新視角下學(xué)校檔案工作優(yōu)化策略

文/福建省福州文教職業(yè)中專學(xué)校 葉幼霞

新公共服務(wù)視角下的學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化策略主要是指在新時(shí)代背景下，通過運(yùn)用科學(xué)有效的方法和措施來加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。學(xué)校檔案館、檔案室要充分發(fā)揮其在檔案管理中所具備的作用和優(yōu)勢(shì)，使其在新時(shí)代背景下能夠更好地發(fā)揮出自身職能，從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)。本文從管理理念、管理模式、隊(duì)伍建設(shè)和健全制度四個(gè)方面入手來優(yōu)化新時(shí)代學(xué)校檔案管理工作。

一、更新檔案管理理念，提高檔案意識(shí)

檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作中非常重要的一部分，關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的方方面面，同時(shí)也關(guān)系到教師和學(xué)生的切身利益，因此學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量將直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開展。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要，學(xué)校要積極轉(zhuǎn)變固有的檔案管理理念，創(chuàng)新、優(yōu)化檔案管理手段，以滿足新時(shí)代背景下社會(huì)發(fā)展需要。

首先，要加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升依賴于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，而這些專業(yè)技能的提升很大程度上是由思想認(rèn)知決定的。學(xué)校要注重加強(qiáng)對(duì)檔案人員思想認(rèn)識(shí)方面的培養(yǎng)和教育，使其能夠樹立正確的思想觀念和工作態(tài)度，從而更好地促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作水平的提高。其次，要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生群體對(duì)學(xué)校檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。只有通過加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生群體對(duì)學(xué)校檔案工作重要性的意識(shí)培養(yǎng)和教育，才可以使其更好地了解學(xué)校檔案工作對(duì)于自身開展工作、教學(xué)、科研等具有非常重要的作用，使其在思想上樹立起正確的檔案意識(shí)。最后，要加強(qiáng)學(xué)校相關(guān)部門和人員對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)方面的培養(yǎng)和教育。學(xué)校檔案館、室接收的檔案是由各處、室產(chǎn)生的各類文件資料，檔案工作的開展離不開學(xué)校各處、室與人員的配合。各相關(guān)處、室與人員是學(xué)校檔案管理工作的第一線，若對(duì)檔案管理工作的重要性沒有深刻的認(rèn)識(shí)，隨意歸件，屆時(shí)交接給學(xué)校檔案館、室的檔案就容易出現(xiàn)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的現(xiàn)象，還會(huì)造成檔案完整性缺失、保管期限混亂等不良后果。切實(shí)加強(qiáng)學(xué)校相關(guān)部門和人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)，提升檔案管理人員能力，對(duì)于有效開展檔案工作是極其必要的。

二、創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化

（一）新公共服務(wù)理論與檔案管理。隨著新公共服務(wù)理論的出現(xiàn)，我國(guó)檔案管理工作模式也得到了改進(jìn)。新公共服務(wù)理論強(qiáng)調(diào)公民參與、責(zé)任及效能，因此，在檔案管理工作中，我們需要通過不同方式來提高公民參與度，強(qiáng)化公民檔案管理責(zé)任，增強(qiáng)公民對(duì)檔案管理工作的滿意度。這一理論在我國(guó)學(xué)校檔案管理工作中也得到了有效應(yīng)用。在檔案管理工作中，學(xué)校會(huì)制定相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)檔案人員進(jìn)行約束，并對(duì)檔案管理、利用等全過程進(jìn)行指導(dǎo)。新公共服務(wù)理論認(rèn)為，學(xué)校制度要想達(dá)到理想效果，就需要將“以人為本”的理念貫穿到整個(gè)管理過程中，同時(shí)要重視學(xué)生和教師的意見和建議，以此來提高檔案管理工作效率。師生參與學(xué)校檔案管理工作，就要相應(yīng)地提升師生的思想道德素養(yǎng)，增強(qiáng)其檔案管理責(zé)任心，確保學(xué)校檔案工作高校開展。學(xué)校可以通過組織開展講座、報(bào)告會(huì)、座談會(huì)等方式來提高學(xué)生和教師的思想道德素養(yǎng)，同時(shí)通過建立師生檔案、創(chuàng)設(shè)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等來提高師生參與檔案工作的積極性。

