基于ERP系統環境的企業內部控制研究

李豆豆 洛陽有色礦業集團有限公司

引言

隨著企業之間的競爭日益激烈，企業越來越意識到內部控制的重要性，通過完善和優化企業管理工具和方法，可以有效提高內部控制效率和質量，而ERP系統就是幫助企業做好內部控制工作的工具。ERP系統是將企業的物流、現金流和信息流進行一體化管理的信息系統，可以利用信息技術將企業所有內部資源進行整合并優化配置，促進企業內部控制的落實，確保企業的各項活動都按照計劃一步步落實，最終實現企業計劃和戰略目標。本文簡單分析了ERP系統和內部控制的概念、特點以及兩者的關系與影響，并從企業內部控制制度、ERP系統與業務融合的程度、ERP系統信息安全隱患三方面分析了目前ERP系統環境下企業內部控制存在的問題，針對這些問題提出改進對策，來促進ERP系統在企業內部控制工作中的應用。

一、企業ERP系統與內部控制的關系

（一）企業ERP系統是內部控制的工具和途徑之一

ERP系統在建設前需要對企業全部的內部控制流程進行頂層設計和優化，來確保ERP系統能夠真正幫助企業落實內部控制制度，做好各方面的工作，確保企業發展計劃和目標的實現，因此ERP系統可以成為企業內部控制的有效工具。隨著企業發展計劃和戰略目標的改變，企業內部控制制度和內容也會發生改變，ERP系統的內容和方法也要做出優化調整，滿足內部控制對高效優質信息資源的需求。

（二）企業ERP系統是內部控制的對象

ERP系統是為了優化企業內部物流、現金流和信息流的一體化管理而設計出來的，內部控制也是總管企業物流、信息流和現金流在內的各類資源的，因此ERP系統和內部控制具有相同的功能，而且內部控制包括ERP系統的建設工作，因此ERP系統是內部控制的對象。通過內部控制來完善優化ERP系統是現代企業內部控制的重要內容，因為ERP系統是由計算機、軟件和網絡構建而成的，在操作過程中難免會出現錯誤，而且ERP系統也會受到網絡病毒和網絡黑客的侵擾和破壞，會給企業造成巨大經濟損失，因此需要通過一系列內部控制措施來確保ERP系統的安全運行，降低ERP系統的操作風險和入侵風險。

（三）企業ERP系統是內部控制的體現和要素

ERP系統是根據企業的發展計劃、發展目標、組織架構、內部控制制度在內的各項管理制度來建立的信息管理系統。利用ERP系統可以對企業供應鏈、資金鏈的數據信息進行實時采集，并及時對數據信息進行分析，及時了解企業各流程各環節的工作情況，也可以及時消除各流程各環節中存在的隱患，確保企業資金流和物流正常周轉。內部控制的目的也是通過一系列的內部控制手段來做好企業生產管理的事前、事中和事后管理與控制，因此ERP系統和內部控制具有相同的功能，ERP系統的管理目標與內部控制的管理目標一致，而且ERP系統能夠幫助企業實現內部信息的高效傳遞以及各項流程的優化，所以ERP系統也是現代企業內部控制不可或缺的一部分，是現代企業內部控制自動化和信息化的重要體現。

二、企業ERP系統對內部控制的影響

（一）促進內部控制制度的完善

企業通過ERP系統可以提高內部控制效率和質量，能夠不斷優化和完善內部控制制度。在構建實施ERP系統前，企業可以將內部控制所涉及的各項內容、流程和操作都嵌入到ERP系統中，從而實現內部控制的信息化和集成化管理，這樣可以對內部控制各項工作進行動態化跟蹤管理，及時發現問題并解決問題，不斷改進完善內部控制制度。

（二）擴大內部控制范圍

利用ERP系統可以將企業的物流、現金流和信息流三大模塊打通，實現三位一體化操作，這本身就比傳統的內部控制模式具有更加廣泛的應用性，也正是因為ERP系統的三位一體化的操作，使得內部控制的內容更復雜、流程更煩瑣以及內部控制風險概率也有所增加，這是ERP系統促進內部控制范圍增加的一個側面體現。

（三）促進內部控制的智能化

ERP系統本身是基于信息技術、大數據技術和人工智能技術開發出來的信息管理系統，它具有自動收集、篩選、識別、分析和監控各項數據信息的功能，能夠實現信息流的自動化和智能化管理。ERP系統作為內部控制的一部分，也極大地帶動了內部控制的信息化和智能化的進程，使得企業內部控制更加智能化。

