǔ)存了事。而利用大數(shù)據(jù)的分析能力，對(duì)用戶的需求與偏好進(jìn)行分析，以此來(lái)了解用戶最主要的需求，可制定個(gè)性化的檔案利用方案，從根本上對(duì)檔案的利用價(jià)值進(jìn)行挖掘。

2.3.2 管理平臺(tái)的完善

要實(shí)現(xiàn)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理，就需要依托專業(yè)的管理平臺(tái)來(lái)對(duì)檔案的管理、分類與搜索功能進(jìn)行完善。然而，現(xiàn)階段的實(shí)際情況是許多檔案管理平臺(tái)由于行業(yè)或者區(qū)域限制，相互之間沒(méi)有聯(lián)系。即便存在統(tǒng)一管理平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中，但是仍然因?yàn)榈赜蛳拗贫谒阉髋c管理上存在限制。因此，如何來(lái)完善管理平臺(tái)，采用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案文件進(jìn)行集中管理還要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)的道路才能實(shí)現(xiàn)，而首要問(wèn)題就是完善現(xiàn)有資源以及開(kāi)發(fā)具有很強(qiáng)的搜索分析功能的平臺(tái)。

2.3.3 培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理部門(mén)需要根據(jù)自身的需求來(lái)引進(jìn)與培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，以應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，在完成檔案電子化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)上，為大數(shù)據(jù)模式下的檔案管理做好準(zhǔn)備工作。需要注意的是，所需要的專業(yè)人才不僅需要懂得檔案管理工作，還需要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)。人才的培養(yǎng)要從內(nèi)部挖掘與外部引進(jìn)兩個(gè)方面來(lái)著手，相比于外部引進(jìn)，內(nèi)部挖掘更具優(yōu)勢(shì)，原本的檔案管理人員經(jīng)過(guò)多年的工作具有非常扎實(shí)的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)其進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)之后即可快速地進(jìn)入新的角色之中，能快速發(fā)揮作用。

2.3.4 做好保密工作

采用大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保密工作要更加重視，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。數(shù)字化檔案所面臨的泄密隱患相比于紙質(zhì)檔案而言有所減小，但是隱患產(chǎn)生得更加隱蔽。數(shù)字化檔案的泄密一般是受來(lái)自于網(wǎng)絡(luò)的攻擊所導(dǎo)致的，通常會(huì)難以察覺(jué)，且很難確定其根本來(lái)源。在實(shí)際操作中，可將原始檔案與數(shù)字檔案的管理交由不同的人員來(lái)承擔(dān)，這在一定程度上可降低安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理中的安全問(wèn)題主要有檔案實(shí)體安全、數(shù)據(jù)安全、用戶隱私保護(hù)以及訪問(wèn)渠道安全等。因此，在建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制時(shí)需要考慮的有前端風(fēng)險(xiǎn)，即檔案數(shù)據(jù)生成時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)，檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過(guò)程及訪問(wèn)通道風(fēng)險(xiǎn)以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。在檔案管理工作中，保護(hù)國(guó)家機(jī)密與個(gè)人隱私是首要前提，涉密信息嚴(yán)禁上網(wǎng)是最基本的原則。因此，雖然大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來(lái)了很大的便利，但是一些應(yīng)當(dāng)保密的檔案數(shù)據(jù)是嚴(yán)禁錄入的，而且在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入之前還需要進(jìn)行必要的審核。

3 結(jié)束語(yǔ)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案在管理上更加方便，不僅可以確保檔案的存儲(chǔ)安全，還可以快速地進(jìn)行歸檔、分類以及搜索查詢。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理管理工作帶來(lái)了更大的便捷。本文以大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字化檔案管理工作為研究對(duì)象，分析了檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)，闡述了大數(shù)據(jù)與檔案管理之間的關(guān)系，并就大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略進(jìn)行了分析，提出了檔案數(shù)字化管理工作的一些參考與建議，有利于促進(jìn)檔案更好地發(fā)揮其使用價(jià)值。