基于文檔一體化的數字化檔案室建設研究＊

于 丹 趙永喜

（淄博市煙草專賣局，山東 淄博 255000）

文檔一體化指的是以文書管理和檔案管理為基礎，確保文件在生成、歸檔的過程中的安全性、完整性，進而打通文檔傳輸之間的數據暢通。文檔一體化的作用在于保障了文檔的絕對安全，相關企業單位員工能夠放心使用文檔數據，而不用擔心諸如數據泄露、上傳失敗導致文檔損壞等安全問題，從而顯著提升員工辦公效率。在此背景下，要想真正在企業單位中落實文檔一體化，需要以數字化檔案室的基礎上作為支撐，結合相關技術，才能實現文檔一體化的有效應用。因此，文章通過研究文檔一體化的數字化檔案室建設，以期加快企業單位數字化檔案室的建設水準。

一、文檔一體化下數字化檔案室建設的必要性

在信息化時代背景下，隨著企業單位各類數據的不斷增多，傳統的紙質檔案室已經無法容納龐雜的數據，為企業單位查詢與管理檔案帶來一定困難。而數字化檔案室則主要基于計算機技術，收集、整理、分析各類數字化檔案，方便相關人員隨時對電子檔案進行調取。由此可見，建設數字化檔案室將成為檔案管理未來的主要發展方向，其必要性是不言而喻的。首先，數字化檔案室的建設能夠方便對檔案的保護。數字化檔案室中存儲的各類檔案均由紙質檔案掃描、壓縮轉換而來，然后存在在數字化檔案室中的存儲容器中。檔案數字化后，不必再擔心檔案出現損壞、發霉、遺失等問題，提升了檔案存儲的安全性能。其次，能夠使檔案的利用更加簡潔、高效。通過將紙質檔案轉變為數字化檔案，能夠實現文檔一體化管理。當數字化檔案室建設后，相關人員可以直接通過數字化檔案室中的檢索功能，通過輸入關鍵詞的方式，能夠直接找到所需檔案。通過這種方式，不僅節省了大量檔案查詢時間，而且該系統可以直接在企業單位內部大范圍鋪開，員工只需要通過計算機登錄數字化檔案查詢系統，就能夠在線查詢檔案，由此打破了需要前往檔案室才能查詢檔案的局限性，使員工查詢檔案更加快捷、方便[1]。再次，便于實現檔案資源共享。在數字化檔案建設過程中，主要借助掃描技術對紙質檔案內容進行上傳并壓縮，最終存儲在數據庫中。由于檔案實現了由紙質向數字化的轉變，因此在檔案共享方面具有天然優勢。相關人員只需要通過登錄數據庫，就可以將數字化檔案在不同渠道中實現分享，極大擴展了數字化檔案的傳播效率。最后，便于高效利用聲像檔案。和紙質檔案室相比，數字化檔案還可以收錄聲像檔案，從而在文字檔案外，開辟出全新的數字化檔案類型。不僅如此，隨著聲像檔案的收錄，也能提高數字化檔案室對檔案資源的利用率。

二、基于文檔一體化的數字化檔案室建設困境

1.缺乏完善的頂層設計

文檔一體化的意義在于從文件生產到歸檔過程中，企業單位間的不同部門、系統能夠形成通力合作，從而實現對歸檔過程的全過程控制，最終提高企業單位的工作效率。但是在實際現實中，企業單位在設計諸如OA辦公系統、人事、財務、檔案等多項平臺時，卻普遍采用CRM、HRM、ERP等多種管理系統，致使數據信息被隔離在各不相同的系統中。在此情況下，不僅導致企業單位在管理數據信息時缺乏統一的界面，且數據信息之間相互隔離，出現“信息孤島”現象。而且，由于多系統的存在，數據信息之間相互獨立，也為企業單位信息管理帶來阻礙，同時也由于信息管理阻礙，促使業務系統之間的數據存在不兼容現象[2]。而當這種不可兼容現象持續擴大后，會導致企業單位中的數據信息處于無法利用狀態，進而轉變為非結構性數據，而這種非結構性數據是難以被轉化為數字化檔案的。

