大數據時代基于云會計的財務共享中心費用管控探究

馬 婧

(國家管網集團北京管道有限公司，北京 100101)

在時代發展過程中，互聯網、大數據以及云計算技術已經運用在許多領域，現在從事財務管理工作的人員應該及時轉變固有觀念，只有這樣才可以提高財務管理工作的效率，保證財務管理工作的規范性。在這種外部環境下，財務共享服務模式得以產生。眾所周知，報銷業務是企業財務工作的重要內容之一，在財務共享服務模式中，這項工作的開展也是十分重要的，因此，文章從費用報銷管控體系的角度對財務共享服務模式加以研究。

1 基于云計算的財務共享中心產生的重要意義

在經濟發展過程中財務管理體制也在不斷發生變化，財務共享中心作為一種全新的財務管理體制在實際工作過程中十分受財務工作人員的喜愛。財務共享模式是基于大數據技術發展起來的，大數據技術的快速發展使得財務共享模式也得以快速發展。財務工作人員可以利用財務共享模式將子公司的財務狀況與母公司相聯系，從而建立一個比較全面的費用報銷流程，建立更加科學、合理、規范的費用報銷管理機制，使得報銷流程更加透明、規范，避免資金風險的產生。

費用報銷的管理控制工作是企業財務管理中的一項重要組成部分，受到了學術界官方關注。一些學者提出了一種使得費用報銷、審核便捷化，報銷支付和會計憑證生成自動化等優點的流水賬式網絡費用報銷模式，并且指出網絡費用報銷管理平臺實施中的困難與解決措施；一些學者提出在建立網上報銷立場的基礎上，將網上報銷系統與財務系統、銀企直聯系統三者進行有效對接，從而實現財務記賬、銀行付款的自動處理工作；另一些學者針對沒有專用發票而僅僅只有簡單的普通收據情況下的費用報銷模式，構建一種基于云計算的財務共享服務系統下的費用報銷模式，這最顯著的變化是將原來傳統意義上的報銷單據轉變成企業云平臺上處理的相關數據。

2 大數據時代下企業搭建基于云會計的財務共享中心費用管控框架的必要性

財務共享中心模式是現在企業運用比較廣泛的一種財務管理模式，在搭建財務共享模式的過程中需要使用到云會計以及大數據等相關技術，這樣可以最大限度地提高企業財務管理工作的效率，從而為企業制定決策提供信息基礎。費用報銷是企業管理活動中一項十分重要的任務，這項工作相較于其他工作來說變化比較大，所以在對費用進行管控時也會出現各種各樣的問題。要想提高企業費用管控質量，需要借助云計算服務中心，將子公司與母公司的費用管控工作進行統一，這樣不僅可以提高企業費用管控質量，還能提高企業對資金的利用效率，進而降低企業資金出現問題的可能性。在這個過程中，企業要想提高費用的管控質量從而提高企業財務管理水平，就需要搭建基于云會計下的財務共享中心費用管控框架。

財務共享模式下費用管控體系主要分為費用預算、費用執行以及費用分析三個方面。費用管控工作從形式上可以分為前臺業務與財務后臺業務。前臺業務主要是進行費用的申請與報銷工作，財務后臺業務主要是進行費用申請與報銷的財務憑證處理工作。

3 企業使用財務共享中心費用管控的優勢

3.1 降低企業成本

在企業日常經營過程中，存在許多零碎資金在不同部門之間進行流通，這部分資金并沒有得到有效利用。使用財務共享中心費用管控可以有效將這部分零碎資金利用起來，對其進行專門化的管理，從而降低企業成本。

大數據為企業收集信息提供了非常大的便利，財務信息共享中心可以將企業利用大數據平臺收集到的信息進行有效處理。以出差為例，大數據平臺可以收集工作人員將要出差目的地的食宿信息，然后將這些信息反饋給出差的工作人員，這樣不僅可以減少工作人員自己尋找食宿地點浪費的時間，也可以有效控制出差人員的花銷，從而降低企業的運營成本。

3.2 利于建造財務數據庫

企業在日常運營過程中建立財務數據庫不僅可以減少企業因為各部門費用消耗不清晰導致的預算問題，還能在出現問題時及時制定解決措施，從而最大程度上降低企業出現經濟問題的可能性。除此之外，財務數據庫的建立還可以幫助企業工作人員進行財務數據分析。

