職業(yè)視角下Excel在財(cái)務(wù)管理中可視化能力探索

何 霞

(江蘇省惠山中等專業(yè)學(xué)校，江蘇 無(wú)錫 214000)

1 目前企業(yè)財(cái)務(wù)管理意義及現(xiàn)狀

1.1 財(cái)務(wù)管理概述

財(cái)務(wù)管理隨著經(jīng)濟(jì)的不斷變遷，企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展擴(kuò)大，企業(yè)所需資金增多，目前人們?cè)谧⒅厣a(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的同時(shí)，更加注重財(cái)務(wù)管理，并將財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的重心。所謂管理，是組織財(cái)務(wù)活動(dòng)，調(diào)劑在財(cái)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)關(guān)系，制定一個(gè)符合企業(yè)要求的長(zhǎng)期戰(zhàn)略目標(biāo)。在籌資與投資活動(dòng)、營(yíng)運(yùn)管理與分配、財(cái)務(wù)控制與分析模塊，合理運(yùn)用對(duì)應(yīng)方式與手段，對(duì)企業(yè)資金可以充分的反映、監(jiān)督與管理。

1.2 財(cái)務(wù)管理的價(jià)值

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵是資金，所以對(duì)資金的管理顯得尤其重要，合理地對(duì)企業(yè)做出預(yù)測(cè)、決策、計(jì)劃、控制、分析尤為顯著，社會(huì)環(huán)境是企業(yè)不可避免的宏觀環(huán)境，企業(yè)在盈利的基礎(chǔ)上，通過(guò)不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，可以很好地整合財(cái)務(wù)資源，規(guī)避部分風(fēng)險(xiǎn)，可見財(cái)務(wù)管理在目前企業(yè)管理中起到重要作用。

1.3 企業(yè)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀

(1)財(cái)務(wù)管理人員稀缺。在高科技發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，從過(guò)去所缺的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作人員到今日的飽和狀態(tài)，基層人員已不可或缺，自身企業(yè)的財(cái)務(wù)人員缺少終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。財(cái)務(wù)人員是企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)人員的安于現(xiàn)狀會(huì)間接導(dǎo)致企業(yè)維持過(guò)往，無(wú)法繼續(xù)發(fā)展。現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)人員只認(rèn)為財(cái)務(wù)工作就是核算、報(bào)告，對(duì)深層次的管理因素理解不到位，因此企業(yè)要能掌握好、深度理解財(cái)務(wù)管理工作的人員稀缺，在部分小企業(yè)人才引進(jìn)過(guò)程中考慮人力成本，繼而降低企業(yè)本身財(cái)務(wù)管理人員需求，從而限制企業(yè)管理水平提高。

(2)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部環(huán)境薄弱。財(cái)務(wù)管理工作需要擁有良好的管理環(huán)境，理財(cái)環(huán)境是企業(yè)財(cái)務(wù)管理賴以生存的客觀條件，目前財(cái)務(wù)管理內(nèi)部環(huán)境薄弱主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平可以通過(guò)一系列指標(biāo)進(jìn)行分析，但是在企業(yè)中很多管理層不綜合考慮企業(yè)綜合指標(biāo)，財(cái)務(wù)人員做出的報(bào)告復(fù)雜多樣，不能很好地幫助企業(yè)管理人員做出決策；第二，理財(cái)能力弱，財(cái)務(wù)管理理念更新不及時(shí)，傳統(tǒng)理財(cái)理念陳舊，在市場(chǎng)不斷變革中逐漸淘汰；第三，高層管理弱于財(cái)務(wù)工作，注重效益增長(zhǎng)忽視財(cái)務(wù)管理。