（二）新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案管理的新特征。首先，從檔案管理工作的主體來看，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)不再僅僅是由檔案部門獨(dú)立完成，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓪W(xué)校、檔案部門、教師、學(xué)生等多方共同參與的多主體合作模式。其次，從檔案管理工作的內(nèi)容來看，除了學(xué)校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作重視對(duì)學(xué)校歷史資料的挖掘與開發(fā)[1]。因此，在對(duì)學(xué)校進(jìn)行改革時(shí)要充分考慮到學(xué)生、教師等群體的需求，從而更好地為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；再次，從檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象來看，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到學(xué)校全體教職工、學(xué)生、退休教職工及其家屬。最后，從檔案管理工作的結(jié)果來看，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作不僅要保證學(xué)校各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料完整準(zhǔn)確，還需要及時(shí)準(zhǔn)確地為學(xué)校師生提供教學(xué)資源和學(xué)術(shù)資源等服務(wù)。

（三）學(xué)校檔案工作需要提升服務(wù)意識(shí)。新公共服務(wù)理論強(qiáng)調(diào)要注重對(duì)公民權(quán)利的保障，在檔案管理工作中需要貫徹以人為本的理念，尊重公民的權(quán)利和需求，從而提高檔案管理工作效率。在實(shí)際工作中，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，學(xué)校檔案管理工作中存在著一些問題。比如，學(xué)校檔案管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息在社會(huì)發(fā)展中的重要性，而是將其看成是一種機(jī)密文件。這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作人員在實(shí)際工作中缺乏主動(dòng)性，不能主動(dòng)為學(xué)生和教師提供服務(wù)，更不能將學(xué)校的發(fā)展與學(xué)生和教師的個(gè)人發(fā)展相結(jié)合，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作效率低下。學(xué)校檔案管理人員要化被動(dòng)為主動(dòng)，轉(zhuǎn)變自身思想觀念，提升為民服務(wù)的意識(shí)。要想實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)師生的目的，就要明確師生的檔案信息需求，才能有的放矢，提升師生的服務(wù)體驗(yàn)。服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)與建立需要學(xué)校和檔案管理人員的共同努力。學(xué)校要為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境與服務(wù)氛圍，有針對(duì)性地為其提供現(xiàn)代化業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，使學(xué)校檔案管理人員的思想與業(yè)務(wù)能力不與社會(huì)脫鉤。學(xué)校檔案管理人員也要端正自己的服務(wù)理念、提升管理水平，挖掘?qū)W校檔案資源，構(gòu)建學(xué)校特色檔案文化，主動(dòng)開展各項(xiàng)檔案服務(wù)，讓學(xué)校檔案工作有序開展的同時(shí)讓師生享受到優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（四）利用信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案管理模式導(dǎo)致查檔手續(xù)繁瑣、查詢的信息難以關(guān)聯(lián)，已無法滿足現(xiàn)代師生高效、及時(shí)獲取全面信息的需求。學(xué)校檔案館、室要充分利用科技手段，借助信息化技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理模式，從而提高檔案管理效率，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。

首先，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的重視程度，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)。在新時(shí)代背景下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸成為學(xué)校發(fā)展的重要力量。學(xué)校可以通過引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)來提升檔案管理工作效率，構(gòu)建智慧校園。智慧校園以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為基礎(chǔ)，采用先進(jìn)的設(shè)備來搭建校園大數(shù)據(jù)平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案、教師檔案、辦公系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等方面的數(shù)字化管理。在校園內(nèi)以建立學(xué)習(xí)庫(kù)、德育庫(kù)、電子閱覽室、電子圖書資源庫(kù)等方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)校園內(nèi)學(xué)生信息資源的整合和利用。在具體實(shí)施過程中要充分考慮到學(xué)生需求和教師需求，從而構(gòu)建出科學(xué)合理的服務(wù)模式；其次，利用現(xiàn)代信息媒體搭建網(wǎng)上管理平臺(tái)與對(duì)外窗口。在新時(shí)代背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)來搭建出更加便捷、高效、全面的檔案管理平臺(tái)，可以采用網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案信息、教師檔案信息等查詢進(jìn)行預(yù)約登記等服務(wù)；還可按檔案密級(jí)構(gòu)建分級(jí)查詢利用窗口，對(duì)可對(duì)外公開的檔案采取全文檢索模式、其他以目錄級(jí)或全宗級(jí)檢索模式，方便大眾利用，提高檔案利用效率[2]。除此之外，還可以利用微信公眾號(hào)、融媒體等方式來發(fā)布、征集信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生、教師檔案信息的接收和查詢服務(wù)。同時(shí)還可將學(xué)校特色檔案、校史、師生風(fēng)采檔案等內(nèi)容放在相關(guān)平臺(tái)上進(jìn)行宣傳。

