網絡報銷在企業財務管理中的運用

蔣麗省

為了盡可能減少人力物力投入，從整體上提升企業財務管理水平，高效且有序地落實各項報銷工作，很多企業都重視起了網絡報銷的運用研究。

作為一種比較新穎且效果較為顯著的財務報銷模式，網絡報銷具有跨時空和跨區域的優勢。現代企業經營發展中若能夠實現對這一報銷模式的靈活運用，不僅能夠促進自身財務管理水平的顯著提升，也能夠實現財務管理目標的公開透明。

一、傳統報銷

傳統報銷模式在具體應用中需要考慮到企業之間的不同規定。通常都是按照經辦人申請款項、出納核準、會計核準和主管負責人統一批準這一流程來進行的。基于不同企業的不同規定，最后一個環節可能會有差異。大多數企業都會在資金審核這一層面進行一定額度的設置，若超過額度，需要更多負責人的審核和簽字確認。這一報銷過程不僅需要耗費大量時間，效率也非常低，尤其是在市場經濟快速發展下，這一報銷審核制度已經無法滿足社會發展需求。主要是因為傳統報銷需要較長的周期。在資金報銷中，財務負責人和上級主管負責人難以確保同時在崗，進而導致資金報銷、審核需要經過較長的周期才能夠完成。而在市場競爭日益激烈背景下，企業財務管理作為企業管理的重點內容，資金審批速度也會影響到企業發展。此外，企業在不斷擴張發展中，人員和業務也會出現諸多變動，涉及的資金報銷和審批工作也會隨之增加，若無法保障財務人員的綜合素質與數量，極易導致報銷審核憑證積壓或是丟失等情況的產生。

二、網絡報銷

具體來講，網絡報銷就是在互聯網技術的有力支持下落實各項報銷業務，通過網絡辦公室的設立，以及相關程序的進一步優化來為報銷業務的高效開展提供一定保障，具有的透明度非常高。尤其是在社會快速發展帶動下，我國各企業在研發、產品、品牌和制造等諸多領域也實現了跨區域和跨組織發展，分支機構數量也隨之快速增加。在此過程中，各企業也在努力提升自身管理水平，改進互聯網信息水平，這些都在某些層面為在線報銷的實現、推廣提供了有利條件。因此，為了有效擺脫傳統報銷系統存在的諸多局限，為企業財務管理水平提升提供有力支持，針對網絡報銷模式的應用研究應給予足夠重視。

三、網絡報銷在企業財務管理中的作用

（一）實現報銷工作公開化與透明化

在企業財務管理中，網絡報銷模式的顯著特點之一就是能夠給企業財務報銷程序、系統建設帶來一定的促進作用。針對在線報銷模式的申請流程來講，員工將財務報銷申請書和相關文件及時提交之后，系統會根據清單中列出的業務報銷憑證的預設操作流程來高效開展相應的報銷工作。基于對相關數據信息的綜合分析，將完成的網絡補償過程輸入其中。在報銷的數據得到批準后，會直接進入在線報銷批準系統。這一系統會對比分析報銷人員填寫的實際金額與相應預算下的支出金額。在此過程中若發現實際支出金額高于預算額，那么計算機系統會拒絕報銷人員的報銷申請。在此過程中，企業財務管理部門的報銷人員應全面細致的審查實際收到的報銷材料，以此來為之后網絡報銷順利和有效開展奠定堅實基礎。而通過有效引用網絡報銷模式，不僅有助于促進企業報銷過程中，財務管理效率和準確性的顯著提升，也能夠通過進一步完善計算機設備后臺審計系統來推動企業財務報銷實現公平性和透明度。

（二）網絡報銷有助于節省企業運營成本

在企業財務管理中，網絡報銷的有效運用能夠大幅度減少人力物力的投入。網絡報銷系統能夠高效地完成電子賬單、支出收入流程和報銷數據的自動生成。在以往的財務管理中，企業一般都會安排專人來整理、管理所有的報銷憑證、賬單與發票。而在人工操作中，因為諸多因素的影響，難免會出現一些疏漏，導致某些單據出現遺失或損壞的情況，給后期對賬和核準工作增加了很大難度。但在網絡報銷模式的支持下，對賬需要的單據等一系列數據會自動生成，這樣不僅有助于企業運營成本的節省，財務人員在整理財務數據和平整過程中也可以保障清晰明確。

