醫院綜合檔案信息安全管理及發展對策研究

文/劉沛坤 郭杰青 王曉芬

引言

近幾年，隨著信息技術的發展，各行各業都開始進行數字化改革，醫院綜合檔案信息承載著醫院各類信息的存儲，對醫院后續發展有重要參考價值，其也屬于一種個人隱私信息，但隨著醫院檔案信息數量的增加，其管理難度也越來越高，[1]盡管部分醫院開始使用信息化技術進行數字化管理，但因其使用技術較落后，使用人員素質良莠不齊，目前醫院綜合檔案信息管理仍然存在某些嚴重的信息安全問題。[2]

研究表明，為了滿足醫院發展需求，各個醫院建立的檔案種類越來越多，包括病歷檔案、文書檔案、財務檔案以及設備檔案等，[3]這些檔案涉及的范圍越來越廣，管理起來越來越困難，除此之外，目前各個醫院檔案的載體不一致，檔案原件查看的方式也存在差異，[4]極容易在管理的過程中產生安全問題，造成檔案信息丟失，除此之外，由于檔案在保險、訴訟等方面具有重要作用，社會對醫院檔案的需求也逐漸增加，[5]難以保證檔案內部信息安全，因此本文結合目前醫院檔案信息管理現狀，闡述了推動其后續發展的管理對策。

一、醫院綜合檔案信息安全管理原則及安全影響因素

醫院綜合檔案信息管理是保證各個綜合醫院診療的重要基礎，研究表明，目前各大綜合醫院普遍使用基礎信息管理系統對現有的醫院檔案信息進行安全管理，最常見的幾種管理組成部分如下圖1所示。

圖1 醫院綜合檔案信息管理組成部分

由圖1可知，文書檔案、科研檔案、設備檔案、財會檔案等均為醫院進行檔案管理的重要部分，為了進一步分析醫院檔案信息安全管理原則，以中山市10家醫院為例，[6]選取其2022年3月10天中被竊取的各項檔案信息條數，如下表1所示。

表1 竊取信息數量

由表1可知，連續10天內每種類型的檔案竊取條數均高于100條，這也證明醫院檔案信息的竊取難度較低，安全性較差，基于此本文深入分析了醫院檔案信息安全管理原則，如下：

第一，真實完整性原則，即醫院的信息檔案數量、內容、類型等信息必須是真實、完整的，尚未經過篡改。事實上，[7]常規的醫院檔案信息管理都在醫院的管理檔案室進行，雖然目前已經使用數字化技術進行了信息化管理，但由于檔案經手的部門較多，傳遞關系較復雜，很多檔案的真實性無法被保證。

第二，全過程管理原則，為了保證醫院檔案信息的權威性，在醫院檔案信息管理時必須要遵循全過程管理原則，即在每一個管理階段都需要保證醫院檔案信息的有效性，受醫院檔案信息來源影響，目前大多數醫院都存在檔案管理人員不足問題，管理效果普遍較差。

第三是前端控制原則，[8]根據醫院檔案信息的綜合生命周期，可以制定一個管理的完整過程，使用該管理過程可以有效地進行前端控制，科學整合，降低重復管理頻率，提高醫院檔案信息管理的安全性。

根據上述的醫院檔案信息管理原則，可以判斷影響醫院檔案信息安全的主要因素，如下圖2所示。

圖2 影響醫院綜合檔案信息安全因素

由圖2可知，影響醫院綜合檔案信息管理安全的主要因素有三種，即環境安全因素、網絡安全因素、人為因素，首先分析外界環境因素，受紙質檔案材料的影響，其很容易受到火災、蟲害、潮濕，從而導致內容失真，而電子檔案也需要使用一定的載體進行儲存，一旦儲存載體受到磁場等干擾會導致載體損壞，儲存的信息也無法恢復，從而影響醫院檔案信息管理的安全性。[9]

來自網絡的安全因素較復雜，主要是由互聯網的開放性導致的，除此之外，在進行醫院綜合檔案信息管理的過程中需要始終與外界網絡相連，一旦黑客等惡意攻擊軟件乘虛而入會篡改、盜取檔案信息，影響檔案信息安全。人為因素主要由檔案信息管理者產生，研究表明，目前大多數醫院的檔案管理人員綜合素質低下，且未按照基礎安全管理原則進行管理，這也會導致管理效果大打折扣，無法保證醫院檔案信息的安全性。

二、醫院綜合檔案信息安全管理現狀

為了深入研究醫院綜合檔案信息安全管理現狀，本文選取中山市10家不同規模的醫院進行分析，通過分析中山市醫院信息安全管理現狀，依據醫院綜合檔案信息安全管理內容設計指標，得到中山市醫院安全管理指標得分如表2所示。

表2 2018~2020 年中山市醫院安全管理指標得分

通過統計上述指標，記錄了10家不同規模醫院的檔案信息安全管理指標綜合得分，得到結果如表3所示。

表3 安全管理指標綜合得分

由表2，3可知，選取的10家醫院的檔案信息安全管理指標均低于標準值1.0，證明不同規模的醫院普遍存在檔案信息安全管理問題，結合各個醫院的管理現狀，本文歸納了幾個重點管理問題，如下：

