政府會計制度背景下網(wǎng)上預(yù)約報賬路徑優(yōu)化分析

蘆重秋

（遵義醫(yī)科大學(xué)，貴州 遵義 563000）

0 引言

網(wǎng)上預(yù)約報賬模式的應(yīng)用極大程度推進(jìn)了高校財務(wù)工作信息化改革，為了構(gòu)建完善的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，需要對大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行利用，使報銷申請和審批過程更加規(guī)范，提高財務(wù)管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)一步提高財務(wù)部門的信息化水平。

1 網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的缺陷

1.1 系統(tǒng)之間無法互通信息

首先，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)無法互通信息，在目前的支出核算工作中，高校師生和工作人員需要提前在系統(tǒng)中填寫報銷單，填寫并提交之后，財務(wù)人員就可以在系統(tǒng)中直接審批，核對電子版和紙質(zhì)版的報銷單信息，根據(jù)報銷單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核算，通過審批后，財務(wù)人員就會在報銷單上簽字。在這種模式下，系統(tǒng)之間的信息主要以單向流動為主，只能從系統(tǒng)中調(diào)取信息，如果報銷單中的數(shù)據(jù)存在問題，財務(wù)人員無法在系統(tǒng)中反映相關(guān)問題，只能以短信或電話的形式通知報銷人，增加了財務(wù)人員的工作量。受到系統(tǒng)的限制，報銷人員也無法及時了解預(yù)約單處理的情況。

網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)無法互通信息。在高校的資產(chǎn)管理工作中，財務(wù)核算部門與資產(chǎn)管理部門有著不同的工作體系，兩個部門各自獨(dú)立，資產(chǎn)管理部門驗(yàn)收完成后，財務(wù)部門再對單據(jù)進(jìn)行核算，導(dǎo)致資產(chǎn)管理工作和財務(wù)核算工作相互分離，兩者無法順利銜接，無法滿足新政府會計制度的規(guī)定。在傳統(tǒng)的工作模式下，對固定資產(chǎn)的入賬時間進(jìn)行記錄時，兩個部門記錄的時間會產(chǎn)生一定差異，如果入賬時間不夠準(zhǔn)確和一致，將會影響折舊計提的準(zhǔn)確性，還會降低資源配置效率。

當(dāng)前的網(wǎng)上預(yù)約報賬路徑如圖1 所示，從圖1 中可以看出，各個系統(tǒng)之間缺少連接，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響整體的進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的現(xiàn)存問題進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)各個系統(tǒng)的連接，盡可能實(shí)現(xiàn)信息互通。

圖1 當(dāng)前的網(wǎng)上預(yù)約報賬路徑

1.2 系統(tǒng)操作復(fù)雜，流程煩瑣

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的操作比較復(fù)雜，系統(tǒng)中包含大量的專業(yè)術(shù)語，對報銷人員的技術(shù)水平和專業(yè)性提出了較高的要求。有的報銷人員專業(yè)水平較高，但是技術(shù)水平較低，無法熟練操作系統(tǒng)，影響報賬審核效率。網(wǎng)上預(yù)約報賬有著規(guī)范化的流程，但是該流程相對煩瑣，報銷人員經(jīng)常要往返學(xué)校的財務(wù)處，財務(wù)人員也要經(jīng)常給報銷單有問題的報銷人員打電話或發(fā)短信，復(fù)雜的操作系統(tǒng)和煩瑣的流程極大程度降低了工作效率，必須對系統(tǒng)和流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。

1.3 票據(jù)憑證電子化程度較低

電子票據(jù)和電子憑證是高校財務(wù)工作信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)的報賬工作中，一般會拍攝票據(jù)憑證的照片，將照片上傳，只有在審批簽字的環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)才會查看票據(jù)和憑證的照片，在實(shí)際報銷的過程中，仍然需要原始的紙質(zhì)票據(jù)，同時還要打印審批單，在這種模式下，沒有實(shí)現(xiàn)無紙化和電子化發(fā)展的目標(biāo)。在審計工作中，要想查看過去的票據(jù)憑證，只能在系統(tǒng)中查找憑證號，再到檔案館調(diào)取票據(jù)資料，整個過程非常煩瑣，必須不斷提高電子化程度和信息化水平，對電子票據(jù)和電子憑證進(jìn)行審核和存儲。