（三）顯著提升企業財務報銷工作效率

在以往的企業財務報銷工作具體開展中，相關工作人員一般都是通過手工方式來落實各項報銷業務工作的。在此過程中，財務報銷工作人員需要全面整合企業員工提交的報銷申請和底稿，認真落實好具體報銷平整數據填寫和計算整理，還有合理審計報銷確認等一系列工作環節。但因為報銷人員自身的生理和心理因素的影響，在整個報銷過程中，報銷人員的工作態度和效率會呈現出一定的波動，在核算報銷數據時也容易出現一些差錯，這也是一些企業財務報銷工作質量一直難以得到顯著提升的主要原因之一。同時也會影響到企業基本財務管理工作的有序開展。而在網絡報銷模式支持下，企業報銷人員只需要認真審核和錄入初始報銷申請數據即可，之后，計算機工具和軟件能夠高效有序地完成剩下的處理步驟，這樣不僅有助于避免后續報銷數據處理中出現各類錯誤，“數字簽名”技術的應用也能夠便于報銷領導隨時在線審核電子報銷單據，能夠大幅度提升報銷工作效率。且網絡報銷還擁有情況說明這一功能，在報銷問題層面能夠將款項用途直接反映出來，能夠大幅度減少因為核準賬單而花費的時間，部門之間的工作矛盾也會大幅度減少，進而促進工作效率的顯著提高。

（四）網絡報銷能夠為行政檢查提供方便

不論是對于哪一企業來講，只要其處于正常經營正常報稅狀態，就必須要考慮年審檢查這一問題。年審檢查主要涉及企業內部年審檢查和行政年審檢查這兩個方面。而對于網絡報銷系統來講，因為系統設置的原因，每一筆資金在完成報銷之后，系統都會自動生成相應賬單，準確完成電子憑證記錄。且不論是企業內部年審檢查，還是行政部門年審檢查，只需要將相關數據導出和核準便可以高效順利地完成檢查工作。與傳統的對照原始憑證、發票相比，網絡報銷模式能夠促進內外部工作效率的全面提升。

（五）網絡報銷有助于提升企業發展速度

隨著市場化進程的不斷加快，企業之間的競爭也越來越激烈。有競爭就有選擇，這也能夠在一定程度上體現出企業財務報銷工作的重要性。以往的財務報銷程度因為諸多因素的影響，無法在短時間內完成報銷業務。這也會在某種程度上給企業發展帶來一些限制。主要是因為市場發展中涌現的機會往往都是稍縱即逝的，若財務報銷工作無法做到緊跟時代發展步伐，企業在競爭、合作以及對外交流中便會呈現出諸多不足。而在網絡報銷模式的支持下，能夠進一步提升審批速度，幫助企業在日益激烈的市場競爭中更好地適應市場，提升核心競爭力，拓展出更廣闊的發展前景。

（六）網絡報銷能夠提升財務管理安全

傳統報銷一半都是結合紙質憑證來開展的，存在著一定的破損和遺失等風險。一旦丟失，極易引發重要憑證財務部門和報銷部門的工作矛盾，也會導致后續報銷領取無法正常進行。而在網絡報銷模式支持下，上述問題則可以妥善解決，網絡報銷時，最終審批完成后，報銷款項會直接從網銀賬戶轉賬，且每一個流程都會在系統中保存下來。這樣既可以為后續查賬提供便捷，也能夠為報銷安全提供保障。此外，所有的網絡報銷流程都是基于網絡技術加密開展的，不論是哪一賬單還是憑證，讀取之前都要先驗證，這不僅能夠為票據憑證安全提供保障，也能夠從整體上提升企業財務管理安全性。