3.3 費用組審核人員的工作效率顯著提高

明確費用管控系統工作人員的具體工作，在進行費用報銷時經手的工作人員變少，這極大地減少了費用核算需要的人力資本，從而提升了審核的效率。共享中心在進行工作時是具有固定的流程的，系統可以根據單據進行分類，對部分內容進行自動核對而不需要借助人工，很大程度上減少了人工復核的工作量。財務共享中心的費用模塊不僅可以提高財務處理的效率，還能提高財務部門的人員利用效率，從而為企業節約人力資源。

4 企業進行費用管控的原則

企業進行費用管控首要遵守的原則便是統一性，這樣可以提高企業進行費用管控的專業性與統一性。通常情況下企業財務共享中心模式下的費用管控工作的開展主要是基于四個目標：一是預算合理性，二是流程規范性，三是報銷工作的高效性，四是考核的精細化。根據這四個目標在進行費用管控時企業應該遵循以下原則：一是合理化。企業在進行費用管控工作時應該以資源配置的合理化為前提條件，這樣可以充分利用企業的各種資源，實現資源利用的最大化。二是規范化。企業在進行費用管控時應該對每一步的工作進行規范化的要求，確保工作人員的工作符合規定，最大限度避免隨意性事件給企業費用管控工作造成的影響。三是高效化。工作人員在進行費用管控工作時應該提高每一項工作的工作效率，這樣可以降低開展費用管控工作的時間成本。四是精細化。企業之所以開展費用管控工作，就是因為在日常工作中企業存在各部門之間費用劃分不清晰的情況。為了解決這部分問題，成本管控工作的開展應該具體到每一處細節，這樣可以實現費用的統一考核。

5 企業費用預算管控

企業在進行費用管控工作時首要考慮的便是預算管理工作。通常情況下進行費用的預算管理工作時會采用年度與月度相結合的管理模式，在具體實施過程中這個模式關鍵的地方在于年度與月度費用的預算編制以及費用預算的執行情況等。企業內部需要承擔預算責任，具體來說就是企業各部門需要進行預算編制工作，這樣可以將費用的管理、控制以及考核工作的責任具體落實到企業的每一個部門、每位員工在這種管理模式下可以提高自身的費用管控意識。

建立財務共享中心的費用管控機制可以有效提高費用預算的執行力度，也可以提高費用報銷的及時性，極大地提高了企業費用管控工作的效果。

6 大數據時代基于云會計的財務共享中心費用報銷管控流程

財務共享中心模式作為一種創新的財務管理模式，已經被越來越多的企業所熟知和認可。大數據、云計算技術的發展以及應用，使得企業通過該種共享模式實現財務管理工作的轉型，提高財務工作人員的工作效率以及企業費用管理控制的水平。財務共享系統在對費用進行報銷時，通常的流程是工作人員將紙質的報銷發票掃描到計算機上，這樣可以實現實時傳送，從而減少中間工作人員的工作量，報銷人員、審核人員以及管理工作人員可以直接在計算機上進行實時監控。下面筆者將從四大方面對企業財務共享中心費用報銷的管理控制過程進行闡述。

6.1 報銷申請

眾所周知，管理的第一條程序是進行報銷申請，財務共享服務模式與管理的相關模式也是一樣的。進行報銷的第一步便是確定報銷類別，報銷類別與預算項目要相符合。在預算過程中需要結合部門出差的實際情況、人員的數量以及不同的級別進行分類，另外還要進行二級分類，例如餐補、車補、住宿費等。以具體的出差事項為例，工作人員在確定出差以后需要在系統中進行申請，然后根據出差人員的職位確定住宿以及出行標準。為了給出差人員提供更加便利的服務，不同的商旅平臺都提供了便民措施。例如接機服務，會根據不同人員的需要選擇不同的出行工具進行接機；叫醒服務，會為早起趕行程的工作人員提供叫醒服務。出差人員也可以根據出差的人數、不同人員對車型的要求進行選擇，也可以在攜程、同程、去哪兒網等網站進行機票、火車票、客車票的預訂，在這種情況下可以簡化工作人員的報銷流程，通過與不同商旅平臺建立合作，解決工作人員出行困難的問題，進而實現出行、住宿、餐飲一條龍服務。

