提升事業單位檔案管理信息化建設水平的方法

文/黑龍江省林業科學院伊春分院 張聰

事業單位檔案是一種重要的信息資源，它可以幫助相關人員更好地了解和管理單位的運營情況，為領導決策提供重要的參考依據，促進機構的發展和改革，維護員工的合法權益。此外，它還能夠為事業單位的日常運營提供可靠的數據支持，為它們的發展奠定堅實的基礎。然而，目前許多事業單位并未充分利用信息化提升檔案管理水平，導致員工的整體素養偏低，軟硬件設備不先進，管理制度欠缺，監督措施滯后。隨著信息化技術的進步和自動化辦公的廣泛應用，檔案管理信息化已經成為事業單位的一項重要任務。因此，事業單位必須重新審視其內部工作，努力實現轉型。事業單位必須準確地識別傳統檔案管理方法的缺陷，并采取有效的改進措施提升工作人員的專業能力，完善檔案管理體系，重塑檔案管理方法，為實現檔案管理信息化建設奠定基礎，從而提升事業單位檔案管理效率，滿足當今社會主義市場經濟的發展需求，實現內部和外部的協同發展。

一、事業單位檔案管理信息化建設概述

（一）事業單位檔案管理信息化建設內涵。隨著科技的發展，信息化已經成為當今社會發展的重要動力。通過運用先進的信息技術，檔案管理者可以將實體文件、圖表、視頻等資料輸入電腦，以數字的形式展示，并且可以方便地儲存、查閱、分析、處理等，從而極大地提高了社會效率，為社會發展帶來了巨大的好處[1]。隨著信息技術的進步，未來的信息查詢效率將大大提高。

（二）事業單位檔案管理信息化建設的意義。1.可實現永久性保存信息。隨著科技的進步，事業單位必須采用信息化技術來管理檔案，這樣可以減少使用傳統紙質檔案的頻率，并且能夠避免檔案的腐蝕和損壞，可以更好地保護和維護文件。通過采用先進的信息化檔案管理技術，可以將所有的文件和資料都轉換為電子形態，并存儲于計算機系統之中，從而大大減少文件的丟失和破壞，使文件和資料得以長期安全、可靠地保存。2.提高信息查找的便捷度。檔案管理極具挑戰性，它不僅僅涉及紙質文件的整理，還包括其他各種復雜的操作，這些操作不僅會消耗大量的時間和精力，還可能導致后期的查詢變得煩瑣，從而影響最終的效果。通過實施檔案管理信息化建設，可以極大地改善檔案的查詢速度，省去許多煩瑣的程序，從而實現資源的有效利用。此外，這種方式也使得檔案信息無論在何處都能安全、快捷地存儲，而且不受任何外部因素的干擾。

二、事業單位檔案信息化管理的必要性

在當今社會，信息化在事業單位檔案管理方面扮演著越來越重要的角色。為了適應時代的發展，信息化建設已成為不可或缺的一部分。隨著市場經濟的不斷增長，信息化的普及和使用也日益普遍，互聯網已成為人們日常工作和生活的重要組成部分。隨著國家對檔案管理的日益重視，事業單位工作量和規模都在迅速擴大，但這也帶來了許多新的挑戰和問題[2]。傳統的檔案管理方式需要將文件按照類別進行收集、整理，效率低，容易造成錯誤。隨著互聯網的快速發展，信息化檔案管理方式變得越來越重要。通過使用各種管理軟件，人們能夠擺脫煩瑣和重復的工作，提高檔案管理的精確度和完善性，并能夠快速地查找和獲取有價值的文獻。此外，通過實施信息化的檔案管理，可以避免使用傳統的紙質文件。隨著時間的推移，紙質檔案容易被蟲蛀、被潮濕等環境侵蝕，可能導致許多重要的信息丟失，而且由于技術的限制，很多信息的恢復和保護變得極具挑戰性，給國家、地方政府和有關機構帶來了極大的不利影響。檔案管理信息化能夠有效解決上述問題，例如，通過建立電子檔案，能夠把數據存儲在信息庫，并且根據檔案的重要性進行備份，這樣就能夠節省大量的空間，避免資料的丟失，也能夠大幅提高管理效率。隨著科技的發展，傳統的檔案管理模式已經被信息化建設所取代，它能夠更加有效地實現對檔案的快速、精細管理，大大減少了時間和人力的投入。此外，電子檔案的建立也為查詢、復制等操作提供了更加便捷的服務，從而避免文件在使用時出現數據丟失、順序混亂的情況。

