大數據時代下“互聯網+”黨校檔案管理措施分析

毛寶珍

衢州市委黨校 浙江 衢州 324000

引言

據統計，全國檔案館面積已突破800萬㎡，藏書數量急劇上升，達到6.5億冊。針對檔案管理的新形勢，我國檔案行政管理部門也在加快改革步伐，以更好地適應檔案管理的實際需要[1]。從黨的十八大開始，我國的檔案管理發生了重大變化，檔案管理的質量和效率都有了很大提高。實現上述成果離不開現代新科技、新設備的支撐，特別是計算機技術和互聯網信息的支撐，促進了文件管理工作向著更為科學、規范、快捷、有效的方向發展。隨著信息通信科技的高速發展以及5G時代的來臨，網絡信息技術也獲得了更廣泛的使用與推廣，為社會各產業的發展提出了較強大的技術支持。對黨的學校檔案管理工作而言，在大數據處理等信息時代的大背景下，網絡信息技術與學校文件管理工作之間的緊密聯系是為了進一步提高學校檔案管理技術水平，新技術為檔案管理提供了新的發展動力。本文以黨校檔案管理為例，探討了新形勢下檔案管理信息系統的結構和檔案信息管理的優化措施，以期對相關人員有所啟發。

1 黨校檔案管理概況

現在，黨校檔案管理已由傳統單一的低效紙質模式，逐漸過渡為現代信息技術和數據管理。在現代信息技術、計算機、網絡信息技術以及大數據科學技術的支持下，黨校檔案保管技術手段也日趨多樣化，給黨校檔案管理工作帶來了巨大的便利[2]。黨校的信息技術優勢，主要體現在如下幾方面。

第一，現代信息技術大大豐富了文件管理的表現形式。傳統的文檔管理大多是以光盤或者紙張為載體，通訊形式大多為物理訪問，信息處理的效能低下。使用計算機技術管理和壓縮大量的紙質文檔，不僅有利于文檔的保存與傳遞，還豐富了文本、圖像、視頻、實物等的文件形式。

第二，信息技術大大擴大了文件顯示和管理平臺的范圍。以往的文件管理通常受人員、空間、時間的限制。隨著存檔數量的增加，傳統的管理方法的使用不能有效地共享存檔信息資源，這消耗了很多員工的時間和精力。信息技術可以在不受時間和空間限制的情況下實現歸檔信息的接收和使用。

第三，通過信息技術顯著改善了服務質量和文件管理水平。傳統的文件管理工作方法主要依賴于文字管理人員，不但工作效率低下，還受到了人為因素的影響。信息文件管理實現大量信息的高效傳輸，短時間收集、發布信息，有效提高文件工作效率，降低手工錯誤率，滿足各方面需求。

第四，在下一個大數據時代，數據將是十分關鍵的資源。在網絡技術和信息技術的幫助下，人們能夠進一步發現并運用文本中隱含的數據資料，進行數據資料的研究與合理使用，為黨校的日常管理工作提出意見，還可以為企業與社區提供價值。

網絡和計算機等技術的普及與使用，給黨校的檔案管理方式帶來了巨大變化。隨著黨校檔案的計算機化建設進度日益加快，黨校檔案管理服務質量和工作效率將明顯提高，這就可以減少黨校管理人員的日常成本，使工作人員投入更多的時間和精力調研、探討與創造。

2 黨校檔案管理系統“互聯網+”建設面臨的挑戰和問題

黨校檔案管理工作，對共產黨的領導培訓學校日常管理工作的實施、黨校經驗總結與理論研討、推進檔案管理的信息化建設有著重要意義。當建立信息化的檔案管理時代，檔案工作者必須面對以下挑戰和問題：

