加強建筑工程檔案管理的具體措施探析

車 靜

（重慶科技學院）

所謂的建筑工程檔案，主要是指在工程實施活動中形成的相關的文字、圖紙、影像資料等多種歷史記錄，通常需要對這些資料進行存檔，因為其具有非常重要的價值：在建筑工程施工前期、建筑施工過程中、工程驗收的結尾階段、在建筑的物業管理、建筑擴建過程中、建筑的故障維修等過程中，建筑工程檔案都發揮著重要的指導和參考作用。強化建筑工程檔案管理工作也是當前建筑企業發展過程中的一項重要工作內容，需要借助先進的現代技術手段和管理方法，做好建筑檔案的管理工作。

一、簡述建筑工程檔案管理的基本內涵和實施的重要價值

（一）建筑工程檔案管理的基本內涵

從內容方面來看，建筑工程檔案管理工作需要完成前期的文件、項目管理文件、項目施工文件、項目監理文件以及項目竣工文件等重要資料的保管和維護工作。這些文件資料是在建筑工程的立項階段、審批階段、設計階段、組織階段、施工階段、竣工階段工作中形成的，要想對每一個環節的工作進行數據的采集、整理、分析、處理和存儲，不僅工作量比較大，而且其難度也是相當大的。在建筑工程檔案管理工作開展的過程中，不僅要保證工程檔案是對工程實體的真實、全面、完整的記錄，同時也要保證檔案管理能夠與實體工程建設的進程相同，對建筑工程的各個環節的工作都能夠全面涉及，系統而真實地展現工程建設的質量。在工程建設的過程中形成的這些資料都屬于原始資料，其對工程項目具有非常重要的價值。因此，在實踐中，一定要重視檔案管理工作，并充分發揮建筑檔案的使用價值，從而為工程設計、施工、維護等工作提供重要的依據和參考。在工程檔案管理工作中，負責檔案管理的工作人員一定要在思想上重視檔案管理工作，不斷提升責任意識，采用適當的管理方法和手段，借助于現代的先進科學技術高效地開展檔案管理工作，最大程度地保證的檔案資料的真實性、完整性、系統性，使得項目建筑檔案的重要價值能夠在全面地體現在采集、分析、存儲、處理和利用的過程當中。

（二）建筑工程檔案管理的重要價值

隨著經濟和社會的不斷發展，我國的城市化進程不斷加快，越來越多的建筑工程出現在城市的各個地區，不僅有效地滿足了城市居民的居住要求，提升了他們的生活質量和生活品味，同時也有力地推動了城市的建設和城市的經濟發展。在工程建設的過程中，所形成的各種數據資料和文檔資料是相當多的，也是持續性的。例如，在工程項目開工建設之前會有政府的批文資料、建筑的設計圖紙等資料和數據，工程施工過程中的相關數據、記錄等，工程施工結束后的驗收資料，工程使用過程中的維修記錄等，將這些資料進行系統的、完整的整合，就逐漸形成了工程建筑的完整資料，對工程項目的質量監督、管理和后期維護等工作都發揮著重要的作用，同時也能夠成為其他工程項目建設的參考和借鑒。因此，加強工程檔案管理工作是非常重要而有價值的。其一，進行集中、統一的管理，這樣做的最大好處是能夠確保工程檔案資料的完整性和全面性。其二，建筑工程檔案資料中匯聚著很多有價值的城市建設經驗，可以給未來的城市建設提供可靠的參考依據和經驗，進一步提升城市建設的科學性和合理性。其三，建筑工程檔案是城市規劃建設的重要前提保證，城市的建設和發展都離不開工程建設，特別是建筑工程的檔案資料對城市的建筑的維修、改建或者擴建工作具有非常重要的實用價值和參考價值。其四，在城市的發展中，難免會遭遇到自然災害或者意外事故的破壞，而建筑工程的修護和重建都離不開工程檔案的作用。

建筑工程檔案在防范自然災害破壞以及災后重建工作中都發揮著難以替代的作用，在面對自然災害的發生時，可以有效降低自然災害造成的損失。通常情況下，建筑工程的檔案真實、全面地收錄了建筑工程每一個環節工作的數據和信息，能夠客觀地反映各環節工作之間的關聯性和規律，為后續的改建、維修等工作可以提供可靠的參考數據、信息以及經驗等。工程的使用管理和建筑工程的檔案之間也有著緊密的關聯性，工程使用管理工作必須建立在建筑工程檔案管理之上，不僅對工程使用管理工作發揮著重要的指導作用，而且對類似的工程建設也具有一定的參考價值，檔案資料也可以發揮其重要的參考價值和和指導作用，不僅發揮了檔案資料的積極作用，同時也激活了建筑工程檔案的活力，很大程度上推動了建筑工程朝著科學化的方向進一步發展。

二、加強建筑工程檔案管理工作的重要方式

在實踐工作中，建筑企業一定要深刻的認知建筑工程檔案的重要價值，不斷加強對建筑工程檔案管理工作的重視，并積極推進其高效開展。但是，在實踐工作中，建筑工程檔案管理并不像表面看起來的那樣容易，而是具有一定難度性，需要采取適當的方式和方法，才能保證建筑工程檔案管理工作有序、高效的開展。

