基于數字化校園建設的高校校辦檔案管理研究

王昕怡

（南京工業職業技術大學，江蘇南京 210023）

隨著信息技術在各領域的廣泛應用，高等學校也正在積極推進數字化、信息化建設，形成了數字化校園[1]。數字化校園建設為高校的管理和服務帶來了新的機遇。高校作為知識和人才的源頭，其校辦檔案資源非常豐富，涵蓋了學校發展的全過程，反映了學校的辦學理念、特色、業績等，是學校記憶的重要載體。如何在數字化校園建設的背景下，加強和創新高校校辦檔案管理，發揮好檔案在學校治理和服務中的重要作用，是亟待研究的重要課題[2]。當前，高校校辦檔案管理還存在很多問題，如檔案管理理念相對落后，檔案數字化程度不高，檔案利用不足等。這些問題制約了檔案資源的發掘和利用，也不能滿足數字化校園建設對檔案管理的新要求。因此，需要在數字化校園建設契機下，更新檔案管理理念，加快推進檔案管理數字化轉型，建立適應數字環境的檔案管理體系，不斷提高檔案工作的信息化智能化水平[3]。該研究對于推動高校校辦檔案管理數字化轉型，發揮數字化校園建設對創新檔案管理的促進作用具有重要意義：可以加強高校校辦檔案管理，提高檔案的數字化水平，拓展檔案利用的途徑和空間。檔案數字化不僅可以保護和延續檔案的物質載體，還可以實現檔案信息的數據化、網絡化，為檔案利用提供更多可能。同時，數字化校園建設形成的信息網絡也為檔案的查閱與共享提供了便利條件。可以推動高校治理體系和治理能力現代化。檔案作為學校記憶的重要載體，其管理水平的提升對學校制度建設、規章制度執行具有重要支撐作用。將檔案管理與數字化校園深度融合，可以使高校的決策更科學化、治理更精細化。本研究通過分析數字化校園建設對高校校辦檔案管理的影響，提出創新高校校辦檔案管理的對策建議，為推動檔案管理與數字化校園建設深度融合提供借鑒，具有重要的理論價值和實踐意義。

1 數字化校園建設對高校校辦檔案管理的影響

1.1 數字化校園建設帶來的機遇

數字化校園建設推動了信息技術在高校各項工作中的應用，這為創新和改進檔案管理提供了新的技術手段和方法[4]。具體來說，有以下幾個方面。首先，利用數據庫和網絡技術建立檔案管理信息系統，可以實現檔案目錄信息的標準化建設，提高檔案信息組織和管理的效率。檔案工作人員可以快速查詢和定位所需的檔案信息資源。其次，利用電子檔案技術，實現檔案數字化和電子化。將紙質檔案資料進行掃描后建立電子檔案庫，既保護了原始檔案，也實現了檔案數據的數字化，為檔案信息的存儲和利用提供了新形式。再次，利用云存儲和云計算技術建設檔案信息資源庫，實現檔案信息資源的網絡化管理。檔案管理部門可以利用云服務實現檔案數據的統一歸集、存儲和維護，并為用戶提供網上查閱服務[5]。最后，使用大數據和人工智能技術建立檔案管理智能分析系統，可以對檔案進行智能標引、自動分類和知識發現，實現檔案管理的智能化[6]。

數字化校園建設架構了校園網絡環境，這為檔案信息資源的共享與利用提供了可能。具體來看：第一，可在校園網內部搭建檔案信息共享平臺，實現學校內部的檔案信息資源共建共享，提高檔案利用效率；第二，可以通過互聯網等外部網絡，實現校園檔案信息與外部用戶的交流與共享，如與其他高校檔案館進行檔案信息互聯互通，或者面向社會開放特定檔案數據庫等；第三，建立檔案資源數字化目錄，制作檔案數字資源，面向校園師生開放[7]，實現檔案信息遠程查閱；第四，可以采用視聽文檔、虛擬展覽等數字化方式，通過網絡進行檔案知識的推廣與教育，豐富檔案信息傳播的手段和路徑。綜上所述，數字化校園建設為創新和轉變檔案管理模式提供了技術條件和網絡支撐，檔案管理部門應充分認識和利用這一歷史機遇，推動檔案管理向數字化、網絡化、智能化方向發展，使檔案管理與服務能力顯著提升。

