大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響

■楊萬洋（南京市高淳人民醫(yī)院）

21 世紀(jì)是信息技術(shù)全面普及的時(shí)代，先進(jìn)技術(shù)的高速發(fā)展讓越來越多的行業(yè)開始重視信息化建設(shè)，醫(yī)院也開始尋求檔案管理多元化儲(chǔ)存模式，希望借助先進(jìn)技術(shù)提高檔案管理水平、優(yōu)化信息收集與整合路徑。大數(shù)據(jù)是新時(shí)代應(yīng)用十分廣泛的一項(xiàng)技術(shù)，當(dāng)前，我國醫(yī)院都已經(jīng)展開檔案管理信息化建設(shè)，并注重對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。但在大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用過程中，依然存在著不足，這些問題不僅制約了檔案管理價(jià)值的發(fā)揮，還阻礙了醫(yī)院檔案管理水平的提高。本文將結(jié)合大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的意義與醫(yī)院檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)融合存在的問題，探討大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮作用的途徑，希望能使大數(shù)據(jù)技術(shù)更快地得到合理應(yīng)用，提高醫(yī)院檔案管理水平。

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理開展意義

隨著人們對(duì)信息的需求量逐漸增加，檔案管理工作的重要意義也逐漸凸顯。傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率與質(zhì)量已經(jīng)不能滿足新時(shí)代社會(huì)的需求，也為醫(yī)院的發(fā)展帶來了不利影響。因此，新形勢(shì)下醫(yī)院逐漸落實(shí)了數(shù)字化檔案管理工作，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。這一行為促進(jìn)了醫(yī)院更快速地實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高，并進(jìn)一步節(jié)約資源，使醫(yī)院更好地發(fā)揮自身價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在檔案管理工作中發(fā)揮收集、整理、儲(chǔ)存與利用信息的作用，且能有效避免日常辦公中的重復(fù)性工作，從而使辦公效率顯著提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入還能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，使檔案使用者能夠直接找到自己需要的信息，在檔案管理工作人員為查詢者提供信息服務(wù)時(shí)，也能更快速準(zhǔn)確地尋找到需要的檔案或文件，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)使用質(zhì)量，并在一定程度上為信息使用者提供便利。

醫(yī)院的檔案資料十分重要，其不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院提高經(jīng)濟(jì)效益，還能為醫(yī)院的前景發(fā)展提供有力保障。因此，如何優(yōu)化醫(yī)院檔案資料管理工作水平成為現(xiàn)階段醫(yī)院必須解決的問題。為了能使醫(yī)院的信息技術(shù)水平大幅度提高，相關(guān)部門提出醫(yī)院檔案數(shù)字化管理理念，要求醫(yī)院在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)手段推動(dòng)檔案管理工作的開展，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的意義。大數(shù)據(jù)下的檔案管理不僅能減少人力成本，降低人力需求，還能使檔案數(shù)據(jù)的查詢處理等工作更加準(zhǔn)確便捷。部分部門對(duì)檔案資料需求較多，傳統(tǒng)人工查詢的方式會(huì)影響其他部門查詢資料，對(duì)提高辦公效率十分不利。若能將大數(shù)據(jù)融入檔案管理，則可以很好地規(guī)避這一點(diǎn)，使檔案查詢工作快速便捷。結(jié)合目前我國大數(shù)據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況來看，大部分醫(yī)院的工作人員能夠認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)檔案管理的重要意義，并積極為其建設(shè)平臺(tái)。但由于實(shí)際執(zhí)行中存在問題，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作開展并不順利，其作用也無法得到充分發(fā)揮。因此，醫(yī)院必須積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)檔案信息管理工作的開展模式進(jìn)行規(guī)劃，全面發(fā)揮大數(shù)據(jù)價(jià)值，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段存在的問題

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理大多是通過人工管理的模式展開的，且檔案內(nèi)容多為紙質(zhì)文件，這種管理模式不僅會(huì)損耗大量的人工勞動(dòng)力，還會(huì)使檔案保存的穩(wěn)定性受到影響[1]。部分醫(yī)院文件數(shù)量眾多，不僅會(huì)占用單位空間，還會(huì)受到自然環(huán)境的影響發(fā)生風(fēng)化與損壞，在進(jìn)行檔案?jìng)鬏斶^程中也容易出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，若發(fā)生火災(zāi)等自然災(zāi)害也會(huì)使紙質(zhì)檔案被損毀。大數(shù)據(jù)下的檔案管理能使這些紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)文件儲(chǔ)存，避免數(shù)據(jù)丟失和損害，使檔案保存的穩(wěn)定性得到增強(qiáng)。

