新形勢下國有企業檔案管理與創新

孫銥珩 遼寧經濟管理干部學院

一、引言

互聯網+、云計算、大數據等新興技術正在廣泛而深刻地影響社會生產的方方面面，被譽為“互聯網之父”的羅伯特·卡恩認為，到2025年全球可能會進入全數字時代。數字經濟在我國得到了極大的重視，已經被提到了國家戰略的高度。《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》提出，要加強國有企業數字化轉型的重要性，并采取相應的措施，推動國有企業數字化轉型；茍坪在接受媒體采訪時說，數字轉型是國企改革發展的重要任務，今年將組織開展國企數字化轉型專項行動。在這種情況下，各大公司都在積極尋求數字化轉型的道路，以期能夠適應時代的發展趨勢，避免被時代所淘汰。經過調研，我們發現，目前國內企業的數字化轉型率在25%左右，遠遠少于歐洲的46%，美國的54%。為了在激烈的市場競爭中取得優勢，企業要抓住機遇，實施數字化轉型[1]。

二、新形勢下國有企業檔案管理的重要意義

（一）企業檔案是國企生存和發展的重要資源

當前，信息技術已經成為一個企業的生存與發展所必需的資源，而檔案又是一個重要的資源。企業檔案是企業管理、管理、管理、管理、管理、科研開發、工程等方面的基本資料，是企業發展的主要內容。

（二）企業檔案是國企深化改革不可或缺的重要證明

在國企深化改革過程中，“三供一業”移交、“處僵治困”等問題都與企業檔案有關。檔案的處理，既是對企業，也是對國家企業的重要影響。同時，國有企業的檔案，如生產、經營活動檔案、財務會計檔案、人事檔案、基建檔案等，都充分說明了檔案是國企深化改革的必要憑證。

（三）企業檔案是提升國企管理水平的重要手段

企業檔案既能記錄企業經營狀況、經營過程，又能體現經營管理的水準。全面提升企業檔案管理水平，對提高國有企業的工作效率、工作質量具有重要意義。另外，隨著市場競爭的加劇，企業檔案也是企業發展的一段歷史，并作為一種重要的記錄資源，如企業的文化、價值觀等。所以，加強對檔案的價值意識，并結合時代發展與企業文化，制訂檔案管理策略，是提升公司的軟實力的關鍵[2]。

三、新形勢下國有企業檔案管理存在的問題

（一）檔案資源的收集不夠全、快，質量不高

完整的檔案信息資源是做好檔案工作的基礎，我國指導檔案收集工作的方針一直都是“應收盡收、應歸盡歸”。企業檔案不僅記載了企業自成立以來奮斗拼搏的光輝歷史，還記錄了企業日常生產經營、科研創新、管理決策的重要數據，對新時期支持企業檔案管理的創新具有十分重要的作用。對于企業業務系統中產生的電子文件的收集，即原生性電子文件的收集工作，很多企業的檔案工作人員還是延續紙質文件的收集指導思想，注重對紙質公文、辦公自動化系統以及業務系統中產生的電子文件本身的收集，從而忽視了對電子文件產生過程中的元數據、背景信息、結構信息以及流程運轉過程信息等重要信息的收集，這樣就會造成企業擁有的數字檔案資源的類型不齊全、內容不完整，不僅影響電子文件本身價值的發揮，還會影響對檔案資源后續的開發利用。

（二）檔案服務智能化水平仍不足

現階段，不少企業都主動適應信息社會的發展需求，購入數字檔案管理系統，建立檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫，開發功能盡可能齊全的檔案檢索工具，積極探索應用現代信息技術提供檔案利用服務的新方式。具體表現為，檔案部門積極嘗試建立企業檔案門戶網站、企業數字檔案館，開通企業檔案社交媒體官方賬號，為利用者提供更加豐富多樣的檔案信息，使利用者能夠通過計算機方便地獲取自己所需的檔案信息，檔案服務的信息化水平顯著提高。

但是，企業檔案服務的智能化水平卻仍有很大的提升空間。很多時候檔案系統返回的查詢結果都不是十分符合用戶的需求，檢索系統在語義理解、機器學習方面仍需進一步改善。如今，人們在利用檔案時，除了注重信息的時效性，希望及時獲取自己所需的檔案信息外，還希望得到的檔案信息是經過綜合加工的，而不僅僅是眾多信息碎片的堆砌。在這一方面，目前很少有企業檔案部門能夠做到為用戶提供價值高、知識化程度高的檔案信息，更別說像其他搜索引擎一樣為不能明確表達自己信息需求的用戶推薦相關用戶的查詢結果，企業檔案服務也不能通過大數據學習、用戶行為分析主動向用戶推薦可能感興趣的檔案信息。總體來說，檔案信息服務仍然是被動的，是等待響應用戶需求的，而不是主動向用戶提供智能化服務。