三、事業單位檔案管理工作現狀

傳統的檔案管理工作缺乏發展思維，整體效果不佳[3]。隨著信息技術的飛速發展，做好檔案管理工作變得越來越重要，它不僅能夠有效地解決檔案管理中出現的問題，還能夠為各部門和事業單位的發展帶來積極的影響。因此，一流的檔案管理對于提升整個行業的競爭力至關重要。盡管近年來檔案管理取得了一定的進步，但仍有許多挑戰需要克服，如理念欠缺、信息化水平低、措施不當等，這些問題嚴重阻礙了檔案管理的可持續發展，特別是對于提升檔案管理的技術能力和實際價值的影響更加顯著。盡管一些事業單位已經意識到信息化檔案管理的重要性，并采取行動來推廣信息化技術，但實施效果不盡如人意，特別是由于對信息化的認知偏差和管理機構的不足，使得電子檔案管理的技術難度大大增加，從而阻礙了事業單位檔案管理的長遠發展。

（一）檔案管理工作與信息化技術未得到足夠的重視。隨著科技的進步，信息技術已經成為許多行業的標配，然而，目前許多事業單位對檔案工作不重視，導致工作進程落后。為了與時俱進，提高檔案管理水平，事業單位必須建立完備的信息化基礎設施。盡管事業單位將信息化建設列為發展規劃的一部分，但由于缺乏財政投入，導致這一領域的改革受到了很大的限制。目前，許多要求仍然只存在于表面，資源分配也相對落后，這給事業單位的檔案管理帶來了極大的阻礙，嚴重影響了它的正常運行。

（二）軟硬件設施設備落后。建立一個高效的檔案管理體系，必須具備先進的軟硬件設施和技術，以便更好地處理和傳輸大量的文獻資料。這些設施和技術不僅要符合文獻資料的數量，還必須能夠滿足不同使用者的需求，從而為文獻資源安全、高效地傳輸提供保障[4]。然而，目前事業單位的檔案部門的設施和設備遠遠落后于當前的檔案管理要求，大大限制了信息化建設的進程。

（三）檔案管理專業人才匱乏。隨著信息化的飛速發展，檔案管理已經從一個熱門專業轉變為一個重要的領域，但專業人才仍然相對稀缺，許多事業單位沒有嚴格的考核制度，且大多數都是兼職。目前的檔案員很少接受過正規的檔案管理培訓，缺乏必要的專業知識和技能，難以勝任現代化檔案管理工作。檔案員必須擁有良好的專注力和細膩的思維，嚴格遵守檔案收集和整理規則，以確保檔案完整、準確。因此，培養一批熟悉檔案管理技術和專業知識的專家尤為重要。

四、提升事業單位檔案管理信息化建設水平的方法

（一）提升對信息化建設的重視程度。通過加強事業單位檔案管理信息化建設，不僅可以更好地支撐其發展，而且還能夠更好地保護和利用歷史文獻，更好地幫助領導者做出正確的決策，從而推動事業單位的長期穩定發展。為了促進事業單位的信息化發展，需要有充足的資金支持。軟硬件配置為未來的發展打下堅實的基礎。為了提高工作效率，事業單位應該經常檢查并更新檔案管理信息系統，與實際工作需求保持一致，并確保數據的安全性。這樣才能充分利用信息技術的優勢。為了更好地滿足事業單位的需求，必須重視并充分利用檔案管理信息系統，整合它的管理功能，清晰地定義它的價值，不斷推廣無紙化辦公，從而提升檔案管理的水平，跟上檔案管理發展的最新趨勢。

