基于數據共享的智能財務探索與實踐

付博 /中國運載火箭技術研究院

中國運載火箭技術研究院財務共享中心成立于2020年7月，以“一體化經營管控”為指引，結合“數字一院”建設，完成了共享中心第一、二階段建設任務，實現了14家核心單位的共享核算及統一管理；完成標準化及流程建設，搭建智能財務基礎底座；開展財務基礎數據治理及業務數據共享，打造智能財務血液；依托核算信息化建設，完成報賬、核算、影像、票據、資金五大核心系統的統一應用及優化，充分利用規則引擎等工具，實現部分智能化場景應用。目前，研究院財務共享中心正在積極進行第三階段的建設，以數字化、智能化建設為核心，在進一步提升效率的同時實現價值賦能。

近年來，基于互聯網、大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術，以數字化、網絡化、智能化為主要特征的新一輪科技革命和產業變革正重塑全球競爭格局。國務院國資委印發的《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》中指出：“進一步強化數據驅動、集成創新、合作共贏等數字化轉型理念，著力推動電子商務、數據資產運營、共享服務、平臺服務等數字業務發展”。中國航天科技集團有限公司提出三年躍升工程，總體目標是初步建成集中共享、高效管理、服務主業的數字型智慧財務管理信息系統。研究院對標航天科技集團要求，擬構建以全院“一盤棋”戰略經營發展為目標、多項目管理為核心的經營管控系統群，打通各系統間壁壘，提升院統籌管控能力，實現數字智能型財務共享中心的落地及科研生產經營管控數字化轉型。

在數字智能型共享中心的建設工作中，為實現以低成本、高效率的方式完成費用相關的財務審核等自動化運作，提高費用管控中的效率和準確率，提高內控完善度等財務管理水平，破除信息孤島和實現數據共享等目標，研究院財務共享中心自成立以來，在做好財務共享服務的同時，采取線、面結合的方式，在智能化財務方面開展探索與實踐。例如：在智能提單“線”上，充分利用票據袋及電子表單采集工具，實現智能提單及電子化校驗；在智能審核“線”上，通過OCR采集發票數據及表單數據，實現通用智能化審核規則的“網格化”配置及應用，為后續擴展高頻場景奠定基礎；在智能支付“線”上，充分利用資金數據共享，實現一鍵支付，徹底改變了企業多年來內外網數據隔離環境下逐筆支付的落后局面；在差旅場景“面”上，充分利用差旅平臺及報賬平臺數據聯動，實現各類差旅結構化數據在內外網之間的全流程驅動，出差申請、訂單、報銷、審核、支付一體化，業務人員實現差旅費“免貼票、免墊款、免投箱”模式，財務實現全數據流的審核模式。

綜上所述，研究院依托數字化建設，開展了線、面的智能化場景應用，并具備較強的擴展性，后續將繼續依托業界的核心智庫及先進的管理工具，進一步從線、面2個維度擴展其應用范圍，探索共享財務、智慧財務、數字財務，以期助力全院業財深入融合，降低財務運行成本，創造更多的價值，為研究院發展提供強有力的支撐。

一、案例具體實踐

1.智能財務建設方案設計

智能財務建設與數據建設同根同源。從表面上看，智能財務是在不斷整合規則，實質上是對數據進行整合。

一是數據采集。即利用數據模型、通用API接口、主數據管理手段、數據倉庫等方式進行數據的采集，以此實現數據的抓取、集中、共享和可懂，充分挖掘和釋放數據的價值。具體體現在合同數據、表單字段、發票字段、具體業務場景等方面結構化數據采集。

二是規則配置及應用。即通過利用采集的數據，在合同數據、表單字段、發票字段、業務場景等方面進行數據賦能，以此實現數據的可運用。例如：如圖1所示智能審核在采集了發票數據及相關表單數據后，依據可配置的審核規則，完成數據與規則的校驗，將審核結果進行可視化展示，財務對校驗通過的要點進行人工復核，對審核異常及無法判定的非標準化信息進行補充審核。