（1）充分發揮計算機的重要作用。在建筑工程檔案管理工作中，要想提升檔案管理工作的效率和質量，最重要的一點是，建立起企業內部的檔案管理系統。企業內部建立起完善的檔案管理系統，不僅有助于增強企業內部各部門之間的協調能力，使各部門可以便捷地使用相關的建筑檔案資料，有利于提升各部門的工作效率和工作質量，同時也有助于進一步提升企業建筑檔案資料的管理水平和管理能力。在實際工作中，建筑企業檔案管理部門會對各部門的提供的資料進行相應的整理和管理，對不同的文件進行科學的分類、編號，同時依據實際需要將這些文件的數據或者信息輸入計算機中的工程檔案管理系統當中，以便更長久地存儲、更加便捷地查詢和使用。

（2）建筑工程施工完成以后，就進入到了工程項目管理的收尾階段，需要進行驗收竣工的備案。這里的備案文件資料也是重要的工程檔案的組成部分，不僅是國家機關有關主管機關負責人進行管理的重要依據，同時也需要工程備案和工程檔案管理過程中的性質目的是統一的。因此，在建筑工程完工以后，驗收備案工作要和建筑工程的檔案管理工作有機結合，加強與各級城建管理部門的協作，做好檔案的收集、整理和保管工作，不斷完善建筑工程的機制建設。

（3）采用適當的建筑工程檔案管理技術。隨著社會和科學技術的快速發展，我國已經邁入了信息化時代。要想將我們的城市建設得更好，離不開對科學技術的運用，對先進科學技術的運用是提高的建筑質量重要保障。在建筑工程的檔案管理工作中，也同樣需要管理技術的有效參與，以促進建筑工程檔案管理水平和管理能力的進一步提升。另外，檔案管理人員是建筑工程檔案管理工作的主要參與者，檔案管理人員的綜合素質和業務能力直接影響著檔案管理工作的效率和質量。因此，工程檔案管理人員要注重不斷提升自己的綜合素質和綜合能力，以高效地完成自己的崗位工作，不僅能夠保證建筑工程檔案管理工作的順利進行，同時也能夠有效地推動建筑工程檔案管理工作有序、規范地發展。在實踐工作中，建筑企業要注重對檔案管理人員的技術培訓，針對工程檔案管理工作中各環節的工作內容進行詳細的教育培訓，保證他們能夠與時俱進，更好地提升管理能力和水平，不斷滿足建筑工程檔案管理工作的實際所需，推動本企業的檔案管理工作向著更高水平發展。

三、當前建筑工程檔案管理工作中暴露出的突出問題

（一）檔案管理意識有待加強

在建筑企業的發展過程中，很多企業將發展的重點放到了工程的建設工作方面，而對本企業的建筑工程檔案的管理工作卻很少關心過問，彰顯出了檔案管理意識的薄弱。在當前的信息化時代里，對信息技術在其他領域的檔案管理工作中發揮著重要的作用，而在建筑工程的檔案管理工作中，信息技術的運用較少，而且檔案管理工作的信息化程度較低，使得建筑工程檔案管理工作嚴重滯后于時代的發展。建筑工程檔案管理并不是一項短期內可以完成的工作，而是一項需要花費較長時間的工作。在建筑工程建設的過程中，建設部門將大量的人力、物力和財力投入到工程建設過程中，將工作的重點放到了建筑的施工當中，而對建筑工程的檔案管理工作很少過問，因此，經常造成一些重要的文件資料的遺失，或者一些重要的工程檔案數據信息收集和整理缺少標準性、規范性以及精準性，間接地給建筑企業造成了一定的經濟損失。

（二）建筑工程檔案管理的水平和能力有限

在建筑工程檔案管理工作中，存在著檔案管理工作水平和能力不高的問題，例如，檔案信息數據收集不完整、不準確，使得一些重要的檔案文件資料遺失；一些重要的工程會議記錄不完整，導致檔案記錄文件不能真實地反映建筑的決策過程，一定程度上影響到了建筑工程的檔案質量，給建筑工程檔案的后期使用造成消極影響。在社會的發展過程中，我國已經對建筑工程的檔案管理工作做出了相應的規定，并頒布了規范性的文件，但是從實踐來看，相關文件的落實情況并不理想，企業常忽視了對文件的學習，不了解國家文件的規定內容，最終影響到了本企業檔案管理工作的水平和能力的提高，一定程度上制約著建筑企業的快速發展。

