問題視域下加強水電站工程建設項目檔案管理的分析

李光輝，喬衛麗，周 萌

（山東沂蒙抽水蓄能有限公司，山東 臨沂 273400）

水力發電是我國電能源生產的主要方式，水利電能又是電能源生產方式中技術成熟、具有大規模開發潛力的可再生能源。在我國電能源需求量越來越大并追求低碳發展的新時代環境下，水電站工程建設項目逐年增加，水電能源對民生、經濟與社會發展的貢獻力越來越大。水電站工程建設項目往往與關聯產業打造水資源綜合利用體系一同進行，所以耗資、耗時、工序多、工程量大、建設周期長、多團隊聯合建設的特點很突出，所形成的檔案資料種類繁多、容量較大、頗為分散，且每一份檔案資料都十分珍貴，關系到工程竣工和驗收、關系到運行和使用、關系到后續維修和擴建、關系到相關項目的參考和借鑒。盡管水電站工程建設項目檔案管理很細密、很重要，是水電建設企業加強建設項目管理的重要一環，但由于主客觀原因，卻使得一些問題長期、慣性、不同程度地存在，也有新的問題不斷出現。因此，關注水電站工程建設項目檔案管理現狀，進行問題視域下加強水電站工程建設項目檔案管理的分析與討論，有益于警示水電企業增強檔案管理工作，有益于保障水電站建設項目安全高效地進行和運營。

1 水電站工程建設項目檔案管理凸顯問題的查擺梳理

任何事物都有其本質屬性，以其本質屬性區別于其他事物，包括在同一類事物中，又以某一特定事物的自身屬性區別于所在類事物自身的屬性。查擺與探究水電站工程建設項目檔案管理普遍存在的凸顯問題與根源，既依據水電站工程建設項目檔案管理廣義的本質屬性來審視，也從水電站工程建設項目某一環節檔案管理的狹義屬性來審視。換句話說，既查找普遍性問題與普遍性根源，也查找環節性問題與環節性根源，無論普遍性問題與普遍性根源，還是環節性問題與環節性根源，都瞄準的是凸顯出的問題。檔案管理的對象是檔案實體和檔案信息，檔案業務與各行各業有關，各行各業都擁有檔案管理的責任和義務。在水電企業，檔案管理如同企業其他經營管理活動一樣，有其流程，包括檔案資料和信息的產生、檔案收集與整理、檔案價值鑒定與歸類、檔案編目與檢索、檔案統計與編輯、檔案存儲與調用。在水電企業全部檔案管理活動的流程中，每一個環節都很重要，各個環節相互支撐，若某一個環節出現問題，不僅僅影響自身環節的管理效果，同時影響全部檔案管理工作的質量，各個管理環節形成相互制約的因果關系，正如成語所云“千里之堤毀于蟻穴”。那么，水電站工程建設項目檔案管理凸顯出哪些普遍性問題與環節性問題呢？主要可見以下三個方面：

1.1 管理主體能動性不足

任何管理活動的管理主體都是人，所有管理活動都是人對物的管理，只不過會因為物有所別而導致管理對象、管理手段、管理目標不同罷了。水電站工程建設項目檔案管理呈分散與集中相結合的特點，分散的特點與其檔案資料產生、管理、呈報的多主體多環節有關，也與其檔案資料包括文件、圖表、照片、視頻等多種形式多種來源有關。管理主體能動性不足問題出現在不同管理層級，形成了檔案管理自下而上的一些管理漏洞。例如：施工單位對檔案管理不重視，施工隊伍中施工人員與檔案人員的流動性強，檔案管理銜接不足引發檔案資料留存不完整問題；檔案管理專業人才缺乏，甚至有些單位的領導錯誤地認為檔案管理是后勤崗位，誰都可安排上崗，培不培訓崗位業務不打緊，造成專兼職檔案管理人員專業素養缺乏；檔案管理崗位具體工作人員輕視本崗職責，不能主動積極地鉆研檔案管理業務，缺乏對檔案管理法律法規、規章制度、網絡與信息技術的學習掌握，因其知識素質與崗位職責的不對稱，而埋下或引發檔案管理問題的隱患。同時，因為管理主體弱化對檔案管理的職責，也在問題出現后有管理主體責任推諉的情形。