工作人員在報銷時，財務工作人員需要對實際出差人員提供的報銷憑證進行審核，在審核通過以后才能將紙質版憑證掃描進財務共享服務模式的數據庫，子公司負責進行審核的工作人員需要對計算機中的憑證進行檢查，另外還要傳輸到財務共享系統中進行第二次的審核。在互聯網快速發展的時代，財務共享中心的相關費用報銷系統具有高級電子影像OCR識別功能。該功能主要是為了更加準確地識別工作人員上傳的各種票據的信息。對于那些統一打印表格識別稅收業務的單據也可以進行輕松的識別；除此之外，對于打印質量不高、清晰度差的印刷體內容也可以通過表單識別技術進行輕松識別。這些都是傳統財務工作中難以解決的問題。與此同時，費用管控共享平臺一定要具有自動的發票檢驗真偽的功能，而且發票真偽的檢驗應該與票據傳輸同時進行。一經發現票據出現問題，費用報銷的流程會立刻停止。這是一種避免出差人員造假的重要手段之一，可以杜絕工作人員弄虛作假的情況，進而減少企業經濟利益的損失。

6.2 主管領導審批

主管領導需要對工作人員提供的材料進行準確性與真實性的審核。在云會計平臺中，主管領導可以隨時隨地進行審核工作，在計算機中對數據進行真實性的審核。由于紙質版憑證已經傳入財務共享中心，主管領導可以直接在財務共享中心平臺中進行審核，這樣可以最大限度提高報銷工作效率。

統計實際報銷業務來看，出差補貼、報銷時間以及報銷金額是進行票據審核工作的重要內容。工作人員在進行審核時應該首先確定票據時間與工作人員出差的時間是否一致，其次審核工作人員的職位與其享受的出差補貼是否一致，最后確定報銷金額與票據反映的金額是否一致。財務共享中心的管理人員應該對報銷工作每個環節的任務都進行明確的安排，確保每項工作都有具體的工作人員來負責。

6.3 結算報銷

在會計審核工作完成進行集中稽核后，將生成支付憑證，同時對資金管理系統發出指令，由財務共享中心的工作人員進行審批。審核無誤后向資金管理系統發送付款指令，鑒于資金管理系統與銀行相互關聯，所以銀行工作人員在接收到指令后會將款項直接支付到申請人的賬戶中。這種銀行與企業的相互關聯可以提升支付款項的效率性、便捷性以及準確性，在一定程度上既可以避免財務風險的發生，也可以節約工作人員的時間與精力，將更多時間與精力投入財務管理的工作中。

6.4 檔案管理

一個完整的費用報銷流程由票據傳遞、稽核、歸檔三部分組成。歸檔工作在整個報銷流程中占據十分重要的位置。財務工作者在完成原始憑證的審核工作以后需要打印憑證，只有確定原始憑證沒有錯誤以后方能進行憑證的打印工作。與此同時需要對索引號進行仔細的核查，然后將審核好的檔案上交給主管領導，領導進行二次審核，確定無誤以后蓋章確認，同時要做好實物的交接工作。財務共享中心在收到紙質版憑證以后，檔案管理工作人員需要確定紙質版票據沒有錯誤，然后歸納成冊進行儲存。

7 結語

綜上所述，財務共享中心模式的建立給財務管理中的報銷工作提供了非常大的便利，利用云計算平臺以及互聯網大數據實現不同系統間的有效銜接，盡可能提高費用報銷管理控制工作的高效性與規范性。經過財務共享中心服務相關的申請、審批、報銷、驗證發票、商旅平臺對接等流程，更加科學有效地提升財務費用報銷工作的創新程度，促進財務共享中心服務模式的進一步深化以及發展工作。以云計算和大數據為核心技術建立的財務共享中心費用管理控制通過進行流程上的整合以及相關業務的無縫銜接，能將報銷業務所需要的報告、預算等直接傳遞到各個環節，經過與銀行系統信息的對接實現跨區域以及跨時間的集中支付，規范化的流程可以使費用報銷管理制度以系統化的方式展現，從而降低審計成本，提高風險控制水平。