機關事業單位檔案管理工作的重要性與開展實踐

文/泰州市姜堰區疾病預防控制中心 吳翠紅

檔案資料見證了機關事業單位的過往歷程，間接體現了檔案管理的作用。重視檔案信息的作用，引導事業單位回顧發展歷程，從而擬定規范合理的決策。機關事業單位要重視檔案管理的“壓艙石”作用，多措并舉，優化檔案管理進程，借助高層次的檔案管理體系，幫助事業單位更好地發掘檔案內容。

一、機關事業單位檔案管理的重要性

（一）為機關單位提供發展動力。檔案內容記錄了事業單位的發展之路，相當于事業單位的“足跡”[1]。事業單位充分利用檔案資料，回顧單位發展進程，并逐步摸清單位發展規律，成為事業單位不斷前進的“航標燈”。事業單位的生命力在于“改革”，若能充分利用檔案資料，推動檔案內容與單位決策進程的融合，體現檔案管理的效能。例如事業單位在處理工作人員糾紛以及產權的過程中充分利用檔案內容，為解決糾紛問題提供支撐，同時指明事業單位的未來發展方向。

（二）提升資料管理效率。事業單位的運轉過程必然產生大量資料文書，意味著文書工作在事業單位體系中扮演關鍵的角色[2]。從事業單位工作效率的角度出發，若能充分利用檔案資料，服務于事業單位的工作決策過程，對單位資料管理大有裨益。工作人員統籌分析檔案資料，掌握事業單位工作開展狀況，準確評價各項工作的成效。與此同時，事業單位工作人員根據檔案內容編制文書資料，并逐步構建完善的檔案管理系統，推動檔案管理的邏輯化進程，檔案內容更加明確，推動單位資料管理的高效推進。在檔案管理的支撐下，事業單位數據管理更加集中高效，為其他工作的開展鋪平道路，并為事業單位的內部改革賦予堅強動力。

（三）推動事業單位文化建設。事業單位的健康發展，離不開文化體系的支撐。檔案內容記錄了事業單位的點點滴滴，總覽事業單位檔案，能夠找到全部人員和事件信息，體會到事業單位的內在精神動力。事業單位致力于文化建設，必須重視檔案的作用，還能形成獨到的文化氛圍[3]。當前事業單位的比拼進入“軟實力”階段，事業單位只有具備“軟實力”，才能在今后的發展中獲得先機。事業單位要重視檔案內容在文化建設中的關鍵作用，實現“溫故而知新”的效果，定向引航，建立反映事業單位自身特色的文化體系，不斷增強自身的軟實力。

二、機關事業單位檔案管理要點

（一）檔案管理理念。檔案管理的順利推進，首先要有現代化理念的支撐。如果單位始終難以擺脫傳統檔案管理理念的桎梏，無法跳出傳統檔案管理的“舒適區”，會導致檔案管理行為落伍。事業單位要認識到“理念決定行為”，結合檔案管理要求樹立先進的理念，吻合“與時俱進”的原則，推動檔案管理創新。事業單位檔案管理隊伍流動性偏弱，諸多檔案管理人員可能陷入思維定式，很難在檔案管理工作中突破以往的條條框框。先進的檔案管理理念是動力的源泉，并通過檔案管理推動單位整體模式的更新，體現檔案管理的獨特價值。

（二）管理模式。事業單位檔案內容的整體性并不強，對檔案管理模式有較高要求。由于事業單位規模的不斷壯大，技術手段也在逐步革新，為檔案管理模式的升級提供了優質契機，間接推動檔案管理體系步入“十字路口”。事業單位必須厲行檔案管理改革，讓管理模式適配檔案管理需求和標準，著力增強檔案管理過程的系統性。事業單位要注意檔案管理模式與制度、基礎設施的適配度，在管理過程中要有“三位一體”意識，構建多方融合的檔案管理模式，推動檔案管理“提檔升級”[4]。

（三）管理人員。人員是決定單位檔案管理質量的“關鍵先生”，人員隊伍的專業能力水平與單位檔案管理效果成正比[5]。當前“效率”成為檔案管理的關鍵詞，如何保證檔案管理效率，成為事業單位必須面對的問題。事業單位必須把人員作為檔案管理的關鍵環節，加大人員管理層面的投入，立足于事業單位的自身情況，直面檔案管理中的各種問題，才能在檔案管理領域實現管理人員使用效果的最大化。