1.2 數字化校園建設帶來的挑戰

數字檔案的生成和管理是一個挑戰。數字化推動了大量電子檔案的產生，這些電子檔案需要識別、整理和保存，但數字檔案易失性大，真實性難保證，長期保存費用高。數字檔案利用又存在一定技術門檻，給用戶帶來不便。隨著學校管理和業務向數字化方向轉型，產生的電子檔案類型和數量呈爆炸式增長，這給檔案部門的分類、整理、保存工作帶來了巨大壓力。識別重要的電子檔案并進行有效組織是當前面臨的一個難點。同時，數字檔案的元數據建設也很關鍵，要科學設計電子檔案的目錄信息和描述信息，才能方便后續的查找利用。同時，檔案安全也面臨新問題。數字檔案容易被非法訪問、篡改或刪除，云存儲也可能削弱數據控制權限。還需要防范檔案數據庫被入侵、檔案信息被竊取等風險，并預防技術故障導致數字檔案丟失。因此，數字化對檔案管理安全提出了新要求。與紙質檔案相比，電子檔案和數字檔案更容易被非法使用，其安全防護更為復雜。要建立嚴密的檔案信息系統訪問權限，進行數據加密和備份，確保重要檔案不被篡改或刪除。

同時，硬件設備的穩定運行和定期更換也是數字檔案安全的關鍵。此外，數字化校園建設還對檔案管理部門的組織結構和人員能力提出了新要求。檔案管理部門的業務范圍和內容發生了擴展，不僅要管理紙質檔案，還要管理電子檔案和數字檔案。這需要檔案部門進行業務流程再造，并加強電子檔案管理、數字化處理等新業務的人員配備。此外，檔案管理人員需要接受數字檔案管理、信息系統使用等方面的培訓，掌握數字化條件下的新技能，才能適應工作要求。如果檔案管理部門的組織結構和人員能力不適應數字化需求，也會成為檔案創新發展的制約因素。隨著數字檔案占比不斷上升，檔案部門亟須轉變管理理念，更新管理模式，加大電子檔案管理和數字檔案處理的人員和資源投入，并通過培訓提升員工信息化技能，確保組織結構、人員配備與數字化要求相匹配。

2 基于數字化校園建設的高校校辦檔案管理優化路徑

2.1 更新檔案管理理念，提高檔案數字化水平

更新檔案管理理念，提高檔案數字化水平，是推進檔案管理數字化轉型的基礎和前提。長期以來，高校檔案管理部門更注重紙質檔案的收集整理保管，對電子檔案和數字檔案重視不足。但在數字化校園建設的今天，電子檔案、數字檔案已經成為檔案新增增長的主要來源。如果檔案部門仍然停留在傳統的管理理念上，將難以適應數字環境的要求[8]。因此，高校檔案管理部門必須更新管理理念，將電子檔案和數字檔案納入統一的管理體系，與紙質檔案一起作為檔案管理的對象。在檔案采集方面，要重視電子檔案的綜合收集，通過電子郵件匯交、網絡采集等方式摸清學校電子檔案的產生和流轉情況。在檔案整理方面，要加強數字檔案的編目描述、數字資源建設，科學組織電子檔案，建立格式統一、易于查找的電子檔案庫。在檔案利用方面，要加強電子檔案數據庫建設，開發檔案數字資源，建立網上檔案館等，拓寬檔案利用的途徑。同時，要加大檔案數字化改造力度，針對重要的紙質檔案資料，采取掃描數字化的方式建立電子檔案備份。還要開展網絡信息資源的拓展檢索工作，將學校歷史沿革、重要事跡等網絡文獻進行采集和組織，形成電子檔案庫。此外，從硬件設施上加強投入，改善電子閱覽室、數字化處理工作室等配套設施建設，為檔案數字化工作提供保障。

在推進檔案數字化的同時，檔案部門還需要建立電子檔案的標準化管理制度。這包括制定電子檔案的定義范圍、歸檔程序、分類編碼、質量控制等方面的制度規范。例如，可以參照國家檔案局的《電子檔案工作規范(試行)》，結合學校實際制定電子檔案管理辦法，對電子檔案的生成、鑒定、登記、分類、整理、保管和利用等環節進行規范，形成制度化的電子檔案管理流程。此外，電子檔案的長期保存與利用也需要可靠的技術支撐。檔案部門要選擇適用的電子檔案格式，進行歸檔信息包封裝，并建立完備的元數據描述電子檔案的管理與描述信息。還要采用云存儲、分散存儲等技術手段，實現電子檔案的多備份保存，防止丟失。要定期進行電子檔案的數據遷移，監控電子檔案的完整性。建立電子檔案的安全訪問控制和審計機制，保證電子檔案的安全。此外，還要采取圖像處理、光學字符識別等技術手段，實現紙質檔案的數字化改造。通過制度建設和技術應用的結合，可以提升電子檔案管理的規范化和制度化水平。

