新時期高職院校財務管理信息化建設研究

文/張欽 （渤海船舶職業學院）

近些年來，高職院校在政策的支持下快速發展。但學校在財務管理方面存在的問題也日益凸顯。愈發復雜的管理內容、逐步擴大的辦學規模給學校財務預算、收支管理、采購控制等帶來了巨大挑戰。面對不斷擴張的財務管理需求，僅限于基礎核算的財務信息系統，已經不能滿足學校財務管理的實際需要。無論是在功能設計方面，還是在系統規劃方面，系統都無法與高職院校的發展建設相匹配。因此，全面提升高職院校財務信息化建設水平，實現財務管理工作的融合與創新，搭建符合學校需求的信息化平臺，是當下高職院校完善財務管理體系時應當重視的核心任務。

一、高職院校財務管理信息化概述

從本質上講，高職院校財務管理信息化，即將財務工作與信息技術統一起來，依賴信息系統構建的網絡環境、搭建信息共享平臺，借此提升財務管理時效性及準確性。區別于原有財務管理模式，財務管理信息化模式將線下數據管理轉移到線上，通過系統功能完成財務數據的收集、整理、保存及分析、歸類。高職院校實施的財務管理信息化需要打造賬務處理系統、財務審批系統、決策輔助系統以及信息共享系統等。通過各系統的匹配，設置審批關卡，控制財務節點，關注資金流動，評估財務數據，分析財務計劃，完成預算、采購、收支控制等財務業務的銜接，優化學校資源配置，推動學校實現辦學效益最大化。

二、新時期高職院校財務管理信息化建設的重要意義

（一）推動高職院校財務管理質量升級

在如今大數據時代背景下，高職院校財務管理信息化建設不僅是順應時代對學校管理的要求，同時也是推動高職院校財務管理質量升級的有效手段。借助信息系統對財務數據進行快速統計，評估學校收支狀況、綜合分析數據反映出的各類問題，能夠使學校管理視野脫離單一層次，實現對學校資源的全局把控，全面提升學校財務管理質量。同時，各類數據和信息借助信息系統完成收集與整理，能夠選取更具有價值、更能夠提升學校經濟與社會效益的信息，打破應用局限，提高財務管理對學校管理的服務價值，助力學校提高自身競爭力。

（二）提升高職院校財務風險防控能力

高職院校完善信息化建設，將助力學校構建安全的網絡環境，在監管資金流動情況的同時，提高學校財務風險防控水平。一方面減少財務數據傳輸過程中，由于人為失誤或系統漏洞造成的風險；另一方面強化對資金流動的監控，提高學校對財務風險的監管能力。

（三）提升高職院校財務信息透明度

高職院校通過財務信息化建設構建的信息平臺，能夠實現財務信息的高度共享。學校內各部門以及內外部信息需求者能夠借助該平臺，了解學校財務數據、分析學校財務狀況，對學校財務工作進行及時、有效的監督。這不僅能夠提升學校溝通效率、降低溝通成本，同時能夠提高財務信息透明度，提高信息平臺對學校財務工作的輔助與支持作用。

三、高職院校財務管理信息化建設存在的問題

（一）預算流程的銜接性差

高職院校的財務信息化建設已經取得階段性的成就，近些年來也在不斷進行系統升級和補丁更新。但隨著學校辦學規模不斷擴大、財務制度不斷完善，學校的信息化系統在功能設置方面以及系統框架方面逐漸滯后。現階段運行的財務系統在流程方面不能與財務業務的實際需求相匹配，出現流程融合性差、銜接性差等問題。尤其是預算流程方面，信息系統沒有起到應有的鏈接作用。學校的信息化規劃中，各職能部門編制部門預算、領導層審核預算草案，以及重大項目的部門間溝通等流程均需要信息系統的支持，從而實現精細化的預算管理。信息系統的參與能夠為預算執行層和預算管理層提供有效的鏈接，同時將預算編制、審核、監控等流程聯系起來，滿足預算執行層反映日常支出及專項項目預算執行情況的實際需求。而學校現有的信息系統并不符合高職院校預算業務的實際情況，與信息化建設規劃存在差距。系統銜接不暢，易導致數據斷層，加劇預算流程的耗時，難以滿足學校高效率的預算管理需求。學校部門復雜、預算數據龐大，基礎數據不僅覆蓋面廣，而且涉及多樣化的業務。現有系統在預算管理功能方面仍需完善與改進。

（二）部門間信息溝通不暢

隨著學校的發展，高職院校涉及的經濟業務愈發復雜。各部門根據自身經濟業務的實際情況需求對應的財務信息。例如財務部門需要部門預算信息、銀行支付信息、收費信息、學校債務信息等；人事部門需要教職工薪酬信息等；資產管理部門需要學校資產信息等；后勤部門需要學校水電費信息等。各部門對于學校財務信息的需求，促使他們應用各自的信息系統收集相應的信息。但各部門應用的系統關聯性較差，不同部門間獨立存在、無法實現有效的信息溝通。例如，部分學校的財務系統與人事系統不統一，造成薪酬統計方面的差異。甚至有部分學校出現同一部門，針對不同業務應用的系統也相互獨立的情況。例如，財務部門實施銀行支付轉賬業務管理的系統由開戶行研發，而實施預算支付管理的系統，由財政統一研發或購買專業財務軟件，兩個系統并不統一。系統之間的信息障礙，無法實現部門間的有效溝通，難以滿足各部門的財務信息需求，對各部門實施財務管控造成了巨大的阻礙。