（四）促進內部控制模式的成熟

傳統的內部控制模式是人工手動模式，內部控制的信息收集整理和數據分析都是需要人工操作，而且內部控制數據信息的載體多是紙媒，不容易保存，需要占用大量空間，也不容易傳遞，需要人工傳遞，使得內部控制工作需要消耗大量人工成本和空間成本。而利用ERP系統則可以將內部控制模式從人工手動模式轉變為人工智能模式，利用大數據技術和人工智能技術自動收集整理和分析各類數據信息，而且這些數據信息都以網絡傳播，并以計算機硬盤的形式存儲下來，無須耗費大量人力、物力、財力，提高了信息傳遞效率，節約了內部控制成本，使得內部控制模式更加成熟完善。

三、企業ERP系統環境下的內部控制存在的問題

（一）企業內部控制制度不完善

目前很多企業在構建和應用ERP系統時，尚未形成完善的內部控制制度，內部控制內容大多是財務工作，即只注重資金流的管理，忽略了物流和信息流的管理，導致ERP系統的應用并沒有實現三位一體化效果，物流和信息流的建設沒有跟上資金流的建設，導致物流部門和信息部門的工作掣肘財務部門的工作，尤其是ERP系統中的各類數據信息難以做到及時共享，各部門產生的各類信息也難以及時上傳到ERP系統中，導致ERP系統中的信息不全面，存在較重的滯后性，容易導致內部控制混亂，影響企業最終的戰略決策和企業計劃的制定。

（二）ERP系統與業務融合程度不夠

很多企業在構建ERP系統前沒有對企業各個業務流程進行系統化的評估和分析，沒有弄清業務流程融入ERP系統的思路與方案，使得業務數據信息在錄入ERP系統中時難以高效錄入，很多業務數據信息與ERP系統中的業務流程不匹配。ERP系統在實施過程中也會存在業務流程與系統沖突的問題，業務流程邏輯與ERP系統中的操作邏輯不符，業務中的各項數據信息無法與ERP系統兼容，更無法在ERP系統中實現高效的傳輸、存儲和分析，難以實現物流、資金流和信息流三位一體化管理，這樣企業領導就無法及時全面準確地獲得業務數據信息，也就難以在制定企業計劃和發展戰略時得到有力的數據信息支持，影響企業計劃和發展戰略制定的質量和效率。

（三）ERP系統信息安全存在隱患

ERP系統中包含了企業的各類重要信息，例如企業組織架構、崗位人員信息、研發成果、產品信息、財稅數據信息和客戶信息等，如果信息泄露則會給企業造成不可估量的損失。因為ERP系統連接互聯網，就會遭受互聯網的病毒和惡意程序的攻擊，導致企業ERP系統中的重要數據信息泄漏或丟失，還有一些網絡黑客可以直接入侵企業銀行賬戶，盜取企業資金，嚴重影響企業資金安全和信息安全，給企業造成不可估量的經濟損失。而且網絡犯罪不容易留下犯罪證據，難以對此類犯罪進行高效的預防和偵破，這也增加了企業安全管理風險。很多企業內部控制制定不完善導致ERP系統的信息安全風險源自于企業內部，例如財務管理人員的不當操作或無良財務管理人員的不法操作等，都會使ERP系統面臨信息安全風險。

（四）內部控制管理績效考核機制不完善

ERP系統在企業內部控制的應用過程中會涉及ERP系統某個模塊的操作人員管理，ERP系統管理人員屬于內部控制人員范疇，但是很多企業沒有對ERP系統操作人員進行績效考核，疏于對ERP系統操作人員的管理，導致ERP系統各模塊各流程的權責不明，出現問題難以找到相關責任人。而且對ERP系統操作人員在內的內部控制人員的考核范圍、考核依據、考核標準等內容都不夠明確和統一，難以做到對ERP系統操作人員進行科學高效的績效考核。而且企業對ERP系統操作人員的績效考核結果利用率較低，沒有通過對ERP系統操作人員和內部控制人員的績效考核來發現問題并解決問題，難以不斷完善和優化內部控制制度和ERP系統。