2 網(wǎng)上預(yù)約報賬路徑的優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)系統(tǒng)之間的信息互通

首先，建立信息反饋機(jī)制，財務(wù)人員審批報銷單的數(shù)據(jù)信息時，可以直接在系統(tǒng)平臺上說明報銷單的問題，報銷人員也可以直接看到報銷單的處理狀態(tài)，了解報銷單存在的具體問題，隨時掌握報銷單審核的進(jìn)程。如果報銷人員想要撤銷報銷單。財務(wù)人員在系統(tǒng)中調(diào)取報銷單，直接在系統(tǒng)中備注信息，詳細(xì)說明報銷單存在的問題，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)會實(shí)時更新財務(wù)系統(tǒng)的信息，報銷人員看到財務(wù)人員備注的問題后，可以及時進(jìn)行修改，再次提交報銷單。信息反饋機(jī)制能夠有效提高審批效率，減輕財務(wù)人員的工作壓力，財務(wù)人員不必再單獨(dú)聯(lián)系報銷人員，報銷人員也不必頻繁到財務(wù)部門了解報賬進(jìn)程，大大提高了網(wǎng)上預(yù)約報賬效率。

對資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，將該系統(tǒng)加入網(wǎng)上預(yù)約報賬平臺中，在統(tǒng)一的平臺下，直接連接財務(wù)核算系統(tǒng)。財務(wù)人員進(jìn)行核算時，可以登錄網(wǎng)上預(yù)約報賬平臺，進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，直接查看固定資產(chǎn)入賬的相關(guān)數(shù)據(jù)，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這樣才能確保資產(chǎn)核算足夠準(zhǔn)確，使高校的資源配置更加合理、科學(xué)。財務(wù)人員調(diào)取資產(chǎn)管理系統(tǒng)的信息時，可以全面掌握固定資產(chǎn)的實(shí)際情況，第一時間發(fā)現(xiàn)還沒有入賬的固定資產(chǎn)，直接和資產(chǎn)管理部門進(jìn)行溝通，提高了部門之間的溝通效率，使對賬工作更加高效，對賬結(jié)果更加準(zhǔn)確[1]。

優(yōu)化后的網(wǎng)上預(yù)約報賬路徑如圖2 所示，將網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)連接起來，形成一個完整的信息循環(huán)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息互通和信息共享，為財務(wù)人員和報銷人員提供實(shí)時信息和準(zhǔn)確的信息。

圖2 優(yōu)化后的網(wǎng)上預(yù)約報賬路徑

2.2 簡化網(wǎng)上預(yù)約報賬流程

對網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計時，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報賬流程。高校可以和軟件公司、銀行展開合作，軟件公司根據(jù)高校財務(wù)工作的實(shí)際需求完善網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，與銀行進(jìn)行合作時，加強(qiáng)銀校互聯(lián)和系統(tǒng)對接，使高校的系統(tǒng)對接到國庫集中支付系統(tǒng)上。為了保證兩個系統(tǒng)順利銜接，可以在高校財務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置項(xiàng)目的名稱與編碼，劃分預(yù)算的類型，將兩個系統(tǒng)連接起來。當(dāng)財務(wù)人員審核完憑證后，支付系統(tǒng)會接收到支付信息，自動統(tǒng)計支付的數(shù)據(jù)信息，錄入相關(guān)信息，減輕財務(wù)人員的工作量，使報銷支付過程更加高效、簡單、方便。完善網(wǎng)行預(yù)約報賬系統(tǒng)時，需要注意報銷人員的類型，讓不同的報銷人員采用不同的申請方式[2]，如圖3 所示。

圖3 不同人員的申請方式

利用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)進(jìn)行報賬時，報銷人員需要明確網(wǎng)上預(yù)約報賬的主要步驟。

