建筑施工企業內部商務合約的管理運用

文／王振志 青建海外發展有限公司 山東青島 266000

引言：

隨著我國建筑市場競爭的日益激烈，建筑施工企業要實現自身的生存與發展必須增強企業的內生動力，這在客觀上要求建筑施工企業要對企業內部的傳統管理模式進行更新，積極建立現代企業管理制度，而內部商務合約管理則是現代企業管理模式中的重要方式之一。但我國建筑施工企業長期以來由于企業管理人員素質、管理意識以及管理水平等多種因素的限制，在企業內部開展商務合約管理工作的難度較大，且管理質量難以滿足建筑施工企業的實際需要，這不僅制約了建筑施工企業的發展，也影響了企業經濟效益的實現。因此，建筑施工企業應充分認識商務合約管理的重要性，并結合企業內部的實際情況對各種存量問題進行全面的分析，以便采取有效的管理對策，切實落實以商務合約為基礎的內部管理措施，建立健全相關管理機制，促進建筑施工企業內部管理水平和質量的全面提升，增強建筑施工企業的核心競爭力，為建筑施工企業創造更大的經濟效益和社會效益。

1、概述商務合約管理在建筑施工企業內部的運用

1.1 建筑施工企業內部商務合約管理分析

內部商務合約管理是涉及多個管理環節的系統性工作，而商務合約管理內容則涵蓋了商務合約信息的收集整理、簽訂合約、合約審查以及合約修訂等多個方面，因此在內部商務合約管理工作中不僅對管理人員的管理能力、管理水平以及管理經驗等綜合素質有較高的要求，而且要求企業能夠建立起現代化的企業管理制度[1]。近年來我國建筑行業取得了較快的發展，而行業內各建筑施工企業為實現企業的升級轉型，展開了激烈的市場競爭。在此背景下，建筑施工企業必須通過提高企業內部的管理能力來增強企業的核心競爭力，并為企業的長期穩定發展提供內生動力。而商務合約在建筑施工企業內部管理中的有效運用則是提升企業管理水平的重要途徑。

1.2 建筑施工企業運用內部商務合約管理模式的重要作用分析

1.2.1 能夠為企業合法權益的實現提供可靠保障

由于在商務合約中對建筑施工企業內部管理中所涉及的責任以及義務均有較為清晰明確的規定，因此建筑施工企業運用內部商務合約管理模式既能夠對日常管理行為加以約束規范，同時也能夠有效保護建筑施工企業的各項合法權益，并且為合約糾紛的處理和解決提供了可靠的參考依據，因此對于促進建筑施工企業的良性發展具有十分重要的作用。

1.2.2 能夠有效控制企業運營成本

成本控制是建筑施工企業實現經濟收益以及擴大利潤空間的重要途徑，而運用商務合約管理模式能夠更好地審核建筑施工企業在工程項目中所有施工環節的成本控制情況，并完善所有施工環節的管理措施，促使企業內部各管理部門對其管理責任以及職權范圍有清晰的了解。在此基礎上，運用內部商務合約管理還能夠幫助建筑施工企業優化成本管理流程和管理措施，提高建筑施工企業資金使用管理的規范性，從而達到有效控制建筑施工企業運營管理成本的目的，對于促進建筑施工企業的穩定發展具有重要的作用。

1.2.3 能夠促進施工項目的順利實施

建筑施工企業運用內部商務合約管理模式來有利于企業所承接工程項目施工任務的順利推進。通過商務合約管理能夠有效協調企業各部門之間的關系，增強建筑施工企業的內部凝聚力，規范建筑施工企業的管理行為，并促使建筑施工企業嚴格按照商務合約規定開展各項管理工作，有效提高施工管理的水平和質量，對于保證施工項目的按期交付具有重要的作用。

2、商務合約在建筑施工企業內部管理中存在的主要問題分析

2.1 內部商務合約管理中約定內容與實際情況不符

部分建筑施工企業在運用內部商務合約開展管理工作時，由于未能對合約內容進行全面、詳細的審核，導致合約文件中的部分內容與企業的實際情況不符，這不僅會引起合約糾紛，也會對建筑施工企業的內部凝聚力產生不利的影響。

