財務共享服務在高校跨地區校區中的應用

鄧光霽 廣東財經大學

引言

我國高等教育在發展過程中出現了跨區、跨市興建分校區的熱潮。從統計數據來看，在985高校中，39所高校擬建和已經建成并投入使用的校區共計140個。由這個數據可以看出，平均每個高校擁有3個以上的校區，有的學校的校區數量已經超過了5個[1]。筆者所在的廣州市中，中山大學有深圳、珠海、廣州跨三城市共四校區、暨南大學有廣州、珠海跨兩城市共三個校區、華南理工大學有兩個校區。異地辦學給高校財務工作提出了新的挑戰，既要做到學校層面的制度、資金的統一與統籌，又要根據校區的地理位置和組織定位，兼顧靈活和方便，為各校區的教學科研工作做好服務與保障。

一、我國高校跨地區校區的現狀及弊端

目前我國跨校區的財務服務模式有三種：1.主校區財務集中模式：即分校區不設立財務機構，所有財務事項均拿回主校區處理；2.各分校區設立財務機構模式，也稱為委派會計制度：即財務報銷、學費收退等業務由各校區獨立完成；3.二級學院各自設立財務機構模式[2]。無論哪種模式都有著處理效率低下、會計信息可靠度低、處理成本高和學校管控度低的風險。

二、財務共享服務的定義、特點及發展

財務共享服務的基礎是按照特定的規范流程，運用信息技術處理財務業務，其目的在于讓組織結構得到進一步優化，形成規范化流程，進而實現組織的降本增效，讓內外部客戶均能夠享受到專業化的、標準化的財務服務。這種分布式的財務管理是企業集團推進的一項重要改革。企業在集團層面成立財務共享服務中心，將原分散于集團內部各分、子公司的財務處理職能集中在財務共享服務中心，提升專業性，形成規模經濟，促進企業集團降低成本、提高效率、保證質量、加強管控。

財務共享服務的特點是將對某類業務的處理在企業集團內共享，提供標準化、集約化、服務化、專業化的服務。財務共享服務在一個企業內部遵循統一的、標準化的作業流程、操作模式和業務處理規范。它整合財務業務活動中的共性部分，進行歸并、整合和集中，產生規模經濟效應，從而降低成本。它由專門的人員組成，分工明確，專業性強。財務共享服務的適用對象是跨國、跨地區的大型企業集團。

財務共享服務已經從傳統走向新型，不再將財務人員物理地集中在獨立的服務中心，而是采用云平臺軟件等近年來出現的新型技術手段，突破財務處理的跨地域限制。企業中不一定要設置實體的財務共享服務中心部門，而是通過軟件和互聯網等新型手段建立虛擬的財務共享服務中心平臺來完成工作。這樣組織機構、人員配置、處理流程、信息系統都需要隨之進行改革。隨著財務管理變革的完成，組織機構也實現了調整，原有的業務流程被徹底顛覆，新型的財務共享服務中心打通了企業不同分支機構地域之間的紙質信息傳遞壁壘，實現業務的統一集中處理，大大提高效率。

三、共享服務在高校跨地區校區間運用的可行性分析

高校財務工作具有業務量大、分散化、重復性高、標準化程度高的特點。這給高校財務共享的建立提供了前提條件。

（一）共享服務的部門設置及功能分配

各分子公司財務部門取消財務核算職能和人員，僅保留財務分析、業務支持、報稅等財務職能和相應人員，根據需要，每個分子公司還可以配備專職或兼職的單據掃描員，負責將公司業務發生所產生的單據掃描上傳系統。財務共享服務中心的工作就是為整個集團進行財務核算，在這里工作的員工會被分組，每個組完成的業務并不相同，這樣安排的目的在于提高專業化水平。而企業集團財務管理部門的職能就可以專注于企業政策規范制定、管理會計、投融資、稅務籌劃、內部稽核等業務。共享中心與企業集團財務管理部門的關系根據企業組織架構的需要可以采用相互平行和上下級兩種模式。

高校校區間財務共享可以運用為：分校區不再設立核算職能和人員，如果分屬不同城市，可以保留報稅和分析人員。單據掃描上傳業務由各申請報銷的老師自行完成，掃描后的原始單據進行校區內報銷箱投遞或郵寄本部財務部門。校本部財務部門設立專門的單據匹配員，將紙質票據與電子數據進行匹配，通過網上報銷系統進行報銷事項審核、復核與處理。校本部財務部門的其他職能仍有：國家政策解讀、學校財務制度制定與更新、報表的編制與報送、數據分析、資金統籌與分配、稅務籌劃、內部稽核、工資公積金業務、學費收退等。

