小學(xué)電子學(xué)籍檔案管理提升路徑探析
——以響水縣為例

宋朝霞

（中共鹽城市委黨校，江蘇鹽城， 224007）

一、 小學(xué)電子學(xué)籍檔案主要存在四類問題

一是對電子檔案認(rèn)識不全面。很多學(xué)校管理者對學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理工作尚未有足夠的重視，只是簡單地認(rèn)為電子檔案建設(shè)是電腦錄入學(xué)籍信息，未認(rèn)識到電子學(xué)籍檔案操作系統(tǒng)以及管理軟件建設(shè)的必要性。在此情況下，電子檔案高效檢索、查詢功能無法發(fā)揮，學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)浮于表面，電子檔案的管理工作難以開展。

二是檔案管理信息化建設(shè)程度較低。雖然部分小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員認(rèn)識到學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要性，但是因為資金有限等因素，計算機、打印機等硬件設(shè)施和檔案管理操作系統(tǒng)、管理軟件等軟件設(shè)施難以更新，為電子檔案管理工作帶來阻礙。

三是學(xué)籍檔案管理制度不健全。各小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作制度制定時間較長，未能及時更新與優(yōu)化。有關(guān)電子學(xué)籍檔案的信息安全問題、操作流程問題以及信息利用問題，亟待相關(guān)人員進(jìn)行探究與思考，形成完善的現(xiàn)代化檔案管理制度，以便為電子學(xué)籍檔案建設(shè)提供依據(jù)，促使電子檔案工作實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。

四是檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。學(xué)籍檔案管理人員年齡普遍偏大，學(xué)習(xí)意愿和能力較弱，信息化管理技能較低，導(dǎo)致檔案信息采集速度慢、采集內(nèi)容不全面，為電子學(xué)籍檔案的管理包括開發(fā)利用帶來阻礙。

二、 小學(xué)電子學(xué)籍檔案管理提升路徑

1. 構(gòu)建一體化檔案管理模式，提升學(xué)籍檔案利用水平

根據(jù)《江蘇省義務(wù)教育學(xué)籍管理規(guī)定》，響水縣從學(xué)生小學(xué)入學(xué)之日起1 個月內(nèi)為其建立學(xué)籍，并逐步完善學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理實行“一人一籍、籍隨人走、終身不變”制度。學(xué)校不得漏建學(xué)生學(xué)籍、以虛假信息建立學(xué)生學(xué)籍、重復(fù)建立學(xué)籍。除專門學(xué)校外，學(xué)校不得接收未按規(guī)定辦理入學(xué)手續(xù)的學(xué)生。對殘疾程度較重、無法在學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，由承擔(dān)送教上門的學(xué)校或在特殊教育學(xué)校建立學(xué)籍。為少數(shù)因故沒有建立學(xué)籍的學(xué)生補建學(xué)籍時，須進(jìn)行全國學(xué)籍查重，查重通過的方能補建學(xué)籍；查重不通過的，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)。［1］檔案管理部門通過構(gòu)建一體化檔案管理模式，促進(jìn)電子學(xué)籍檔案管理工作順利開展。

學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實際情況，針對檔案信息構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，形成適合自身特點的管理模式，保障后期檔案在使用過程中可以靈活查找，進(jìn)而提高檔案利用效率。通過構(gòu)建電子檔案，將紙質(zhì)檔案的類別、編號等相關(guān)信息直接輸入，可以幫助工作人員快速準(zhǔn)確地找到所需檔案信息。

2. 完善檔案軟硬件設(shè)備，提高學(xué)籍檔案科學(xué)管理能力

響水縣高度重視小學(xué)學(xué)籍檔案的軟硬件建設(shè)，要求相關(guān)部門結(jié)合實際情況完善檔案管理的軟硬件設(shè)備投入。除了配備專門的電子檔案管理人員外，還要求投入專項資金，購置相關(guān)硬件設(shè)備與軟件設(shè)施，包括計算機、文檔掃描設(shè)備、存儲設(shè)備、圖像處理軟件以及電子檔案管理系統(tǒng)、檔案查詢軟件等。

電子學(xué)籍檔案的發(fā)展目的是為了提高檔案利用率，充分實現(xiàn)檔案價值。因此，除了上述所需軟硬件設(shè)備之外，還需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息共享平臺，滿足學(xué)校師生、家長在查閱、調(diào)取學(xué)籍檔案信息方面的需求。在此過程中，不同用戶的授權(quán)內(nèi)容有所不同，學(xué)校方面要做好信息安全管理工作。這樣一來，學(xué)生可以從學(xué)籍檔案中查看成長情況、學(xué)業(yè)水平情況，及時完善自身知識結(jié)構(gòu)。教師可以通過班級學(xué)生學(xué)籍檔案規(guī)劃自身教學(xué)內(nèi)容，有針對性地完善教學(xué)知識要點，制定教學(xué)計劃。