(3)財(cái)務(wù)管理方式欠佳。較佳的財(cái)務(wù)管理方式是財(cái)務(wù)管理工作的首要條件，以此確保企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作順利進(jìn)行。目前財(cái)務(wù)管理方式較多，每一種管理方式都能夠帶來(lái)不一樣的企業(yè)效益，需要針對(duì)企業(yè)不同的財(cái)務(wù)工作對(duì)應(yīng)展開管理方式。時(shí)代發(fā)展至今，財(cái)務(wù)管理方式也需要不斷創(chuàng)新，利用新時(shí)代數(shù)據(jù)軟件配合企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作，不斷拓寬管理思路。

(4)財(cái)務(wù)信息價(jià)值性有待提高。企業(yè)財(cái)務(wù)信息具有半透明性，企業(yè)財(cái)務(wù)核算有隨意性，有數(shù)據(jù)不真實(shí)現(xiàn)象，導(dǎo)致后期管理人員在分析時(shí)容易出現(xiàn)決策失誤現(xiàn)象，部分?jǐn)?shù)據(jù)前后邏輯性不強(qiáng)，經(jīng)不起推敲，這些都會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。

(5)投融資理念陳舊，風(fēng)險(xiǎn)較高。企業(yè)對(duì)于投融資活動(dòng)的管理取決于資產(chǎn)負(fù)債表中的內(nèi)容，其實(shí)并不完全合理，有很大的片面性，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的情況下，也不僅僅依靠借款一種模式，投融資的方式日益增多，例如融資租賃、投資固定資產(chǎn)、融資流動(dòng)性資產(chǎn)等，這些其實(shí)都需要依靠可視化精準(zhǔn)分析，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作提出了更高的要求。

2 Excel在企業(yè)管理環(huán)境中存在的必要性

Excel表格經(jīng)過(guò)三十年的發(fā)展已經(jīng)融入企業(yè)辦公環(huán)境中，從過(guò)去的簡(jiǎn)單公式計(jì)算發(fā)展到如今可利用可視化操作，Excel在財(cái)務(wù)管理中經(jīng)常被使用到。Excel數(shù)據(jù)處理有以下幾種方式：①工作表數(shù)據(jù)整理：煩瑣的數(shù)據(jù)密密麻麻，Excel能夠?qū)┈嵉臄?shù)字按照工作表的形式進(jìn)行展現(xiàn)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員可以將工作表數(shù)據(jù)按照要求整理成有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，使之清晰明了。對(duì)表格進(jìn)行的增減、增建、刪除等操作，可以幫助會(huì)計(jì)人員快速找到有用數(shù)據(jù)，減少信息干擾，以便增強(qiáng)工作效率。②函數(shù)計(jì)算分析：Excel財(cái)務(wù)軟件中內(nèi)設(shè)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜尋、排序、篩選、分類、統(tǒng)計(jì)、合并匯總、自動(dòng)求和、求平均值、等函數(shù)，能夠滿足工作需要，還可以按照工作要求自定義相關(guān)函數(shù)，財(cái)務(wù)管理工作需要很多的計(jì)算，放入Excel中進(jìn)行不僅可以提高正確率還可以提高工作速度。③可視化圖例展示：可視化對(duì)于有效的數(shù)據(jù)分析至關(guān)重要，Excel內(nèi)置多種圖表幫助企業(yè)人員創(chuàng)建財(cái)務(wù)分析或分層信息的一些常用數(shù)據(jù)可視化，以顯示數(shù)據(jù)中的統(tǒng)計(jì)屬性。除了傳統(tǒng)的餅圖、柱狀圖、折線圖等常見圖形，通常來(lái)說(shuō)還有氣泡圖、雷達(dá)圖甚至還有GIS地圖，都可以加以利用，將復(fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)合理性整合為圖表形式，使財(cái)務(wù)報(bào)表內(nèi)容更為直觀，財(cái)務(wù)趨勢(shì)更加明顯，以達(dá)到為企業(yè)的決策和發(fā)展提供必要依據(jù)的目的。