2.2 加強數字檔案的建設與管理

數字檔案作為檔案管理的新生力量，其有效建設與管理是檔案管理數字化的重點[9]。第一，要明確數字檔案的內涵和范圍。數字檔案是利用數字技術產生和管理的各類電子記錄，包括文字文件、數據文件、圖像文件、音頻視頻文件等數字形式的檔案。高校在教學管理、科研管理、人事管理等活動中產生和使用的電子郵件、數據庫、辦公自動化文檔、多媒體課件等都屬于數字檔案。第二，要建立數字檔案的規范化管理制度。可以參考國家檔案局等部門制定的數字檔案管理規范，結合學校實際，建立數字檔案的采集管理制度、檔案分類編碼制度、質量控制制度、保存利用制度等，使數字檔案管理更加規范化。重點是確保數字檔案內容的真實性和完整性。第三，要加強數字檔案系統建設。建立面向數字檔案管理的專用信息系統，實現數字檔案目錄建設、檔案信息描述、全文檢索等功能。還要構建數字資源庫，存儲和管理圖像檔案、音頻視頻檔案等數字資源。不同類型的數字檔案可以分開建庫和統一建庫。第四，要完善數字檔案的數據存儲。采用光盤、磁帶等穩定介質進行數字檔案存儲，做好元數據組織，定期進行數據遷移，防止數字檔案丟失。還要利用云存儲技術，實現數字檔案的分布式存儲[10]。

加強數字檔案建設管理還需要在以下幾個方面作好配套工作。第一，要加強數字檔案人員隊伍建設。檔案部門要有專門的數字檔案管理人員，并通過培訓提升其信息化管理能力。可邀請具備計算機技術背景的員工參與數字檔案建設工作。第二，要加大數字檔案基礎設施建設投入。配備高效的掃描設備、高容量的存儲設備、高速的數據處理設備等，提供必要的硬件支撐。還要加強電子閱覽室、數字化處理工作室等設施建設。第三，要建立數字檔案安全管理制度。加強數字檔案數據的訪問權限管理、數據加密、病毒防護、權限審計等，確保數字檔案安全。第四，要開展數字檔案規范和技術的培訓，提高員工數字化管理能力。第五，要制定數字檔案的開放利用規范，供學校師生查閱利用，發揮數字檔案的信息價值。通過這些舉措，可以有效加強數字檔案的建設管理，保證數字檔案的安全與利用，推進檔案管理數字化轉型。

2.3 建立智慧型檔案管理系統

建立智慧型檔案管理系統，是實現檔案管理智能化、數字化的重要舉措。智慧型檔案管理系統充分利用大數據、云計算、人工智能等前沿技術，實現檔案管理過程的智能化和自動化。具體來看，智慧型檔案管理系統應具備以下功能。第一，實現檔案目錄信息的標準化建設。檔案目錄是實現檔案信息組織和智能管理的基礎。系統通過定制化開發，可以自動歸集各類電子檔案的目錄信息，進行標準化處理，建立統一的檔案目錄數據資源。第二，構建智能檔案分類體系。系統可以利用知識圖譜、自然語言處理等技術，對檔案進行智能分析和分類，減少人工分類的工作量。第三，實現檔案內容的智能解析和索引。系統通過光學字符識別、語音識別等技術，可以自動提取檔案的文本內容和數據信息，并進行索引標引，生成檔案內容的結構化數據。第四，支持檔案內容的全文智能檢索。用戶可以利用自然語言進行檢索查詢，系統可以理解查詢意圖，從大量檔案資料中精確定位所需的檔案。第五，提供檔案知識網絡的關聯分析。系統可以分析不同檔案資料之間的關聯，支持多角度的知識發現，輔助用戶全面理解檔案信息。