2.資金投入不足

正所謂經濟基礎決定上層建筑，要想建設數字化檔案室，必然少不了充足資金的支持。但是，愿意花費大量資金打造數字化檔案室的企業單位卻少之又少，究其原因在于以下兩個方面。一方面，和企業單位諸如業務、人事、財務等部門不同，檔案工作的社會服務性決定其在企業單位中的作用。即數字化檔案室無法像業務、財務等部門主動展示自身作用，而需要企業單位具備對其應用的意愿。然而，絕大多數企業單位對于數字化檔案室的態度，只在于認為數字化檔案室不過是能夠保存文件的輔助工具，沒有給予其應有的主營業務地位，導致對數字化檔案室的理解越發片面，想要獲取資金建設數字化檔案室也越發困難。另一方面，由于數字化檔案室的建設是一個長期的過程，但是多數企業單位的管理者過于重視短期收益，導致其看不到數字化檔案室所能夠帶來的經濟與效能產出，認為數字化檔案室建設只會浪費資金資源，影響企業單位收益。

3.安全保障體系缺乏健全

受到數字化檔案系統設計缺陷，以及數字檔案員工安全意識不足等因素影響，現階段的數字化檔案室安全保障體系始終缺乏健全，主要表現在以下幾點。第一，當前階段，對于數字化檔案室的安全防護系統應用尚缺乏全面，諸如身份識別、等級劃分、數字水印等技術均未在落成的數字化檔案室中得到體現。第二，許多企業單位由于自身網絡信息技術欠缺，導致其在搭建數字化檔案室時容易出現安全隱患。第三，在數字化檔案室建設中，部分企業單位會選擇外包方式進行。此時，外包團隊的質量好壞將決定數字化檔案室的安全管理是否合格。如果外包團隊素質欠缺，則容易出現數字檔案泄露情況。第四，受到資金的影響，許多企業單位數字化檔案中的基礎設施存在落后、老舊等情況。同時，企業單位也沒有配備相應的更新維護人員，這些都關系數字化檔案室的安全。第五，企業單位沒有基于數字化檔案室制定安全管理制度，甚至許多企業單位依然沿用紙質檔案室的安全管理方法，致使數字化檔案建設中存在不同程度的漏洞。第六，在壓縮數字檔案時，大多數企業單位都會使用更安全的光盤刻錄方式，但是也有少數企業單位使用移動硬盤、U盤等作為數字檔案存儲載體，此方法容易造成數字檔案的丟失。

4.檔案系統與自動化辦公系統融合不足

一方面，許多企業單位在建設數字化檔案室時，還沒有徹底改變傳統的檔案管理工作系統，導致數字化檔案無法直接與文件管理系統順暢連接，從而在降低檔案數據傳輸效率的同時，削弱了企業單位的工作效能。另一方面，在文件管理系統和數字化檔案室建設之初，雖然企業單位強調建設過程中的文檔一體化，但是在實際建設后卻發現未能形成一體化。例如，檔案管理員工沒有將檔案信息系統接入數字檔案產生源頭中，導致檔案信息系統的設計距離文檔一體化存在較大差距[3]。除此之外，企業單位的相關部門將檔案信息系統與辦公管理系統合二為一，設計出一種數字化辦公管理系統。這種設計的初衷非常好，但是在設計時卻過于強調對于文件的管理，忽略了對文件歸檔后以及數字化的深入考量，導致相關文件在數字化過程中功能較少，無法形成數字化檔案。

5.數字化檔案室管理人才匱乏

與傳統的紙質檔案室管理人才不同，數字化檔案室管理人才不僅需要具備紙質檔案室管理人才的特質，同時還要掌握熟練互聯網技術的使用能力。而在許多企業單位中中，其從事檔案管理工作的人員主要以退休人員或只了解檔案管理工作的人員為主，能夠熟練使用互聯網技術的人員少之又少。由此可見，企業單位并未依據數字化檔案室的特點培養專業性人才，從而造成數字化檔案室管理不到位的情況時有出現。

三、基于文檔一體化的數字化檔案室建設路徑

1.明確頂層設計權限設置

在文檔一體化背景下，為了確保企業單位間的數據信息得到順利流通，并形成穩定的結構性數據，需要對其頂層設計權限進行設置。在企業單位中，需要對OA辦公系統、人事、財務、檔案等多項平臺形成責任劃分制度，并按照具體的數字化檔案管理規范，設置相應的管理權限以及具體管理責任人。除此之外，由各平臺的數字化檔案管理責任人對電子檔案進行分類、整理，并將其統一輸入到數字化檔案系統中。在輸入過程中，其文件資料需要經過管理部門的集中審查。唯有審查通過的文件資料，才能進入數字化檔案室中，并交由檔案室工作人員對數字檔案統一歸檔，以便保持數字檔案的完整性、成套性。

