基于ERP系統環境下的企業內部控制研究

姜衛紅

（泰興市源達動力機械有限公司，江蘇 泰州 225400）

一、企業ERP系統建設的重要作用；

（一）ERP系統在生產管理中的重大作用

ERP系統是生產管理過程中的必不可少的重要工具。在生產管理中體現在如訂單交貨日期，庫存狀態，交貨方式等信息。ERP系統在生產管理過程中可以針對整個生產流程進行管理控制，其中包括訂單的具體信息，物料如何配齊，生產工序的管理，生產進度管理以及物資出入庫等方面。ERP系統可以幫助企業的管理人員詳細了解銷售情況，如何設計和協調生產計劃，控制產品生產成本并實現有效的產品成本管理制度。

（二）ERP系統在銷售管理中的重大作用

首先，ERP系統給企業提供了整合的機會，這是在銷售和生產中是前所未有的。企業的銷售部門不僅負責在ERP系統上提供銷售數據，而且可以將ERP系統用作很好的銷售工具。以往銷售人員及時向客戶報告交貨時間很困難，這是因為有很多種原因。一方面是缺乏精準的生產計劃，一個精準的生產計劃是可以將有關生產的所有方面的數據進行整合；另一方面是各部門之間的溝通不是太好，只能根據工作經驗做出承諾，企業的數據無法共享也無法流通這也是企業的線下管理的一大弊端。而如今企業借助ERP系統可以對所有的客戶信息進行控制和統計，可以實現整個ERP系統數據的互通。ERP系統增強了企業在市場中的競爭力，方便企業對各個層面的管理，同時也可以支持企業進行多方面的發展。因為ERP系統的集中管控，企業可以實現更多層次的數據營銷，實現企業收益的最大化、理想化。

（三）ERP系統在財務管理中的重大作用

財務部門所需的所有類型的數據都可以在ERP系統中找到，ERP系統與其他業務流程具有高度的接觸作用。ERP系統的數據也可以同步到其他流程中，進行同步更新，這不僅僅提供了強大而完整的數據性能，而且還提供了完整的文件系統。企業的財務可以在其他相關聯的工作流程中找到相關聯的數據信息以及文件信息，不再通過人工整理與匯總，這是一個非常省時省力的功能。由此可見，企業實行ERP系統可以為企業節約非常多的人力物力，使得企業能更好的快帶發展。

（四）ERP系統在采購管理中的重大作用

借助ERP系統，企業可以輕松地制定長期物資采購計劃和供應計劃，并實時監控供應商的供應水平。通常，ERP系統可以滿足大部分的計劃需求，建立企業業務流程，例如采購計劃，采購訂單和采購收據。但是企業在使用過程中應該獲取ERP系統更多的功能，企業采購時會根據倉庫的庫存進行采購補充，因此在ERP系統的采購管理模塊中，有新增的倉庫補充信息，企業可以根據倉庫庫存來進行采購。ERP系統可以針對企業的采購需求進行整體的管控，對企業的采購員而言也是能提高其工作效率的一大優勢。

二、企業ERP系統與內部控制的關聯

ERP系統與企業內部控制的密切關聯。第一、ERP系統可以完善企業內部控制。ERP的實施，使企業管理框架變的簡單與快速，決策管理層與執行操作層能夠快速聯系，控制次數明顯減少，控制責任明顯加強，使得企業對內部控制環境的完善與信息聯絡的效率帶來的很大的促進作用。ERP系統通過一系列的電子技術手段，對企業的生產業務流程和管理控制進行了合理化設計并使其溶入到ERP系統中，增強了企業生產業務流程的執行效率和提升了企業內部控制的自覺性與效率，從而形成了新的管理控制模式。第二、ERP系統是內部控制的主要目標。從某種意義上講，ERP系統是一套信息技術系統，它是一種工具，需要主觀意識感很強的人進行設計、規劃并執行操作，但是如果輸入錯誤的數據信息，那么對整個企業都會造成影響，也極有可能誤導企業的管理層作出錯誤的決策信息，所以，從企業內部控制的方向來講，必須控制ERP系統，結合電子信息技術，測評企業的風險故而建立相應的電子信息技術整體控制和應用控制，確保電子信息系統的運行效率與正常。

三、企業ERP系統的應用對企業內部控制的作用

（一）使內控體系更加完善

內部控制系統是通過ERP系統實施的。在ERP系統實施前，企業根據以往的管理模式、生產流程和操作對內控體系進行了調整，將內控體系要求嵌入到ERP系統中。ERP系統實施過程中暴露出內控系統問題，便于企業管理人員及時調整改正。