圖1 研究院智能財務搭建路線圖

2.智能財務應用場景選擇

研究院財務共享中心基于智能財務的建設方案及總體建設目標，充分考慮智能財務場景的點、線、面的可擴展性以及試點價值，主要圍繞通用智能提單及智能審核應用場景、差旅費一體化應用場景、合同數據整合及智能應用場景、資金數據整合及智能應用場景展開。

（1）通用智能提單及智能審核應用場景

電子表單、發票、報賬附件是智能報賬環節的核心，幾乎每一個場景均涉及表單校驗及發票校驗，表單提單占業務報銷工作量的50%以上，發票審核量占會計審核量的50%以上。

報賬附件層面。原模式下，業務人員均需要自行掃描、自行粘貼、自行打印電子單據（含報賬單封面及其他電子附件），業務工作量大，財務無法實現完全的電子審核模式。新模式下，通過引用智能票據袋、智能票據箱、智能票據碼、批量打印等方式，實現了原始附件的智能采集，業務人員實現“免粘貼、免打印、免掃描”（不同于其他業界的原始數據采集模式，業務人員不用掃描、粘貼、打印，通過票據袋實現采集后，由外包人員統一粘貼及批量打印），財務人員實現“電子審核—電子支付”，極大的降低了業務和財務人員工作量。其更大的意義在于，通過票據袋模式，實現實物單據與電子數據在報賬、核算、資金、電子檔案等各個系統的關聯，提升了財務工作質量。

表單層面。研究院充分利用表單字段校驗工具，將各類表單字段進行數據邏輯控制。一是進行所有表單字段的邏輯設計，包括數據字段來源、枚舉值設計、數據校驗關系；二是配置單一字段數據規則及表間數據規則、柔性及強控手段等，以提升業務報賬準確率及數據采集質量。以往表單未進行校驗前，表單產生的退單率高；在進行表單規則校驗后，不僅退單率得到了控制，同時使表單承載的大類準確的業務數據，進而為后續業務中臺的搭建奠定基礎。

發票層面。2020年，研究院充分利用OCR工具采集獲取的結構化數據，完成發票自身合規性校驗及發票、表單的核心數據比對，實現發票智能預審。發票量大，幾乎占用審單的50%左右的時間，以往都是逐張發票進行審核，耗時耗力，容易遺漏審核點。通過通用審核規則的應用，單據到達會計審核時已進行了通用發票的智能初審，會計只需進行簡單核對后，將重點轉移至其他重要事項的審核上，提升了工作效率及準確性。一是完成OCR全發票數據采集；二是完成發票抬頭、稅號、日期、發票金額、單位等17項規則的配置；三是進行數據對比，采取標紅及網格化展示的方式，對校驗不通過的信息標紅提示，有效減少審核會計的審核點，提高審核效率和準確性。在差旅費一體化應用場景中。差旅場景是單據量最大的場景，約占總體單據量的30%以上，具備可智能化的作業動因。

原模式下，業務人員完成票據粘貼及整理、打印附件及訂單、填單及自主掃描，到財務處排隊進行報銷等步驟，報銷1單約用時20分鐘，耗用了極大的工作量而且數據沉淀少。由于財務人員差旅數據非結構化、非數據流，難以開展差旅費智能化審核工作。

新模式下，針對差旅報銷場景，2021年通過統一表單及附件要求、優化差旅平臺功能及接口，初步建立了數據驅動模式，業務人員只需提交電子數據即可完成報銷，無需進行投箱及打印訂單等繁瑣工作，實現“免掃描、免粘貼、免打印、免排隊、免投箱、免提單”，業務人員在移動平臺上完成出差申請、訂單等一體化流程后，只需進行簡單操作就可以完成差旅一鍵報賬，提升了業務報賬體驗。會計人員由于接收的出差申請單、發票訂單、報銷單等都為結構化數據，通過配置28項規則（包括時間、地點、人、出差標準等），便可進行全數據化的智能化審核通過標紅及網格化審核，提升了會計工作效率。通過這項工作，實現了差旅數據與報賬數據的結合，為后續進行差旅大數據分析及差旅業務前端管控奠定了堅實基礎，有利于差旅費用降本增效、降低風險。