（二）支持財務共享服務的信息系統

財務共享這種模式非常新穎，為了保證新模式的運行，需要建成一整套信息系統提供支持。目前，使用最多的信息系統架構包含多個子系統，比如電子影像系統、網上報賬系統等，具體如下：

1.電子影像系統

在財務共享服務支撐板塊中，該系統居于核心地位。所有實物單據均通過該系統轉化成電子影像。系統功能主要包括采集和處理電子影像、集中存儲、傳輸、隨時查閱等。電子影像系統是實現財務共享服務異地會計處理的基礎。其價值在于：（1）解決異地問題：在該系統中，只要有互聯網和電腦或手機，電子影像可以隨時被上傳、調閱和審核，解決異地處理和異地查閱問題。節省人力物力，降低成本，提高信息傳遞效率。（2）保障檔案安全，提高檔案管理水平，解決紙質檔案存儲中的空間限制、褪色損壞等問題。（3）通過云軟件，可以與企業供貨商或銷售商、政府稅務系統等進行連接，達到信息共享。

2.網上報賬系統

在財務共享服務會計核算處理中，這個系統是流程再造的關鍵，是具體業務和財務處理的交互銜接平臺。只有依托該系統，才可以集成財務系統和各具體業務模塊的信息。網上報賬系統的模塊通常有：業務申請管理、報賬申請管理、業務審批管理、任務分配管理、財務審核管理和查詢分析管理等功能。網上報賬系統的價值在于：（1）信息采集規范化和標準化：通過標準化的表格填報，采集有用信息、形成統一規范的格式。（2）信息傳遞無紙化、自動化：用戶端和接收端都是系統填報和采集數據，無須見面。（3）解決異地授權審批問題：責任人審批環節同樣網上流轉完成，無須見面。（4）提高業務處理全流程的透明度：業務進展的每一個環節都可以通過系統進行查看，跟蹤。（5）及時反饋信息：業務的每一步如需修改與調整，都可以及時發布、接收和調整。

3.電子檔案系統

在財務共享服務支持板塊中，這個系統是一個子系統。將會計檔案納入信息系統，實現會計憑證和電子影像的自動匹配和分冊管理，并對電子檔案的打印、歸檔、借閱、銷毀的全流程進行規范管理。電子檔案系統區別于手工檔案管理的最大優勢在于：無論是接收、裝訂還是修改、銷毀，都進行留痕。痕跡可以永久保存，便于任何時候查源追責。同時，電子留檔，可以解決紙質憑證褪色、占據物理空間、傳輸不便等弊病。形成統一的憑證電子檔案庫，實現財務電子檔案的電子化、集中化管理，大大提高了財務檔案管理的安全性、持久性。

4.會計核算系統

在財務共享服務會計核算中，會計核算系統是核心，能夠連接網上報賬系統進行數據抽取，生成會計核算數據并與資金管理系統相連接，實現結算資金信息的傳遞；同時還將會計核算數據與合并報表系統、稅務管理系統和電子檔案系統結合，完成相關報表、報稅和歸檔業務。其價值在于：（1）通過高度集成和融合，確保業務處理及時、準確、規范。（2）通過靈活多樣的信息分析和展示，更好地為決策提供財務數據的支持。

以上系統都可以通過高校業務需求的提出，由專業工程師進行程序修改和流程改進，運用到高校校區間的財務服務中。比如老師的費用報銷業務，可以統一按照學校制度進行網上授權審批，公平對待每一位教職員工。簡化審批流程，由原來的線下紙質單據的面對面審批轉變為線上影像資料單據審批，讓信息跑路，不讓師生跑腿。通過影像系統聯查憑證及單據，隨時隨地方便報銷者和會計人員。會計核算系統是高度集成的，會計憑證、季度年度報表均可以自動生成，工作效率顯著提升。

（三）主要業務流程

財務共享服務中最主要的工作就是財務核算，該項業務的工作量大、重復性高，且具有較高的標準化程度。

1.業務發生。高校發生采購、出差等業務，費用報銷按照教職工是否墊款分為先墊款再報銷和先借款再報銷兩種形式。新型模式是利用教職工的公務信用卡額度實現支付款項，既不需要提前辦理借款手續，又不實際占用教職工資金，更加便捷。

2.申請報銷。教職工使用網上報賬系統詳細填報標準化處理的報銷事項，并網上提交負責人審批。

3.單據上傳。教職工使用電子影像系統把發票、購物清單或是交通票據等紙質資料上傳，并將報賬系統生成的報銷單以及紙質票據進行校區間投遞或是郵寄到校本部財務部門，財務部門審核員將電子影像與紙質票據進行稽核匹配。