1.2 管理機制協同運行不足

任何管理活動都作用于一定的管理系統，管理系統內部的各個子系統，乃至各個環節唯有通過一定的管理機制，朝著一定的管理目標協同運行，才能收取預期管理效果。也就是說，任何管理活動中的管理機制很重要，左右這一管理系統中的結構形態、運行狀態和運行效果。因此，管理機制的本質即管理系統的內在聯系、功能及運行原理，是決定管理功效的核心問題。水電站工程建設項目檔案管理機制協同運行不足的問題表現在兩個方面，一方面是管理機制建構本身不足，另一方面是管理機制協同作用不足。管理機制建構本身不足是體現于該項工作現有運行機制中的。電站工程建設項目檔案管理現有運行機制是“以業主為中心，以承包商為主體，多方密切配合的”運行機制，也即以項目參建方、業主的責任劃分與擔當進行項目檔案管理。這種管理機制看似突出和強調了管理機制中的業主管理，乃至承包商管理，但缺乏監管機制的有力作用，監管機制的事先指導和幫扶，反倒是成為了事中和事后的一罰了之。其實，任何管理活動中，懲罰手段的利用不是目的，只為誡勉和規制，能夠通過懲罰手段的利用警示和規制不再出現同樣的問題、堵塞管理漏洞，提高管理質量才是目的。而且，畢竟懲罰手段的利用屬于鞭笞后進的方式方法，相比較激勵鞭策方法應該有限使用，不利于管理機制各協同方主觀能動性的調動。

1.3 管理制度規范制約不足

任何管理活動都必須遵循管理制度進行，制度包括崗位性制度和法規性制度，制度對管理活動起到指導性與約束性、鞭策性和激勵性、規范性和程序性作用，缺乏了完善制度規范的管理活動，一定是雜亂無序和低效能的管理活動。水電站工程建設項目檔案管理同樣建有管理制度和遵循管理制度，從國家檔案法到行業檔案管理規范再到水電站項目檔案管理的制度細則，已經形成了從宏觀到中觀再到微觀的制度規范，但制度落實不足普遍存在，制度的規范效力被縮減，人為的隨意作用被抬升的現象和問題屢見不鮮。如確保檔案管理的完整性和真實性是水電站項目檔案管理制度的原則性規定，也是落實到檔案管理具體崗位具體人員的崗位責任制，但據國家發改委重大項目稽查辦對政府投資的水電站建設項目檔案進行稽查中發現，檔案管理中審批文件、招標文件、工程資料、監理資料、重要事項記錄資料、財務資料、合同、原始憑證不全的問題存在。還有的對檔案造假，為了應付檢查臨時補理有關檔案，后補的檔案混亂且不全。由此可見，制度管理不到位，有制度規范執行不到位，是水電站建設項目檔案管理的普遍問題，不可小覷。

2 針對水電站工程建設項目檔案管理凸顯問題的整改對策

在上述水電站工程建設項目檔案管理凸顯問題查擺梳理中，已經將管理主體能動性不足、管理機制協同運行不足、管理制度規范制約不足的三方面問題進行了具體分析，而發現問題、分析問題都是為解決問題提供靶向，解決問題的措施是否得當很重要，唯有解決問題的措施具有針對問題、打破局限、掃除障礙、破冰前行的能量，才能達成開拓進取的效果。很贊成有研究者針對抽水蓄能水電站加強項目檔案管理工作提出的觀點：我國抽水蓄能工程建設項目的整體水平正在朝向越來越精細化的方向發展，急需努力實現“建設精品工程、創建精品檔案”的工作目標。這一觀點恰恰體現出文章探討整改對策的方向目標，這就是要向水電站工程項目追求實現精品工程目標一樣，拿出針對性強的切實可行的整改對策，創建檔案管理精品。

