大數據背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑分析

王竹枝

摘 要：在大數據時代，檔案管理工作呈現出了新需求與新特征，檔案信息的數量與重要程度也隨之提升。文秘作為檔案管理工作的主要執行人，其在管理方式的創新、管理模式的優化以及管理效果的提升上都發揮著十分重要的作用，相關部門與人員必須深刻認識檔案信息對機關事業單位發展的重要意義，積極運用大數據提升文秘檔案管理工作的效率，為機關事業單位的有效運轉提供數據借鑒與參考。本文將首先對文秘工作進行簡述，接著對大數據背景下文秘檔案管理工作的現狀進行分析，然后對大數據背景下檔案管理工作呈現的特征進行探討，最后探尋大數據背景下辦公室文秘提升檔案管理工作效率的途徑。

關鍵詞：大數據；文秘；檔案管理；效率

一、文秘工作簡述

文秘工作以機關單位領導的決策為依據，通過輔助文件、會議、辦事等工作服務于機關運轉與領導決策，文秘工作包含了組織會議、上傳下達以及多種管理活動，文秘工作的質量影響了整個機關單位的工作效率。隨著時代的發展，文秘開始特指具有明確職能范圍的機關企事業單位工作人員，文秘工作逐漸呈現出專業化與規范化的特征。科學、準確、全面的檔案管理工作對文秘工作質量的優化具有顯著的直接影響，文秘在進行檔案管理工作時應實現科學高效的信息收集、整理、分類以及歸檔等工作，并利用信息技術與大數據促進檔案管理的信息化。

機關事業單位作為受政府領導的公益性質的機構，文秘檔案管理工作的數據化能夠提升機關事業單位的信息資源利用能力，使真實完整的檔案信息能夠為機關事業單位的社會服務的開展提供信息支持，提升檔案信息管理的安全度、規范性與效率，促進機關事業單位的高質量發展。文秘要想不斷適應信息化社會的需要，應注重現代化檔案管理理念的更新與現代化檔案管理技術的掌握，通過不斷學習提升檔案的數據化管理能力，保障檔案的數量與質量，最大限度地滿足工作需要。

二、大數據背景下文秘檔案管理工作的現狀分析

（一）檔案管理呈現單一化特征

雖然大數據已經逐漸滲入到人們的工作與生活中，但是在機關事業單位的檔案管理工作中對大數據與信息技術的應用相對不足，文秘的檔案管理意識與方法并沒有隨著時代發展而進步，單一化成為檔案管理工作存在的主要問題。文秘在檔案收集、儲存與調閱工作的開展中對大數據應用并不足，大數據在檔案管理中僅僅起到輔助管理的作用，傳統的檔案管理模式依舊是主流，檔案管理效率難以提升。同時，在傳統檔案管理模式下，檔案分類工作精細度低、效率不高，且耗費大量人力資源、財力資源與時間資源，檔案管理工作紕漏頻出。

（二）檔案數據化管理意識較弱

大數據在檔案管理工作中的應用目前還并不普遍，機關事業單位對數據化檔案管理重視不足，也缺乏足夠的資金投入，文秘在開展檔案管理工作時沒能認識到大數據對提升檔案管理工作效率的作用，對大數據在提升檔案管理工作質量、優化檔案管理效果上認識不足，導致其檔案管理工作的開展缺乏有效的數據化管理思維的支持。這導致文秘在檔案管理工作中難以實現大數據技術與檔案管理工作的有效融合，大數據應用的主動性、靈活性均不足，檔案管理效果并不理想。

（三）檔案數據化管理能力不足

在檔案管理工作中應用大數據技術對很多機關事業單位來說依舊處于起步階段，很多單位對大數據思維的培養、大數據技術的普及以及大數據管理方法的應用并不重視，培訓教育開展效果不理想，且缺乏有效的數據化檔案管理系統與制度，檔案管理數據化進程缺乏基礎與保障。這致使辦公室文秘在開展檔案管理工作時無法應用有效的數據管理方式方法開展檔案管理實踐，檔案管理工作與大數據技術脫節，辦公室文秘無法保障檔案管理的時效性、精準性與系統性，檔案管理工作的價值也未能得到發揮。

（四）檔案管理缺乏制度的約束

制度建設能夠為檔案管理數據化建設提供保障，檔案管理制度的建設能夠有效提升大數據在檔案管理工作中的應用程度，規章制度的完善能夠最大限度保障檔案收集、整理以及調用工作的順利開展，但是目前文秘在開展檔案管理工作時，大多缺乏有效的制度支持，檔案管理信息化、規范化與一體化建設缺乏堅實的制度保障，檔案信息難以實現高效收集、整合與應用，檔案管理效果并不理想。

