事業單位辦公室行政管理精細化的思考與探索

馬茹茹 廣饒縣知識產權保護中心

隨著人們生活水平的發展，我國事業單位的工作范圍擴大，工作內容增加，各項事務繁多。辦公室行政管理質量能夠直接影響事業單位的辦公質量，為了使事業單位更好地發揮服務作用，實現辦公室行政管理精細化勢在必行。當前階段行政管理還不夠規范化和精細化，事業單位需要客觀地面對自身存在的問題，采取改進措施，規范辦公室的行政管理，進一步提升自身的社會服務職能。

一、事業單位辦公室行政精細化管理的意義

(一)使辦公室內部進行有效的溝通

精細化管理是以科學合理的管理理念和精細化的管理思想為依據，來對范圍各個環節的工作進行精細的管理，能夠使各項工作有條不紊地進行。辦公室連接各環節的工作，涉及的很多工作都需要各部門進行溝通。事業單位的辦公室行政管理具有綜合性，起到協調各方的作用，在協調的過程中就需要進行信息的傳遞和交流，行政管理精細化就能夠實現各部門的有效溝通，避免層層傳達過程中對信息產生變動，節約信息傳遞的時間，將各環節的工作流程簡化[1]。使各部門共同交流去制定計劃協調工作，通過辦公室內部的有效溝通，共同實現事業單位的工作目標。

(二)能夠規范工作人員的工作

工作人員的工作素質直接決定了事業單位的辦事效率，提高工作人員的素質就需要通過精細化的行政管理來實現。進行精細化的行政管理，將工作職責詳細落實到個人，便于事業單位實行問責制度，從而規范管理人員的工作。同時，能夠讓各項工作按照規定有序進行，為工作人員提供工作方向，使工作人員明白自己的職責范圍，提升他們的工作效率。此外，精細化行政管理為工作人員制定相關的規章制度，為工作人員的工作提供保障的指導，并且對工作人員的職業素養進行規范，這樣就有利于工作人員了解事業單位的工作性質和范圍，讓工作人員明白事業單位工作給社會帶來的好處，從而促使他們積極主動地發揮自己的價值，做好自己的分內工作。

(三)有利于提高辦公室的工作效率

首先，辦公室行政管理精細化可以利用辦公室協調各方的作用，使各部門協調起來發揮聰明才智來尋找問題的解決辦法，提升事業單位的工作理念，創新工作方法，發揮各部門的長處，提高解決問題的效率。其次，能夠完善事業單位工作的各項制度，使事業單位的工作流程得到優化，將復雜的事情簡便化，將復雜的流程簡潔化，將事務的傳遞信息化。從而提升事業單位服務的信息化、規范化、程序化，發揮事業單位的服務職能。同時，還能夠創新事業單位的工作模式和方法，使事業單位能夠適應社會的發展，符合時代發展需求，更好地實現為人民服務的宗旨。

二、事業單位辦公室行政管理精細化存在的問題

(一)行政管理制度不完善

行政管理工作需要有完善的制度去引導和保障，能夠對事業單位的工作進行規范。首先，現階段部分事業單位沒有形成獨具特色的行政管理制度，只是根據以往的經驗和機械地模仿形成的管理體系。這就導致了事業單位的行政管理千篇一律，沒有創新，不能真正根據實際需要去制定與完善相關的制度。其次，沒有形成嚴格的監督制度，單位員工的工作需要有效制度的監督，才能保障各員工做好自己的工作，共同促進事業單位的發展。而部分事業單位內部沒有形成完善的監督機制，工作人員工作散漫，部分工作人員還利用職務之便去謀取私利，違背了事業單位為人民服務的初心。再次，部分單位沒有給工作人員進行詳細的分工，導致工作人員的工作職責范圍不明確，出現職能范圍交叉，在工作過程中互相推卸責任，導致部分事業單位工作效率低下，不利于其發揮為人民服務的職能。