（二）使內部控制范圍更廣

一方面，將ERP系統的風險管控納入內部控制范圍。另一方面，ERP系統的應用促進了企業規模的不斷發展擴大，同時也使得內部管理水平更加復雜，工作流程更加繁瑣，經營風險也變得更多。

（三）使內控形式更加智能化

ERP系統的應用使內部控制不再依賴于企業人員的內部約束，將內部控制點嵌入到ERP系統中，對生產過程數據和操作進行自動識別和篩選，監控，對數據進行處理。存儲更加集中化、自動化、智能化。企業業務流程的重組和信息化，既保證了信息的真實性和完整性，也為企業內部審計調查取證提供了便利。

（四）企業ERP系統的應用使內控模式更加成熟

ERP系統的應用降低了內控信息化成本，從而使企業無需單獨設立內控部門。內部控制系統與企業業務系統整合融合，ERP系統自動反饋、及時糾正和調整企業業務信息，避免錄入錯誤的數據信息，不斷提升控制有效的工作節奏，實現有效、透明、及時、準確、的電子信息溝通渠道。企業ERP系統的應用使內控環境變得更加完善根據內部組織機構設置、企業治理結構、內部控制制度、權責分配制度，建立合格標準化的用戶權限管理機制。ERP系統采用基于角色的訪問機制（RBAC），按照企業崗位的責任制進行各部門職責劃分。不同的分工對應不同的系統ERP角色，根據角色生成事務碼，分配事務碼所需要的權限、字段、字段值。ERP系統中的操作權限，崗位職責統一，權限統一，內部控制環境得到進一步的改善。

四、ERP系統條件下企業加強內部控制的戰略

（一）制定了相應的內控政策和工作流程

工作職責的分離。第一、職責分離就是指有比較明確的分工、授權和建立崗位責任制，企業應根據職責分工的原則，一定將不相容工作崗位分布給不一樣的職員操作執行，這樣在企業內部崗位、職員之間很容易形成內部牽制，互相監督。第二、加強財務票據管理。票據分為銀行票據與非銀行票據，非銀行票據由財務主管人員批定專人保管，銀行票據則由出納保管，企業所有的財務收支必須統一經過財務部辦理。財務票據應放置于保險箱內，由專人負責保管，財務印鑒與銀行票據應分開保管，不得由一人兼任，內部審核人員應不定期檢查財務票據，以確保賬實相符。票據管理人員還應當建立備查登記簿，以防發生遺漏，收據及發票、銀行票據一定得按順序簽字發放，作廢的票據要加蓋專用的作廢章。第三、優化工作程序。企業由不同的部門組成，不同部門之間的業務也不一樣，如果沒有一個規范的操作體系來指導這些業務的執行，那企業管理就容易出現混亂的現象，業務目標也很難順利達成。而工作程序就是為了達到工作目標，按照“先做什么事、再做什么事、最后做什么事”的順序明確了每個節點的負責人，以確保工作有序、認真地完成。第四、設立目標、工作完成獎勵機制。為了獎勵職工完成工作目標，企業應組織實施有效的獎勵從而準備實現績效考核，鼓勵企業所有職工都參與到企業的管理與內部控制中來，以充分實現各自的人生價值觀。點與面的有機結合。嚴格的內部控制制度，不僅對企業生產管理的各方面實行有效的控制，而且還將企業所運行的各種經營活動置于掌控之中，從而對企業經濟管理的各個方面和各個環節實行管理控制。在實施企業內部控制時，找內部控制點，通過對點的控制影響到牽動全面的作用。企業應該從資金籌劃，成本費用和權力使用三個方面，對企業的各個經營環節、企業經營者的權力實施有效監控，防止權力濫用，造成經濟損失。著手制定企業內部控制內容綱要。控制范圍涉及企業經濟經營的各個層面，即所有企業的經濟管理活動均被歸納到企業的內部控制范圍內。權益執行人明確具體，操作更加方便，控制程序更加的規范有序，控制的過程得到更多的關注。完善有效的內部控制體系。首先必須先授權各部門職責，各項經濟業務必須經過不同部門的監督，制定全面的授權制度，同時加強對各部門員工的職責權限加以控制。企業內部職員在處理某項業務時，必須經過主管部門授權批準，否則不給予辦理業務流程。實行企業預算控制。企業編制預算必須顯示出其經濟管理戰略目標，并確保其業務工作職責。對物資的監控實施嚴格管控，一是控制對實物資產的監控；二是規定財務人員定期對實物、現金、銀行進行盤點，做到賬實相符。

