高校圖書館校外讀者檔案管理研究
——以中國石油大學(華東)為例

周紅霞，王榮宗，隋晶晶，岳 琦，袁麗春，陶正梁

(中國石油大學(華東) 圖書館，山東 青島 266580)

0 引言

高校圖書館是學校的文獻信息資源中心，是為人才培養和科學研究服務的學術性機構，是校園文化和社會文化建設的重要基地。《普通高等學校圖書館規程》(2015)第六章第三十七條規定：圖書館應在保證校內服務和正常工作秩序的前提下，發揮資源和專業服務的優勢，開展面向社會用戶的服務。由此可見，高校圖書館還承擔著部分社會職能[1]。因此，開展校外讀者服務，不僅有利于高校圖書館自身的發展，提高館藏圖書資源的利用率，還能更好地發揮文化陣地的作用，促進社會的和諧發展。

中國石油大學(華東)圖書館(以下簡稱“該館”)一直秉承著“服務育人”的理念，致力于為讀者提供更加全面的資源保障。筆者在圖書館的咨詢處工作了11年，參與校外讀者辦理圖書卡管理辦法的研究、制定，熟悉工作流程，現結合自身的工作經驗對該館校外讀者檔案管理進行研究。

1 校外讀者概況

為加強對外服務管理，充分發揮圖書館的文化輻射功能，2016年7月該館修訂了《校外人員辦理圖書借閱卡管理辦法》。辦法指出：凡是黃島區內黨政機關、事業單位、科研院所、駐區校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復印件，同校內擔保人一同前往咨詢處填寫《校外人員辦理圖書卡申請表》，并簽訂一式兩份的《校外讀者圖書卡使用協議書》即可辦理圖書借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書2冊，借期60天，可續借1次，預約圖書1冊。憑借閱卡通過圖書館入口門禁后，可在各書庫、閱覽室免費查閱資源。

利用匯文新一代讀者數據導出功能，選擇讀者類型為校外讀者，導出字段選擇證件號、姓名、性別、身份證號、單位等，得出該館2012—2021年辦理的校外讀者借書卡人數為2 187人，其中2012年105人，2013年331人，2014年126人，2015年370人，2016年173人，2017年418人，2018年273人，2019年176人，2020年94人，2021年121人(見圖1)。教育發展中心辦理的校外讀者借書卡最多，達到了610人，占所有校外讀者總人數的27.89%；其次是學校的合作單位中電41所，辦理借書卡的人數為404人，占所有校外讀者總數的18.47%。

圖1 2012—2021年校外讀者人數分布

2 校外讀者紙質檔案管理的現狀

校外讀者紙質檔案是指校外讀者在辦理借書卡的過程中所提交的紙質材料，這些材料包括單位的介紹信、本人的身份證正反面的復印件、校外人員辦理圖書卡的申請表和一式兩份的校外讀者圖書卡使用協議書。在辦理校外讀者借書卡的過程中，校內擔保人員，也就是校內正式職工必須陪同被擔保人一同前往圖書館總咨詢臺辦理。辦理的過程中不收取任何的服務費，只有一卡通中心在制卡時會收取15元的工本費。

申請表中包含重要的個人信息，如申請人的姓名、性別、職務、單位、身份證號、聯系電話、郵箱、人員類別等內容，還包含擔保人的工號、姓名、單位、聯系電話等相關信息及申請人、擔保人應該注意的幾點事項。

校外讀者圖書卡使用協議書，是校外讀者(即申請人)、擔保人與圖書館在平等、自愿、公平、誠實、信用的基礎上達成的協議，主要包括校外讀者本人的權利和義務、擔保人的權利和義務以及圖書館的權利和義務，須雙方當事人簽字、蓋章后生效。校外讀者與圖書館工作人員各執一份，此協議具有同等法律效力，雙方應妥善保管本協議。

協議書上會備注校外讀者的姓名、證件號(即讀者的借書卡號)和身份證號等基本信息，校外讀者持手中的協議書前往一卡通中心，即可辦理借書卡。借書卡辦理的同時，工作人員會在匯文新一代系統中進行證件注冊，完善該讀者的詳細信息，綁定擔保人的證件信息，建立限制擔保。

校外讀者的紙質檔案按照辦理的年份整理歸檔，并嚴格按照證件號進行排序，單位介紹信、讀者本人的身份證正反面復印件、申請表、協議書缺一不可。為保證安全性以及保護當事人的個人隱私，校外讀者的紙質檔案由咨詢處的工作人員單獨保管，未經領導審批和非工作用途，一律不予查閱和調取，確需查閱和調取的，應詳細登記查閱人和調取人的信息，做好備案。