2.2 內部商務合約管理中約定的固定價格不合理

目前，一些建筑施工企業在運用內部商務合約管理方式時，由于在合約簽訂采用的是固定價格，一旦約定價格不合理就有可能對建筑施工企業的管理工作產生不利的影響[2]。部分建筑施工企業在簽訂商務合約前，未能對建筑市場的行情以及價格變化趨勢進行充分的了解和科學的預測分析，導致價格測算失誤，這不僅會造成建筑施工企業管理成本的增加，而且會影響企業的經濟效益和發展潛力，也成為了建筑施工企業在內部商務合約管理運用中的主要制約因素之一。

2.3 內部商務合約管理中其他問題分析

目前，建筑施工企業在運用內部商務合約管理模式時，還存在約定的工程款項支付模式不合理對于內部商務合約管理中約定的工程內容變更情況缺乏充分的考慮等問題，這些問題都在不同程度上影響了企業的管理質量和水平。

3、建筑施工企業在內部運用商務合約管理的對策分析

3.1 加強商務合約管理機制的建設

建筑施工企業在運用內部商務合約管理模式時，傳統的企業管理體系難以適應商務合約管理的要求，應對內部管理體系進行優化，一般可以采取集中統一式的商務合約管理機制，且應合理確定管理體系的級別劃分以及各管理層級的職權范圍。集中統一的商務合約管理體系可以使企業內部凝聚力得到增強，并促使企業內部員工提高責任意識。而科學的分級授權則有利于企業內部員工個人能力的充分發揮，從而為建筑施工企業的發展提供較強的內生動力。建筑施工企業在構建其內部管理體系時，應按照內部商務合約管理的要求將審查合約內容、合約簽訂、商務合約的監督管理和商務合約專用章管理等各項管理工作合理分散至企業內部的不同部門中，以細化商務合約管理的責任分工，并在企業內部形成既相互協調配合，又能夠有效監督制約的管理體系，從而提高內部商務合約管理的質量和管理效果。為適應建筑施工企業的日常運營要求，企業還應在工程項目的施工中成立相應的項目管理部，在項目管理部中應指派專門的項目經理，項目部的內部商務合約管理體系則應以項目經理為領導核心，并結合工程項目的實際情況確定內部商務合約管理目標。建筑施工企業的項目管理部在此基礎上對商務合約管理目標進行細化，并合理設置管理層級以及管理崗位，明確所有管理人員的職責范圍，建立相應的績效考核機制、激勵機制以及責任追溯機制，以促使管理人員增強責任意識和崗位責任感。在建筑施工企業的項目管理工作中，包括商務合約資料的收集、商務合約的談判和簽訂、合約條款內容的確定以及商務合約風險的管控等，項目經理應以建筑施工企業內部統一規范的管理制度為基礎，采取針對的管理措施，對具體工程項目實施過程中的內部商務合約管理方式進行改進和完善，從而充分發揮內部商務合約在項目管理中的重要作用。此外，項目管理部還應配置專業法務人員，依法依規處理內部商務合約管理中的糾紛問題，有效控制合約風險，保證建筑施工企業以及企業內部員工的各項合法權益。

3.2 制定科學的商務合約管理規范

建筑施工企業應根據內部管理實踐需要以及商務合約管理要求，加強商務合約管理規范的制定，確保所制定的各項規章制度科學完善，能夠為內部商務合約管理工作的順利實施提供可靠的制度基礎。在制定內部商務合約管理制度時，建筑企業應充分了解企業內部員工的實際情況，并有機結合企業的發展目標，嚴格遵守相關的企業管理法規政策，以確保所有規章制度規范合理，能夠切實發揮約束企業內部員工行為的重要作用。建筑施工企業還應根據企業內部的機構設置情況以及各部門之間的分工，分別制定相應的部門商務合約管理制度，以全面提高企業管理的水平和質量。

3.3 對企業員工加強合約意識的培養

建筑施工企業要在管理工作中有效運用商務合約，必須對企業內部員工加強合約意識的教育和培養。建筑施工企業在管理實踐中可以采取舉辦講座、開設商務合約以及法律課程等方式促使建筑施工企業的全體內部員工充分認識商務合約管理工作的重要性，增強法律觀念，并自覺將商務合約作為規范以及約束自身行為的依據，為建筑施工企業推動內部商務合約管理奠定良好的基礎。

