企業(yè)存貨管理存在問題及解決對策研究

文/周燦

企業(yè)倉儲(chǔ)活動(dòng)中存貨管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營效益,但往往存貨管理是某些企業(yè)相當(dāng)棘手的問題，本人根據(jù)十多年企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和具備的計(jì)算機(jī)、財(cái)會(huì)、物流等學(xué)科知識，分析了存貨管理中存在的典型問題，并提出三條解決思路加以明晰、論證，希望對有類似倉儲(chǔ)過程中存在此類問題的企業(yè)有所啟發(fā)。存貨是一種有形的具有物資實(shí)體的流動(dòng)資產(chǎn)，它指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品，或者為了出售仍然處于生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品，或者將在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中消耗的材料、物資等。包括原材料、產(chǎn)成品、自制半成品、外購商品、包裝物、低值易耗品。

一、企業(yè)存貨管理之現(xiàn)狀

馬克思講：“商品儲(chǔ)備必須有一定量，才能在一定時(shí)期內(nèi)滿足需要量”。存貨有多少量呢？一般要占企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)總額的大約20%~40%。真可見庫存管理不當(dāng)不僅會(huì)造成大量資金滯留，影響資金的正常周轉(zhuǎn)，同時(shí)還會(huì)因庫存過多，造成積壓，貶值，增加市場風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來很大的麻煩。儲(chǔ)存存貨是為了滿足客戶、運(yùn)輸資源的平衡的需要，更主要是為了滿足生產(chǎn)資源平衡需要。如果庫存過少則會(huì)影響生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。比如某種產(chǎn)品開始生產(chǎn)，中途發(fā)現(xiàn)缺了部分原材料就可能不得不停工；產(chǎn)成品方面，客戶要貨沒有庫存就可能失去市場機(jī)會(huì)。存貨管理就是對企業(yè)的存貨進(jìn)行實(shí)物和信息系統(tǒng)性的綜合管理，并在兩者管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和決策，提高生產(chǎn)運(yùn)營管理水平，達(dá)到存貨管理的最終目的提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。從上可見必須要對存貨進(jìn)行有效管理，有效的存貨管理可以幫助企業(yè)管理人員對庫存商品進(jìn)行詳盡、全面的控制和管理，幫助會(huì)計(jì)對庫存商品進(jìn)行有效核算。真實(shí)客觀的各種庫存報(bào)表和庫存分析可以為企業(yè)的決策提供依據(jù)，從而提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存、降低成本，減少資金占用，避免物品積壓或短缺，同時(shí)還能保證企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)順利進(jìn)行。存貨管理核心問題就是既滿足企業(yè)對庫存的需要，又保持合理的庫存水平。但由于種種原因，有部分企業(yè)存貨管理不很理想，存在一些問題。

二、企業(yè)存貨管理中存在問題及原因分析

（一）沒有統(tǒng)一的整合理念。企業(yè)存貨從采購在途物資，入材料庫，到生產(chǎn)車間，成品入庫，根據(jù)銷售訂單送到用戶手中為止是一個(gè)很長的流程。流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)（即部門）都應(yīng)該有庫存管理統(tǒng)一的目標(biāo)。實(shí)際上每個(gè)部門都是各自獨(dú)立的單元，都有各自獨(dú)立的目標(biāo)和使命。有些目標(biāo)是與庫存整體管理目標(biāo)不相干，甚至相沖突的，比如高效的庫存管理應(yīng)該是力圖保持最低的庫存以減少資金占用，節(jié)約成本。可是采購部門為了獲得更低的采購價(jià)格，想大批量采購以獲得數(shù)量折扣，這樣難免增加庫存。銷售部門也希望有高的產(chǎn)品庫存及備件庫存，避免發(fā)生缺貨現(xiàn)象，以提高顧客滿意度。自然這些部門是沒有統(tǒng)一的庫存管理目標(biāo)的。這種各自為政的現(xiàn)象必然導(dǎo)致庫存管理效率的低下。（二）不能合理組織存貨清查，存在較多賬實(shí)不符情況。存貨管理機(jī)制不健全或形同虛設(shè)，管理工作無法做到位，很重要的存貨清查工作沒有按期進(jìn)行，自然會(huì)造成賬實(shí)不符情況。企業(yè)對所有有形的資產(chǎn)管理，沒有健全的管理流程遵循，沒有專人負(fù)責(zé)，失去了監(jiān)督，就沒有人會(huì)定期不定期地進(jìn)行全面或局部的存貨清查，沒人分析賬實(shí)不符原因，并加以責(zé)任追究和工作改進(jìn)。沒有有效執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，倉庫管理員就缺乏行為指導(dǎo)，沒有掌握科學(xué)的庫存管理方法，這樣給存貨的不翼而飛造成了隱患。還會(huì)出現(xiàn)一些貨物倉庫明明有，但賬上卻無反應(yīng)，造成重復(fù)采購，物資積壓。沒有規(guī)矩不成方圓，沒有健全實(shí)用的可以嚴(yán)格參照執(zhí)行的相關(guān)規(guī)章制度，或者是管理流程，就不能確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全及數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確。（三）庫存控制簡單，庫存信息處理不實(shí)時(shí)。當(dāng)需要庫存信息時(shí)，常常得到的是延遲的，不準(zhǔn)確的信息，這使得生產(chǎn)實(shí)施也遇到困難，企業(yè)正常經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)得不到維系。