(二)精細化管理觀念不強

辦公室精細化管理是在常規管理基礎上進行的，是對常規化管理的提升和深入，能夠協調事業單位管理的矛盾，提升整體的管理水平。部分事業單位管理者的精細化管理觀念不強，只是制定了常規管理的相關體系制度，沒有及時更新管理理念，導致事業單位的管理理念落后于實際發展。不能夠滿足于社會需求，這就使得事業單位的服務職能弱化，不利于事業單位樹立良好的形象，也不利于人們配合事業單位的工作[2]。由于管理者的精細化管理觀念不強，導致管理者制定計劃和管理目標時，沒有考慮到長遠發展，與社會和人民的需求也不完全貼合，缺乏先進性和全面性。此外，管理者的管理理念出現問題就會導致員工的思維受到影響，員工進行工作也不能制定精細化的計劃，不能夠全面考慮實際問題，在進行工作時，不能夠去實際考察人民的需求，只是根據上級的命令和固定的經驗來進行工作，在工作中也不進行創新，工作模式僵化死板。既影響了員工個人的發展，也影響了事業單位整體工作水平的提高。

三、提高事業單位行政管理精細化的方法

(一)構建精細化管理的規章制度體系

事業單位是服務型的社會組織，主要職責是為人民服務，因此涉及到的事務比較繁多，要保障各項工作有序進行就需要辦公室行政管理發揮協調作用。這就需要通過構建精細化管理的規章制度體系來對各項事務進行精細化的管理。首先，構建權責一致體系。明確事業單位工作的權利和義務，使事業單位能夠發揮權力去進行工作，明確各部門的工作范圍，對辦公室內部的工作內容、各部門的工作職責、各工作人員的工作內容進行明確的劃分，確保每項事務都落實到個人。同時，還要明確事業單位的義務，讓事業單位為人民謀福利，促進社會的發展，更好地發揮自己的社會職能。其次，建立完善的監督體系。一方面是辦公室內部和各部門之間進行監督。這是事業單位實行自我監督、自我完善的重要途徑。進行自我監督主要監督工作人員的工作，讓工作人員能夠更認真地完成自己的工作內容，降低工作人員失誤的幾率，提高工作人員的工作效率。對工作人員進行定崗定責制度，監督工作人員嚴格按照規章制度辦事，能夠各司其職，共同維持事業單位的穩定。另一方面，有關部門要對事業單位的工作進行監督，讓事業單位的工作能夠真正滿足人民的需求，滿足社會的發展需要，提高事業單位的服務職能。

(二)加強事業單位的辦公室行政管理精細化意識

要解決辦公室行政管理存在的問題，就需要更新行政管理的意識，來帶動行政管理的工作的實際轉變與水平提升。首先，要強化管理人員的精細化意識。管理人員的管理理念是事業單位做出各項調整和工作的重要依據，管理人員做出正確的決策，才能夠優化事業單位的管理。所以管理人員要全面了解事業單位的工作內容的范圍，對各項工作的內容有充分的了解才能夠促進管理人員做出正確的決策。而且管理人員還對精細化管理理念有充分的了解，在實際做出計劃時，要根據事業單位的實際情況來改善事業單位的工作流程，使事業單位的工作流程能夠更加簡潔規范，符合社會發展的要求。其次，應該加強辦公室工作人員的精細化管理意識。對工作人員進行培訓，讓工作人員了解精細化管理給事業單位帶來的好處和重要性，從而提升工作人員主觀能動性，讓他們能夠配合事業單位由常規管理向精細化管理轉變。通過工作人員的思想轉變，提升精細化管理的可操作性，使事業單位辦公室行政管理能夠切實落實精細化管理。最后，要提高工作人員的工作素質，提高工作人員的工作水平和職業道德，讓工作人員時刻遵循為人民服務的工作宗旨。在落實工作時，保障廣大人民的利益，履行好工作義務。在實際工作過程中要能夠靈活變通，工作不能過于經驗化和固定化，發揮創新創造能力保障事業單位工作的有序進行。

(三)構建有利于行政管理精細化的辦公環境

事業單位是區別于其他經濟主體的組織，是一種社會公益性組織，它的發展重點不在于獲得經濟效益，而是注重促進社會的發展和為人民服務。在這種情況下，事業單位內部就缺乏有效的競爭機制。長此以往，工作人員的工作態度就會散漫，這不利于提高事業單位的辦事效率。所以事業單位要依托精細化辦公理念去構建有利于提高辦事效率的辦公環境。首先，可以讓員工之間進行適當的競爭，為員工創造公平競爭的環境。對表現優秀的工作人員進行獎勵，通過公平競爭的環境來提高工作人員工作的積極性，讓工作人員能夠吸取他人的長處，彌補自己的短處，從而提高工作人員整體工作的水平，實現工作人員的個人價值[3]。其次，創造和諧交流的辦公室環境，選拔優秀員工參與到事業單位的精細化管理方法的制定中。讓員工獻計獻策去完善事業單位工作的不足。同時能夠了解員工的想法和實際需求，這樣打造了事業單位內部的雙向交流環境，讓事業單位內部實現和諧的交流，為事業單位創設精細化管理的辦公環境來促進辦公室行政管理向精細化管理轉變。