3.4 組建高水平的管理隊伍

內部商務合約管理對于管理人員的管理能力、管理水平、商務合約管理理念、法律知識以及管理經驗等均提出了較高的要求。而目前我國很多建筑施工企業的管理人員在管理實踐中更多依賴于傳統經驗，在管理的理論知識和管理水平上都難以滿足商務合約管理這種新型的管理模式的實際需要。因此建筑施工企業要想在有效運用內部商務合約管理模式，必須組建一支具有較高管理水平和能力的高素質管理隊伍。建筑施工企業應擺脫傳統落后管理思想和管理理念的束縛，積極引進高素質的專業化管理人才，以適應現代企業管理的實際需要。同時，對于建筑施工企業的現有管理人員則應加強培訓，幫助其充分理解內部商務合約管理的特點，掌握相應的管理方法，不斷積累管理經驗，積極借鑒國內外建筑施工企業的成功管理經驗，從而為建筑施工企業內部商務合約的有效管理運用奠定良好的基礎。

3.5 加強對商務合約內容的審核

建筑施工企業在對內部商務合約進行管理時，商務合約中條款內容的合理性對于管理效果會產生較大的影響。因此在簽訂內部商務合約前，建筑施工企業應要求內部專門的商務合約審核部門指派具有較高商務合約理論知識以及豐富管理經驗的人員以及企業法務人員等對內部商務合約的所有條款內容逐一進行詳細的審核，既要保證內部商務合約內容的合法性和合規性，也要合理規避可能存在的風險、以及對建筑施工企業的合法權益可能產生不利影響的內容，為有效控制合約風險，保證建筑施工企業的各項合法權益奠定良好的基礎。合約審核部門既要對商務合約的合規性進行審核，同時還要注意內部商務合約的條款內容是否符合企業內部管理的實際情況，合約內容應具有較高的可行性和合理性，使商務合約能夠充分發揮其在企業內部管理中應有的作用。

3.6 加強對內部商務合約簽訂的管理

在簽訂企業內部商務合約時，建筑施工企業應由負責合約簽訂的部門指派具有較高專業素質的談判人員開展內部商務合約的談判工作。在談判時應充分了解建筑施工企業的內部實際情況、企業的發展規劃以及建筑行業的發展趨勢，并按照相關的政策法規要求進行科學的談判。談判人員在談判過程中則應嚴格遵守建筑施工企業的內部管理規定，規范談判行為，嚴格按照企業授權范圍進行談判，保證建筑施工企業以及企業內部員工的各項合法權益能夠得到實現。談判內容應及時向主管部門領導以及建筑施工企業領導匯報，并要在主管領導以及建筑施工企業領導簽字同意后才能最終完成內部商務合約的簽訂，嚴禁出現越權擅自簽訂商務合約的行為。

3.7 加強對建筑市場動態信息的了解

建筑施工企業要提高內部商務合約的管理質量，必須充分了解建筑市場的動態信息，特別是在商務合約中確定固定價格時，建筑施工企業應全面收集建筑市場價格變化數據，并要對建筑市場的發展趨勢進行科學的預測分析，準確把握建筑市場發展規律，以便對相關參數加以合理測算，在確定內部商務合約內容時，能夠符合建筑行業以及市場的實際情況。建筑施工企業對建筑市場動態信息的充分了解也能夠使企業在內部商務合約管理工作中更好地保護企業以及企業員工的合法權益，從而增強建筑施工企業的凝聚力，并為建筑施工企業制定內部管理決策提供可靠的參考依據。

3.8 加強內部商務合約風險管控機制的建設

由于內部商務合約管理中所涉及的環節、部門以及專項內容較多，客觀上增加了建筑施工企業管理中的風險隱患，如未能對風險隱患因素進行準確的識別以及科學的管控，將給建筑施工企業帶來較大的經濟損失，不利于企業的穩定發展。因此建筑施工企業應結合企業內部管理工作的實際情況、管理架構以及商務合約管理的具體要求加強風險防控體系的構建，以便對存在的風險因素進行準確的識別，并科學判斷風險等級，發出相應的風險預警信息。在建筑施工企業的內部商務合約管理實踐中，在工程變更、款項支付等極易產生風險的環節，應充分發揮風險管控機制的重要作用，并合理設置預警參數，使建筑施工企業能夠及時有效發現風險隱患，并采取有效的風控措施，確保建筑施工企業經營管理活動的正常進行。

