國有企業檔案數字化的探索與實踐探究

文/福建省廈門市集美建設發展有限公司 葉英俊

數字化轉型是國有企業適應數字經濟時代的必經之路，也是其完成經營管理體系升級，強化行業競爭實力的必要途徑。近年來，國有企業改革以及多元化業務向前發展，國企數據管理壓力持續提升。檔案是國有企業推進業務發展的基礎資源，國有企業在生產、管理與運營中生成了大量檔案，同時其發展歷史悠久，檔案類型豐富，還具有增量快以及存量大的典型特征，檔案管理的難度也越來越高。因此，國有企業需要通過檔案數字化系統建設來滿足檔案管理的新需求。

一、國有企業檔案數字化轉型的重要性

（一）有助于挖掘檔案價值。首先，檔案資源所具有的價值形態越來越豐富，呈多元化樣貌。國有企業在數字化建設過程中，各類檔案資源的形態逐步由原本的實體轉變為數據，以此給檔案管理、開發以及利用提供了便捷條件，使檔案利用逐步由原本的分散化利用轉變成跨時空利用以及共享集成利用，檔案價值空間得到有效拓展。其次，檔案數據已成為國企的生產要素。國家政策已經對數據這一全新生產要素的價值予以了肯定。國企通過數字化轉型，能夠使檔案由文件轉變為信息，最終轉變成數據，檔案數據是國企各個運行環節中的關鍵性信息沉淀，管理人員對其實施篩選、研究后，可借助此種生產要素，為國有企業探尋提升競爭力與經營效益的有效路徑[1]。最后，電子檔案的利用價值持續提升?！吨腥A人民共和國檔案法》已明確規定，電子檔案的法律效力等同于傳統載體檔案，具有憑證等功能。電子檔案的可用性與可信性得到進一步增強，國企各部門可借助統一化的數據格式來實現數據共享，從而實現對現有工作流程的優化，進一步推進數字化發展。

（二）有助于推動高質量發展。從內部管理角度來看，國有企業的業務系統、管理軟件以及協作平臺中持續生成數據資源，這些數據資源是承載企業業務流程與業務邏輯的核心資產，具有知識價值、信息價值、情報價值、憑證價值等多方面價值，能夠以知識供給、智慧服務、數據支撐、憑證支撐等多種形式支持國有企業規范運營模式、實現業務聯動，推進科技創新，落實風險管理。從外部管理角度來看，步入數字經濟時代后，國有企業需要構建并發展以數據資源為基礎的數字經濟，從而打造數字化的產品創新體系，智能化的生產運營模式，敏捷化的客戶服務模式，依托信息流、數據流來有效帶動物資流、資金流、技術流與業務流。所以，企業需要通過檔案數字化管理與利用來系統化、深層次地挖掘檔案價值，盤活各類檔案資源，以此滿足監管、決策、市場需求分析、業務流程調整、營商環境改善等需求。

二、國有企業檔案數字化面臨的主要瓶頸

（一）認知層面。國有企業各個層級的管理人員對于檔案數字化的認識在實際工作的開展中起到關鍵性的影響。而大部分國有企業的檔案部門建立時間以及啟動信息化、數字化建設的時間都比較晚，這就導致管理層以及檔案部門在認識方面存在一定的落后性。從工作模式的角度來看，仍有部分國有企業采用線下、線上并行的雙套管理模式，并且線下工作居于主導地位，這就導致數字化升級轉型進程緩慢，檔案利用及管理效率難以得到有效提升[2]。檔案管理者對于專業領域中的新興數字化技術了解不足，比如不少檔案管理者未能了解元數據等概念，沒有在日常性的檔案工作中保管與抓取元數據。其他部門對于檔案的重要性尚有較大提升空間，因檔案數據形成部門對于檔案數據的保護與關注力度較低，造成檔案完整性以及真實性無法得到保障，后續數字化管理也將受到不良影響。