（二）確定具體的內部控制主體和內部控制發展目標

內部控制主體由企業的董事、監事、經理管理層和全體職工所構成。制定科學合理的企業發展目標，包括保證企業的經營符合法規、資產保管完整、財務資料及相關信息及時準確可靠、提高企業的經營效率及成果、促進企業快速發展，建立相關的工作流程目錄，確定子目標；將目標分解，制定績效考核目標，傳輸有關企業信息，重點關注戰略與經營目標。企業的內部控制主體確定了讓誰管理企業內部制度，企業的控制目標則回答了怎樣進行控制。先進的企業包含了四個方面的經濟主體，而這四種主體都經濟都有自己的內控目標，企業價值最大化是企業股東的目標；不斷提高企業經營的利潤效益則是企業經營者的目標；完成產品的責任目標、管理者的目標是獲得真實可靠的報告；嚴格遵守企業的內部規章制度，服從管理，不斷地提高產品運營效率則是普通員工的目標。

（三）制定管理制度，規避經營風險

第一，提高企業的內部環境建設。對企業的正常運行有利，并實現了企業利潤總體目標的內部條件與氛圍的結合則是企業的內部環境，它是由公司文化、公司組織結構、公司物質基礎、公司精神構成，四者相輔相成，緊密聯系，缺一不可。其中，內部環境生發器是企業家精神，構成企業內部硬環境的是物質基礎和組織結構，企業內部軟環境是企業文化。企業從低級到高級、從簡單到復雜的演化過程是企業內部環境的形成過程。提升企業競爭力，創造企業利潤目標營造一個有利的內部條件與內部氛圍是企業內部管理的目標。企業內部環境在于掌握企業的過去與未來，認清企業所具有的優點和缺點。企業的內部環境建設有助于企業制定更具有針對性和規范性的戰略目標，有效地利各種資源，進行內部環境分析：企業的資源分析、企業的能力分析、企業的核心競爭力分析和價值分析，在企業資源分析，企業應從有形資源、無形資源和人力資源三方面全面評估和分的構成、特點和數量，辨別出企業的優點和缺點。企業的能力分析著重分析企業的生產和競爭作用的能力。核心競爭力分析是指分析哪些資源可以為企業帶來競爭優勢和能力。價值鏈分析是從企業的內部出發，將企業的價值創造活動由基本活動與輔助活動動相串聯從面構成的企業價值鏈。

第二，提高風險的識別能力和評估風險的能力。重點注意的內容為范圍、聯系、考慮的內外部因素、互相聯系、區分、分類以及識別。

第三，調節控制活動。企業的控制措施主要包括：不相容職務控制、授權審核控制、財務系統控制、財產保護控制、預算控制、運營分析、績效考核制度，書面文件控制。企業的內部控制制度，有助于提高企業的內部控制管理水平和識別防范風險的能力，從而促進企業加入國際市場、參與到國際競爭中。

第四，風險評估的準備與實施。企業加強內部控制制度，主要是為了防范控制風險，促進企業的目標實現，而與企業內部控制相符合的風險管理，則體現在內部控制五要素的風險評估要素，而風險評估包括：目標設定、風險識別、風險分析和風險應對，企業從這四個方面進行規范控制分析識別，從而有效地降低與規避企業風險。

第五，強化內部監督。成立內部審計部門確保其獨立發行審計職責、控制流程可靠有效的同時，進一步改善企業的正常運營，使得內控管理目標得以快速實現。

（四）促進企業信息化的全面發展

企業的電子信息化的風險已得到扼制，夸張式的企業信息已得到一定的控制。從相關學術論文看，現在我國的信息化研究還處于初級階段，針對這一現象，我們力求采用一種科學的態度對企業信息化中存在的風險認真仔細研究，形成一個科學體系，從而提升研究的科學性和實用性。

關于復雜的企業信息化管理，我們采用了一種新的研究思路一企業風險信息化管理模型，此外，還包括外界環境的風險，以及其他不確定因素帶來的風險。需要指出的是，這些風險相互關聯、相互影響，必須從企業內部整體去實施控制。

五、結束語

內部控制的成功與否決定了企業的命運與發展前途。建立科學的企業信息化風險管理體系的目的在于，對于目前比較少的研究成果，我們要用一種新的思路去重新審視企業信息化的風險，在整個風險管理中我們研究的內容還有很多很多，展望未來，我們將在不斷的發展中吸取經驗教訓，不斷完善企業的內部控制制度。