四、企業ERP系統環境下的內部控制改進對策

（一）完善基于ERP系統的內部控制制度

首先，建立ERP系統崗位制度。ERP系統可以根據各部門各崗位分為財務會計、人力資源、供應鏈管理和產品制造等諸多模塊，并由各部門負責人來負責各模塊的管理工作，這樣才能明確各崗位職責，利用ERP系統來做好各部門各崗位的內部控制工作。

其次，建立ERP系統操作制度。ERP系統在操作過程中要注意各模塊的責任人與注意事項，選擇好各模塊的負責人之后分配工作任務與權責，然后各模塊責任人在規定范圍內做好本職工作，不得越權干預其他部門和其他模塊的工作。而且ERP系統操作人員要遵守保密協議，不得向外人透露ERP系統中的各類數據信息。

最后，建立ERP系統信息反饋制度。為了確保企業運營過程中存在的問題及時被發現并解決，需要建立ERP系統信息反饋制度，利用ERP系統的信息智能篩選和信息分析功能，可以高效分析出企業運營過程中存在的財務管理、供應鏈管理和人力資源管理等方面存在的問題，ERP系統操作人員要通過系統反映的數據信息來及時了解企業內部控制存在的問題，并聯系相應部門的人員解決問題，充分利用ERP系統反饋的風險信息。

（二）加強ERP系統與業務的融合

要想實現ERP系統與業務流程的真正融合，需要做好以下工作。首先，在ERP系統啟動前要明確與企業各項業務融合的目標與效果。這需要企業選擇合適的ERP系統供應商或者設計者，確保ERP系統的各模塊與企業各業務能夠完美融合，確保ERP系統中的數據信息能夠及時共享到各業務活動的開展中去，確保業務流程所需的各項信息都能在ERP系統中找到，也確保企業各業務都能夠通過ERP系統進行協調和聯系。其次，建立ERP業務監督小組，由該小組來負責ERP系統與各業務之間的監督協調工作，促進企業各業務與ERP系統的全面融合。要加強ERP系統中的業務數據信息的利用，提高ERP系統中數據信息的利用率。

（三）加強ERP系統的信息安全保護

ERP系統因為與互聯網連接，就必然會受到互聯網中惡意程序和病毒的騷擾和侵犯，為了確保企業ERP系統安全，降低企業安全管理風險，就要加強ERP系統的網絡安全工作。最常用的ERP系統保護方法是利用防火墻技術做好信息安保工作。防火墻技術是在內部網絡與外部網絡之間采用信息安全處理技術來將沒有訪問權限的數據信息排除在外，防止外部網絡中的病毒和黑客入侵內部網絡，竊取和篡改內網數據信息，從而達到保護企業數據信息安全的目的。防火墻技術的缺點在于定期對防火墻進行更新和升級，因為網絡病毒不斷升級換代，防火墻具有針對性，難以預防新型網絡病毒，因此企業要通過內部控制來做好防火墻技術的更新換代工作，建立完善的ERP系統信息保護機制，設置專業的網絡安全人員來定期做好ERP系統維護和信息保護工作。

（四）完善內部控制績效考核制度

要將ERP系統的各項操作以及內部控制工作的落實納入績效考核中。首先，要對ERP系統的操作人員進行績效考核，將ERP系統按照部門分為各模塊，各模塊由各部門負責人負責，各模塊具體細節內容則由負責人分配，將各崗位人員在ERP系統中的職責以工作匯報的形式提交到人力資源管理部門，人力資源管理部門對各崗位人員進行績效考核。其次，制定完善的績效考核流程和標準。企業要想真正將ERP系統應用到內部控制中去，就要制定與ERP系統相適應的績效考核標準體系，確保內部控制人員和ERP系統操作人員的績效考核更加科學合理，能夠激發企業員工的工作熱情，并做到賞罰分明，只有這樣才能落實好企業的內部控制工作。

結語

信息時代ERP系統對于企業內部控制工作的落實具有巨大的輔助作用，而且ERP系統與內部控制本身就是互相促進和互相包容的，ERP系統的建設是企業內部控制的一部分，同時ERP系統能夠助力內部控制，提高內部控制效率和質量，擴大內部控制范圍，完善內部控制環境和制度。企業應該利用ERP系統的物流、信息流和資金流三位一體化管理模式來提高業務管理效率，同時也要注意ERP系統的信息安全管理，利用完善的績效考核制度來激發內部控制人員和ERP系統操作人員的工作熱情，確?；贓RP系統的內部控制的落實。