4.審核處理。財務人員進行審核、復核、處理和反饋，通過網上銀行轉賬到教職工工資賬戶中，完成整個報銷流程。

5.數據分析。通過財務分錄與預算分錄，系統自動歸類數據，形成財務報表和預算執行報表。

6.票據歸檔。紙質票據與電子票據分別歸檔，大大提高檔案管理的安全性、可靠度和持久性。

（四）新型財務共享服務模式

1.使用SaaS云軟件建立虛擬財務共享服務中心。云軟件以高質量的電子數據為記賬依據，讓高校跨地區的校區間可以輕松實現信息共享。通過使用云軟件，各高校可以不再建立物理、實體的財務共享服務中心，提升處理業務的效率，降低信息系統使用成本。

2.在互聯網的幫助下，可以隨時隨地處理業務，所有需求均可以得到快速響應。高校財務人員和報銷申請者可以利用電腦和手機軟件接收和發送信息，隨時隨地進行財務業務操作、審批和管理，不再受時間、地點的限制，不再受辦公場所、上網條件的約束。

3.RPA機器人流程自動化。在目前處理財務工作的過程中，RPA機器人已經投入使用，可以按照事先設定的流程處理應付應收賬款、費用報銷，還可以完成總賬處理等多項工作。許多跨國企業的掃描單據、開發票、收款、對賬等操作已經引入智能化技術。使用機器人可以實現24小時不間斷地處理重復性工作，顯著降低人工成本，提高工作效率。使用者只需設計好程序，做好流程、文件、數據的標準化、統一化，RPA就可以做到零出錯。并且RPA可以在開發軟件的支持下學習更多的操作，進一步解放高校財務工作人員的雙手。

4.大數據分析和數據可視化。在應用大數據之后，不再在傳統財務維度中進行財務分析，而是在財務主體內外部數據的基礎上進行統計和分析，這些數據不僅量大，而且種類繁多，表達形式更加多樣直觀。財務共享服務中心在發展中逐步扮演著數據中心的角色，為財務主體深度挖掘和分析各類業務數據，實現高效傳輸和直觀呈現，為管理者作出決策提供可靠的數據支撐。

四、財務共享服務在高校跨地區校區間運用的優勢和劣勢

高校財務共享服務中心的建立具備如下優勢：（1）專業分工性強：在參照企業財務共享服務中心模式的基礎上，充分考慮高校財務管理工作特征，通過有效整合，形成的財務處理模式具有專業化特征。相對傳統業務部門，財務共享服務中心是完全不同的，這些差異體現在人員、服務等多個方面。該部門是基于高校財務核算和信息模塊的結合建立，突出專業化服務，強調專業技能水平，在部門內部設置了多個功能模塊，這些模塊都是相對獨立的。在崗位設置上，通常按照職能進行專業分工。專業的流水線運作模式可以充分發揮專業化帶來的規模經濟，提高會計核算的效率。（2）數據整合性強：在建成財務共享服務中心之后，即便校區所處地域不同，也可以實時傳輸、及時整合財務數據，這些數據將得到永久保存，隨時都可以調閱。校本部可以對數據進行及時匯總、整合、分析、形成報表、寫入報告。即便信息使用主體是不同的，獲取的數據也都是按照統一標準編制，財務報表的準確性、一致性得到了保證。（3）突破地域壁壘：跨校區的直接難題就是地域問題，采用云軟件、互聯網、網上審批審核，最大限度解決了這個問題。[3]

建立高校財務共享服務中心同樣面臨著巨大的挑戰：（1）投資成本不菲：本文上述的每一個系統和軟件報價都在數十萬元，資金壓力顯而易見。（2）開發團隊技術參差不齊：專業面向高校的信息系統和軟件開發公司缺乏。目前高校的信息系統維護一部分依靠學校的信息管理部門，這部分技術力量不強，只能進行系統和網絡的基本維護工作；另一部分受牽制于獨立的軟件開發公司。而外部軟件公司的主流業務都是面向企業的，很少有專業面向高校的軟件開發和維護公司，系統維護及后續開發能力有限。（3）高校領導重視程度不同：受資金、技術、觀念的限制，很遺憾至今沒有一所高校建立起了真正意義上的財務共享服務中心。

結語

綜上所述，高校跨市、跨區興建分校區的趨勢，給高校財務工作帶來了新的挑戰，財務工作必須改進現有財務服務模式，才能高效、安全地處理異地財務報銷、保障賬務安全、快速數據分析、最終形成報告。建立財務共享中心只是一個新型的觀念的借鑒，高校的進一步高速的發展，帶給我們高校財務人不小的挑戰。