高校干部人事檔案利用效能提升策略
——以工資審批環節為例

□楊依桐

干部人事檔案工作核心在于利用，其利用效能的高低體現在組織人事工作具體環節之中。以工資審批環節為例，目前天津市部分高校工資審批工作已經通過“云平臺”聯網上級部門實現線上審批，干部人事檔案是工資待遇審批的依據，工資待遇審批結果也將構成干部人事檔案的重要內容，兩者之間有著雙向聯系，緊密相關。分析干部人事檔案在工資審批中的運用情況，有利于發現當前干部人事檔案工作中存在的問題，有針對性地提升干部人事檔案利用效能。

一、高校干部人事檔案在工資審批中的利用情況

（一）錄聘人員起薪審批

按照《干部人事檔案工作條例》中“凡進必審”“凡轉必審”等相關要求，高校通過公開招聘、調入或安置等方式錄用的人員，在正式辦理入職手續前，需對擬錄用人員干部人事檔案中“三齡兩歷”等重要內容進行審核，經鑒定無造假、涂改、缺失等問題后，才能夠辦理入職手續，進入工資審批環節。在干部人事檔案審核聚焦的“三齡兩歷”材料中，年齡、工齡、學歷以及工作經歷因素也都是核定薪酬待遇的關鍵。例如，通過干部人事檔案中學歷學位認證材料，確定員工崗位工資以及薪級工資的起點；通過干部人事檔案中合同簽訂以及社保繳納情況梳理工作經歷，確定薪級晉升情況等。干部人事檔案中相關的原始材料或依據檔案梳理的相關材料，都是審批中確定新錄聘人員工資標準必不可少的依據，干部人事檔案的真實性、完整性直接影響高校錄聘人員的工資審批情況。

（二）崗位工資變動審批

工資變動是人事工作的最終環節，高校教職工因職務變動或職稱晉升帶來的受聘崗位變動都會影響工資薪酬待遇。在高校聘任制的背景下，職務變動或職稱職級等涉及崗位的變動都需要在聘用合同中做相應合同變更，聘用合同是干部人事檔案第九類中需要歸檔的聘用相關重要材料，因崗位變動的工資變動審批需要以其為重要依據之一上傳工資審批系統。另外，在深化師德師風建設的背景下，情節嚴重的師德失范行為將按照相關文件規定調整原崗位工資待遇，納入干部人事檔案中處分類的相關材料為這類工資變動提供依據。

（三）人員減少配套審批

高校人員調出減員及退休減員兩種情況都涉及工資薪酬的前置梳理核對。高校人才流動較為頻繁，教職工調出為其開具的工資檔案及工資轉移證都需以干部人事檔案中歷次工資變動審批表、套改表、視同繳費年限認定表中的參加工作時間等為原始依據。機關事業單位養老保險改革后，退休人員的養老金計發已交由社會保險中心負責，需原單位提供視同繳費年限核定前最后一次工資變動審批表、過渡期職稱變動的相應工資審批表等作為養老待遇核定的依據，這些原始材料都需通過查閱干部人事檔案獲取。

二、從工資審批環節看高校干部人事檔案工作存在的問題

（一）整檔歸檔不及時，材料存在缺失

以干部人事檔案在入職起薪審批中的運用為例，入職前為應屆畢業生或企業工作人員的，其檔案往往沒有按照干部人事檔案條例規定進行分類整理，材料較為散亂。根據高校招聘的特點，同一批入職人員往往較多，干部人事檔案管理人員又處于兼顧其他分管工作的狀態，起薪審批時并沒有及時將新入職人員檔案梳理歸檔。工資薪酬審批人員面對散亂的材料進行挑選拍照或掃描上傳，對于檔案中缺失的用于認定工作經歷的勞動合同等材料也往往是由工資薪酬管理人員通知補充。崗位變動以及調出工資轉移及退休待遇核定所需的材料也在不同程度上存在缺失，導致辦理過程中經常需要補充材料或補充相應說明進行辦理。在工資審批中暴露出了干部人事檔案工作存在歸檔不及時、材料缺失未及時補充等問題，滯后于工資審批，由工資審批反推出缺失材料進行補充，這并不是干部人事檔案利用的應有狀態。