3 可視化能力的重要性及價(jià)值

3.1 可視化重要性

Excel數(shù)據(jù)可視化是指將數(shù)據(jù)以視覺(jué)的形式來(lái)呈現(xiàn)，如圖表或地圖，以此了解數(shù)據(jù)的意義。使用圖表、圖形和設(shè)計(jì)元素把數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化，可以更容易地解釋數(shù)據(jù)趨勢(shì)、統(tǒng)計(jì)規(guī)律及相關(guān)性。在數(shù)字發(fā)展的社會(huì)，利用Excel結(jié)合多種技術(shù)再現(xiàn)復(fù)雜財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已得到廣泛運(yùn)用，可視化能夠賦予人們一種仿真的、三維的并且具有實(shí)時(shí)交互的能力，這樣在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中可以以創(chuàng)新的手段獲取有用的數(shù)據(jù)。

企業(yè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中涉及龐大的數(shù)字及文字，俗語(yǔ)稱“字不如表、表不如圖”，圖表的信息量較大，這也是數(shù)據(jù)可視化的核心價(jià)值所在，數(shù)據(jù)可視化都有一個(gè)共同的目的，那就是準(zhǔn)確而高效、精簡(jiǎn)而全面地傳遞財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。可視化能將復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)現(xiàn)象轉(zhuǎn)化為清晰易懂的圖形折線，能將不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行可關(guān)聯(lián)性，以圖表的方式發(fā)現(xiàn)規(guī)律和特征，獲得更多商業(yè)價(jià)值的洞見和價(jià)值。適合的形式展示能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自我解釋，能夠幫助企業(yè)管理人。

3.2 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可視化分析在財(cái)務(wù)管理中的作用

①實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)預(yù)算是財(cái)務(wù)管理工作的前提，企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)活動(dòng)的歷史數(shù)據(jù)，加以匯總調(diào)試迅速將財(cái)務(wù)管理工作中涉及的投資、籌資各項(xiàng)方案的經(jīng)濟(jì)效益以可視化的形式展現(xiàn)，使得財(cái)務(wù)預(yù)算具有精準(zhǔn)性。②適應(yīng)不同需求者。財(cái)務(wù)管理工作中涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)頗多，不同活動(dòng)所需數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行精準(zhǔn)計(jì)算，表格中的復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行分析較困難，將各類數(shù)據(jù)以圖形或者線條的方式呈現(xiàn)，針對(duì)不同的需求者能夠清晰明了。③強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可視化，可以確切掌握企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。④實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可視化提高財(cái)務(wù)預(yù)算能力，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)更好地整合人力物力資源，尋找矛盾并挖掘潛力從而使企業(yè)價(jià)值最大化。

4 Excel可視化分析在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用程度

4.1 數(shù)據(jù)處理與分析功能

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是一個(gè)龐大的系統(tǒng),在財(cái)務(wù)管理分析中，大多數(shù)數(shù)據(jù)可以起到?jīng)Q定性作用，但是由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)龐大，可視化的呈現(xiàn)尤為重要，對(duì)于使用數(shù)據(jù)透視表構(gòu)建財(cái)務(wù)分析是很重要的。以企業(yè)銷售收入數(shù)據(jù)為例，對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行匯總和形成最終可視化。

根據(jù)一個(gè)數(shù)據(jù)表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，單擊表格區(qū)域任一單元格，執(zhí)行“插入”“數(shù)據(jù)透視表”命令，對(duì)銷售收入數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單排布，對(duì)二維表而言，直接使用這樣的數(shù)據(jù)是不方便的，利用函數(shù)制作動(dòng)態(tài)圖，使用多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域透視表來(lái)建立自動(dòng)化分析模型。按Alt+D+P組合鍵位，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?duì)話框，選擇“多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域”，單擊兩次“下一步”，到達(dá)向?qū)У摹暗?步”，然后選擇這個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，添加到透視表中,單擊“下一步”按鈕，打開向?qū)У?步，選擇“新工作表”，單擊“完成”按鈕，就能得到基本透視表。初步表格都相對(duì)不美觀，一個(gè)好看的視圖從不同角度來(lái)講都是有益的，其次美化透視表的第一步是設(shè)置其樣式，在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)中選擇自己喜歡的樣式，以大綱形式重新布局展示，以命名方式展開，為了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一性，需要在數(shù)據(jù)透視表里設(shè)置字段的數(shù)字格式。最終進(jìn)行分析前，按照排序篩選中，對(duì)照豎列按照升序或降序的命令，以創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)透視表，使用“插入圖表”命令制作一個(gè)與數(shù)據(jù)透視表連接的數(shù)據(jù)透視圖。