合同款場景是報賬金額占比最大的場景，約占研究院報賬總金額的90%以上，同時，合同數據是最重要的業務數據，其數據整合價值及應用價值巨大。基于實現合同智能化應用的目標，首先要進行數據整合，然后再進行數據應用。

（2）合同數據整合及智能應用場景

合同款場景是報賬金額占比最大的場景，約占研究院報賬總金額的90%以上，同時，合同數據是最重要的業務數據，其數據整合價值及應用價值巨大。基于實現合同智能化應用的目標，首先要進行數據整合，然后再進行數據應用。

原模式下，因為合同數據與報賬數據未進行連接，導致會計審核要經常翻看紙質合同，同時計算已付款金額、登記用款計劃等，不僅業務及會計操作量大，也容易產生資金風險及業務前端管控風險。

新模式下，2020年研究院通過在報賬系統中內置合同臺賬模塊，實現了14家單位合同信息的統一采集（共26個字段及合同文本），實現了14家合同數據在報賬系統中可視化展示，合同付款記錄、發票、文本等均實現電子化審核。通過合同數據的采集，不僅獲取了關鍵的結構化數據，例如往來單位信息、合同金額、已付款金額等合同數據，提升了合同數據質量，同時，在合同端嵌入科研項目、開支內容、往來單位等數據，此項功能即可認為是將財務功能前移。某下屬單位早在2016年便在此基礎上，實現了合同數據與報賬數據共用統一的往來單位、項目、開支內容等信息，實現合同智能提單（只有合同數據與報賬數據完全結合后，才能實現智能提單），無需經辦人進行任何填單操作，合同款報銷單及付款單在合同系統中就可“一鍵生成”，充分證明了其合同數據與報賬數據同源一致（否則無法自動生成），其后續合同與報賬數據可視化的價值也巨大。

（3）資金一鍵數據整合及智能應用場景

支付場景是影響效率的關鍵一環是實現“日不落支付”“全球資金可視、可預警”的重要建設部分。研究院基于內外網隔離現狀，開展資金數據整合，實現一鍵支付，具有較強的實踐意義。

原模式下，研究院采取打印報銷單后，逐筆錄入網銀系統的方式進行操作，其工作量大，出納人員忙于付款操作，在資金整體管控、資金風險管控等投入的時間較少，不利于整體價值提升。

新模式下，研究院考慮到內外網隔離的現狀，在報賬系統中開發了資金池模塊，該模塊早在2016年便在航天某下屬單位使用，近年來推廣至整個研究院使用。該模塊通過共同網銀系統往來單位、賬戶、銀行、聯行號等信息，實現支付信息在此模塊中自動生成，實現一鍵支付。報賬單、資金池、網銀付款共用一套資金數據，實現支付信息標準化，為后續資金分析、資金預警、資金可視的意義也是深遠的。

綜上所述，研究院在進行智能化場景應用時，首先考慮的是數據采集問題，其數據包括表單類、發票類、資金類等財務自身數據，也包括合同類、差旅類、往來類等業務核心數據，通過高質量的數據采集、高效率的數據共享、高效益的數據規則搭建，才能實現智能化場景的深度應用。

3.智能技術及其產品的選擇

一是會計規則引擎，實現原始票據采集，所有表單智能校驗及通用發票智能審核。通過對表單、發票數據、附件等嵌入各類規則，達到對數據進行智能化預警和管控的目的。業務人員提單時，可實現自動校驗與提醒。會計在審單時，系統將數據校驗結果實時呈現給會計，對不合規問題進行準確、快速的定位，達到審核結果可視化的效果，提高審核工作的準確率和效率。