四、企業財務管理中網絡報銷的實現

（一）優化預算管理，落實前置審批

在網絡報銷系統的有力支持下，企業預算的前置審批要求能夠順利落實。尤其是直屬企業購銷合同和費用支出的前置審批要重點加強。比如直屬企業在向經營者收購支付貨款時，通常都是以先貨后款的形式來實行的。購銷部門的業務人員會結合合同付款進度來獲取相應發票，完成收購入庫的貨物數量質量的核實工作后，進行付款審批單的編制。基于網絡報銷流程，經購銷部門和財務部門等部門的負責人在認真審核之后，會嚴格按照權限來向分管副主任和庫主任上報審批。對于一些已經超過規定限額的款項，或者是已經高于分公司區域指導價的款項，一定要經過分公司審批后，財務部門工作人員再結合報銷系統對生效的付款單、合同與發票等數據進行審核。在網絡報銷系統的有力支持下，相關工作人員可以及時更新預算數據，盡可能緩解財務人員工作壓力的同時，也能夠為數據準確真實性提供一定保障。此外，網絡報銷系統還可以對比分析多年預算數據、支出數據，能夠促進企業財務分析能力的顯著提升。

（二）制度流程化，提升管理水平

通過對業務流程的進一步梳理，聯系實際來對企業內部業務流程、管理成果做出不斷優化，將企業內部控制制度合理納入到網絡報銷系統當中。業務流程要實現自動化、業務管理要體現制度化、制度流程化和流程信息化，以此來促進企業風險控制能力的顯著提升。簡單來講，就是對分、子公司等方面的業務流程和日常管理制度進行重新梳理，結合總公司各項要求來制定出完善的內部控制指引，圍繞一些重點控制環節可能出現的風險點來制定明確的控制目標，提出針對性較強的控制措施。之后，將適合、有效的控制措施合理納入到網絡報銷系統當中，以此來為工作流程信息化的實現提供一定保障，為在線監控奠定堅實基礎。針對現有業務管理信息系統和辦公自動化等系統的充分利用給予足夠重視，將物資采購制度和工程招標制度等一系列制度合理納入到網絡報銷系統的所有流程當中。若之后的報銷工作未嚴格按照規定流程來進行，資金便無法支付。通過和智能化系統和ERP系統等系統的有效對接，能夠為財務管理信息化和計劃、認識及投資等諸多業務系統的有效銜接提供有力支持，為企業信息一體化管理的實現創造有利條件。通過綜合管控企業各類資源和生產要素，從傳統的事后監督轉變成過程監督和在線管控，能夠為企業管理智能化和標準化水平的進一步提升帶來積極推動作用。

（三）完善費用標準化，節約開支

為了更好地落實中央關于加強公司系統作風建設的各項要求，企業可以參照《中央和國家機關會議費管理辦法》《中央和國家機關差率費管理辦法》等規定，將企業各項費用支出標準合理納入到網絡報銷系統當中，以此來做好對各項費用的標準化控制。針對企業生產經營過程中的可控成本來講，通過對標管理的有效實施，能夠為企業降本增效目標的到位落實提供一定保障。

（四）加強合同動態管理，有效防控風險

網絡報銷系統中設置了合同管理模塊，能夠為企業風險管理、控制工作的有效開展提供有力支持。在付款時，在線報銷系統會提示需要輸入合同編號，同時， 對合同條款、隨后的付款時間、金額、比例以及付款條件等進行全面高效的在線查詢。業務領導通過在線確認滿足必要付款條件后，由主管財務領導完成審批支付款項。批準后，系統會快速生成相關信息，如累計付款金額和余額。但因為業務和財務人員可能會有變動，所以難以做到對項目情況的全面把握，通過報銷系統內置合同賬簿，可以實現對合同項目績效、付款狀態與周期的動態查看。同時，系統還會自動提示，避免出現重復或者是丟失付款的情況。除此之外，在合同賬戶中可以進行大量信息的挖掘，為之后的綜合分析提供有力支持。如結合網絡報銷系統的合同賬戶，可以將上游供應商和下游客戶的名稱及實際信用狀況提取出來，然后自動將一些不良客戶信息導入到“黑名單”數據庫當中，并共享于整個系統，以此來盡可能地規避業務風險。

結語：

在信息快速發展帶動下，利用互聯網辦公已經逐漸成為企業經營發展中的一種必要手段，也為網絡報銷工作模式的應用推廣提供了有利條件。網絡報銷模式在具體應用中，既可以做到對市場環境的全面適應，也能夠從整體上提升財務管理工作水平，為各項核驗檢查提供更多便捷，在保障財務管理安全的同時，能夠盡可能地降低運營成本，幫助企業進一步提升競爭實力。