（三）數據信息標準不統一

財務部門是學校經濟業務的統籌管理，但同時其他部門也需要參與到學校經濟業務中，這就會形成部門間的信息交流。在教研部門、資產管理部門、人事部門的各類財務數據，都會隨著經濟業務的推進，匯總到財務部門中。通過對匯總數據的解讀，財務部門提取其中有價值的數據信息，為學校管理決策提供支持。然而各部門提供的海量數據，由于數據收集者對于數據內容理解的不同、實際工作的差異，匯總到財務部門的數據口徑并不統一。差異的數據口徑會影響學校管理決策的可靠性。由于部門之間缺乏統一的數據標準、規范化的數據統計模式，財務部門無法直接應用數據，而是需要整理、歸類、消除數據差距，這不僅降低了財務部門工作效率，同時也影響了數據的準確性。

（四）風險控制工作不完善

目前，高職院校實施財務信息化建設時，著重關注提升財務工作效率、實現財務管理轉型，對于財務風險的管控存在一定的缺失。學校財務系統中針對風險控制工作的支持很少。出現此類問題的原因，一方面在于財務管理信息系統與財務內控規范體系無法有機融合，對于財務信息規范、操作人員權限、業務處理流程并未通過內控制度與細則予以明確，以致財務人員在操作系統時缺乏制度約束，存在風險漏洞；另一方面，高職院校在財務管理信息化建設時，信息技術水平受限、建設經驗較少，因此在系統設置、軟件管理、系統應用等方面存在欠缺，可能造成系統安全漏洞，引發信息泄露等風險[1]。

（五）財務人才培養未跟進

高職院校財務管理信息化建設不僅要實現各個軟件的組合，同時也要強化系統與學校財務制度、內控制度、管理流程、業務程序之間的銜接與配合。而銜接這些要素的，正是運用財務系統實施財務管理的財務人員。如果財務人員對于系統的重視度不足或不具備信息系統的操作技能，將難以推進高職院校財務管理信息化建設工作。目前高職院校財務管理團隊打造及專業人才的儲備并未受到重視，財務人才的培養始終未能實現信息技術培訓的跟進。絕大多數高職院校財務人員具備會計學、經管類知識儲備，但計算機信息技術知識掌握較少。掌握財務專業技能與信息技術知識的復合型人才少之又少。培訓機制欠缺是出現此類問題的主要原因。也正是由于培訓機制的欠缺，學校信息化建設難以取得實質性進展。

四、新時期高職院校財務管理信息化建設優化對策

（一）優化預算管理的系統功能

高職院校打造完善的財務信息化平臺，應將預算監管作為管理重點，在預算模塊中強化編制、審核、執行及反饋等管理關鍵點，形成動態的預算監控，強化預算流程之間的銜接。

首先，學校要打破預算編制的固有思維，將精細化管理納入預算管理體系。在原有的預算系統中，強化事前、事中、事后循環式的預算管理結構。其次，學校要搭建完善的數據處理設施，為財務決策提供服務。尤其是在預算管理方面，為實現精細化管理，搭建更為完善的數據庫、云平臺。一方面，錄入預算明細，推動預算精細化管理；另一方面強化系統結構設計，根據學校實際情況制定具有針對性的預算方案，將信息技術手段與預算管理相統一[2]。增加的數據庫功能或云端存儲器功能，要特別注意規范化設置預算數據上報標準。第三，預算下達執行后，信息系統要建立預算執行監控方案，實施動態性的監控管理。預算系統要具有差異警示功能，根據預算差異及時發出警報提示，向領導層及相關部門反饋數據及改善意見；向審計部門提出風險控制警示；向管理層提供預算考評數據。一方面，要保證預算執行過程中所有數據快速上傳、準確下達；另一方面也要根據預算執行情況實時比對預算指標，將比對結果與最終的預算考評統一起來，提供考評依據，為持續性的預算優化提供支持。

（二）強化部門間的溝通與鏈接

在原有的信息系統基礎上，高職院校要增設信息交換平臺，強化部門間的溝通聯系。首先，針對各部門業務系統的已有數據進行歸納與整理，同步對不同部門所需的信息數據進行需求分析。一方面，將已有數據中，能夠滿足財務部門需要，且具有后續使用價值的，導入新建的信息交換平臺；另一方面，根據需求分析建立財務信息模塊，滿足各部門信息查閱需求。其次，強化財務部門對財務信息的提取和整理。財務部門除針對財務部門需求整理各類信息數據外，還要針對其他職能部門需求建立信息收集渠道，將獲取的信息傳輸到信息交換平臺中，為有關部門數據獲取提供助力。最后，針對信息平臺數據錄入，學校要建立錄入標準、提升錄入規范性，借此保證各部門數據交換的準確性、提高數據利用率。通過強化部門間的溝通與鏈接，全面提升財務管理效率。