2.1 強化管理主體權責認識，堅持以人為本

解決水電站工程建設項目檔案管理凸顯問題的關鍵因素在于加強領導，形成規范管理與高效管理的體系保障，將管理成效的優劣與以人為本牢牢掛起鉤來。水電站工程建設項目檔案管理的以人為本，要落實在強化管理主體權責認識上，前置對于檔案“物”的管理活動到負責這項工作的“人”。現代企業管理理念強調以人為本，人在現代企業管理中的權利和責任是對等的，有權必有責，權責必相稱，擁權必盡責，失責必究權。應將強化水電站工程建設項目檔案管理主體權責認識的人本理念，重點落實到企業主管領導和檔案管理人員身上，進行《檔案法》《水電建設項目文件收集與檔案管理規范》等各項法律法規、國家標準、行業標準的學習理解與貫徹落實，做到加強業務學習與明確崗位責任相結合、加強業務培訓與加強業務交流相結合、加強業務指導與加強業務監督相結合。同時應加強項目建設參建單位全員檔案管理的宣傳教育，增強人人崗位盡責都與檔案管理有關的思想意識。

2.2 優化管理機制協同作用，追求“四協同”效應

解決水電站工程建設項目檔案管理凸顯問題的重要措施是優化管理機制，充分發揮管理機制各負其責、各盡其責、目標一致、協同配合的作用。優化檔案管理機制的協同作用要在組織協同、目標協同、時效協同、質量協同上做文章。具體做到以業主為核心，建立、設代、施工單位組成的三級管理網絡，由建設單位檔案主管部門牽頭，充分調動各方做好檔案管理工作的能動性，將檔案管理精品建設與工程項目精品建設結合起來，共同追求并一道進行。嚴明各方職責，明確檔案產生單位與檔案歸檔單位的一致性，確保檔案資料完整歸檔、及時歸檔、準確歸檔、系統歸檔，實現工程檔案管理規范化，堅實工程整體竣工驗收的檔案查證條件。要協調好建設、監理、施工、設計等現場各參建單位的檔案管理工作，從工程專業和檔案專業對項目文件資料進行聯合審查把關，將檔案管理的事前責任落實、事中責任履職對應起來并有機結合起來，提高工作效率，避免可能出現的檔案資料歸檔“補缺式”返工問題。

2.3 實化檔案管理制度規范，提高整體管理效能

解決水電站工程建設項目檔案管理凸顯問題的基礎保障是實化檔案管理制度規范，之所以要強調檔案管理制度的“實化”，就是要打破制度管理被形式化的問題，追求管理制度規范健全、落實到位、對輕視和違反管理制度的現象和問題“零容忍”。要在水電企業進行廣泛的普及《檔案法》的宣傳教育，將《檔案法》學習理解與項目建設檔案管理工作緊密聯系起來，將水利部[2021]200號文件關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知精神進行認真深入的學習貫徹，并結合水電站企業自身實際情況，落實到水電站工程建設項目檔案管理制度建設中，且一經形成制度，就要做到以制度規范實務，讓制度落實到檔案管理事務的各個環節、每一具體事項中。而且，要將制度建設的前置性、調適性、完善性、創新性聯系在一起，以制度建設的前置性，確保制度建設擺在管理實務的首位，以完善水電工程項目檔案規范管理的制度起點，趕在項目工程建設前，明確基本標準與法則，警示各單位對檔案管理的高度重視，明確相關任務和責任，以制度建設的與時俱進，形成制度規范的管理活力。要堅持在項目進行的全過程中，以檔案管理制度進行檔案管理工作的全面質量管理。

3 結語

能源是保障和推進我國現代化建設的動力與命脈，水電能源屬于清潔能源、低碳能源，其生產和供給占我國電能源生產與供給的比例大、貢獻大、發展前景好，這種客觀現狀決定了我國水電站工程建設的生機與活力。在水電站工程建設新項目不斷上馬，已經投入發電運行項目不斷進行安全生產、擴容生產維修改造的新形勢下，加強水電工程建設項目檔案管理愈發顯示出其促進項目精品工程建設的特殊作用。但目前我國水電工程建設項目檔案管理普遍存在著管理主體能動性不足、管理機制協同運行不足、管理制度規范制約不足的三方面凸顯問題，必須進一步關注這方面問題，認真分析研究這三方面問題存在的原因，優化管理對策。同時，也應密切關注水電工程建設項目檔案管理所暴露出的其他方面的問題，認真分析研究針對這些問題的優化管理對策。總之，水電工程建設項目檔案管理是水電工程建設項目不可缺失的組成部分，不可輕視、弱化和邊緣化，不可維持現狀地不思進取，需要與時俱進、創優提效，這是水電企業的緊迫責任，更是水電站檔案管理人員的緊迫責任。