現(xiàn)階段檔案管理工作已經(jīng)開始被醫(yī)院重視，伴隨時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部擁有的檔案信息越來越多，這也使檔案管理的難度不斷增加。若一味采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，則會(huì)使相關(guān)崗位的工作人員工作壓力越來越大，不僅會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量，也會(huì)使檔案利用效率大幅度下降。大數(shù)據(jù)下的檔案管理能使工作人員的工作流程得到簡化，降低其工作壓力的同時(shí)減輕管理難度，使相關(guān)崗位工作人員的工作效率得到提高，同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)也能使檔案管理的準(zhǔn)確性得到增強(qiáng)。

傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然也能在醫(yī)院發(fā)展過程中起到一定價(jià)值，但在進(jìn)行檔案?jìng)鬏斶^程中會(huì)損耗大量的資源。由于醫(yī)院檔案具備一定的保密性，在進(jìn)行檔案?jìng)鬟f過程中，醫(yī)院需要利用大量的資源進(jìn)行數(shù)據(jù)信息保護(hù)，即便如此，在實(shí)際傳輸過程中也可能會(huì)受到各種各樣因素的干擾。大數(shù)據(jù)下的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳遞，雖然這種模式也可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全的影響，但相較過去紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f風(fēng)險(xiǎn)管控更加便利，對(duì)保證信息傳遞安全具有重要價(jià)值。新時(shí)代下傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足社會(huì)需求，且已經(jīng)無法推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，人力模式的檔案管理工作步驟煩瑣，容易出現(xiàn)各種失誤，對(duì)檔案的真實(shí)有效性造成的影響是十分不利的。

專業(yè)人才是支撐檔案管理工作開展的重要依據(jù)，當(dāng)前我國部分醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)缺乏專業(yè)人才的現(xiàn)象[2]。部分醫(yī)院檔案管理工作人員并不是修學(xué)檔案管理專業(yè)的，這導(dǎo)致部分工作人員無法全面理解檔案管理工作的價(jià)值，在實(shí)際開展工作時(shí)也無法將檔案管理的有效性全面發(fā)揮。部分醫(yī)院檔案管理工作人員是由文職崗位其他員工兼任的，而這些員工自身崗位工作煩瑣，無暇顧及檔案管理工作，造成檔案管理工作質(zhì)量低下。且非專業(yè)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)也會(huì)出現(xiàn)眾多疏漏，若專業(yè)知識(shí)掌握不牢靠或信息技術(shù)使用能力低下，也會(huì)影響大數(shù)據(jù)在檔案管理中作用的發(fā)揮。

醫(yī)院檔案管理與大數(shù)據(jù)的融合路徑

現(xiàn)如今，我國大多醫(yī)院所具備的檔案管理相關(guān)制度是建立在傳統(tǒng)檔案管理模式基礎(chǔ)上的，而傳統(tǒng)檔案管理模式并不適用于新時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代下必須對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善和整理。

檔案管理制度是影響檔案管理整體工作效率與管理體系的關(guān)鍵所在，若醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理制度的建設(shè)，會(huì)使工作人員不遵循相關(guān)制度的約束，一味為自己謀取私利，工作態(tài)度散漫，影響檔案管理工作效率。伴隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案管理工作的復(fù)雜性與難度逐漸增加，若制度建設(shè)不健全，則會(huì)使大數(shù)據(jù)下的檔案管理無法發(fā)揮價(jià)值。因此醫(yī)院應(yīng)不斷結(jié)合自身實(shí)際情況，為檔案管理崗位人員建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫龋蛊湓谶M(jìn)行檔案管理的同時(shí)以這些制度要求自身行為，保證大數(shù)據(jù)下的檔案管理成效。

當(dāng)前，我國大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用水平相對(duì)滯后，尤其在醫(yī)院體現(xiàn)得更加明顯，其引進(jìn)的信息化技術(shù)并不能滿足新時(shí)代對(duì)檔案管理發(fā)展提出的要求。而造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理重視程度不足，導(dǎo)致其并未給先進(jìn)技術(shù)的引入預(yù)留充分資金，制約了大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作的開展。部分醫(yī)院雖然引進(jìn)了先進(jìn)技術(shù)，卻并未使其充分發(fā)揮價(jià)值，不僅使技術(shù)引進(jìn)資金遭到浪費(fèi)，還使醫(yī)院檔案管理工作效率受到損害。