三、大數據背景下檔案管理工作呈現的特征

（一）檔案管理工作效率高效化發展

大數據優化了海量、高增長率和多樣化的信息資源的處理效率，在大數據時代，檔案管理工作開始向高效化發展，辦公室在進行檔案管理工作時能夠利用大數據平臺通過數據的挖掘分析與處理，實現檔案文件的高效收集、整理、保管、統計以及調用等工作，數據化的檔案管理工作需要依賴標準統一、格式規范的數據庫，數據庫的應用能夠簡化管理流程、提升管理規范性，辦公室文秘在開展檔案管理工作時，需要依賴數據庫中檔案數據的層次性和關聯性進行檔案的分級儲存、統一管理與集成共享，從而實現檔案的高效收集、整理、統計與調用，切實推動檔案管理工作的高效化發展。

（二）檔案信息內容呈現爆炸式增長

在大數據時代，檔案的信息化管理成了檔案管理工作發展的方向。網絡技術、云技術等拓寬了檔案收集的范圍與種類，且隨著機關事業單位的發展，檔案數據呈現出爆炸式的增長態勢，檔案文件的數量增多、種類豐富，檔案保存難度與管理難度也進一步加大，檔案管理工作面臨著海量信息存儲的難題，檔案管理人員亟需積極探尋檔案管理的新途徑，使檔案管理工作的開展能突破空間限制。

（三）檔案信息時效性前所未有提升

信息技術的發展促進了檔案數據處理速度的加快，辦公室文秘在進行檔案管理工作時能夠通過數據化平臺實現信息的高速處理，大量的檔案能夠通過數字化的形式實現高效儲存與應用，檔案信息的時效性得到了前所未有的提升。

（四）檔案信息資源價值正逐步變大

檔案信息記錄了單位過去重要的發展數據，在信息經濟時代，機關事業單位只有在立足市場環境的基礎上充分挖掘數據資源的價值，并據此制定科學合理的發展規劃，才能夠為自身的發展確定方向，促進單位的長期、穩定發展。在這樣的需求下，檔案信息資源的價值正在逐步變大，檔案的信息化管理使辦公室文秘能夠依賴數據平臺對檔案數據進行高效的調閱與整理，使檔案數據能夠為單位的發展服務，檔案數據的重要性逐漸提升。

（五）檔案信息管理正向專業化發展

大數據時代的到來使專業化成為機關事業單位的檔案管理工作的重要特征，檔案管理制度、流程、人才以及設施均實現了專業化，檔案管理更加依賴管理制度、信息技術、管理人才以及先進管理思維的支持，檔案管理工作的各個環節與要素都向專業化發展，管理效能不斷提升，專業化的檔案管理成為機關事業單位競爭力提升的有效保障。

四、大數據背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

（一）更新管理思維，提升數據化管理能力

辦公室文秘要想在大數據背景下提升檔案管理工作的效率，需要從管理思維的轉變出發，讓科學先進的管理理念指導檔案管理工作的開展。辦公室文秘要充分意識到大數據技術對提升檔案管理工作效率的作用，突破傳統的檔案管理理念與方式，強化數據化、信息化、系統化管理理念在檔案管理中的應用，并充分發揮服務意識與應用意識的作用，使辦公室文秘能夠在大數據技術的加持下優化檔案管理工作，為單位的高質量發展提供精準多樣的信息數據服務。在進行數據管理理念的培養過程中，首先，要加強辦公室文秘的職業素養教育，發展辦公室文秘的檔案管理能力，提升辦公室文秘的職業道德感，使其在工作參與中能夠做到愛崗敬業、樂觀向上，切實認識到文檔管理工作對單位發展的促進作用，用正確的信念與良好的心態不斷規范自己的檔案管理工作；其次，要強化辦公室文秘的大數據應用意識，通過大數據管理專題教育、大數據應用專家講座以及大數據檔案管理交流會等形式幫助辦公室文秘掌握利用大數據進行檔案管理工作的方法，使辦公室文秘能夠用大數據理念指導工作，用大數據管理技術優化工作，不斷提升大數據應用能力與檔案管理成效。

（二）優化管理內容，提升數據化管理水平

大數據時代為辦公室文秘管理工作的開展途徑提供了多種可能，辦公室文秘要想促進檔案管理效率的不斷提升，需要抓住機遇，進行管理途徑的拓寬和管理內容的優化，用技術賦能管理，不斷提升檔案的數據化管理水平。在管理途徑拓寬上，辦公室文秘除了可以依托檔案管理數據平臺開展檔案管理工作，辦公室文秘還可以利用移動設備、云技術與互聯網實現對檔案進行遠程管理，兩種管理手段的結合拓寬檔案管理的路徑，提升檔案管理的時效性，有效提升了大數據在檔案管理工作中的應用廣度，推動了高效管理、精準管理的實現。在管理內容優化上，一方面，辦公室文秘不僅可以利用大數據對檔案文件進行高效管理，還可以實現檔案數據的整合與分析，單位可以依賴數據制定短期發展目標與長期發展規劃，提升信息資源的利用率，充分發揮檔案信息價值；另一方面，辦公室文秘在管理工作中還可以在大數據的支撐下實現推進人力資源信息的整合，充分發揮檔案信息優化資源配置的作用，實現人力資源數據的高效應用，提升檔案管理的實際效益；此外，還可以利用數據化檔案管理推進檔案管理評價機制的建設，利用信息化管理記錄對文秘的管理質量進行評估，使辦公室文秘能夠依賴評估成果查漏補缺、提質增效，提升檔案管理工作的完整性與客觀性，優化自身的檔案管理水平。

