小學電子學籍檔案管理提升路徑探析
——以響水縣為例

宋朝霞

（中共鹽城市委黨校，江蘇鹽城， 224007）

一、 小學電子學籍檔案主要存在四類問題

一是對電子檔案認識不全面。很多學校管理者對學生電子學籍檔案管理工作尚未有足夠的重視，只是簡單地認為電子檔案建設是電腦錄入學籍信息，未認識到電子學籍檔案操作系統以及管理軟件建設的必要性。在此情況下，電子檔案高效檢索、查詢功能無法發揮，學籍檔案管理信息化建設浮于表面，電子檔案的管理工作難以開展。

二是檔案管理信息化建設程度較低。雖然部分小學領導層以及檔案管理人員認識到學籍檔案信息化建設的重要性，但是因為資金有限等因素，計算機、打印機等硬件設施和檔案管理操作系統、管理軟件等軟件設施難以更新，為電子檔案管理工作帶來阻礙。

三是學籍檔案管理制度不健全。各小學學籍檔案管理工作制度制定時間較長，未能及時更新與優化。有關電子學籍檔案的信息安全問題、操作流程問題以及信息利用問題，亟待相關人員進行探究與思考，形成完善的現代化檔案管理制度，以便為電子學籍檔案建設提供依據，促使電子檔案工作實現長遠發展。

四是檔案管理人員專業素養不足。學籍檔案管理人員年齡普遍偏大，學習意愿和能力較弱，信息化管理技能較低，導致檔案信息采集速度慢、采集內容不全面，為電子學籍檔案的管理包括開發利用帶來阻礙。

二、 小學電子學籍檔案管理提升路徑

1. 構建一體化檔案管理模式，提升學籍檔案利用水平

根據《江蘇省義務教育學籍管理規定》，響水縣從學生小學入學之日起1 個月內為其建立學籍，并逐步完善學籍檔案。學籍管理實行“一人一籍、籍隨人走、終身不變”制度。學校不得漏建學生學籍、以虛假信息建立學生學籍、重復建立學籍。除專門學校外，學校不得接收未按規定辦理入學手續的學生。對殘疾程度較重、無法在學校學習的學生，由承擔送教上門的學校或在特殊教育學校建立學籍。為少數因故沒有建立學籍的學生補建學籍時，須進行全國學籍查重，查重通過的方能補建學籍；查重不通過的，應當按規定辦理轉學手續。［1］檔案管理部門通過構建一體化檔案管理模式，促進電子學籍檔案管理工作順利開展。

學籍檔案管理人員應結合實際情況，針對檔案信息構建數據庫，形成適合自身特點的管理模式，保障后期檔案在使用過程中可以靈活查找，進而提高檔案利用效率。通過構建電子檔案，將紙質檔案的類別、編號等相關信息直接輸入，可以幫助工作人員快速準確地找到所需檔案信息。

2. 完善檔案軟硬件設備，提高學籍檔案科學管理能力

響水縣高度重視小學學籍檔案的軟硬件建設，要求相關部門結合實際情況完善檔案管理的軟硬件設備投入。除了配備專門的電子檔案管理人員外，還要求投入專項資金，購置相關硬件設備與軟件設施，包括計算機、文檔掃描設備、存儲設備、圖像處理軟件以及電子檔案管理系統、檔案查詢軟件等。

電子學籍檔案的發展目的是為了提高檔案利用率，充分實現檔案價值。因此，除了上述所需軟硬件設備之外，還需要利用互聯網技術構建學籍檔案信息共享平臺，滿足學校師生、家長在查閱、調取學籍檔案信息方面的需求。在此過程中，不同用戶的授權內容有所不同，學校方面要做好信息安全管理工作。這樣一來，學生可以從學籍檔案中查看成長情況、學業水平情況，及時完善自身知識結構。教師可以通過班級學生學籍檔案規劃自身教學內容，有針對性地完善教學知識要點，制定教學計劃。