3 校外讀者電子檔案管理的現狀

校外讀者電子檔案主要是通過匯文新一代的證件注冊業務對讀者的信息進行注冊和完善。為了便于管理和加強擔保人主體監督機制，在對校外讀者進行證件注冊時，除了必要的字段，如證件號、姓名、讀者類型、讀者狀態、讀者失效時間、證件狀態、條碼激活時間、條碼失效時間等內容，還需要用到限制擔保功能(見圖2)。

圖2 匯文新一代流通業務功能

限制擔保功能可以通過“擔保”和“被擔保”兩種方式實現。

(1)擔保。在讀者服務的流通業務模塊，輸入提供擔保的校內職工的借書證號，敲擊“回車鍵”，調出職工個人信息，點擊“限制擔保”中的“新增”選項，選擇“限制擔保類型”為“擔保”，目標證件號為當前被擔保的校外讀者借書證號，點擊“確定”即可生成一條擔保信息。同時，可以對擔保的“開始時間”和“結束時間”進行設置。

(2)被擔保。在讀者服務的流通業務模塊，輸入被擔保的校外讀者的借書證號，敲擊“回車鍵”，調出校外讀者個人信息，點擊“限制擔保”的“新增”選項，選擇“限制擔保類型”為“被擔保”，目標證件號為當前提供擔保的校內職工的借書證號，點擊“確定”即可生成一條擔保信息[2]。同時，可以對被擔保的“開始時間”和“結束時間”進行設置。

為了加強對校外讀者的管理，工作人員對校外讀者信息進行注冊時要盡量翔實，除了必要的字段、限制擔保，應該詳細填寫讀者的單位、身份證號、職業等必要信息，以方便日后的管理和數據統計[3]。

4 校外讀者檔案管理中發現的問題

4.1 校外讀者數據更新不及時

由于校外讀者在辦理完借書卡之后，紙質檔案和電子檔案中登記的都是讀者當時的身份信息，對于讀者之后是否變換了工作單位、聯系電話、職務、常用郵箱等信息沒有做到及時跟蹤和校正，導致數據陳舊，讀者的數據信息更新不及時。

4.2 借書卡上圖書超期未還的情況較多

匯文新一代系統中有超期提醒和超期催還功能，校外讀者所借的圖書在到期前一周和到期后一周，系統都會通過讀者綁定的郵箱提醒讀者按時歸還圖書。由于讀者大多數綁定的是QQ郵箱，使用的頻率較低，加上讀者并非本校師生，不能在校外使用校園VPN服務，導致讀者不能準確及時地查詢到借書卡上圖書的應還日期，造成了圖書超期(見圖3)。校外讀者在圖書館借閱的書籍基本都存在超期尚未歸還的情況，有的讀者所借的圖書在2017年就應該歸還，超期時間較長。

圖3 校外讀者圖書借閱信息

4.3 校外讀者參與資源建設的積極性不高

為了保障本校師生的閱讀和科研需求，校外讀者一次最多只能借閱2冊圖書，借期2個月。由于借書權限的限制，導致很多校外讀者無法一次性借到更多自己想看的圖書，滿足不了閱讀的需求，從而在一定程度上降低了校外讀者參與圖書館資源建設的積極性。根據匯文新一代系統中統計得出的數據，2016年至今，只有4位校外讀者參與了圖書薦購，累計薦購次數僅為32次(見圖4)。

圖4 校外讀者薦購排行榜

5 加強校外讀者檔案管理的對策

5.1 分析校外讀者行為，有針對性地進行信息補充

該館通過圖書館的門禁系統、匯文新一代的圖書借閱功能、RFID圖書芯片讀取等途徑，收集并整理讀者的資源利用信息和行動軌跡信息，捕捉到讀者入館的時間、在書架停留的時間和在館內活動的區域信息，推算出校外讀者經常出入圖書館的時空軌跡信息。根據得出的數據，對相應的讀者啟用刷卡門禁禁用的程序，并開放工作人員的管理權限，在校外讀者申請刷卡門禁恢復時，可以在圖書借閱系統中完善讀者的個人信息，同時告知讀者，嚴格按照協議書規定的內容保證按時歸還圖書。

5.2 定期整理校外讀者的借閱信息，培養誠信意識

校外讀者所借圖書的時長是60天，可以續借1次，續借時長等同于借書時長，兩次相加則為120天。圖書館的工作人員可以通過匯文新一代系統中的讀者導出功能，整理出校外讀者圖書超期的信息，從而有針對性地進行圖書催還，培養讀者的誠信意識。對于多次、長期未歸還圖書的失信讀者，停止其圖書卡的使用權限和入館資格，待其歸還所有圖書，給予1～3個月的考察期后，視情況恢復其入館資格和圖書卡的使用權限。對于那些經常按時歸還圖書，對圖書館的資源建設提出寶貴意見的讀者進行表揚，并適當放開借閱冊數的限制，為其他的校外讀者樹立榜樣。