二是差旅平臺，實現一鍵提單、智能審核。在出差申請單、差旅訂單、報銷單“三單匹配”的基礎上，形成差旅業務一鍵打包、一鍵填單、智能匹配、自動審核的全流程數據驅動，同時進行智能數據校驗，不僅簡化了報銷流程，提高財務人員工作效率金和準確率，在數據采集和數據共享的基礎上，促使數據管控實現更大的價值。

三是合同臺賬，實現合同電子審核及智能提單。通過合同數據與報賬數據的整合，實現合同電子化審核，部分單位實現智能提單。

四是資金池，實現一鍵支付。通過資金數據與報賬數據整合，實現多筆付款一鍵電子化支付。

4.實踐中遇到的主要問題和解決方法

一是數據采集層面，主要存在多系統聯動問題，需要搭建統一接口。例如研究院并無統一的合同系統，若要統一合同基礎數據，需要在報賬系統中建立合同臺賬模塊，提升合同數據質量。同時，由于各單位表單、附件、審核要求均不同，在進行規則引擎搭建時，也需要統一各類規則，需要對表單、憑證等進行標準化。

二是在內外網數據交互層面，研究院無法進行內外網直連，所有數據均需經過處理后才能進入網銀系統、稅務系統、差旅系統，在這種情況下，均需要在內網中建立同一套系統功能，以便有效對接。

三是工具應用層面，受制于國產化服務器要求，研究院雖然采用了OCR等技術，但對成熟RPA、NLP技術、智慧圖譜、算子平臺等技術應用范圍還不多，也有一定限制，需采用自主知識產權的工具，后續還需繼續從整合數據和專業算法賦能主業，提升智能財務的應用范圍。

二、實踐成效與未來展望

1.實踐成效

一是提高效率。基于智能財務的初步成效，無論是業務人員還是財務人員，其工作效率和質量都得到了較大的提高。例如，通用智能提單方面，原模式下需要15分鐘左右，而現在只需要5分鐘；通用智能審核方面，原模式下需要127秒，現在最多需要104秒；出納智能支付方面，原模式下每分鐘能支付5筆，現在每分鐘能支付20筆以上。在其他方面的協同效應也不容忽視，例如差旅一體化場景，由于其采用全數據驅動模式，其每個環節產生更大的效果。

二是提升數據質量。研究院堅持數據先行、智能應用同步的理念，智能財務不僅要提高效率，還要進一步提升數據質量。通過新一輪的智能財務建設，研究院表單、憑證、支付等財務自身數據質量不斷統一提升。除此之外，也進一步促進了合同數據、往來數據、差旅數據的集成統一，為后續數據挖掘、數據可視、智能決策奠定基礎。

2.未來展望

研究院在智能財務方面僅僅進行了初步探索，其應用還有很大提升空間，但智能財務在提升工作效率、增強風險管控、創造增值效益等方面大有可為、勢在必行。研究院將繼續利用大數據賦予的強大引擎，發掘數字“寶藏”，逐步實現智能場景全面落地，推動經營管理更加精細、更具智慧，實現企業高質量發展。

一是數字采集。高質量的數據采集、高效率的數據共享、高效益的數據管控是智能財務應用的基礎。沒有全面的數據，就沒有全面的智能財務，未來將繼續整合財務數據、業務數據、其他主數據，確保數據同源統一、共享共用，打牢智能財務的底座。

二是智能應用。一方面，要繼續強化規則引擎，在前期通用規則引擎的基礎上，結合統一的管理規范，進一步細化各場景的規則引擎，實現規則可見、可懂、可用、可運營，實現智能規則轉化率指標不斷提升。另一方面，利用航天科技技術優勢，致力于打造擁有自主知識產權的算子平臺、數據倉庫，后續將進一步應用知識圖譜、NLP技術、RPA技術等，與航天技術充分融合，服務于研究院以及航天科技集團的智能財務實踐。