3. 健全學籍檔案的管理制度，推進學籍檔案規范管理

首先，培養安全管理意識。響水縣從制度上構建了檔案的安全保障體系。由于電子學籍檔案管理對于計算機及相關網絡設備依賴十分嚴重，若違規使用包含檔案信息的計算機或者其他終端，或檔案管理的計算機網絡與其他網絡交叉使用，有可能導致其感染病毒，致使存放學籍信息的服務器遭受病毒攻擊。基于此，在完善學籍檔案管理制度時，需要以紙質檔案管理為基礎，充分考慮電子檔案管理可能發生的問題，確保后續電子檔案管理工作有據可依。

其次，培養統籌管理意識。結合檔案特點構建兩個數據庫，做好傳統檔案與電子檔案的對接。電子檔案的可操作性能夠促使用戶通過計算機設備查閱、復制檔案信息，免去紙質檔案管理工作中查閱、翻找等步驟，將管理人員從煩瑣的工作中解放出來，投入到其他管理工作中。管理人員在此過程中要全面掌握兩種檔案的特點，利用雙方優勢達到整體最優。在各環節構建規范的管理模式，促使兩種檔案管理模式在存儲利用工作中可以相互切換。［2］

第三，培養協作管理意識。檔案管理現代化工作會涉及諸多信息設備，需要技術部門的協作支持。基于此，還需要明確設備維修、更新過程中，電子學籍檔案的移交制度、歸檔制度等，保障檔案管理部門能夠與其他部門通力合作。

4. 培養專兼職檔案隊伍，建立學籍檔案管理長效機制

響水縣教育局在《關于進一步加強中小學學籍管理的意見》中規定，各學校要建立相對穩定的學籍管理隊伍，明確一位副校長分管，教務處具體負責，要選配工作認真、責任心強、熟悉學籍業務、能熟練使用電腦的學籍管理人員，同時聘任各班班主任為兼職檔案員，負責對本班學籍檔案的審核、校對和把關。

為培養專兼職檔案隊伍，首先，須提高學籍檔案管理人員對電子檔案管理工作的重視程度。可以對檔案管理人員定期開展檔案管理培訓，積極引進現代化檔案管理理念，引導檔案管理人員對電子檔案形成正確認識，立足崗位做好檔案服務。對于檔案管理部門領導干部的培訓，更應該偏向于電子檔案如何發展，管理工作如何規劃等全局管理知識；對于基礎業務人員，需要按照鑒定、保管、編研等不同專題進行培訓。

其次，提高學籍檔案管理人員的計算機理論知識儲備與實操能力。積極響應教育部、省、市、縣有關規定，不斷提高學籍管理人員計算機使用水平。在此過程中，邀請檔案專家或者同行業檔案管理優秀人員講解工作中可能會遇到的問題、相關計算機理論知識等，設置“電子檔案管理理念”“檔案管理系統實操”等板塊；還可以在培訓過程中探討“電子時代網絡信息安全問題”“檔案管理的前端控制思想”等熱點。

最后，提高學籍管理人員的職業道德素養，培養管理人員的四個意識：一是保密意識。由于學籍信息包含諸多學生信息，管理人員無論是從職業道德素養方面，還是遵紀守法的角度，都應對檔案信息保密，對于查閱、調取檔案信息的人員要進行審核，確保檔案信息安全。二是服務意識。檔案管理工作的開展目的是實現檔案價值，基于此，工作人員要具有良好的服務意識，提高檔案利用率。三是宣傳意識。宣傳工作是檔案管理工作的一項重要內容，應善于利用宣傳工具發揮積極導向作用，將被動服務變成主動服務。四是創新意識。作為檔案管理人員，在管理電子學籍檔案時，一定要尊重原始材料。在工作過程中要有創新意識，積極引進新型管理理念的同時，思考紙質檔案與電子檔案各環節異同，簡化管理流程，合理歸檔，科學開發檔案信息，推進檔案工作有序開展。［3］

構建一體化檔案管理模式是信息時代小學學籍檔案管理的必然趨勢，檔案軟硬件設備是小學學籍檔案管理的必要條件，學籍檔案制度的建立是小學學籍檔案規范管理的充分保障，建立一支素質優良的專兼職檔案隊伍是做好小學學籍檔案管理的決定因素。