高等職業院校干部人事檔案管理創新探索

李一葳

（泰山護理職業學院，山東 泰安 271000）

干部人事檔案包括了高等職業院校各級干部的工作評價、獎懲評優等內容，在院校選拔干部、運用干部過程中具有十分重要的參考價值。但是，目前檔案管理管理由于制度、人員等方面存在局限性，使得管理效率低下、管理水平落后[1]。為了適應信息化時代的發展要求，提高檔案管理質量，檔案管理人員應積極思考，不斷創新，突破以往檔案管理工作方式和管理制度的限制，實現干部人事檔案的創新管理。

一、高等職業院校干部人事檔案管理存在的問題

1.材料收集渠道問題

1.1 管理分散，協調性差

現階段，部分高等職業院校的教務處和科技處負責院校教師教學水平和科研能力相關材料的存放管理，紀檢和監察部門負責教職工違規違紀相關材料的存放管理，然而僅有處分決定是歸屬于干部人事檔案，其他相關的佐證材料被安置在其他類檔案中。院校不同部門工作人員認真做好職責范圍相關文件的歸檔、整理工作，確保文件材料的完整性，但是對于干部人事檔案相關材料的歸檔未能盡心盡責，使得部分材料缺失，難以反映出真實客觀的事實情況，無法了解事件全貌[2]。

1.2 科研材料收集難度大

由于科研材料分屬多個部門管理，不同部門的工作人員在材料的整理依據上存在一定的差異性，使得收集到的材料并不符合干部人事檔案歸檔要求，反映了個人科研工作表現和業務考核等科研材料收集難度大。

1.3 材料歸檔不及時

一般情況下以時間的先后順序將材料進行歸檔，如按照年份將職工年度考核材料歸檔；依據實習期人員入職的先后順序將其實習考核鑒定材料進行歸檔，等等，如若有一份材料未能在時限要求前歸檔，不僅會耽誤后續的材料歸檔工作，還會增加材料整理的整體難度，例如，歸檔期間需要按照歸檔順序編寫目錄和類角號，此時將未及時歸檔的材料插入其原本應在的位置，則需要對原先編號的目錄和類角號進行更新替換，否則無法保障后續材料使用的準確性，加重工作人員工作量的同時影響了材料整體的歸檔效率。

2.管理制度問題

當下，部分高等職業院校未能建立系統規范、科學合理的干部人事檔案管理制度，在管理制度上存在一定的不足之處，且未能明確相應的崗位職責，整體管理相對落后。在檔案材料收集方面存在諸多問題，如收集渠道窄，主動收集意識弱等，導致大量的檔案材料未能及時有效、完整規范地收集歸檔[3-4]。同時，檔案管理人員對于收集的材料未能做到嚴格審查，致使部分材料的真實性欠佳，材料失真情況較為嚴重；對于存在明顯缺失的材料未能聯系相應的部門及時補充，致使部分材料的完整性有恙，材料缺失現象較為嚴峻。諸多檔案管理的不良現象均與管理制度的不完善和崗位職責的不明確息息相關，因此，應重視干部人事檔案管理制度的建設和落實問題，為檔案管理的順利實施和未來發展提供制度上的保障。

3.信息利用問題

在檔案管理制度的落實方面，工作人員更為看重的是檔案檢查和資料翻閱制度的執行力度，未能對現有的檔案資源進行再次開發利用，利用率較低，導致目前部分高等職業院校對干部人事檔案信息的利用主要體現在借閱和查閱這兩個方面，利用水平不高。

4.管理人員素養問題

干部人事檔案管理相關工作人員的工作素養對整體工作效果會產生直接且深遠的影響，如工作人員對于檔案的歸檔流程掌握的不甚熟練，在降低工作效率的同時還可能會增加工作中的出錯率；工作人員缺乏檔案管理的全面性、系統性觀念，不僅會限制當下的檔案管理水平，還會影響其未來的發展規劃，等等[5]。嚴格保密是干部人事檔案管理工作人員的行為準則和辦事基礎，這是由于檔案材料涉及范圍較廣，相關人員信息數據完整且重要，故從事干部人事檔案管理的工作人員除了具備豐富的專業知識儲備、嫻熟的專業技能外，更需要擁有較高的綜合素養，才能夠勝任此份工作。同時，在信息化時代，為了檔案管理朝著更好的方向發展，工作人員還需要掌握一定的信息技能，提高自身信息技術水平[6]。目前，部分高等職業院校在干部人事檔案管理工作中，依舊沿用傳統的工作模式，工作人員創新意識不足，信息技術水平較弱，崗位人員流動性較高，崗位優勢不突出，在人員離職后，難以招聘到優質人才，工作隊伍欠缺活力。

二、高等職業院校干部人事檔案管理創新建議

1.拓寬收集渠道，構建材料收集網

1.1 建立健全專兼職檔案員制度，切實落實材料收集工作

在高等職業院校的各部門挑選1-2名專門負責干部人事檔案對接的兼職人員，和專職干部人事檔案人員完成對接工作后，明確需要收集的材料類型、收集標準等，在本部門將材料收集完成后進行初審，待交接給專職人員后，由專職人員進行復審，材料歸檔，建立專兼職檔案員共同管理模式，拓寬材料收集渠道。

1.2 制定責任制，實施量化考核

高等職業院校應高度重視干部人事檔案的收集工作，制定工作責任制，根據干部人事管理材料相關要求規范明確各部門應對接的材料范圍，在規范要求的基礎上實現對接材料在質量方面的量化考核，對于符合規范要求的部門予以適當的獎勵和表揚，對于不符合規范要求或未完成材料收集工作的部門予以合適的處罰和批評，且限期改正[7]。