（四）規章制度。檔案管理階段要面對繁瑣的檔案內容，如果缺乏“規矩”，降低檔案管理的效能[6]。檔案調取與使用是檔案管理的關鍵環節，在規章制度中明確檔案管理路徑，不斷增強檔案工作的條理性，便于檔案資料的深度應用。規章制度中理應體現檔號、案卷標題等因素的處理方式，作為工作人員處理細節問題的關鍵依據。借助規章制度，還能強化檔案管理人員的規范意識，真正實現“時時有規范、事事有規范”。事業單位著力推進檔案管理標準建設，讓檔案的管理與應用更加規范、科學。

（五）技術因素。檔案管理涉及大量文書資料處理任務，檔案管理若不能掌握先進技術，仍采用傳統技術手段處理海量檔案文書資料，效率必定較低。同時，檔案資料關系到單位機密，在紙質檔案的數字化轉換階段，需要注意檔案管理人員的技術應用過程。單位要將技術作為評判人員能力的關鍵因素，加大技術儲備力度，讓技術因素服務于檔案管理進程。

三、機關事業單位檔案管理實踐

（一）加大設施建設力度。機關事業單位資料內容規模處于快速增長狀態，對檔案管理設施有較高要求，考驗檔案管理效率。事業單位要推動檔案管理轉型，為檔案管理體系注入更多的現代化色彩，充分應對檔案管理新局面。檔案管理體系涉及較多的內容和環節，對人員的要求不再停留于基礎層面。檔案管理人員要有危機感，以更高的標準要求自身，適應新型檔案管理背景。事業單位管理層必須加大重視力度，劃撥檔案管理資金，為檔案管理基礎設施維護與更新提供資金保障。與此同時，圍繞現有檔案管理設施加大維護力度，推動專業設施的穩定運行，讓設施更好地服務于檔案管理進程。數字化設備日益成為檔案管理的“亮點”，OCR掃描、數據庫管理、影像制作等技術成為單位檔案管理的“中堅力量”。例如單位檔案管理人員借助圖文影像掃描技術快速掃描檔案信息，并將掃描件快速上傳到系統，保存在后臺數據庫。如果上述設施發生故障，必須立即維修，避免影響檔案管理工作[7]。相關部門要注重意識、理念的創新，要根據最新的要求革新檔案設施。

（二）推動信息化建設。“信息化”是事業單位檔案管理的“必經之路”，在檔案資料瘋狂擴容的背景下，應用信息化模式，依據從容處理檔案管理問題，讓檔案管理更高效。當前檔案管理信息化建設步入新局面，事業單位必須意識到信息化的關鍵作用，讓“信息化”更好地發揮作用，將檔案信息化管理成為單位突破革新的重要切入點，形成符合未來發展特征的整體目標。“效率”是檔案管理之基，秉承“效率”原則，降低檔案管理領域的人力資源開銷，用更少的人力資源實現更好的檔案管理效果，體現信息化轉型的關鍵作用，最終推動機關事業單位各項工作走在前列。

（三）善用現代信息處理技術。機關事業單位檔案內容多、類型復雜，對檔案管理條理性有較高要求。檔案管理絕非一日之功，分門別類管理檔案內容絕非易事。在信息化技術快速普及的背景下，單位可用的“兵器”也是愈發多樣，成為檔案管理的中堅力量。傳統的檔案管理關注“庫房”，新型檔案管理模式更強調技術要素的關鍵作用。事業單位借助信息手段，充分發掘檔案資源潛力，推動檔案管理資源化進程。與此同時，檔案管理具有全面性特征，覆蓋事業單位工作的各個領域。要更好地處理檔案內容，加大信息技術處理力度就刻不容緩。事業單位借助處理技術，推動檔案的高效利用。事業單位要重視建檔過程，并根據檔案內容設定訪問權限，保證事業單位檔案安全。機關事業單位的檔案內容跨越時間較長，分時期管理檔案內容很有必要。事業單位著力強化管理系統的關鍵作用，借助管理系統合理區分不同時期的檔案資料，并實現模塊化、功能化的管理模式。然而，事業單位不重視檔案管理的情況依然存在。事業單位必須要有緊迫感，以推動檔案管理現代化轉型為契機，充分發掘現代化技術的潛在價值。