4.2 在籌資管理中的應(yīng)用

籌資管理是指企業(yè)根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、對(duì)外投資和調(diào)整資本結(jié)構(gòu)的需要，運(yùn)用籌資方式，經(jīng)濟(jì)有效地籌集企業(yè)所需資本的財(cái)務(wù)行為。對(duì)于財(cái)務(wù)管理工作者來(lái)說(shuō)，資金是企業(yè)開展一系列活動(dòng)的始端，需合理分析資本成本以及協(xié)調(diào)企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

籌集資金是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的前提，在籌資前，合理的預(yù)測(cè)資金需求量是關(guān)鍵，需要利用Excel中函數(shù)和公式來(lái)解決，資金量需求預(yù)測(cè)常用預(yù)測(cè)方法包括銷售百分比法、線性回歸分析法等，利用公式在表格中快速得出短期資金的預(yù)測(cè)量，同時(shí)可以利用函數(shù)，對(duì)多種籌資方案進(jìn)行有效分析，做好動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析，選擇出最適合企業(yè)的籌資方案。最后通過(guò)比較資本成本法、每股收益分析法利用函數(shù)設(shè)定公式，比較不同籌資方式下形成最優(yōu)資本結(jié)構(gòu)，進(jìn)行正確的籌資決策。

線性回歸函數(shù)使用“INTERCEPT”函數(shù)，利用數(shù)學(xué)模型Y=a+bx，首先建立預(yù)測(cè)表，因變量值a“=INTERCEPT(D3∶D7,C3∶C7)”,使用SLOPE函數(shù)確定線性斜率“=SLOPE(D3∶D7,C3∶C7)”,使用FORECAST函數(shù)預(yù)測(cè)未來(lái)資金需求量“=FORECAST(C10,D3∶D7,C3∶C7)”求得最終數(shù)據(jù)以圖例方式展示。

4.3 在財(cái)務(wù)分析中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)分析是綜合性活動(dòng)，為了判斷企業(yè)財(cái)務(wù)實(shí)力、評(píng)價(jià)考核財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)、發(fā)掘企業(yè)未來(lái)潛力，這也是財(cái)務(wù)管理工作中最重要的部分，通過(guò)比較分析、比率分析、因素分析不同方式，利用Excel建立各種分析表模型，進(jìn)行各種財(cái)務(wù)比率的計(jì)算與分析，簡(jiǎn)單明了。

4.4 在銷售收入預(yù)測(cè)、成本與利潤(rùn)管理中的應(yīng)用

各類成本管理在操作中規(guī)模大、耗時(shí)長(zhǎng)、勞動(dòng)量大，在人工計(jì)算過(guò)程中較為復(fù)雜且易出現(xiàn)工作誤差。Excel的應(yīng)用首先將人工轉(zhuǎn)化為機(jī)械化，利用Excel提供的各類計(jì)算功能模塊，運(yùn)用在財(cái)務(wù)管理中涉及具體函數(shù)套用在相應(yīng)模板中，數(shù)據(jù)錄入之后即可快速生成相關(guān)需求數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)化工作量的同時(shí)提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。以材料的成本匯總分析為例，聯(lián)合“SUMIF”與“INDIRECT”函數(shù)，在表格中執(zhí)行數(shù)據(jù)，選擇正確的數(shù)據(jù)。