(四)利用互聯網技術創新精細化管理模式

網絡的發展為事業單位開展工作提供了便利。首先，利用互聯網技術可以將事業單位的工作范圍進行明確的記錄，然后將復雜的事務進行分類歸納整理，使同一類型的工作可以同時處理，這樣就節約了事業單位辦公室的工作時間，提高了事業單位的工作效率。同時還能夠通過網絡資料進行分析，降低工作人員工作失誤的幾率。其次，利用互聯網技術可以進行網上辦事。一些線下處理距離較長，耗時較多的工作可以適當進行線上處理。這需要事業單位加強網上工作信息的安全性，設置特殊的網絡防護工作，過濾不良網絡。同時，辦公室還可以建立線上交流平臺，讓各部門之間可以實時進行信息溝通和傳遞，共同處理相關事務。通過互聯網來打破事業單位辦公室行政管理的僵化模式，探究精細化管理的新模式。以科技為依托，提高事業單位辦公室的辦公效率。

(五)打造高質量的人才隊伍

工作人員的工作素質能夠決定精細化管理是否順利實施，所以要提高工作人員的工作水平，打造高質量的辦公室行政管理團隊。首先，事業單位辦公室在招聘人才時，就需要選擇各方面都全面發展的人才，并且著重選擇具有管理才能和創新能力的人才，使工作人員能夠勝任行政管理工作。其次，要選擇有經驗的辦公室行政人員去帶新上任的工作人員。給他們講解行政精細化管理的要點，讓他們能夠盡快勝任新工作，適應精細化管理的工作環境。對辦公室行政管理的每一環節全面了解，通過大量的實踐來掌握行政管理精細化的規律，然后去根據實際情況對工作內容進行改善，切實滿足社會和人民的需要。第三，要選擇一些有互聯網基本技能的人才，去任職辦公室管理工作，事業單位辦公室行政工作需要通過互聯網技術去創新精細化管理模式。因此，選擇人才時，就要選擇有互聯網基礎知識的人才，通過高質量的人才隊伍來提高事業單位辦公室行政管理精細化的質量。第四，對事業單位辦公室工作人員進行定期考核。這就需要事業單位對辦公室工作人員的工作完成情況、職責素養和精細化管理能力進行考核，通過考核制度來促使工作人員去提升工作能力和水平。

(六)增強事業單位辦公室行政管理軟實力

第一，事業單位要讓全體工作人員學習先進的工作理念和黨的重要思想。讓工作人員樹立正確的價值觀念，能夠堅定不移地為人民服務，盡心盡責工作。第二，要更新工作人員的意識，將精細化管理融入事業單位的文化，滲透到工作人員的思想之中，讓他們能夠主動配合精細化管理工作。第三，利用互聯網大數據，讓工作人員掌握時事和人民的訴求，確保事業單位辦公室的精細化管理工作能夠落實。同時保證管理人員能夠適應崗位的要求，不斷學習承擔起崗位的責任，用科學的思想武裝頭腦。第四，優化事業辦公室行政管理的設備。采用先進的、保密性比較高的設備來進行信息的傳播和記錄。使這些設備能夠滿足精細化工作的要求，為工作人員配備足夠數量的設備，方便他們辦公。第五，關注事業單位員工的實際生活，為他們解決生活中的難題，幫助他們能夠將更多精力轉移到工作中來，更好地進行工作。

四、結語

辦公室行政管理精細化能夠讓事業單位的工作流程更加科學，辦事效率提高，能夠更好地為人民服務。事業單位要提高精細化管理意識，健全精細化管理制度，并且通過互聯網技術去創新精細化管理模式。增強事業單位辦公室工作人員的工作實力，促進辦公室行政管理精細化工作有效開展?！?/p>