（二）管理人員業務面狹窄，缺乏主動性

從干部人事檔案在工資審批工作中的運用現狀來看，干部人事檔案管理人員對于包括工資審批在內的組織人事工作政策要求缺乏了解，僅僅掌握檔案管理知識的干部人事檔案管理者成為了“被動收集者”。以干部人事檔案在工資審批環節的運用為例，由于對于工資審批相關政策不了解，往往是在工資待遇審批中才發現某些相關材料的缺失，在實際工作中出現了例如對于高校人員檔案轉入審核把關不嚴，在退休待遇審批材料準備中發現缺少視同繳費年限認定及相關工資待遇審批要件要求原單位補充材料；新入職起薪人員工作經歷核定所需的勞動合同以及社保繳費記錄在起薪工資審批環節才要求本人聯系原單位進行補充的情況。干部人事檔案工作人員在檔案完整性審核中，缺乏對應政策要求主動收集材料以提高檔案可利用性的意識，降低了工資審批工作的效率，使得工資審批的準備時間延長。

（三）數字化進程緩慢，滯后于工資審批

目前，天津大部分高校常規性工資審批工作已經實現了“線上云審批”，即依托技術支持平臺已有基礎數據，上傳工資審批相關要件照片或掃描件進行審批。工資審批所需要件絕大部分屬于歸檔范圍，在人事檔案數字化已完成的理想狀態下是可以通過系統直接調取審批所需電子材料用于審批。干部人事檔案數字化進程的滯后，導致工資審批過程增加了前置“數字化”程序，且工資審批過程中形成的部分電子材料又不能作為檔案數字化的一部分，這就造成了工作環節上的重復與浪費。

三、提高干部人事檔案利用效能的舉措

（一）提升整檔、審檔效率，建立雙向復核制度

干部人事檔案的整理與審核最終的目的應該是更好地服務于包括工資審批在內的組織人事工作，提高檔案的可利用率。規范的整理工作、嚴格的審核環節是提升干部人事檔案在工資審批中利用率的重要基礎。以把好入口關為例，根據高校批量招聘或調入人才的特點，在檔案調入后，需要集中人力、物力及時對新進人員的檔案進行進一步整理與審核，為工資審批等后續環節打好基礎。在工資審批工作中，干部人事檔案管理專員與勞資負責人員建立對檔案材料的雙向復核制度，分別以干部人事檔案管理規定、工資審批規定為視角對新入職人員檔案中相關材料進行復核，對于檔案材料的真實性、完整性進行審核，及時查漏補缺，雙向聯合，提高工作效率。

（二）重視全方位培訓，培養高水平專業人員

干部人事檔案工作人員的“專職化”不只是數量上的配比，更應該是一種高水平的專業化。根據《干部人事檔案工作條例》要求，高校組織人事工作中形成的各類考核鑒定、學歷學位認證、職稱評審、政審、聘用、獎懲等方面的材料都需要分類歸檔納入干部人事檔案當中，其中也包括了工資待遇審批相關材料，這些檔案材料是在組織人事工作中各個環節產生的，這也就意味著，做好高水平的檔案材料的收集、鑒別、審核與利用工作，建立在檔案管理者熟悉組織人事各個工作環節與政策要求的基礎上。而目前對于干部人事檔案管理人員的選拔與專業培訓更多側重于干部人事檔案管理本身，有一定的局限性。因此，對于干部人事檔案管理人員的培訓應通過專題培訓或短期輪崗等方式，重視專職人員對于組織人事各個其他環節的了解，了解各個環節的檔案材料，主動完善，避免反推，從而提高后續組織人事工作效率。

（三）加快數字化進程，對接“互聯網+”云平臺

加快干部人事檔案工作數字化進程，首先需要集中投入時間精力，做好本單位紙質干部人事檔案的審核整理基礎性工作，為數字化提供良好基礎。受學校場地及設備限制，為加快數字化進程，方式上可以合理利用數字化外包公司這一社會資源，趨利避害，采取有效措施防范風險，保證外包過程中檔案實體和檔案信息的安全。加快數字化管理系統的建設，并對接工資審批等組織人事工作云平臺是干部人事檔案數字化努力的方向，從而為相關工作提供更為便捷的服務，提升整體工作效率。