不斷提高檔案管理工作人員自身素養(yǎng)也是大數(shù)據(jù)下醫(yī)院展開檔案管理優(yōu)化的重要路徑之一[3]。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院在開展檔案管理優(yōu)化工作的過程中，需要認(rèn)識(shí)到工作人員實(shí)際水平對(duì)檔案管理造成的影響，并通過有效渠道不斷增強(qiáng)其專業(yè)能力與素養(yǎng)。首先，醫(yī)院應(yīng)提高檔案管理人員應(yīng)聘門檻，嚴(yán)格遵守醫(yī)院所提出的人員聘請(qǐng)要求，聘請(qǐng)具備充足檔案管理理論知識(shí)與工作經(jīng)驗(yàn)的人員，為其設(shè)置上崗前培訓(xùn)，使其能了解醫(yī)院的實(shí)際檔案管理需求。其次，還需聘用學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的工作人員，要求其具備較強(qiáng)的創(chuàng)新思維，在進(jìn)行檔案管理的過程中不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，更新自身思想。最后，還要為內(nèi)部員工設(shè)置定期培訓(xùn)，制定考核體系，選擇優(yōu)秀員工組建人才團(tuán)隊(duì)，調(diào)整檔案管理部門人員，提高整體部門素養(yǎng)。

建設(shè)完善的管理制度也是保證大數(shù)據(jù)下醫(yī)院檔案管理有效性的重要手段。首先，醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)人員設(shè)置培訓(xùn)機(jī)制，要求檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員能積極轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案管理的重視程度，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際需求進(jìn)行制度調(diào)整與優(yōu)化，從而為檔案管理建立更完善的管理體系與相關(guān)制度，使管理制度的價(jià)值與作用在醫(yī)院得到全面發(fā)揮。其次，對(duì)于檔案管理的相關(guān)制度而言，領(lǐng)導(dǎo)干部在進(jìn)行設(shè)置時(shí)應(yīng)注重分工明確，將檔案管理制度與職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，使工作人員能認(rèn)識(shí)到自身崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)員工互相監(jiān)督，避免工作人員在進(jìn)行檔案管理過程中出現(xiàn)工作態(tài)度懈怠的現(xiàn)象，提高檔案管理的準(zhǔn)確性與穩(wěn)定性。最后，醫(yī)院還可通過有效的激勵(lì)制度，提高崗位工作人員工作積極性。

醫(yī)院還應(yīng)不斷提高信息化管理水平，為大數(shù)據(jù)下的檔案管理安全系統(tǒng)提供保障。醫(yī)院檔案管理部門人員應(yīng)不斷更新自身思想，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案管理方面的價(jià)值，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，可以借助數(shù)字檔案館等形式進(jìn)行檔案管理，使醫(yī)院檔案管理水平得到提高。此外，醫(yī)院還應(yīng)為大數(shù)據(jù)下的檔案管理構(gòu)建安全防護(hù)體系，在先進(jìn)技術(shù)的飛速發(fā)展下，信息傳播速度不斷加快，這也為不法分子提供了更多信息盜用途徑，安全防護(hù)體系能使這種現(xiàn)象得到合理防控。首先，醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案提取身份認(rèn)證，設(shè)置權(quán)限管理，防止非法人員訪問檔案庫；其次，還可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)保護(hù)，私密信息應(yīng)加強(qiáng)防護(hù)，設(shè)立防火墻等技術(shù)保護(hù)檔案資源；最后，還可設(shè)置復(fù)雜的密碼進(jìn)行檔案加密，建設(shè)人臉識(shí)別與指紋識(shí)別安全防護(hù)措施，使檔案信息的安全性得到保障。

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)具有不可忽視的價(jià)值，不斷提高檔案管理工作水平是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益雙提升的重要手段。醫(yī)院檔案內(nèi)容復(fù)雜，因此醫(yī)院檔案管理人員需提高對(duì)檔案管理的重視度，改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，積極發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)價(jià)值，加大信息建設(shè)與資金投入，完善管理制度，利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，使醫(yī)院檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

[1]裴汝艷.大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響與安全保障[J].黑龍江檔案，2022(06)∶79-81.

[2]宋玲.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與數(shù)字化建設(shè)研究[J].黑龍江檔案，2022(06)∶121-123.

[3]肖興賓.大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響與建議[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022(32)∶34-36.