（1）確定報銷項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)本，在系統(tǒng)平臺的查詢框中，輸入關(guān)鍵詞，如項(xiàng)目的編號或者名稱，搜索出項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)本后，直接點(diǎn)擊項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)成本，了解項(xiàng)目的可用額度和項(xiàng)目當(dāng)前的余額情況。

（2）報銷人員需要填寫報銷明細(xì)，不同報銷項(xiàng)目中的報銷明細(xì)有很大差別。例如，在差旅費(fèi)報銷中，需要詳細(xì)寫明出差人員的信息，包括名字、職稱等，還要寫明出差的時間、地點(diǎn)、交通工具等，使不同的信息自動統(tǒng)計到系統(tǒng)之中，當(dāng)相關(guān)費(fèi)用不能直接進(jìn)行借款時，應(yīng)將相關(guān)費(fèi)用發(fā)放到另一方的賬戶中。

（3）采用合適的支付方式，支付方式主要包括以下3 種：①對沖借款。選擇這種支付方式時，系統(tǒng)會顯示出報銷人員的全部項(xiàng)目借款記錄，報銷人員可以填寫部分金額或者全部金額。②對公支付。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)會記錄單位信息，輸入關(guān)鍵詞后，能夠看到單位的相關(guān)信息。如果系統(tǒng)中沒有支付單位的信息，需要先填寫單位信息，才能進(jìn)行對公支付。③對私支付。這種支付方式包括3 種支付類型，校內(nèi)的網(wǎng)銀對私支付，直接將資金撥付到校園內(nèi)部人員的銀行卡中；校外的網(wǎng)銀對私支付，將資金支付給其他人員；公務(wù)卡支付，將資金撥付到教職工的公務(wù)卡中。

（4）提交和打印，報銷人員確認(rèn)信息準(zhǔn)確后，正式提交申請，將預(yù)約報銷單打印出來。財務(wù)部門通過審核后，就會進(jìn)入打款環(huán)節(jié)。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的整體流程如圖4 所示[3]。

圖4 網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

2.3 采用電子化歸檔方式

在網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化過程中，必須要解決電子化程度較低的問題，高校要提供必要的支持，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)，構(gòu)建票據(jù)憑證電子影像系統(tǒng)，將紙質(zhì)憑證快速轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮討{證。從接收票據(jù)開始，到入賬和歸檔，應(yīng)當(dāng)全程保持電子化的模式，利用電子影像系統(tǒng)調(diào)取電子票據(jù)，將電子合同、電子支付回單、電子票據(jù)存儲到系統(tǒng)平臺中，在系統(tǒng)中輸入憑證號后，可以直接找到對應(yīng)的電子憑證，不必再到檔案館查找和調(diào)取紙質(zhì)文件，領(lǐng)導(dǎo)和各部門人員可以更方便地查看歷史賬目。在電子化發(fā)展的過程中，需要注意電子票據(jù)的安全問題，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的安全防護(hù)等級，避免電子票據(jù)丟失，或者被竊取，在建設(shè)電子檔案的過程中，不斷完善電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為網(wǎng)上預(yù)約報賬提供支持和保障。使用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的過程中，需要注意以下事項(xiàng)：對某個項(xiàng)目進(jìn)行報銷時，如果需要多個經(jīng)費(fèi)本，報銷人員填報網(wǎng)上報銷單的時候，需要在經(jīng)費(fèi)本上填寫部分報銷金額，對于其他經(jīng)費(fèi)成本來說，需要按照原本的報銷方式進(jìn)行填寫，形成報銷匯總表。如果項(xiàng)目有預(yù)算指標(biāo)，報銷人員一定要根據(jù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行填報，避免出現(xiàn)超預(yù)算和重新填報的情況[4]。

3 結(jié)語

高校要建立信息互通機(jī)制和信息反饋機(jī)制，在網(wǎng)上預(yù)約報賬平臺的支持下，將財務(wù)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)連接起來，確保財務(wù)人員能夠快速查看其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，報銷人員也能及時了解網(wǎng)上預(yù)約報賬的審批進(jìn)展，對網(wǎng)上預(yù)約保障系統(tǒng)和流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，全面提高財務(wù)工作的信息化水平，提高報賬審批效率。