第一，構建檔案信息管理系統的方法不明確。雖然我們在檔案管理方面有先進的硬件設施，但是，在使用這些設備和信息設施方面，以及在根據黨校檔案管理的實際需要優化和改進軟件系統方面，仍然存在許多不足。造成這個問題的主要原因是學校檔案信息管理系統起步較晚，再加上學校檔案管理方的定制需求，沒有成熟的經驗可供借鑒，建設檔案信息管理系統的路徑尚不明確，要研究、調整、優化，不斷推進難以一步到位的工作。

第二，文件管理單位缺乏全體職工的集體意識。過去的文件管理工作比較粗放，在時間、空間和人力上都無法做到較高行政覆蓋，因此信息內容和文字管理工作主體范圍較小。但由于網絡信息技術的發展，在信息的幫助下，文件管理工作的范圍也愈來愈寬，受時間和空間所約束的文字管理工作主體越來越少，文字管理工作的內容和問題也就愈來愈多。以往，能夠完成文件的收集、分類、保存的文件管理者的數量是有限的，而且與員工的關系都不緊密，這導致了對檔案管理缺乏意識形態意識和認知誤解。他們認為，檔案管理只是有關部門的責任，與自身無關。如今，隨著檔案管理問題和內容的增多，以及信息檔案管理系統建設進程的加快，每一位員工都與檔案管理人員有著更密切的聯系。在檔案管理思想上，還必須糾正原有的錯誤或片面的認識。

第三，文件信息管理系統有缺陷。互聯網技術和黨校檔案管理的整合是不斷探索和優化的過程。因此，文件信息管理系統也必須不斷地經過審查、補充、優化、改善的過程。目前，需要文件信息管理系統的審查和完善，主要建立文件管理流程，實行文件管理責任制。由于傳統文件主要是紙質文件，文件管理仍有較大的慣性，觀念上也有較大的慣性。檔案管理的業務技能和工作流程，以及對機構職責的考核和執行，限制了黨校檔案信息管理建設過程的重大進展。

第四，計算機化電子文件的風險防止控制級別不高。大數據時代，文件的形式發生了很大的變化。電子歸檔在歸檔類別中占有越來越大的份額。與普通商業檔案相比，黨校檔案安全與國家、社會、經濟關系更為密切[3]。因此，電子文件管理的安全性也更為重要。目前，信息檔案的電子化管理鏈中有很多環節，存在著一些潛在的風險。因為在某一環節上出現了缺陷，很容易引起對外界負面影響的干擾與破壞，從而造成大量文件被盜、流失甚至破壞，經濟損失不可估量。當前，黨校對電子文檔的風險防范能力并不高，這也是在網絡等信息技術背景下黨校檔案管理的又一問題。

3 黨校“互聯網+”管理體系建設的措施和途徑

3.1 搞好規劃檔案信息管理系統建設

黨的學校檔案信息管理系統的建立并非一蹴而就，而是它系列化、長期化、持續優化的工作。在實踐工作中，不僅關注我國檔案事業改革與發展的大方向，而且關注了黨校檔案管理的現實需求，并提出了黨校檔案信息管理建設的階段性規劃，各階段的計劃都要分成具體任務與工作目標。為黨校檔案信息管理系統的建立，指明了具體的方向。隨著各階段管理工作的有效進行，文件管理系統的結構應靈活，前提是總方向不變。一方面要積累黨校企業的檔案管理成功經驗，另一方面也要主動學習外地企業先進成熟的行業管理經驗，并進一步總結策略，處理現實問題。

3.2 宣傳現代檔案管理的重大意義，以增強全體檔案保管員的政治思想覺悟

要實現檔案管理信息化的最高目標，不僅要注重檔案管理硬件的優化和現代化，還要努力提高全體員工的思想水平。從調整優化檔案保管組織開始，逐步設置專門的檔案保管機關，逐漸形成檔案管理體制和檔案責任制度。專用文件管理系統確保文件管理的集中統一，盡快制定具體的文件管理標準和要求，統一文件管理格式，明確文件管理流程，建立由員工集體參與的檔案工作理事會，確定了檔案管理工作負責人，并確定了各部門的歸檔保管工作范圍，把個人檔案管理作為績效考核系統，提升了全員的歸檔保存與思想管理水平，進一步提高了全員責任感，開拓了全員歸檔、個人檔案管理工作的嶄新局面。

