打造檔案信息化系統矩陣推動進入后數字檔案館時代

朱建忠

（昆山市檔案局、昆山市檔案館，江蘇昆山， 215300）

近兩年來，昆山市檔案館在以高分建成全國示范數字檔案館的基礎上，繼續深入推進檔案信息化建設，把檔案數字化作為信息化建設的基礎，把構建系統平臺作為信息化建設的核心，把檔案共享利用作為信息化建設的根本出發點，把檔案信息安全作為信息化建設的首要前提，在檔案利用服務、檔案資政育人、檔案監督指導等八個方面全鏈條打造信息化系統矩陣，實現了“八個率先”，進入“后數字檔案館時代”。2023 年8月，江蘇省檔案局局長、江蘇省檔案館館長顧俊在昆山調研時指出，昆山在檔案工作現代化建設上走在了全省前列，為全省做出了示范。

一、 率先建成可以出證的“網上查檔大廳”和市鎮村三級查檔服務體系

檔案的價值在于利用，通過現代信息技術為市民群眾提供真實可靠的檔案內容、完整系統的檔案資源、便捷高效的利用方式，是對檔案工作價值的新賦能，也是檔案工作“存史為民”最直接的體現。昆山市檔案館強化用戶思維、數字惠民理念，于2021年底與“鹿路通”APP、“第一昆山”APP等昆山市民關注度高的平臺合作，率先開發建成“網上查檔大廳”。“網上查檔大廳”集檔案查詢受理認證、查詢出證等功能于一體，市民通過雙重身份認證，可24小時在手機端查詢有關民生檔案。2023年4月，“網上查檔大廳”完成2022年度婚姻檔案、出生醫學證明檔案的數據掛接查詢利用，實現利用“零時差”。“網上查檔大廳”開通以來，累計受理在線自助查詢超16萬人次，產生積極社會效益，入選2022年昆山市數字政府建設優秀案例、2023年度全國十佳檔案利用創新案例。在創新推出“網上查檔大廳”的同時，昆山市檔案館堅持線上線下雙向突破，不斷延伸線下查檔點位觸角，完善市、鎮、村三級查檔服務體系，已建立125個民生檔案查檔點。其中，村級查檔點實現區鎮“全覆蓋”，建成高質量全域查檔服務“半小時圈”，讓市民群眾實現在家門口查檔。

二、 率先開發推出系列檔案文化數字產品

存史資政育人是檔案工作職責使命。為深入貫徹落實習近平總書記關于檔案工作重要批示指示精神，昆山市檔案館不斷創新資政育人方式手段，尤其是在檔案文化數字產品開發上做深文章，形成一系列特色亮點。一方面，從豐富的館藏檔案資源中選取20個主題，歷時兩年拍攝制作《檔案說昆山》系列微紀錄片20 集，從檔案視角幫助新老昆山市民尤其是年輕一代，更好地了解昆山歷史文化、城市發展，增加對昆山城市的認知認同，激發建設新時代新昆山的熱情激情。《檔案說昆山》系列微紀錄片制作完成后，在昆山電視臺新聞頻道、全市主要公交線路和“昆山檔案”公眾號、視頻號、抖音號等平臺全面推播，并定制高清U盤向數百位昆山鄉賢贈送，受到廣泛好評。另一方面，高度重視紅色檔案開發利用，建成紅色檔案專題數據資源庫，推出101 集《昆山紅色革命故事》音頻和7 集《紅色檔案說》系列微視頻，系統宣傳昆山人民的革命精神、家國情懷。同時，借助VR虛擬現實技術，推動館內三大實體展廳全部上線，通過網上展廳讓市民群眾足不出戶“云游”檔案館，兩年吸引觀展人次超20萬。

三、 率先開發應用AI智能校對系統

檔案數字資源建設是檔案信息化建設的基礎性工作，數字資源質量高低事關數字檔案館建設的成敗。昆山市檔案館于2021 年啟動AI智能校對系統研發工作，借助昆山市公共智慧底座文字識別（OCR）服務、自然語言（NLP）分析服務等功能，把檔案全文進行智能編目索引和比對，實現智能校對，并于2022 年獲省檔案局科技項目立項。2023 年，開展AI智能校對系統二期項目研究，重點加大圖形識別、大數據分析等智能算力投入，提升識別正確率。2023 年5 月系統正式投入使用，年內完成27 家單位29.9 萬件新進館檔案的數字校對，識別正確率達到90%以上，相比使用傳統人工核校方式節約經費70 余萬元。