3.9 加強各部門之間的溝通協調

在內部商務合約管理工作中，通常需要建筑施工企業內部多個部門之間的相互協調配合，實現對企業內部商務合約的全方位全過程管理控制。建筑施工企業應采取定期召開多部門聯合會議等方式，為各部門之間的意見統一以及管理實踐經驗的交流提供平臺基礎。同時，建筑施工企業還可以通過構建信息化平臺等方式，確保各相關部門之間的數據信息能夠有效交流共享，從而提高企業內部管理的質量和效率。

3.10 加強對內部商務合約文件資料的管理

建筑施工企業在運用內部商務合約管理模式時，商務合約文本以及相關文件資料是管理工作開展的重要依據。因此建筑施工企業應做好對合約簽訂前所收集的各種數據資料、談判記錄等所有與商務合約密切相關的資料的整理歸檔工作，對數據、文字以及圖像信息等各類型商務合約資料均應全面收集并分類歸檔管理。建筑施工企業應構建數據庫，以便對所有商務合約數據信息進行存儲、處理分析以及查詢調用，將其作為商務合約管理以及處理合約糾紛的重要依據。

3.11 根據商務合約保護企業合法權益

建筑施工企業在運用內部商務合約進行管理時，依法依規按照商務合約內容保護企業的合法權益是重要的內容之一。一旦在管理過程中產生了需要索賠的問題時，建筑施工企業應根據索賠項目有序調集相關管理人員以及企業的法務人員等，對索賠事項進行全面的分析，嚴格以商務合約內容為依據來確定索賠的具體形式、內容、數據、標準、方法以及各項相關信息。同時，建筑施工企業可以針對索賠管理組建專門的項目部，以便對索賠事項進行全面的統一管理，提高索賠決策的合理性和可行性，更好地保護企業權益，盡量減少建筑施工企業的損失。

3.12 加強對勞務招標的管理

建筑施工企業在承接工程項目的施工任務時，往往需要進行勞務招標，而勞務招標也是企業內部商務合約管理的重要內容之一。在勞務招標過程中，建筑施工企業應設置專門的勞務招標部門，以便對勞務招標工作進行統籌管理。在制作勞務招標文件時，管理人員應加強對招標范圍、招標內容、建筑市場行情以及建筑行業發展等各項資料的收集，準確掌握發展動態，以確保招標方式科學有效，招標過程規范、公正，招標標的經濟合理。在簽訂勞務合同時，則應確保文件格式規范，合同內容完善，從而為建筑施工企業的勞務管理工作提供可靠的依據，從而促進建筑施工企業管理水平和管理質量的全面提升。

3.13 積極應用信息化管理技術

建筑施工企業的內部商務合約管理所涉及的部門以及專業領域眾多，且需要動態掌握各方面各類型的數據信息，傳統的管理技術方法已經難以滿足商務合約管理的實際需要。因此，建筑施工企業應積極應用網絡信息技術，并構建信息化的網絡平臺，以實現商務合約信息的共享與交流。在信息化平臺中可以有效集成不同的專業的數據類型，而且各管理部門以及相關方均可以在信息平臺上獲取所需要的數據信息，也可以將本部門的數據上傳至信息平臺，以便各管理環節均能夠及時準確地掌握商務合約管理的動態情況。信息共享平臺能夠對數據信息進行更新完善、查詢調用，為商務合約管理工作提供便利。建筑施工企業還應在信息平臺上集成與商務合約相關的外部信息，以準確掌握行業發展趨勢以及建筑市場的競爭環境，增強建筑施工企業的緊迫感，促使企業提高管理水平和核心競爭力。

結語：

建筑施工企業在其內部管理工作中應增強合約管理意識，優化企業內部商務合約管理體系，完善商務合約管理措施，組建高水平的管理隊伍，以提高內部商務合約管理的水平和能力。同時，建筑施工企業還應積極應用信息化的管理技術，及時掌握建筑市場動態，確保內部商務合約中的條款內容、約定的固定價格以及款項支付方式等均科學合理。建筑施工企業還應建立有效的商務合約風險管控機制，以商務合約內部為基礎依法保障建筑施工企業的各項合法權益，從而推動建筑施工行業的健康有序發展。