3.3 努力構建科學合理的文件網絡安全體系

檔案管理部門和檔案工作者必須順應網絡發展的趨勢，使檔案真正發揮網絡平臺的作用。例如，可以使用文件管理部門或該部門的內部服務網絡。公共服務社會化網絡通過不同的形式和網絡渠道，發揮和反映檔案的作用和價值，為檔案的管理、保護和應用提供廣告和輔助服務。文件信息的安全主要包括兩個方面[4]：一是防止文件信息的損壞和丟失；二是保密。為了防止信息的破壞和丟失，我們必須加強信息安全，建立和完善信息管理系統，確保信息的機密性，訪問控制和認證是網絡安全中常用的有效工具。文件信息化建設的最終實施取決于人，人是文件信息管理安全的第一屏障。因此，檔案管理人員應始終保持警惕，通過嚴格細致的安全體系確保信息系統的安全。在“互聯網+”的框架內，檔案管理部門和檔案從業人員必須適應當前的發展趨勢，實現檔案與互聯網技術的有機結合。例如，文件管理可以為內部或外部服務提供服務網絡。通過多種方式和手段，實現檔案價值，使互聯網技術成為可能，歸檔管理的保護和應用服務。因此，需要購買計算機或其他硬件設備，并提供足夠的硬件來保證文件的有效管理。同時，要加強軟件開發，更好地實現文件管理的保護和應用。根據文件的內容和形式，開發并使用相關軟件。滿足下載各種網絡傳輸資源和軟件的需要，構建實用性強、信息量大的文件網絡系統。

3.4 提高工作人員業務素質，加快檔案信息化建設

隨著數據時代的到來，黨校檔案管理也有了新的手段和模式。在新形勢下，檔案工作者必須加快工作思路和工作觀念的轉變和適應，與黨校檔案信息管理建設同步推進，提出新標準，加快個人業務能力的提高[5]。但是，需要根據最新的文件制度和工作標準規范全體人員，向職工進行具體的引導與參考。另一方面，通過組織相關人才專業訓練，在理論思維、精神觀念和實際操作能力等方面全面提高人員素質與技術水平，從而更好地推動中國文書信息化建設進程，以達到中國文書管理工作的最高目標。

3.5 目的加強檔案管理隊伍建設

為了促進檔案管理的現代化，促進檔案與互聯網的有機結合，首先需要在建設專業檔案隊伍的基礎上培養自己的互聯網意識。在互聯網環境下，人是確保檔案管理信息結構的決定性因素。文件管理是高度科學化的工作。因此，理解文件管理和保護，培養具有軟件開發、網絡維護和應用能力的人才是互聯網背景下文件管理現代化的前提。建設文件管理專業素質高、網絡素質好的綜合人才隊伍。聘請專職人員進行管理。這也促進了“互聯網+”條件下檔案管理現代化發展的人才培養[6]。具體來說，我們可以做幾個方面的工作：第一，設立專門崗位和專門人員。我們不能接受迄今為止任意制定一個人兼職管理的方式，我們應該定義職位和員工。第二，加強檔案管理人員的檔案學和計算機科學專業培訓，提高“互聯網+”的能力和使用水平，提高文件管理水平。第三，創新人才引進機制，吸引網絡應用能力強的專業人才，充實檔案管理團隊，重新配置檔案管理和保護思想在互聯網上的發展方向和實現路徑。

4 結束語

在新的時期，各級黨校應緊扣檔案事業發展趨勢，深入落實國家檔案事業“十三五”發展計劃草案，把實際問題當作政策研究和策略制訂的起點，積極研究優化途徑與對策，全面推進黨校檔案信息化進程，為黨校的檔案資料監控研究工作提供參考、效益與共享，并提供積極良好的服務條件，使黨校檔案資料管理更為全面、有效。