三、加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平

新公共服務(wù)視角下，學(xué)校檔案館、室要想提高自身管理水平，就必須加強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案工作隊(duì)伍，從而更好地適應(yīng)新時(shí)代背景下社會(huì)發(fā)展需要。首先，一支強(qiáng)有力檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)必須是結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的隊(duì)伍。學(xué)校要調(diào)整現(xiàn)有隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，考察現(xiàn)有人員的素質(zhì)與能力，擇優(yōu)選入檔案工作隊(duì)伍；還可以從各有關(guān)部門抽調(diào)政治過硬、法治意識(shí)強(qiáng)的人員，共同組建一支年齡結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案執(zhí)法隊(duì)伍。其次，學(xué)校可以通過定期組織與同級(jí)單位間的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)、業(yè)務(wù)比拼、知識(shí)競(jìng)賽、崗位大練兵活動(dòng)等方式來促進(jìn)檔案管理人員之間的相互交流和溝通。通過這些活動(dòng)，可以激發(fā)檔案工作內(nèi)部活力，同時(shí)讓學(xué)校檔案人員了解到外面先進(jìn)的檔案管理方法與思想，進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。最后，學(xué)校要注重制定完善的檔案工作考核制度與晉升渠道來提高工作人員的積極性和主動(dòng)性，建立合理的激勵(lì)機(jī)制促進(jìn)檔案管理人員認(rèn)真履行自身職責(zé)，激發(fā)起檔案隊(duì)伍內(nèi)部的良性競(jìng)爭(zhēng)與學(xué)習(xí)前沿先進(jìn)知識(shí)和工作的熱情[3]。

四、健全檔案管理制度，構(gòu)建安全保管機(jī)制

（一）健全檔案管理制度。學(xué)校檔案管理工作的有序開展離不開完善的檔案管理制度，健全的制度是學(xué)校檔案管理質(zhì)量的保障與基石。目前，雖然大多數(shù)學(xué)校都制定了相關(guān)的管理制度，但由于辦校規(guī)模小、資金不足、專業(yè)人員配備少、領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等一系列原因，仍有相當(dāng)一部分學(xué)校的檔案管理制度還存在缺陷。這些規(guī)章制度多數(shù)只是粗淺地規(guī)定了哪些檔案需要?dú)w檔，卻沒有明確各部門需要?dú)w檔的范圍與內(nèi)容，沒有明確劃分各類檔案的保管期限；利用制度里沒有完善的查閱、登記、歸還手續(xù)；檔案保管期限到期后缺少完善規(guī)范的鑒定銷毀制度等。這些學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)薄弱，再加上相關(guān)的上級(jí)監(jiān)管部門對(duì)學(xué)校檔案監(jiān)管工作的懈怠，學(xué)校沒有規(guī)范地開展檔案管理工作，產(chǎn)生了一些不良的影響。如前期收集工作，受限于工作人員的能力與重視度，再加上缺乏規(guī)范的檔案收集范圍的指導(dǎo)，導(dǎo)致許多檔案應(yīng)歸未歸，容易造成檔案流失、不成套；分類時(shí)因缺乏規(guī)范文件的指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案放置混亂，不利于后期的檢索、查詢與利用；保管工作因?yàn)槿狈I(yè)的庫(kù)房與設(shè)備，會(huì)威脅到檔案的實(shí)體安全等。這些都是檔案管理制度缺失帶來的不良影響，會(huì)嚴(yán)重拉低學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，更會(huì)影響師生的檔案利用滿意度[4]。