第一，缺乏檔案安全管理意識，目前大多數醫院在管理過程中都較敷衍，僅完成基礎管理任務即可，未對安全管理經驗和管理問題進行深入研究，因此，各個醫院的檔案信息安全管理水平普遍偏低，不利于后續醫院其他工作的有序運行。

第二，醫療質量要求高。公立中醫院屬于公益性質的醫療機構，承擔著治病救人的社會責任，是國家衛生事業的基礎。從過去的“以藥養醫”模式下催生出過度治療和過度檢查亂象到現在新醫改取消“藥品加成”，醫療體制改革進入新階段。三級公立醫院致力于提升醫療質量，攻克疑難雜癥，新的績效考核要求應該體現這一目的要求。以提高服務質量和水平為目標，可以將績效考核作為手段，提升中醫服務在收入中的比例，提升患者滿意度，提高中醫臨床技能，提高醫療水平，為群眾提供更優質的醫療服務。

第三，由于我國醫院綜合檔案信息安全管理起步較晚，因此尚未形成完善健全的管理體系，也自然缺乏相關的管理制度，因此在實際檔案管理過程中，無法對管理人員進行合理的績效考核，相關工作人員的工作主動性受限，自然出現了許多安全管理紕漏，造成某些嚴重的安全管理問題。

第四，我國檔案管理的規范性較差，雖然各個醫院在檔案管理時使用了標準的信息化技術，但由于我國的信息化管理技術未形成規范的建設標準，因此在檔案信息管理過程中存在嚴重的資源共享問題，除此之外，由于檔案管理過程較復雜，數據來源較廣，因此很多管理質量較差的醫院無法進行科學化管理，也會帶來某些嚴重的檔案資源分配管理問題。

第五，管理設施配置不合理，研究表明，我國大部分醫院在進行醫院檔案信息管理的過程中，使用的網絡平臺均存在不同程度的漏洞，不滿足目前醫院檔案信息化管理現狀，也自然無法有效地進行數字化建設，對醫院檔案信息的安全管理十分不利。

第六，數字化檔案管理難度較高，在大數據時代，部分醫院選擇使用電子檔案來替代傳統的紙質檔案，但電子檔案對管理技術的要求較高，一旦相關人員缺乏管理知識技能很難進行有效管理。

三、醫院綜合檔案信息安全管理發展對策

1.實行分級考核

一是考核體系四維度：工作質量、工作效率、費用控制和患者滿意。二是考核對象分類別，即分院領導、行政后勤科室、臨床科室和護理單元；臨床系列著重工作量、工作質量和工作效率考核；行政后勤科室除注重崗位工作量和效率外，成本控制考核是重點，既體現工作效率也體現費用控制。

2.重視數據備份

很多重要的醫院綜合檔案信息受儲存載體的影響出現了損傷或破壞，帶來了嚴重的安全問題，因此在后續醫院檔案信息管理時需要及時進行備份，價值較高的檔案信息需要進行重復備份，保證檔案的完整性，除此之外，各個醫院還需要結合檔案信息管理需求，設置具有驗證功能的防火墻，從根本上避免檔案管理信息泄露，提高檔案信息安全管理的有效性，相關管理人員必須經過用戶身份驗證才可登入，解除管理權限限制。在管理前期醫院的檔案安全管理中心必須實時識別訪問者身份，確定其達到訪問標準才可進行訪問。

3.推動軟硬件設施建設

目前各個醫院在檔案信息管理時使用的管理硬件配置仍存在一定的問題，為了提高醫院檔案信息管理的安全性，醫院需要結合內部硬件利用狀況重新進行資源配置，保證安全管理設備的管理狀態，為了避免出現管理問題在管理之前還需要進行病毒查殺，始終保證管理軟硬件安全，一旦安全管理系統受到攻擊可以立即進行防御，降低信息丟失總量。

4.提高管理人員綜合素質

為了提高醫院綜合信息檔案的安全管理水平，需要提升相關管理人員的綜合素質，可以定期進行計算機培訓，傳授安全管理意識，還可以建設有效的檔案信息安全管理考核體系，提高管理人員的工作積極性，此外，醫院還可以聘請相關的管理專家進行指導，最大程度上提高管理人員的綜合素質，保證醫院檔案信息的安全性。

結語

綜上所述，數字化技術的產生給各行各業帶來了便利，醫院綜合檔案建設也逐漸向自動化發展，但由于醫院檔案信息的來源較廣，功能豐富，數據總量高，其在管理時很難保證管理的安全性，容易出現檔案信息丟失、泄露等嚴重的管理問題，因此本文結合目前醫院檔案信息管理現狀及管理原則，從完善管理制度、重視數據備份、推動軟硬件設施建設、提高管理人員綜合素質幾個方面闡述了醫院檔案信息安全管理的發展對策，為推動后續醫院檔案管理的信息化、數字化建設作出了一定的貢獻。