公共圖書館檔案管理策略研究

唐敬國,張夢碧

(1.沂源縣圖書館 山東淄博 256100;2.河南大學文學院 河南開封 475000)

公共圖書館是一個地區的文化信息資源中心,能夠提供公共文化服務,發揮著滿足人民群眾文化需求的功能。圖書館檔案是總結歸納圖書館工作相關情況的重要載體,檔案管理情況直接體現著一個圖書館的綜合管理水平,對工作開展、評估定級等有著十分重要的作用,更對圖書館的長遠發展有著重要意義,公共圖書館應該重視和加強檔案管理工作的開展。

1 研究背景

當前公共圖書館的檔案管理發展呈現出快速性和階段性的特點,在中國知網中搜索主題“公共圖書館檔案管理”,發現公共圖書館檔案管理文獻的發展與信息化、多媒體時代下公共圖書館的檔案數字化有關,且國家層面對于公共圖書館檔案工作的重視,使得檔案管理的理論要不斷向前。因此本文立足于工作實踐,針對公共圖書館檔案日常管理中存在的有關問題作出分析,并提出相應的解決對策和建議。

2 公共圖書館檔案管理存在的主要問題

2.1 思想重視不夠

公共圖書館主業為圖書資料服務管理,大部分工作人員都在一線借閱、閱覽等窗口直接服務讀者。而檔案管理工作,大部分是從事圖書館事務性管理的人員兼職承擔,其他人一般在歲末年初工作需要時臨時配合下。日常工作中并沒有把檔案管理作為一項長期性、經常性的工作貫徹落實,存在歸檔不及時、資料不完整等現象,檔案管理設備和系統更新滯后。產生以上問題的主要原因在于公共圖書館對于檔案工作的基礎性、重要性的認識不夠,對檔案工作標準要求不高。

2.2 人員能力欠缺

公共圖書館圖書資料專業技術人員雖然不少,但檔案兼職人員大多沒有受過專門檔案教育或者培訓,僅有其他從事檔案管理工作人員簡單指導,很多時候都是靠自己摸索著干。檔案人員有的存在自我學習業務不夠、職業道德水平不高、檔案規定執行不嚴格等現象,這些都造成圖書館檔案整體業務水平不高。因此,圖書館檔案管理人員的專業技術素養培訓亟待重要。

2.3 管理制度不健全

一些公共圖書館并沒有結合自身實際建立健全檔案管理制度,存在檔案管理標準、收集流程等不明確現象,存在重視行政事務檔案管理,忽視大量業務檔案管理的現象。公共圖書館業務檔案是指公共圖書館在基礎業務工作、讀者服務工作、研究輔導與協作協調工作、數字資源建設、圖書館管理工作等業務活動中形成具有保存價值的各種不同載體的原始文件材料[1],關系著公共圖書館的生存和發展。公共圖書館有著相對完善的圖書資料管理制度,但當僵化的管理制度不能適應日常工作需要時,必然不利于公共圖書館整體業務的可持續發展。

2.4 檔案利用不規范

公共圖書館兼職從事檔案管理工作的人員事務性工作繁忙,有時無暇顧及檔案查閱等檔案具體業務,加之查閱利用檔案人員絕大部分是圖書館內部人員,很多時候檔案管理人員直接讓查閱人自己查找和提取,相關的登記手續不完整,對檔案的安全有隱患,現實中存在交接不善等原因意外丟失重要材料的情況。同時,相比其他圖書資料頻繁的借閱量來說,一些館藏檔案僅僅供內部使用而不對研究者開放,檔案利用、開發程度也不夠,沒有發揮出應有的價值和實際作用。

2.5 檔案電子化滯后

公共圖書館圖書事業電子信息化管理快速發展,基本實現了圖書微機聯網管理、自動化掃描借閱等信息化管理,但是檔案管理電子化在基層圖書館相對滯后。檔案管理中大部分采取的仍是保存紙質文獻的形式,建立電子檔案的不多,對檔案進行電子化處理的更少,管理手段同當前建設數字化社會的要求不適應,有時對公共圖書館的事業發展也容易造成不利影響。

2.6 檔案部門文化形象落后

傳統意義上,公共圖書館的檔案管理多為幕后,即使兼職的檔案管理人員一般也將工作重心放在圖書館的事務性管理工作中,而隨著圖書館的信息化、智能化的發展,檔案工作的透明度和可滲性較之以前有很大的改變,但是檔案部門的建設并沒有跟上時代的潮流,文化形象落后容易造成潛在的負面影響。

3 加強公共圖書館檔案管理的對策建議

3.1 提高思想認識,增強人員技能

首先,圖書館館長要提高對檔案基礎性工作的認識,把日常檔案管理納入到全館工作、落實到每位館員身上。其次,在經費設置上,公共圖書館應該在硬件方面做出專門的應對新媒體的檔案管理與服務預算,如購買相關數字信息管理系統及配套的電子閱讀設備,設置微博、微信公眾平臺等[2],持之以恒提高圖書館檔案管理水平。

公共圖書館要重視從事檔案工作人員發展,為從事檔案管理工作的人員留出充足的時間,支持他們參加檔案專業培訓和繼續教育。同時,檔案工作人員要做到干一行愛一行,加強工作學習和研究,多組織研討會,不能僅僅停留在收集和整理資料等一些簡單的業務上,真正做到熟練掌握檔案業務技能和工作要領。

3.2 完善管理制度

公共圖書館要依據檔案管理有關規定,加強檔案管理制度建設。成立由館長牽頭以及相關崗位人員參加的檔案工作領導小組,建立一套切實可行、行之有效的檔案管理體系,明確各館室、各崗位人員檔案資料管理職責,加強日常工作落實,統籌推進檔案工作開展。

3.3 規范檔案利用

公共圖書館作為公眾了解知識、獲取信息的信息資源中心,要建立合理規范的檔案利用管理制度。檔案人員要切實履行崗位職責,嚴格按照檔案管理要求,規范進行檔案調取、查閱、復印等,同時,不僅要做好檔案的整理和收藏,也要注意檔案資源的規范合理利用和開發,大力提高檔案管理的科學化和規范化。

3.4 加強信息化建設

圖書館可以增加數字服務有關設施設備,運用好現代化信息管理技術和手段,將有關檔案資源進行數字化處理,加快有關檔案數據庫等資源建設,創造條件方便存儲、查閱和傳播檔案信息,打下檔案資源社會共享的基礎。公共圖書館的智能化轉型離不開信息資源的建設,檔案管理的智能化服務是今后公共圖書館努力的方向。縣級公共圖書館的信息化建設可參照國內相關的優秀案例,探索適合本館情的檔案管理發展方式,以便更好地完善公共圖書館的檔案管理智能化信息服務體系。

3.5 加強與檔案館合作

公共圖書館可以加強與檔案館的聯系和合作,制定適合自身館情的檔案管理策略,

4 結語

綜上所述,檔案管理工作作為公共圖書館的一項基礎性的重要工作,要做到全體人員思想上重視,檔案人員業務能力再提升,保證健全的檔案管理制度,還要規范地利用好檔案文獻及信息資源,加強檔案資源信息化建設,加深與檔案館的密切合作,對于工作中的有關問題要及時解決,使公共圖書館的各類型檔案發揮最大效力,進一步助力公共圖書館事業發展。