（三）構建標準化系統數據格式

高職院校推進財務管理信息化建設，最主要的目的是為財務管理流程打造通暢的信息溝通渠道。每一個單元數據的格式及標準都會影響信息溝通渠道的通暢性。因此，學校要構建標準化的信息系統數據格式，借此將不同業務的數據串聯起來，推動財務管理改革。

首先，針對現有信息系統的財務服務模式進行創新。主要的創新點要落在數據共享上。所有數據溝通路徑均要形成系統鏈接，避免只通過人工處理方式進行傳遞。學校要盡可能減少需要大量信息輸入的單一數據傳遞，避免工作步驟的重復、工作節奏的拖沓。其次，分析學校目前所有的經濟業務，建立統一且能夠匹配業務需求的數據錄入標準口徑。每一個部門以及每一個業務環節，都要具備讀取其他部門或上一環節共享數據的能力。例如，學校資產采購初始環節，資產管理部門建立標準化采購信息單，錄入信息共享平臺。財務部門、資產管理部門以及設備實際使用部門，均能夠讀取該信息單，并根據相應的權限，修改其中的內容[3]。通過標準化的數據鏈接，每一個業務環節都緊密銜接起來，學校既能夠提升經濟業務執行透明度，實現實時的監管，同時也能夠借助及時的數據更新、快捷的數據查詢，快速處理突發狀況，提高學校財務管理效率。

（四）加強信息化財務內控管理

隨著高職院校的持續發展、業務范圍愈發廣泛，學校的資金規模也在持續擴張，這意味著學校面臨的財務風險越來越多。信息系統的建設，不僅要解決學校財務數據傳遞工作量大、耗時長的問題，同時也要解決錯誤率高、信息安全隱患的問題。要借助信息化建設，強化財務內控管理。進一步滿足高職院校財務管理的需求。

一是強化高職院校財務信息系統與財務信息、業務信息、內控管理的鏈接。既要將教育教學、資產管理、人事管理等涉及的業務經濟活動統一起來，由財務平臺集中進行數據管理。同時也要將審批環節、溝通環節、信息查詢環節納入信息系統中，利用信息系統完善內控管理體系。例如，將差旅費報銷進度信息查詢、收費賬戶數據查詢、預算方案審批、薪酬發放、采購審核等環節納入信息系統中，最大化地實現線上操作，借此強化內控管理鏈接，提升信息流轉速度，減少人工處理環節帶來的信息失真風險。

二是加強高職院校財務信息化內控監管力度，制定完善的信息化操作規范。基于現有系統，進一步優化內控監管，發揮內控監督職能。針對各業務子系統加大監督力度，針對信息交換平臺監控數據精準性和安全性，降低風險發生概率。

三是積極借鑒企業信息化建設成功經驗，在系統設置、軟件管理、系統應用等方面注重信息安全管控。除積極更新安全系統、保持良好的安全系統運行狀態以外，還要按需備份財務系統數據，避免數據丟失；設置系統查閱權限，避免數據泄露。

（五）培養復合型財務人才隊伍

復合型人才將對高職院校未來發展產生重要性。因此，學校要高度重視復合型人才的培養，結合財務信息化建設規劃，打造專業化、復合型的財務團隊。

一是從引進角度考慮復合型人才隊伍的組建。在招聘之初就要考慮招納具有財務專業知識和信息技術的復合型人才。通過提高對人才的要求，為學校信息化建設工作注入新鮮血液。針對引入人才，強化專業技能，知識儲備，以及職業道德，信息技術實踐能力等多方面的考量，借此全面提升人才隊伍的綜合素質，同時提高學校在招聘工作、人資管理工作方面的精準性。二是從后續培養角度關注財務人員培養，打造遞進式的培養機制。按照初步的崗位職責、專業技能；到進階的財務專業知識、法律法規培訓；再到更加完善的信息技術知識培訓，全面提升財務人員的綜合技能，助力財務團隊轉型，為學校提供更加優質的財務服務。

五、結束語

財務問題將影響高職院校的建設與發展。面對信息化時代給學校管理發展帶來的調整，學校要真正地落實信息化建設，借此提高辦學效益，從管理角度，關注綜合實力的提升，專業技術人才的培養。高職院校要借助信息化建設，優化財務管理模式，為學校發展提供充裕的經費保障、提升學校辦學效益、助力學校發展和進步。通過對目前高職院校財務管理信息化建設的分析，學校目前在預算流程、部門溝通、數據標準、風險控制、財務人才等方面存在不足。學校要加強重視，推動管理變革，實現管理創新。加快財務管理信息化建設工作的革新，優化預算管理系統功能、強化部門溝通與鏈接、構建標準化數據格式、加強信息化財務內控、培養復合型財務人才，借此實現財務管理系統的優化與改造，助力學校長遠發展。