智慧型檔案管理系統還需要有以下附加功能。第一，進行檔案數字化轉換，支持紙質檔案識別、掃描、存儲。第二，支持檔案數據的云存儲和云處理。系統構建基于云計算的檔案數據中心。第三，實現檔案周期性管理。對檔案進行智能分類，按保存期限進行管理，支持檔案的全生命周期管理。第四，構建檔案安全管理模塊。通過權限管理、訪問控制、數據加密等手段保障檔案安全。第五，開發檔案移動管理功能。用戶可以通過移動終端進行檔案信息查詢、利用等。第六，建立檔案管理知識庫。積累檔案管理的知識、經驗，輔助決策。第七，提供數據分析決策支持。通過大數據分析，提高檔案管理決策的科學性。通過智慧型檔案管理系統的建設，可以釋放檔案管理人員的勞動強度，使其更多投入檔案管理創新和知識挖掘中，推動檔案管理向智能化方向發展。同時，也可以更好地發揮檔案的歷史文化價值和管理決策價值。

2.4 創新校辦檔案服務，拓展利用渠道

創新校辦檔案服務，拓展檔案利用渠道，是促進檔案信息共享的重要舉措。第一，構建校園檔案信息服務平臺。整合學校各類檔案信息資源，建立統一的檔案信息服務平臺，實現檔案目錄、數據庫、全文、圖片、音視頻等多種檔案資源的整合，提供一站式的檔案信息查詢服務。平臺可以面向校內師生開放，也可以通過互聯網面向社會開放。第二，建設特色數字檔案資源庫。針對學校重要典藏檔案，進行數字化改造，建設富含特色的數字檔案資源庫。如建設校史檔案數據庫、歷任校長文集數據庫等。還可以建設珍貴的圖像檔案庫、音頻檔案庫等特色數字資源庫。第三，打造網絡檔案展覽。選擇具有代表性的檔案信息，以網絡展覽的形式進行重點展示，進行在線瀏覽。可以建設校史圖片展、校長文集展、科研成果展等各類網絡檔案展覽。第四，開發檔案微信小程序。結合微信平臺開發校史、檔案信息查詢的小程序，提供手機端的快捷服務。可以增加打卡簽到、專題游戲等互動功能。

拓展檔案服務與利用渠道還可以從以下方面入手：第一，舉辦檔案開放活動，如舉辦檔案文物展覽，開展檔案利用培訓，吸引師生參與檔案活動；第二，組織檔案知識競賽，激發學生主動學習和利用檔案的興趣；第三，編輯出版檔案選編、檔案簡介等檔案讀本，方便用戶查閱了解；第四，設立讀者參考咨詢服務，針對用戶查檔需求提供個性化服務；第五，開放具有代表性的檔案供師生預約閱覽，方便用戶查閱利用；第六，建立檔案信息共享交流機制，與其他院校檔案館進行檔案信息互通與共享；第七，利用新媒體手段進行檔案知識推廣，拓寬檔案資源被利用的渠道。通過多渠道創新服務，可以提高檔案資源的利用效益，豐富師生的學術文化生活，推動檔案向社會開放。

3 結論與展望

隨著信息技術在高等學校中的廣泛應用，學校檔案管理面臨數字化轉型的歷史機遇。實施檔案管理數字化，是適應形勢發展的必然選擇。通過建立統一的電子檔案采集制度、開展檔案數據庫建設、建立智慧型檔案管理系統等舉措，可以推動檔案管理模式的轉變，有效應對數字化時代的挑戰。同時，還需要加強數字檔案安全管理，注重檔案服務模式創新，拓展檔案利用渠道。

展望未來，高校檔案管理的數字化建設任重道遠。一是要深入研究檔案數字化技術的應用，不斷優化管理模式。二是要加強數字檔案的安全管理和長期保存，確保資料安全。三是要持續培養適應數字化需求的人才隊伍。四是要加強檔案信息資源建設，豐富數字化服務內容。五是要加強檔案法規制度建設，為數字化發展提供法治保障。六是要加強檔案理論研究，為實踐提供指導。

綜上所述，高校檔案管理的數字化轉型是一項系統工程，需要學校各職能部門通力配合、穩步推進、精心落實，才能實現數字化、智能化的轉變，使檔案事業與時俱進、開創新局面。相信通過全校上下的共同努力，高校檔案管理數字化建設必將取得新的進步與發展，為學校建設提供有力的文獻與信息支持。