（三）建筑工程檔案管理人員的綜合素質和業務能力有待提升

在建筑工程檔案管理工作中，檔案管理工作人員是檔案管理的直接參與者，他們的綜合素質和業務水平直接影響著建筑工程企業檔案管理工作的優劣。在實踐工作中，一些建筑企業并沒有安排專門的管理人員對工程檔案進行管理，而是由其他相關部門的工作人員進行兼職，這些兼職人員不僅缺少專業的檔案管理知識，而且也不具備檔案管理的相關技能，使得很多建筑工程企業的檔案管理工作效率和質量難以提高。另外，在信息化時代里，建筑工程檔案管理人員中熟練掌握計算機知識和檔案管理知識的人員不多，很多檔案管理人員依然習慣于運用手工方式管理，不僅管理工作的效率較低，而且出錯率往往也較高，給后期檔案資料的使用造成了很大的消極影響。

（四）建筑工程檔案的編制和使用缺乏規范性

建筑檔案是社會建筑建設和發展中的重要記錄，需要被重點記錄和保管。然而在實踐工作中，常常存在著人們對建筑工程檔案管理不重視、對于檔案信息數據收集不到位、檔案資料的編制不規范、對檔案資源使用不規范等問題。在建筑工程檔案搜集、整理和歸檔等環節存在問題，將嚴重影響建筑工程檔案信息的真實性和準確性，將大大降低建筑工程檔案資料的使用價值。在建筑的日后使用中，一旦出現問題，相關的檔案資料將無法發揮應用的作用，給建筑的維修帶來很多困擾。

四、加強建筑工程檔案管理的具體策略

（一）思想上加強對建筑工程檔案管理的重視

在建筑工程的建設過程中，建筑企業要認識到建筑工程檔案管理工作的重要價值，適當增加對建筑工程檔案管理在財力和物力方面的投入，做到在重視建筑工程建設的同時也能夠加強對檔案管理工作的重視。在建筑工程施工建設過程中，企業要將檔案管理工作納入到工程建設當中，將一些重要的合同、委托書、檢測記錄等文件資料及時歸檔，同時注重提升檔案管理的信息化水平，及時配備一些現代化的管理設備，注重完善對檔案管理計算機系統的使用和升級，在有效提升檔案管理信息化水平的同時，也能夠促進建筑工程檔案管理工作效率和質量的提高。

（二）注重提高建筑工程檔案管理的質量和水平

在建筑企業的發展中，檔案管理工作發揮著重要的作用。建筑工程的檔案管理工作要嚴格依照國家相關的規定來實施，依照檔案管理的實際要求，對檔案管理中需要的信息數據等進行搜集和整理，規范地歸檔，不斷提高檔案管理工作的水平和能力，為檔案的有效使用奠定良好的基礎。例如在建筑工程竣工后，都會有一些竣工圖紙要進行歸檔。這些竣工圖是對工程建設的實際反映，是工程建設中非常重要的歸檔資料。因此，在竣工圖歸檔時，管理人員一定要做好相關圖紙的搜集和核對、做好最終的分類和歸檔的清單填寫，并進行編目存儲，最大程度地保證歸檔資料的完整性和準確性。

（三）加強對建筑工程檔案管理工作人員的培訓和再教育

建筑企業檔案管理工作主要是由檔案管理工作人員進行負責的。檔案管理工作人員的專業素質和專業技能直接影響著檔案管理的水平。因此，在實際發展中，建筑企業要注重招錄一些專業的檔案管理人才，并對他們進行定期的專業檔案管理培訓和再教育，不僅包括專業的檔案管理知識，還包括計算機知識、工程施工的相關內容等，幫助他們不斷地更新檔案管理知識、提升檔案管理技能和信息技術的使用技能，促使他們不斷提高建筑工程的檔案管理水平。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點以及檔案的處理，要適應信息化的發展需要，不斷提升檔案管理工作人員的責任意識和使命意識，在實際工作中一絲不茍地完成檔案管理工作。另外，建筑企業也要做好激勵機制的建設，鼓勵檔案管理工作人員加強自學，不斷提升自己的專業技能和綜合素質，更好地滿足檔案管理工作的實際需要。對于表現良好的檔案管理工作人員，建筑企業要給予一定的物質獎勵和精神獎勵，以更好地激發他們的工作熱情和工作自主性。而對那些工作態度不端正、工作消極怠工的檔案管理人員，要給予一定的批評或者懲罰，從而促進他們檔案管理能力的提高。對于那些屢教不改者，要給予換崗或者辭退的處理，以保證檔案管理工作的實效性。

（四）要提高建筑工程檔案編制和使用的規范性

針對建筑工程檔案管理中出現的編制不科學、分類不合理的問題，檔案管理人員一定要加強學習，依照檔案管理專業要求，科學、合理、規范地對建筑工程中的數據信息進行編制，既體現出檔案管理工作的專業性，同時也能夠給檔案的使用者帶來檢索和使用上的便捷。

五、結束語

綜上所述，建筑工程檔案管理是對建筑工程建設整個過程中的文件、數據、信息等進行搜集、整合、歸檔等的過程。建筑工程檔案是工程建設過程的歷史見證，需要認真、妥善地保管，以備日后的查閱和使用。建筑企業要重視檔案管理工作，并針對實踐中出現的問題采取有效的針對措施，推動本企業的建筑工程檔案管理工作開創新的局面。