（二）健全檔案信息化管理制度。為了更好地管理事業單位檔案，必須建立完善的信息化管理體系，這樣才能更好地控制和監督檔案的使用。檔案不僅能夠記錄單位的發展歷史，還能夠提供關于重大會議、戰略目標、改革改制等方面的重要信息，成為領導做出正確決策的依據[5]。隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已無法滿足如今復雜的檔案處理需求，因此，建立完善的檔案信息化管理體系，加強對檔案的監督和管理，是實現檔案管理科學發展的關鍵。為了推動信息化的發展，事業單位應該積極改進和完善其內部的管理體系，加強檔案管理的專業性和實效性，建立健全檔案管理的溝通和協調機制，確保檔案的安全性和可靠性，并且實施統一的檔案管理標準，以提高管理效率和質量。技術的發展旨在滿足社會不斷變化的需求，因此，在實施信息化建設的同時，必須充分尊重和考慮管理者的意愿，精準地把握檔案館的管理和使用的實際情況，從而促進信息化建設和應用的高效實施。在檔案管理信息化的過程中，建立一套完善的考核機制至關重要，它能夠幫助事業單位更好地激勵和培養檔案管理人員，促進信息化管理的有效運行。為了確保事業單位的正常運轉，應該建立一套完善的維修機制，定期檢查和維護相關設備，根據實際情況不斷優化和升級現有的檔案管理系統，以確保其穩定可靠，滿足工作的需求，并且盡可能地提高數字化檔案的安全性。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。為了更好地推動信息化建設，事業單位必須意識到招聘和培養高素質的檔案管理人才的重要性。因此，必須加強對現有檔案員的培養，讓他們掌握專業的知識和技能，提高自己的服務水平，這樣，就可以更好地適應信息技術的快速發展。通過全面的培訓，讓他們掌握當前的檔案處理流程、應用先進的信息化技術和開拓創新的思路，從而有效地提高檔案處理水平，推動事業單位檔案管理的不斷改善和完善。為了更好地滿足信息化時代的需求，事業單位應當加強對檔案工作者的培訓和指導，定期舉辦座談會、實地調研，讓他們更好地掌握最新的技術，掌握最新的知識，使他們更好地適應現代化的檔案管理系統。最后，檔案員應當掌握良好的信息系統維護技能，以確保他們可以有效地與專業的技術團隊交流，從而實現對信息系統的全面改造和優化。

（四）重視檔案信息資源的安全管理。事業單位檔案信息化可以大大減少查詢時間，提升查詢的精度，然而，當前檔案資源的安全性卻成為一個問題。傳統的檔案查詢流程煩瑣，需要滿足特定的條件，而且還需要使用賬戶密碼，這種方式對檔案的安全性構成了威脅，因此，應當采取更加靈活的措施，加強對檔案信息的保護，以保證檔案的完整性和可靠性。為了更好地實現信息化建設，必須提高檔案管理人員的安全意識，嚴格規定檔案的密級、公開范圍，合理劃分檔案查詢與使用的權限，禁止任何形式的信息泄露。同時，也必須采取有效措施，確保電腦的安全性，避免病毒侵害，定期檢查和維護檔案管理系統，并充分利用防火墻等網絡技術，以確保檔案的安全性。

五、結語

隨著時代的進步，檔案管理信息化已成為一種不可避免的趨勢。因此，應該加強對這一領域的重視，并采取有效的措施來解決目前的問題。為了更好地應對未來的發展，應該根據當前的情況和未來的規劃，建立一個完整的檔案管理體系和完善的檔案管理信息化平臺，以便更好地滿足日常工作需求。為了確保檔案的安全，要建立完善的信息安全監控體系，以確保檔案信息的傳輸、錄入安全。同時，要加強檔案管理人員的信息技術培訓，使其能夠及時發現并解決問題，提升事業單位的檔案管理質量與效率。