（三）建設信息平臺，完善檔案信息化體系

信息技術的不斷發展與機關事業單位的持續運行使檔案信息數據呈指數型增長，檔案數據管理平臺的建設已經成為必然趨勢。檔案數據管理平臺的建設能夠為檔案管理的信息化、數據化建設提供堅實的基礎設施支撐，機關事業單位要想在數據化時代促進檔案管理工作的高質量發展就應加強檔案數據管理平臺的建設，為辦公室文秘檔案管理工作的開展提供設施保障，實現對檔案信息數據的深度挖掘分析。在進行檔案管理信息平臺的設計時，要對檔案類型的多樣化、檔案保存的長時性以及檔案資料的云儲存進行充分考慮，使辦公室文秘能夠通過信息平臺的檢索功能實現檔案數據的挖掘與分析，推動高效檢索、快速分析與長期儲存的實現，提升檔案管理工作的實際效益。檔案信息數據平臺建設的要點：一是檔案信息數據庫，二是檔案檢索系統。檔案信息數據庫與檔案檢索系統效用的協同發揮，使辦公室文秘能夠通過檔案檢索系統進行同類檔案信息資源的高效檢索，推動了檔案信息檢索流程的簡化，強化了檔案信息的整合，促進了檔案信息數據價值發揮最大化，對機關事業單位的持續發展與職能發揮有顯著的促進作用。

（四）完善管理制度，保障信息數據的安全

檔案管理制度的完善能夠為檔案管理工作的開展提供保障，使檔案管理工作有章可循、有規可依，使辦公室文秘能夠在規范、明確的管理制度支撐下規范開展檔案管理工作，提升了檔案信息的安全度，有利于檔案管理風險防范工作的有序開展。經濟社會的發展使檔案管理工作呈現出了復雜化的特征，管理制度的完善使檔案管理工作能夠切實按照規范的程序進行，最大限度地保障了檔案收集、整理、保管以及調用等各個工作的開展，有利于“文檔一體化”的實現。在檔案管理機制完善工作中，機關事業單位應從實際情況出發制定合理的檔案管理制度，明確界定檔案管理工作各個環節中辦公室文秘工作的要求、方式與職責，并將文檔管理共享以及文檔管理流程可視化等要求以制度文件形式展示出來，降低辦公室文秘檔案管理工作中的出錯率，降低檔案數據化管理的風險，為事業單位公共服務的提供奠定安全、準確的信息數據基礎。

（五）利用檔案數據，促進信息價值最大化

大數據技術在檔案管理工作中的應用使辦公室文秘能夠通過數據管理平臺實現信息的分類整理與高效調用，有利于實現檔案信息資源價值發揮的最大化，充分發揮了檔案信息在促進機關事業單位發展中的作用。檔案管理的數據化發展使檔案管理工作的服務性能得到發展，辦公室文秘能夠依賴檔案管理數據平臺實現各類檔案的分級分類管理，凸顯了檔案數據之間的內在聯系，使檔案管理朝著智能化、個性化以及精品化發展，切實突破傳統紙質化檔案管理工作的缺陷。在大數據平臺中，辦公室文秘能夠利用數據模型實現檔案信息的細致化分析，將“死檔案”變成了“活信息”，使檔案數據能夠切實為機關事業單位的發展服務。數據模型的建構要從基礎層、管理層、分析層以及應用層四個層面出發，文檔數據在數據模型中能夠與機關事業單位發展情況、社會服務需求出發，并結合機關事業單位過去發展趨勢形成科學有效的未來發展計劃。檔案的信息化管理使檔案信息資源的價值得到了最大限度地發揮。

五、結語

總而言之，大數據已經滲透到人們的生產生活中，在大數據時代辦公室文秘要想提升檔案管理效率，就要明確未來檔案管理工作的發展趨勢，從機關事業單位檔案管理現狀出發進行檔案管理工作的優化，以大數據為導向積極進行檔案管理工作的創新，充分發揮檔案數據信息的價值，通過更新管理思維、優化管理內容、建設信息平臺、完善管理制度等方式推動檔案管理工作的轉型升級，推進檔案管理的數據化、信息化、規范化與系統化建設，使檔案管理工作能夠為機關事業單位各項工作的開展提供有效支持，切實發揮機關事業單位的公共事務管理與提供公共服務職能。

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