2.爭取足夠的資金支持

首先，在建設數字化檔案室之前，需要讓企業單位管理者意識建設數字化檔案室、數字化檔案信息化管理的重要性。唯有其在心理上充分認知數字化檔案室建設能夠為企業單位帶來工作效率上的提升，才能將數字化檔案室建設落到實處，由企業單位撥出足夠經費，支持數字化檔案室的建設工作。除此之外，對于資金不足卻想要建設數字化檔案室的企業單位，檔案室工作人員可以爭取地方政府的電子政務計劃、檔案數字化建設等專項資金。通過從多渠道匯集資金支持，為數字化檔案室建設工作添磚加瓦。其次，當數字化檔案建設獲取充足的資金后，需要對資金的使用進行合理規劃。在軟硬件配置上，不要盲目使用超過數字化檔案室所需求的軟硬件配置，而應該根據實際需求做到適度適量，保持與數字化檔案館的需求相一致。在檔案資源數字化上，應該有針對性地提前做好檔案的數字化資源壓縮、刻錄工作[4]。最后，在企業單位投入資金建設數字化檔案館后，需要強調檔案館的成本效益，盡可能在建設前期階段，通過節約的方式降低不必要的開支，千萬不要成為企業單位的建設負擔。而在數字化檔案館建成后，能夠用數字化檔案反哺企業單位工作，從而讓管理者看到建設數字化檔案館的高效益。

3.改善安全保障體系

數字化檔案館的建設雖然能夠使檔案傳輸更加方便、快捷，但是其中所隱藏的安全性問題，隨著檔案傳輸的使用而逐漸凸顯。為了解決這個問題，可以遵循以下幾點。首先，為工作于數字化檔案館的工作人員賦予工作權限，不同的權限會限制其操作行為，從而最大限度確保數字化檔案傳輸和使用的安全性。其次，做好數字化檔案室的互聯網安全防護工作，并制定面臨病毒以及黑客入侵時的應急預案，從而在事發時最大限度保障數字化檔案的安全。再次，當企業單位對數字化檔案館的建設選擇外包時，應該做好安全防范工作。例如，對于外包人員，應該做好資格審查工作，確保外包人員具備承擔數字化檔案館建設的綜合素養。對于建設場所，應該做到進出安檢，實時監控無死角。對于數字化設備，由企業單位統一供應，以確保設備型號一致。對于數字化內容，要從事前、事后兩方面出發，做好審查和清理工作。最后，對于數字化檔案的載體，除了日常管理外，還需要定期對其展開更新與維護，確保其中的數字化檔案信息完整性。

4.實現文檔全程一體化

企業單位要想實現文檔全程一體化，就需要在設計、形成、維護三個環節做好全程管理工作。一方面，企業單位要將檔案管理系統和辦公文件管理系統深入融合，為文檔一體化創造條件。另外，為了保證文件傳輸過程不被人為篡改，可以在設計之初就在前端中加入控制功能，方便檔案管理人員進行干預。另一方面，地方政府應該給予企業單位足夠支持，委托相關企業統一制作適合文件管理和數字化檔案的管理系統[5]。此舉在優化企業單位辦公環境的同時，也為數字化檔案室提供了有效的信息化管理系統。

5.加強數字化檔案室管理人才培養

數字化檔案室管理人才質量的高低，決定著數字化檔案室所能為企業單位提供的工作效率和工作質量。因此，企業單位在建設數字化檔案館時，應該將人才發展與培養放在重要地位，以培養出滿足數字化檔案室需求的專業化管理人才。首先，對于剛入職的數字化檔案工作人員，企業單位應該在其上崗前開展崗前培訓，將該崗位所需的知識與技能為其介紹清楚，并安排其在之后的工作中朝著該方向努力。其次，對于在崗員工，企業單位需要為其安排計算機、互聯網操作應用培訓。同時，在培訓一段時間后，企業單位需要通過考核的方式驗證員工掌握水平的高低，以確保其具備數字化檔案的操作能力。最后，在招聘數字化檔案管理人員時，企業單位應該重視對復合型專業人才的重視，并通過提供豐厚薪資待遇的方式留住人才，為數字化檔案室建設提供人才支持。

結語

綜上所述，企業單位要想實現文檔一體化，就需要建設數字化檔案室以提供基礎設施支撐。而在數字化檔案室建設過程中，普遍在頂層設計、資金、安全保障體系、融合水準、人才培養等方面存在不足。為了解決這些問題，可以通過明確頂層設計權限設置、爭取足夠的資金支持、改善安全保障體系、實現文檔全程一體化、加強數字化檔案室管理人才培養等方式，不斷推動企業單位數字化檔案室建設，為實現文檔一體化筑牢基礎。