（三）檔案工作管控模式未實現數字化

好的管控模式是提高檔案管理水平的重要手段，在企業檔案工作數字化轉型的背景下，檔案工作的管控模式也應該隨之做出改變，由原來的單向行政管控轉為利用信息技術進行技術管控和協同管控。要實現檔案工作管控模式的數字化，首先要構建起配套的檔案管控指標體系，檔案管控工作顧名思義就是對檔案工作的全程進行管理控制，需要對每一項工作都按照標準嚴格把關，涉及的具體工作會比較復雜，標準也不完全一致，所以要以指標體系的方式將各項要求固定下來，只有這樣才能保證管控工作可控、透明；其次要依托檔案管理系統搭建起各種管控平臺，如檔案資源體系整合管控平臺、歸檔數據質量管控平臺、檔案安全管控平臺、企業檔案工作綜合管控平臺等，依托各個平臺實現對檔案工作全程的管控；最后，要切實發揮檔案管控工作的重要作用，就要及時對管控過程中收集到的數據進行分析總結，發現檔案工作中存在的問題并作出調整。目前，企業檔案管控工作仍然以行政管控為主，只有部分環節實現了技術管控，檔案工作管控模式的數字化還有很長的路要走。

（四）企業內部人員的思想觀念仍需進一步轉變

進入信息社會后，企業之間的競爭更多的是信息、技術的競爭，檔案工作因掌握豐富浩瀚的檔案信息資源逐漸被企業領導重視，企業開始向檔案部門投入資金、人力，希望檔案工作能夠將企業內獨特而具有價值的信息資源開發出來供企業生產經營、管理決策參考，使本企業在與對手的競爭中因掌握更多信息而獲得優勢。但是，大多數企業管理者并沒有意識到，檔案工作并不像其他工作一樣有投資后迅速能看到直接收益，檔案工作的價值創造具有一定的滯后性和間接性。而且，企業檔案工作數字化轉型是一個系統、復雜的過程，需要時間來完成，企業管理者不能因檔案工作短期內效益不明顯就放棄對檔案工作各方面的投入，就認為對檔案工作的投資是入不敷出、沒有價值的。

檔案工作人員是企業檔案工作的主力軍，他們的思想觀念也需要進一步轉變。受到傳統檔案工作管理對象、管理模式的影響，長期以來檔案工作者對自己的職能定位就是檔案保管員。進入信息社會后，檔案工作人員的思想觀念雖然有了一定的轉變，具體表現在檔案工作人員開始主動向利用者提供檔案信息服務，主動開發檔案中蘊含的有價值的信息，但是，檔案工作者的思想還是保守的，很多人都覺得做好檔案工作就是管理好、開發好檔案資源，提供好的檔案信息服務，比起主動去學習信息技術、主動去和業務部門溝通聯系，檔案工作者更局限于提升自己的專業素養。這在一定程度上造成了檔案工作人員只熟悉檔案管理特點卻不熟悉檔案管理系統的運用，容易出現檔案丟失、隨意篡改的現象，也會造成企業檔案工作數字化轉型雖然已經產生一些成果，卻和企業內部的需求不匹配的局面，檔案工作人員只是局限在自己的工位上、按照自己的想法進行數字化轉型[3]。

四、新形勢下國有企業檔案管理的創新

（一）轉變觀念，明確檔案管理制度

一是樹立檔案價值意識，把檔案作為企業資產的一部分；二是樹立檔案法制意識，依法管理企業檔案；三是提高企業安全管理意識，加強安全檔案管理，提高應急響應能力。以新《檔案法》為契機，通過各種形式的法律研究和推廣，國有企業檔案工作要貫徹落實新檔案法自上而下的規定，切實做好企業生產經營管理工作。

根據《中華人民共和國檔案管理法》，建立新的國有企業檔案管理制度。建立檔案管理制度是國有企業的普遍要求。建立檔案責任制和檔案管理制度是加強檔案管理的關鍵。我們應該采取新的檔案法律和檔案法律的一般原則，結合自己的行業特點和管理結構，將檔案管理集成到企業的方方面面，并建立內部工作責任制和管理檔案，滿足企業的特點。明確企業檔案管理工作原則、管理制度、組織機構、職責分工、基本要求和評價標準。根據企業需要，編制企業內部文件目錄，嚴格執行各項管理制度和程序。