為切實(shí)保證學(xué)校檔案工作開展良好，保障學(xué)校檔案管理質(zhì)量，健全檔案管理制度刻不容緩。學(xué)校要依據(jù)自身的管理特點(diǎn)和實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定適合本單位的檔案管理制度。具體操作時(shí)，要結(jié)合師生的需求和各處室的工作實(shí)際，聘請(qǐng)專業(yè)人士圍繞學(xué)校要求制定嚴(yán)格有效的包括收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等內(nèi)容的全套的檔案管理制度，還可以讓上級(jí)檔案主管部門派專人對(duì)該制度進(jìn)行指導(dǎo)，保證制度的可行性。

（二）構(gòu)建檔案安全保管機(jī)制。學(xué)校檔案與師生利益息息相關(guān)。信息時(shí)代，學(xué)校要注重保護(hù)檔案的實(shí)體安全與信息安全，構(gòu)建學(xué)校檔案安全保管機(jī)制。

學(xué)校檔案實(shí)體安全的保護(hù)主要體現(xiàn)在檔案保管環(huán)節(jié)，學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)設(shè)一個(gè)良好的檔案保管條件。制度是保護(hù)檔案安全的法律保障，為有效提高檔案保管條件，要制定相應(yīng)的管理制度；庫(kù)房是保護(hù)檔案實(shí)體安全的屏障，檔案庫(kù)房要設(shè)置在一個(gè)合理的位置，同時(shí)要注重對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)施的建設(shè)，從而為檔案保管創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。在進(jìn)行檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)時(shí)，要注意對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)溫度、濕度、燈光等設(shè)施進(jìn)行合理配備，加強(qiáng)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度情況的監(jiān)測(cè)，還要注意庫(kù)房的防盜設(shè)施、防蟲設(shè)施以及消防設(shè)施的配備。

除了檔案的實(shí)體安全，學(xué)校還要注重對(duì)信息安全的保護(hù)。信息時(shí)代，各類信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到學(xué)校檔案管理之中，為更好地適應(yīng)時(shí)代需求，部分學(xué)校建設(shè)了類似智慧校園的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，極大方便了師生與社會(huì)的利用，同時(shí)也帶來了更多的信息安全隱患。與實(shí)體檔案遭受水侵、火燒、蟲咬、酸化、霉變等安全隱患不同，信息時(shí)代檔案信息安全面臨信息被篡改、盜取、黑客、病毒等威脅[5]。學(xué)校要構(gòu)建一個(gè)安全的硬件環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境才能切實(shí)保證檔案信息不被破壞。由于硬件的更新?lián)Q代比較快，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序、軟件等技術(shù)更迭更是日新月異，學(xué)校要及時(shí)更新硬件與技術(shù)以保障檔案安全。學(xué)校要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行定期檢測(cè)，及時(shí)更新補(bǔ)丁、殺毒，防范有害病毒與漏洞；還要注意對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的多重備份，以免因意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失找不回來。

此外，學(xué)校要配備完善的保密制度、利用制度和監(jiān)察制度來共同構(gòu)建學(xué)校檔案安全保管機(jī)制。檔案管理人員要加強(qiáng)保密意識(shí)的培訓(xùn)教育，在整個(gè)檔案管理全過程中，不能泄露檔案信息；還要加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，在管理檔案過程中，保管、利用檔案信息時(shí)操作要規(guī)范，不能將會(huì)危及檔案實(shí)體安全的物品帶入庫(kù)房。學(xué)校還要有相應(yīng)的監(jiān)察制度來監(jiān)督指導(dǎo)檔案人員和各部門的檔案工作，有了監(jiān)管，檔案工作才會(huì)有約束，才能更好地保障學(xué)校檔案的安全。

五、結(jié)語

在新時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。新公共服務(wù)視角下，學(xué)校檔案管理工作重視全體師生的參與、考慮利用者的體驗(yàn)感與滿意度。學(xué)校要站在人文的角度去優(yōu)化檔案管理工作，要重視提升檔案工作者的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，健全檔案管理制度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，來適應(yīng)新時(shí)代背景下社會(huì)發(fā)展需要。