（二）管理層面。國有企業在長期的檔案管理實踐過程中，依托檔案法等法規制度體系，逐步建立了檔案管理機制，但當前大部分制度都只對應人員培訓，檔案整理以及檔案歸檔等基礎管理環節中的，在檔案開發與利用方面，尤其是電子檔案的管理、利用方面還欠缺較為完備的管理機制。部分企業逐步建立檔案共享機制與聯動管理機制，但仍有不少企業在這一制度體系方面較為空白，這就導致其在檔案資源的高層次開發、多元化利用以及數據化轉化等環節欠缺指導標準與保障體系。隨著國有企業持續深化檔案數字化工作，計算機操作模式逐步取代了手動管理模式，檔案管理者需面臨數據離散化以及數據安全風險等問題。國有企業必須盡快建立健全有助于保障檔案數據安全性、規范化，流程標準化、程序化的管理制度體系。

（三）人員層面。檔案數字化工作可以為檔案部門提供更為便捷的管理工具，但同時也對檔案工作者提出了更高的要求。欠缺高水平、專業化、復合型檔案管理人才是國有企業面臨的共性問題。當前檔案管理隊伍存在平均年齡偏大，專業水平不足等情況，數字化系統建設以及后續的檔案資源開發利用都需要有檔案工作者全程參與。而檔案管理者往往僅能夠完成較為簡單的分類工作[3]。同時，檔案數字化技術系統更新速度較快，通過更新能夠優化操作方式，提供更加豐富的使用功能與優質的操作體驗，但由于現有檔案管理者自主學習能力不足，同時國有企業為其提供的培訓以及教育資源較少，造成檔案管理者適應新系統的速度較慢，這也是國企檔案管理發展進程緩慢的主要原因。

（四）技術層面。首先，檔案共享實現難度高。檔案共享是檔案數據開發利用的必要前提，構建檔案共享系統也是國有企業檔案數字化工程中的重要環節。然而，當前國有企業還面臨著業務系統與檔案系統無法有效對接的數據孤島問題，主要是因為各個系統采用分散化的建設方式，數據標準、接口存在差異，無法實現直接共享。其次，檔案數據化程度較低。國有企業面對數字經濟發展需求，需要通過分析檔案數據，對用戶存在的隱性需求進行挖掘、分析與預估，從而實現建設主動服務模式的目標。由于檔案環節中的數字化建設仍舊處于初期起步環節，對于檔案數據的智能化處理也局限于準備階段。檔案服務模式仍舊較為被動化，難以提供精準服務與關聯服務。最后，智能化技術資源配備不足。國有企業的檔案數字化發展需要有充足的信息技術與基礎設施作為支撐，因此國有企業還需進一步加大資金、技術投入力度。

三、國有企業檔案數字化的有效對策

（一）轉變認識，落實轉型規劃。首先，國有企業管理層需高度重視檔案數字化工作，將其提升至企業發展戰略層面，落實頂層設計工作，做好檔案資源全面數字化的規劃與準備工作，由檔案部門制定數字化工作方案，明確工作流程制定、外包服務機構選擇，清點登記，預處理，信息掃描，圖形處理，條目錄入及核對，數據掛接與備份等各環節工作內容以及相關責任主體。檔案部門可為此項數字化發展工作建立專門的工作組，確保實現專人負責，精準管理，有效監督[4]。同時在預算編制環節，擴大資金投入，填補檔案數字化實施過程中的技術引入與研發、人才培養、硬件設施升級等方面的資金缺口。為確保資金能夠得到專款專用，還應注重對檔案數字化經費的嚴格管控，以此來保障資金投入安全，提高使用效益。其次，檔案管理者需革新工作理念，轉變以往的以管理為主，忽視開發利用的陳舊思維，樹立主動服務意識與檔案資產化意識。一方面，應面對國有企業決策、管理等環節的需求，構筑主動服務模式；另一方面，還應盡快將國有企業的市場規劃、專有數據、商業機密、版權專利等蘊藏豐富的經濟、文化價值的數據資源向國有企業資產體系中納入，實現資產化轉化目標，以此促進檔案資產的價值提升。最后，應圍繞檔案價值以及數字化建設的必要性等工作，面向國有企業全體成員開展宣傳工作。檔案部門可圍繞檔案資源潛藏的數據價值、知識價值以及文化價值等進行全面宣傳，從而使各個部門能夠在檔案資源生成、傳遞以及利用環節中積極地提供支持與配合，為檔案數字化發展形成更有利的輿論環境。