四、 率先研究應用檔案智能開放審核系統

檔案工作要走向開放，做好檔案開放審核是重要前提保障。為適應新檔案法將館藏檔案開放期限從30 年調整為25 年等要求，與中國人民大學信息資源管理學院合作開展國家重點課題《檔案開放智能審核方法與技術研究》，并積極試點應用智能開放審核系統，對1998 年度館藏到期檔案共2595 卷、37249件進行智能開放審核，實現了對檔案目錄、檔案詞句圖內容的智能鑒定，并利用“流程引擎”與“角色分權”技術探索了“初審復審終審”全工作流程。目前，昆山市檔案館正積極開展昆山本地檔案智能開放審核語料庫收集標注工作，根據館藏特性制定審核標準尺度、標識語料敏感等級，加強智能算法語義學習，為深化全方位多維度鑒定工作打好基礎。

五、 率先開展檔案在線監督指導

2021 年，為創新檔案監督指導模式，實現“不見面”監管，昆山市檔案館著手開發檔案業務在線評價系統，由被檢查單位按系統功能模塊設置要求上傳相關資料，包括文字、小視頻、照片等，接受檔案主管部門的專項檢查和業務指導。通過該系統，近3 年昆山對區鎮、部門成功開展了檔案年終考核和部分日常監管工作，有效減少了現場檢查所需要的人力和時間成本，同時便利了被檢查單位。

六、 率先試點開發電子文件歸檔和電子檔案管理系統

根據國辦下發的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》要求，為推動各行業各領域政務服務電子文件全流程電子化管理，有力支撐政務服務“一網通辦”，不斷提升企業和群眾的獲得感和滿意度，昆山市檔案館于2022 年底著手開發電子文件歸檔和電子檔案管理系統，在政務服務綜合管理平臺將政務服務事項電子文件數據進行預歸檔，形成信息包，再經市大數據中心（公共智慧底座）專用接口轉接到市檔案館電子檔案管理系統平臺，經“四性”檢測后形成政務服務事項電子檔案數據，并提供歸檔管理、數據統計與對外服務利用。2023 年9 月系統完成驗收投用，實現了電子數據實時自動推送、數據安全可追溯、容錯認證智能化和電子數據信息交換共享。目前，系統已在權限內政府投資項目審批、企業事業單位投資建設項目核準、人防工程平時使用備案、建設工程規劃許可證核發、新建民用建筑防空地下室建設審批等11 類18 個事項中得到全面應用，從根本上改變了政務服務電子文件以紙質文件歸檔和移交的傳統模式。

七、 率先研究開發昆山文化地理信息系統

檔案資源數據化應用情況，是衡量智慧檔案館建設水平的核心指標。為貫徹落實習近平總書記考察江蘇時提出的“在建設中華民族現代文明上探索新經驗”的重大要求，以及2022 年5 月中辦、國辦印發的《關于推進實施國家文化數字化戰略的意見》精神，昆山市檔案館依托專業院校、專業團隊，制定“昆山文化地理信息系統”開發建設方案，主要利用豐富的檔案、方志文化編研成果和全市既有的各類文化研究成果，將具有傳承價值、能代表昆山文化的各類元素、符號、標識數據化并“提取”出來，打造“昆山文化數字地圖”，實現跨時空文化呈現，為昆山市民留下文化集體記憶。目前，項目已完成立項申請，計劃分兩年，分別圍繞歷史昆山和現代昆山進行開發建設，以期通過這一項目開展，進一步向智慧檔案館躍進提升。

八、 率先建成智能物聯綜合管理平臺

檔案安全是檔案工作的首要前提，也是檔案工作的底線所在。為確保檔案安全萬無一失，高標準構建人防、物防、技防、聯防“四位一體”的檔案安全防范體系，昆山市檔案館在館藏檔案數據遷入政務云、開展異地異質備份基礎上，于2023 年建成控碳數智監管平臺，對用能數據進行數據統計、能耗分析、定額管理、定額預警及日常管理，并新增建設智慧消防系統，在庫房、高配電間、強弱電間等重點部位，全面增設可視煙感等智慧安全監測裝置，同時將原防竊監控、電子巡更、消防火災報警、溫濕度調控、電梯運行監測點位數據一并接入，形成智能物聯綜合管理平臺，實現樓館消安系統全面升級。