5.3 加強溝通與合作，提高校外讀者參與文獻資源建設的積極性

對于以集體為單位統一辦理借書卡的校外讀者，除了要加強與代辦人員的緊密聯系，了解相關讀者的個人信息、職業變動等情況，更要加強與該單位其他部門和領導的溝通與交流。了解他們的文獻閱讀和科研需求，有針對性地提供紙質文獻資源和電子資源，如電子期刊、數據庫、電子圖書等資源，并提供相應的科技查新服務。該館擁有高校國家知識產權信息服務中心、教育部科技查新工作站、山東省科技情報研究所查新代辦站等學術機構，可以為校內外用戶提供文獻信息、知識產權和科技情報服務。針對學術科研單位，可以根據需要提供文章的查收查引服務，如：查詢文獻被Web of Science(SCIE，SSCI，CPCI-S，CPCI-SSH，A&HCI)，EI，CSSCI，CSCD等國內外權威數據庫收錄或引用情況，ESI高被引/熱點論文、專利檢索等收錄證明。可以提供科技查新服務，如：科研課題立項查新、科研成果鑒定查新、成果申報獎勵查新、申請專利查新等以及各類課題的文獻檢索、信息分析、情報調研等信息服務。

2021年，該館完成2 245人次SCI，EI，CPCI等數據庫收錄或引用論文檢索共計15 141篇，引文數共計136 678次，期刊分區、影響因子委托查詢量共計11 094份，科技查新報告113項(見圖5)。

圖5 2021年我館完成科技查新報告情況

提供科研服務的同時也是與各校外單位增強溝通與交流的機會，能夠及時發現他們在工作與科研中的資源需求，解決工作中的問題，同時激發他們參與圖書館資源建設的積極性，增強高校圖書館服務地方的文化輻射功能，樹立石油高校的良好形象。

5.4 依托校內職工，督促校外讀者按時歸還圖書

校內職工作為校外讀者的擔保人，有配合圖書館催還和聯系被擔保人也就是校外讀者的責任與義務。當校外讀者的圖書卡有效期結束，未能及時清還圖書且又沒有辦理補卡手續或失聯，校內職工必須承擔為被擔保人(校外讀者)賠償圖書等責任。

在導入教職工數據的同時，需要詳細備注教職工的個人信息，包括教職工的姓名、單位、身份證號、辦公電話、聯系電話、校內郵箱等信息。在對讀者催還的同時，對提供擔保的校內職工采取證件停借，并備注停借的原因。這樣校內職工會及時發現自己所提供擔保的校外讀者圖書發生了逾期，從而主動聯系被擔保人，按時歸還圖書。很多校內職工提供擔保的對象一般是家人及朋友，平時聯系較為緊密，所以催還時比較便利。

5.5 發揮母校情誼，增強校友歸屬感

校友作為校外讀者辦理借書卡的一類特殊人員，體現的是母校對于已畢業學子的關懷和禮遇。繼續為畢業校友提供圖書借閱和文獻資源需求，在豐富校友的業余文化生活、滿足工作科研需求、提升自身能力和素養的同時，也是在踐行著該館的辦館理念——“成長成才成功的搖籃，學生學者學術的家園”。

2017年5月，該館作為重點協助單位，與校教育發展基金會聯合發起了“點亮一本書的生命”圖書認捐活動，迄今已經完成了500多冊圖書的校友認捐事務，加蓋了認捐紀念章并標注捐贈者詳細信息。認捐信息卡將永久隨書借閱流轉，讓校友們與在校學生跨時空“相遇”。通過認捐圖書館里的圖書，留存了校友在校時光的點滴回憶，珍藏了校友與母校間的深厚情誼，傳承了石大的文脈與精神，讓校友感受來自學校的溫情與暖意。

6 結語

中國石油大學(華東)作為青島西海岸新區的一所“雙一流”高校，在追求自身高質量發展的同時，更應該加強與周邊地方的融合發展，而作為信息文化中心的圖書館更應該首當其沖，充分發揮文化融合的優勢。校外讀者是高校圖書館寶貴的社會財富，也是連接高校與地方合作的橋梁和紐帶，在文化傳播和形象宣傳方面有著不可忽視的作用。加強校外讀者的檔案管理有利于維系高校與地方的緊密聯系，增進交流和合作，同時也為學校自身的發展注入社會力量。