（四）重視激勵機制的作用。檔案管理并不直接產生效益，但是滲透到單位運作的全部環節。事業單位對檔案管理的理解可謂參差不齊，這導致檔案管理人員的上升空間較小，激勵效應明顯不足，不利于檔案管理體系的快速發展。事業單位要認識到激勵機制的關鍵作用，推動檔案管理與激勵機制的融合，讓檔案管理“發光發熱”。借助激勵模式，讓檔案管理人員意識到自己的價值，并在檔案管理領域敢于探索、勇于創新，為檔案管理體系帶來更鮮活的因素。單位檔案資料數量較多，檔案管理人員承擔的壓力并不小。如果檔案管理人力配置不足，就不足以應對繁重的檔案管理任務，還會降低工作效能，檔案資料的深入挖潛更是無從談起。單位要讓檔案管理人員意識到自身崗位的價值，采取得當的激勵手段，賦予內在工作動力。與此同時，事業單位開展“檔案管理人才計劃”，讓更多優秀的人才加入檔案管理隊伍中，推動單位檔案管理“量質齊升”。關于檔案管理中的獎勵模式，采用“物質+精神”路徑，讓檔案管理從多個角度感受到自身的重要性。事業單位要建立檔案管理人員考評機制，關注檔案管理人員的日常工作與學習表現，嘉獎表彰表現優異的人員，作為單位檔案管理隊伍中的先進榜樣。對于連續獲得表彰的檔案管理人員，在薪資調整、職稱評定等方面具有優先權，能夠晉升高級職位或者加入單位技術部門，在更高的層次施展個人才華。檔案管理隊伍要有“危機感”，為了讓檔案管理人員走出“舒適區”，事業單位將優勝劣汰機制引入其中，引導檔案管理人員正視個人工作中的不足，在規定期限內彌補個人缺陷。事業單位圍繞檔案管理崗位的特征，擬定有針對性的、查缺補漏性的培訓計劃，讓檔案管理人員在理論知識、實踐操作能力等方面收獲滿滿，在新階段的檔案管理工作中發揮應有的價值。培訓檢驗是必備環節，事業單位考察檔案管理人員的培訓效果，對于培訓考核不合格的人員予以勸誡談話。對于多次考核中經常居于末位的檔案管理人員要執行勸退程序，告誡其他人員要認真對待工作。檔案管理不能脫離責任意識，借助激勵效應，逐步強化檔案管理人員的責任意識，讓管理人員時刻感受到“責任在肩”，避免檔案管理體系出現“責任真空”，便于事業單位管理層及時追責，讓檔案管理“跑”起來。只有在權責明確的前提下，讓檔案管理“人盡其才”“人盡其責”，徹底消除檔案管理責任盲區。檔案管理事無巨細，“精細化”理應成為檔案管理熱點。檔案管理部門理應成為單位檔案體系的“中樞神經”，扮演“承前啟后”“串聯各方”的關鍵角色，讓“專人專事”機制成為檔案管理的堅強保障。事業單位在追究責任的同時，要強化“問責制”的作用。另外，事業單位定期召開關于檔案管理的心得交流會議，鼓勵管理人員談心得、談體會，推動檔案管理部門融合。管理人員交流的過程，也是相互取長補短的過程。借助座談會模式，讓檔案管理先進榜樣上臺演講，推動優質經驗的共享[8]。

（五）強化法律法規的作用。檔案管理并非“無拘無束”，在檔案管理領域強調法律作用，秉承“依法治檔”的原則，讓檔案管理足夠細致、規范，讓“嚴謹”為檔案管理“賦能”。事業單位必須反復強調“依法治檔”的關鍵作用，強化工作人員的崗位責任觀，從更深層次的角度定位個人崗位的關鍵作用。此前提到“責任”的關鍵作用，“依法治檔”同樣是強化人員責任觀的必經之路。檔案管理人員必須接受系統性的專業理論培訓，讓“知識”成為檔案管理體系中的“閃亮點”，并構建配套的知識架構，發揮“知識庫”模式的作用。

四、結語

檔案管理水平是反映機關事業單位管理能力的一面鏡子，機關事業單位必須意識到檔案管理的基礎性地位，妥善梳理檔案管理的要求，扎實構建單位檔案工作模式，讓檔案管理深刻融入單位管理機制的每一環，更好地發揮檔案內容的基礎性作用。