3. 健全學(xué)籍檔案的管理制度，推進(jìn)學(xué)籍檔案規(guī)范管理

首先，培養(yǎng)安全管理意識。響水縣從制度上構(gòu)建了檔案的安全保障體系。由于電子學(xué)籍檔案管理對于計算機及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備依賴十分嚴(yán)重，若違規(guī)使用包含檔案信息的計算機或者其他終端，或檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)交叉使用，有可能導(dǎo)致其感染病毒，致使存放學(xué)籍信息的服務(wù)器遭受病毒攻擊。基于此，在完善學(xué)籍檔案管理制度時，需要以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)，充分考慮電子檔案管理可能發(fā)生的問題，確保后續(xù)電子檔案管理工作有據(jù)可依。

其次，培養(yǎng)統(tǒng)籌管理意識。結(jié)合檔案特點構(gòu)建兩個數(shù)據(jù)庫，做好傳統(tǒng)檔案與電子檔案的對接。電子檔案的可操作性能夠促使用戶通過計算機設(shè)備查閱、復(fù)制檔案信息，免去紙質(zhì)檔案管理工作中查閱、翻找等步驟，將管理人員從煩瑣的工作中解放出來，投入到其他管理工作中。管理人員在此過程中要全面掌握兩種檔案的特點，利用雙方優(yōu)勢達(dá)到整體最優(yōu)。在各環(huán)節(jié)構(gòu)建規(guī)范的管理模式，促使兩種檔案管理模式在存儲利用工作中可以相互切換。［2］

第三，培養(yǎng)協(xié)作管理意識。檔案管理現(xiàn)代化工作會涉及諸多信息設(shè)備，需要技術(shù)部門的協(xié)作支持。基于此，還需要明確設(shè)備維修、更新過程中，電子學(xué)籍檔案的移交制度、歸檔制度等，保障檔案管理部門能夠與其他部門通力合作。

4. 培養(yǎng)專兼職檔案隊伍，建立學(xué)籍檔案管理長效機制

響水縣教育局在《關(guān)于進(jìn)一步加強中小學(xué)學(xué)籍管理的意見》中規(guī)定，各學(xué)校要建立相對穩(wěn)定的學(xué)籍管理隊伍，明確一位副校長分管，教務(wù)處具體負(fù)責(zé)，要選配工作認(rèn)真、責(zé)任心強、熟悉學(xué)籍業(yè)務(wù)、能熟練使用電腦的學(xué)籍管理人員，同時聘任各班班主任為兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本班學(xué)籍檔案的審核、校對和把關(guān)。

為培養(yǎng)專兼職檔案隊伍，首先，須提高學(xué)籍檔案管理人員對電子檔案管理工作的重視程度。可以對檔案管理人員定期開展檔案管理培訓(xùn)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念，引導(dǎo)檔案管理人員對電子檔案形成正確認(rèn)識，立足崗位做好檔案服務(wù)。對于檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)，更應(yīng)該偏向于電子檔案如何發(fā)展，管理工作如何規(guī)劃等全局管理知識；對于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)人員，需要按照鑒定、保管、編研等不同專題進(jìn)行培訓(xùn)。

其次，提高學(xué)籍檔案管理人員的計算機理論知識儲備與實操能力。積極響應(yīng)教育部、省、市、縣有關(guān)規(guī)定，不斷提高學(xué)籍管理人員計算機使用水平。在此過程中，邀請檔案專家或者同行業(yè)檔案管理優(yōu)秀人員講解工作中可能會遇到的問題、相關(guān)計算機理論知識等，設(shè)置“電子檔案管理理念”“檔案管理系統(tǒng)實操”等板塊；還可以在培訓(xùn)過程中探討“電子時代網(wǎng)絡(luò)信息安全問題”“檔案管理的前端控制思想”等熱點。

最后，提高學(xué)籍管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，培養(yǎng)管理人員的四個意識：一是保密意識。由于學(xué)籍信息包含諸多學(xué)生信息，管理人員無論是從職業(yè)道德素養(yǎng)方面，還是遵紀(jì)守法的角度，都應(yīng)對檔案信息保密，對于查閱、調(diào)取檔案信息的人員要進(jìn)行審核，確保檔案信息安全。二是服務(wù)意識。檔案管理工作的開展目的是實現(xiàn)檔案價值，基于此，工作人員要具有良好的服務(wù)意識，提高檔案利用率。三是宣傳意識。宣傳工作是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，應(yīng)善于利用宣傳工具發(fā)揮積極導(dǎo)向作用，將被動服務(wù)變成主動服務(wù)。四是創(chuàng)新意識。作為檔案管理人員，在管理電子學(xué)籍檔案時，一定要尊重原始材料。在工作過程中要有創(chuàng)新意識，積極引進(jìn)新型管理理念的同時，思考紙質(zhì)檔案與電子檔案各環(huán)節(jié)異同，簡化管理流程，合理歸檔，科學(xué)開發(fā)檔案信息，推進(jìn)檔案工作有序開展。［3］

構(gòu)建一體化檔案管理模式是信息時代小學(xué)學(xué)籍檔案管理的必然趨勢，檔案軟硬件設(shè)備是小學(xué)學(xué)籍檔案管理的必要條件，學(xué)籍檔案制度的建立是小學(xué)學(xué)籍檔案規(guī)范管理的充分保障，建立一支素質(zhì)優(yōu)良的專兼職檔案隊伍是做好小學(xué)學(xué)籍檔案管理的決定因素。