利潤(rùn)是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的終極目標(biāo)，按影響利潤(rùn)變動(dòng)的各類因素預(yù)測(cè)將來(lái)能達(dá)到的利潤(rùn)水平，分析方法包括目標(biāo)分析、因素分析和杠桿分析，Excel工具可以利用正確分析方法，快速得出分析結(jié)果，同時(shí)利用Excel可以快速、方便地編制利潤(rùn)計(jì)劃表，財(cái)務(wù)管理人員可以依據(jù)利潤(rùn)計(jì)劃表，了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，進(jìn)行企業(yè)盈利能力的分析。

5 Excel可視化能力在財(cái)務(wù)管理中的建議

5.1 加強(qiáng)Excel可視化能力培養(yǎng)

在現(xiàn)行會(huì)計(jì)信息化的深入，Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用已逐漸加深，目前財(cái)務(wù)人員對(duì)表格的基礎(chǔ)操作有一定的熟練度，但是財(cái)務(wù)管理的深層加工應(yīng)該是將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)充分可視化展現(xiàn)，以便管理人員進(jìn)行分析，財(cái)務(wù)人員對(duì)于Excel中的各種可視化展現(xiàn)的應(yīng)用不夠充分，要對(duì)現(xiàn)行人員進(jìn)行培養(yǎng)學(xué)習(xí)，提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理能力。在數(shù)據(jù)處理初期，根據(jù)不同的信息要求，合理創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行合理定義。掌握各種函數(shù)公式的應(yīng)用，能夠提高財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)處理能力。在數(shù)據(jù)處理中期應(yīng)該掌握各種分析情況下的處理方法，最終以可視化的形式輸出，輸出時(shí)可以對(duì)輸出格式進(jìn)行有效設(shè)置。

5.2 創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理理念

“創(chuàng)新”是會(huì)計(jì)行業(yè)不斷進(jìn)步的靈魂，是會(huì)計(jì)行業(yè)興旺發(fā)達(dá)的動(dòng)力源泉。會(huì)計(jì)環(huán)境的復(fù)雜多變性需要會(huì)計(jì)人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，努力學(xué)習(xí)新的財(cái)務(wù)知識(shí)和財(cái)經(jīng)法規(guī)，適時(shí)調(diào)整自我、提升自身整體素質(zhì)以適應(yīng)會(huì)計(jì)環(huán)境的變化，才能頂住激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境變化帶來(lái)的壓力；用超前思維不斷創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式，才能扭轉(zhuǎn)當(dāng)前財(cái)務(wù)工作事后參謀面臨的被動(dòng)局面；為做好財(cái)務(wù)分析和單位的財(cái)務(wù)管理提供最真實(shí)最可靠的數(shù)據(jù)，才能最大程度減少管理者決策中錯(cuò)判、誤判的可能性。創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理手段，提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

5.3 提高內(nèi)部控制，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)力

內(nèi)部控制是在一定環(huán)境下，充分有效地獲得和使用各項(xiàng)資源。內(nèi)部控制與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展是一致的，為了高素質(zhì)發(fā)展壯大企業(yè),建立企業(yè)內(nèi)部控制制度必不可少，對(duì)財(cái)務(wù)人員相關(guān)工作進(jìn)行合理分工，按照內(nèi)部控制制度相互監(jiān)督與制約，防止出現(xiàn)工作誤差或者故意舞弊現(xiàn)象。

5.4 強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員對(duì)軟件的管理

管理部門人員進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作都有賴于會(huì)計(jì)人員利用Excel表格處理過(guò)的可視化數(shù)據(jù)，各類報(bào)表、收入費(fèi)用分析等重要會(huì)計(jì)信息，如此會(huì)計(jì)部門需對(duì)軟件操作管理制定相關(guān)管理制度。