（二）促進檔案利用服務智能化

檔案利用服務的智能化是指利用信息技術對檔案內容和用戶行為習慣進行分析，像目前的搜索引擎、購物軟件一樣，能主動為利用者推送可能感興趣的檔案信息，實現更加精細化的服務；檢索結果的排序也是基于用戶學習，將用戶更加偏好的結果條目排在前面。同時，系統還能為那些不能明確表達自己信息需求的用戶推薦相關用戶的搜索結果列表。這個階段的檔案利用服務才真正由被動服務變為了主動服務。如北重集團利用檔案管理系統中的編研模塊，按照不同的專題對企業內部檔案資源進行開發、組織，實現對企業檔案的知識管理，主動為利用者提供相似資源，有效地提高了檔案利用服務的智能化水平。當前，企業檔案利用服務水平大多停留在第二階段，企業要積極推進檔案工作的數字化轉型，努力提高檔案利用服務的智能化水平，充分發揮企業檔案的數據資產價值，為企業服務[4]。

（三）完善檔案管理系統，實現管控模式的數字化

信息時代的企業檔案工作如果繼續延續傳統的手工管理模式，就會存在許多困難和不足，影響檔案工作效用地發揮，如檔案原件多而雜，在調用查詢過程中易被損毀；檔案查詢利用的速度慢、效率低；多個人無法同時查閱一份檔案原件，檔案信息無法及時共享等，這顯然不利于企業檔案的現代化管理和企業檔案事業的長遠發展。因此，在企業檔案工作中引入電子檔案管理系統，提高檔案工作對信息社會的適應性十分必要。

企業檔案管理系統的建立需要根據企業自身的實際情況來選擇。一般來說，檔案管理系統主要包括兩大模塊，一個是檔案管理模塊，一個是系統管理模塊。檔案管理模塊主要是對檔案進行管理，如創建檔案信息、對檔案進行著錄統計、長期保存檔案信息、提供檔案借閱利用服務等；系統管理模塊主要是對檔案管理系統的各項業務參數進行設置。功能完善的檔案管理系統可以提高檔案管理的水平，檔案工作人員可以依托檔案管理系統建立起安全管控平臺、質量管控平臺、檔案工作管控平臺等平臺，并根據需要制定完善的管控指標體系，促進檔案管控數字化的實現。

檔案管理系統的功能應根據需要逐步完善，在系統中依據檔案管控指標體系對具體環節的管控要求進行設置，同時還要根據管控過程中的數據匯集及分析結果及時改進相關工作，真正實現檔案工作的數字化管控。

（四）組建企業檔案工作高素質人才團隊

企業檔案工作者應該具備專業的檔案知識和檔案素養。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、價值鑒定、長期保存、編研開發、提供利用，是一項對檔案工作者專業要求很高的工作，而目前在很多企業檔案部門卻成為員工家屬、離退休人員的安排處，這就造成了檔案工作者專業不對口、工作開展隨心所欲缺乏專業性和系統性的狀況。俗話說“專業的人做專業的事”，如今很多高校都開設了檔案學專業，致力于為檔案工作培養專業人才，企業在招聘工作中應該重點關注這類人員。很多企業都會出現留不住檔案專業人才的現象，這不僅僅是因為企業管理者對檔案工作重要性的忽視，還因為檔案工作人員沒有競爭性的薪酬福利待遇，企業在把人員招聘進企業后還要注意員工的后續發展，只有擁有專業的檔案工作人員，企業檔案工作數字化轉型的后續順利展開才有保障。除此之外，企業還要定期對檔案工作人員進行檔案知識和技能培訓。

企業檔案工作者應具備與時俱進的檔案工作理念。人們對檔案的認識經歷了記錄、信息、知識、數據資產幾個不同的階段，目前，檔案的數據資產屬性已經被逐步接受和認可。企業檔案作為企業重要的無形資產，蘊含著豐富的知識，具有很高的價值。檔案工作者應承認檔案的資產價值，通過科學管理檔案資源，為企業生產決策服務，為企業創造更多的經濟利益。

五、結語

新形勢下國有企業檔案管理的創新必須加強檔案工作數字化轉型，這是檔案工作在國有企業整體數字化轉型的背景下繼續為企業各項工作服務的必然要求，同時也是檔案事業長久發展的必由之路。企業檔案工作數字化轉型是一個系統、復雜的工程，涉及檔案工作的方方面面，內容多、耗費時間長，需要企業投入人力、物力、財力支持。目前，很多企業都在嘗試進行檔案工作數字化轉型，不同企業需根據自身的實際情況，評估企業當前處于數字化轉型的哪個階段，有針對性地采取數字化轉型措施。