2.創新管理制度，實現科學管理

要想實現科學規范的干部人事檔案管理，建立健全檔案管理制度是必經之路，是各項檔案管理工作的重中之重，勢在必行。目前，高等職業院校在原有檔案管理制度上雖然取得了一定成效，但是管理制度尚未健全完善，制度的落實尚存在諸多不周之處，在影響檔案管理質量的同時，還影響著檔案管理的未來發展。

2.1 健全檔案管理責任制，嚴格把控材料關卡

建立健全檔案材料收集工作協調機制，制定完善檔案材料相關部門間的工作聯系制度和工作近況通報制度，保障檔案材料收集的時效性和規范性，確保所收集材料的真實性和可靠性[8]。嚴格落實檔案材料收集關鍵環節的各項規章制度，保證審批、轉遞等環節制度的切實落地，并對落地實施全過程進行監督，一旦發現問題需在第一時間介入處理，予以糾正，在制度層面上保障檔案材料的真實性和準確性。

2.2 制定競爭上崗制度

在聘用干部人事檔案管理人員時，應優先選擇風華正茂、年輕有為的專業人員，加入檔案管理工作隊伍中。以競爭上崗的形式對檔案管理人員進行動態管理，將道德品質優良、綜合素養較高、專業技能過硬的優秀人員作為今后管理人員儲備人才進行重點培養，強化檔案管理工作隊伍建設，提高工作人員綜合素養[9]。

2.3 制定檔案查閱網上審批制度

以往由組織部、人事部等管理部門，針對不同的檔案管理權限和查詢內容，審批紙質的書面申請。為了提高檔案管理工作的信息化和數字化程度，轉變以往的審批方式，由網上在線審批代替紙質審批，既縮短了干部人事檔案查閱申請時間，又節約了人力和物力的支出，且通過網上辦理，能夠在很大程度上提高干部人事檔案的利用率，和管理質量，實際應用價值較高。

2.4 制定經費投入制度，加大經費投入力度

高等職業院校應將干部人事檔案管理工作作為各項事務的重點推進項目，加大經費投入力度，保障充足的檔案管理基礎設施建設費用和人員培訓費用[10]。通過經費投入制度的建立和完善，確保每筆經費真正地用到實處，用到“刀刃上”，為推動干部人事檔案管理未來發展創造良好的基礎設施和人員條件。

3.運用數字化技術，提高管理信息化程度

通過數字化技術的運用，不僅能夠有效保存管理干部人事檔案，還能夠為干部人事檔案提供更安全、更可靠的保存管理，極大地提高了信息管理的信息化程度。數字化技術的運用需要注意以下兩點：第一，需要配置相應的硬件設施，如購進數字化設備，借鑒先進成熟的管理經驗等，保障數據存儲和共享的安全性和高效性；第二，提高干部人事檔案管理的專業性，設計專門的工作中心，對現有的工作范圍和工作流程進行優化改進，刪減重復多余的工作步驟，精簡工作流程，以提高相關數據的精確性和個人信息的利用率[11]。

4.加強管理人員素質建設，提高管理效率

干部人事檔案管理工作質量的高低會直接影響到和高等職業院校相關人員的調配和晉升，因此，高等職業院校需要意識到做好干部人事檔案管理工作對院校未來發展的重要意義，在實際的檔案管理工作中不斷優化改進工作方式，改善檔案管理效率，以實現人才利用的合理化和規范化。提升院校人力資源管理質量。第一，在招聘錄取人員時，不僅需要考察應聘人員的專業水平，還需要評估其是否擁有良好的道德品質，衡量其是否具備較高的綜合素養。此外，還需要考核應聘人員的工作態度和責任意識，能夠在工作中堅守崗位職責，高效合理地完成工作安排[12]。第二，降低檔案管理人員流失率，盡可能地避免人員流動，通過精神或物質兩方面來提高工作人員的崗位歸屬感和認同感，為工作人員提供安心、穩定的工作環境，從而達到理想化的檔案管理效果。第三，做好檔案管理工作人員的定期培訓工作，在不影響日常工作的條件下，合理安排培訓時間，在提升檔案管理工作人員專業工作能力的基礎上，促使其能夠不斷改進工作方式，培養檔案管理創新意識，提高管理水平。第四，干部人員檔案管理工作相關高等職業院校的管理人員一方面需要注重檔案管理人員的工作問題，及時予以解決和幫助，另一方面需要重視檔案管理人員的生活問題，對于其生活中遇到的困難和需求，應盡可能地予以幫扶和援助，為工作人員解決后顧之憂，使其能夠全身心地投入到檔案管理工作中，能夠以更加熱情飽滿的精神狀態參與到日常工作中，提高工作效率，實現崗位價值最大化。再者，檔案管理工作人員除了接受定期專業工作能力的培訓教育外，還需要加強自我學習能力，針對性的提高自我外語能力和對信息技術的掌握程度，做到學以致用，融會貫通，在實際工作不斷思考研究，改進創新，優化工作方法，改善工作質量。

三、結語

綜上所述，高等職業院校干部人事檔案管理工作存在材料收集、管理制度、信息利用和管理人員素養問題，為了有效解決這四項問題，可以從拓寬收集渠道、創新管理制度、運用數字化技術、加強管理人員素質建設四個方面入手，完善檔案管理體系，提高檔案管理質量。