（二）規范管理，完善制度機制。首先，應補充檔案服務機制，為開發與利用檔案資源的相關工作提供制度保障。國有企業需要在現有檔案管理機制體系的基礎上，修訂檔案開放、鑒定、服務、利用以及編研等工作機制，明確數字化檔案資源利用環節的權責關系與權限分配，使檔案資源的使用能夠獲得可操作性較強的依據，規范檔案數字化后期的開發利用流程。其次，應完善相關協同機制。檔案數字化具有跨部門的特點，需要檔案部門和包括宣傳、營銷、生產、科研等在內的業務部門以及包括資料中心、信息中心、數據中心在內的數據部門進行協作，明確需求導向，強化部門合力，建立有助于明確權責邊界，規范協作流程的協同管理機制。同時，國有企業檔案部門還需加強與檔案服務機構、檔案協會等外部力量的聯系，共同推進深度數字化建設。最后，需構建檔案安全管控機制，實現對檔案數字化進程中的安全風險的有效防控。國有企業檔案部門在檔案編研環節中，需注重政治導向，堅決踐行“二校三審一通讀”的工作機制，嚴格把控涉密關與政治關。檔案部門需依靠懲治機制與教育培訓，來強化檔案管理者的風險防控意識，確保其能夠明確售賣商業機密數據、竊取與泄露重要數據帶來的嚴重后果，從而在對檔案進行數據化、數字化處理時能夠保持較強的責任、安全與法律意識。國有企業還需圍繞國家現行數據安全與信息保護方面的法規，完善信息保密與檔案安全方面的規章制度。同時依靠大數據、區塊鏈等技術手段，及時定位異常因素，提高安全防護水平[5]。

（三）專業驅動，培養人才隊伍。一方面，國有企業需針對現有檔案工作團隊存在的專業能力、數據思維、創新意識方面的短板，精準引進文化類、數據類、技術類人才，優化檔案工作者隊伍專業結構，豐富人才類型，為兼具檔案管理以及深度開發、數據分析利用能力的高精尖人才開辟“綠色通道”，以此引領檔案部門加快全方位的檔案數字化工作模式建設節奏。另一方面，國有企業還需引導現有檔案工作者通過集體培訓、自主學習與完成繼續教育等路徑，來更新專業知識體系，增強數據管理及應用技能，全面增強檔案工作能力。為激發檔案管理者自我發展、學習動力，應圍繞數字化所需技能增設學習成長維度考核目標，督促、引導檔案管理者通過自我教育與學習的方式來適應數字化檔案管理環境。

（四）科技賦能，加大開發力度。國有企業建立檔案數字化體系時需要重點關注科技成果的精準引入、高效轉化與有效利用。借助全文數據庫、OCR 以及文檔掃描等數據化技術可以完成數字化起步階段的檔案實物數據化處理工作。依靠多維分析、本體建模等數據分析與管理工具，可以高度集成結構化、半結構化以及非結構化數據，并以知識本體為基礎進行關聯與語義描述，以此滿足多維度、實時化、基礎性的數據分析需求。知識檢索、知識表示、知識組織等數據挖掘技術可以實現對國有企業檔案資源中的知識信息的提取、組織、關聯以及處理，從而實現知識開發目標。人機交互技術、AR/VR以及全景等可視化技術在數字化檔案利用環節中具有重要作用，可供檔案使用者對檔案資源進行瀏覽、檢索以及調取。比如國有企業檔案部門可挖掘數字化檔案蘊藏的文化價值，以企業檔案知識庫為基礎，通過GIS、全景、網絡關系圖等方式來為員工呈現出企業的創建歷程、發展歷史、重大事件等，實現對企業文化的可視化呈現與傳播。另外，國有企業還需落實一體化信息平臺建設，同時開放接口、統一數據標準等工作來使業務系統、管理系統能夠和檔案系統實現全方位對接與無障礙信息共享，破除數據屏障。

四、結論

檔案數字化是當前國有企業全面數字化發展的基礎工作，檔案部門需要正確應對數字化轉型、發展道路中的各項困難，轉變認識，形成檔案數據化管理與利用思維；針對數字化檔案開發、安全風險防范需求，完善制度體系；積極提升專業能力與數據管理技能，增強對檔案數字化工作場景的適應能力；升級管理技術體系，綜合開發多項輔助技術。