二、企業(yè)存貨管理中存在問題的解決思路

（一）設(shè)置獨(dú)立存貨管理部門，明確崗位責(zé)任制。成立獨(dú)立的存貨管理部，由該部門協(xié)調(diào)各方活動(dòng)，必能整合好各種資源，達(dá)到縮短訂貨、運(yùn)輸、支付的時(shí)間周期，加速庫存周轉(zhuǎn)，降低成本。同時(shí)消除缺貨事件發(fā)生，使整個(gè)企業(yè)存貨物流協(xié)調(diào)、高速運(yùn)轉(zhuǎn)。設(shè)置資產(chǎn)部或物流部，設(shè)物流經(jīng)理一名，賬務(wù)主管兼內(nèi)勤一名，規(guī)模較大企業(yè)可專設(shè)內(nèi)勤一名。下屬倉庫，配倉庫管理員和賬務(wù)各一名。物流經(jīng)理要求具備物流專業(yè)知識，一定財(cái)務(wù)專業(yè)知識和管理能力，熟練使用計(jì)算機(jī)，熟悉存貨管理信息系統(tǒng)或會(huì)計(jì)電算化，受過高等教育，有很強(qiáng)的責(zé)任心，熟悉企業(yè)產(chǎn)品優(yōu)先。此人可從企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員中挑選一名合適的人選，或從采購部門挑選一名適合人員。另外，該部所用賬務(wù)主管要求有一定財(cái)務(wù)知識，熟悉企業(yè)物資，做事細(xì)心，有耐心，有計(jì)算機(jī)使用基礎(chǔ)。賬務(wù)主管可從企業(yè)資深的倉庫管理員中選用。賬務(wù)主管協(xié)助部門經(jīng)理工作，負(fù)責(zé)各大倉庫原始單據(jù)的收集及處理，每天更新倉庫存貨的收發(fā)存數(shù)據(jù)，并保證賬實(shí)相符。每天進(jìn)行抽查性質(zhì)的賬賬（倉庫賬務(wù)的實(shí)物賬本）核對，月末進(jìn)行較全面的核對，無誤后結(jié)賬，結(jié)賬后的數(shù)據(jù)不再更改，最后出具相關(guān)報(bào)表。部門經(jīng)理對整個(gè)部門負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)組成一支盡職盡責(zé)的資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)。制定部門各崗位責(zé)任制。培訓(xùn)考核下屬人員，規(guī)范運(yùn)作部門業(yè)務(wù)，為采購、銷售、生產(chǎn)等部門提供優(yōu)質(zhì)的存貨服務(wù)。為財(cái)務(wù)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)出具相應(yīng)的存貨數(shù)據(jù)報(bào)表，并根據(jù)歷史月份資料、上月歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，出具分析報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問題。本部門的問題馬上解決，涉及其他部門的事情協(xié)調(diào)解決。重大問題及時(shí)向上匯報(bào)尋求上級支持解決。總之，部門經(jīng)理要努力提升團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，提高團(tuán)隊(duì)工作效益，為提高企業(yè)整體經(jīng)營管理水平而努力。例如，常州某廠有五金庫，原材料庫，沖壓庫，流轉(zhuǎn)庫，磨工庫，滾針庫，半成品庫和產(chǎn)成品庫等八個(gè)倉庫。原來這些倉庫五金庫獨(dú)立，原材料庫屬財(cái)務(wù)部管理，產(chǎn)成品庫由銷售部管理，其它分屬各個(gè)車間管理，協(xié)調(diào)非常困難，后這些倉庫統(tǒng)一由物流部管理，效率又很大提高。（二）健全操作性強(qiáng)的存貨清查制度，組織合理的存貨清查。存貨清查一般每月至少要采用抽樣盤查法，每季或每年至少要全盤一次。每年年末要進(jìn)行徹底的大清查。如企業(yè)要上存貨管理信息系統(tǒng)，那么在上之前，務(wù)必確保輸入計(jì)算機(jī)的存貨數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，無論是不是年底都要進(jìn)行徹底的存貨盤點(diǎn)，得出準(zhǔn)確的存貨結(jié)存數(shù)據(jù)。企業(yè)也要以策略觀點(diǎn)來進(jìn)行資產(chǎn)清查工作，就是年度資產(chǎn)清查工作是企業(yè)進(jìn)行一次企業(yè)經(jīng)營營運(yùn)體系的診斷工作，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在營運(yùn)上的缺失并能對癥下藥進(jìn)行必要的改善措施。企業(yè)及早建立健全的存貨清查制度，或者說是存貨清查流程，還可以收到三個(gè)好處：一是可以落實(shí)企業(yè)存貨資產(chǎn)的保全工作，減少人為的舞弊；二是可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)存貨信息系統(tǒng)運(yùn)作上種種缺失，進(jìn)行必要的改善工作，以確保存貨信息的正確性與可信度；三是會(huì)計(jì)電算化作業(yè)更正確。(三)建立存貨管理信息系統(tǒng)、妥善處理存貨清查結(jié)果等數(shù)據(jù)信息。由于企業(yè)的五金物資，原材料、在制品、半成品、產(chǎn)成品品種物資有很多，而且出入物資數(shù)據(jù)量大，計(jì)算量也很大，如手工操作，或僅用EXCEL，不但工作量大，而且容易出錯(cuò)。而存貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否，很大程度影響著采購、生產(chǎn)、銷售部門的工作。同時(shí)存貨也是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，管理好存貨也涉及企業(yè)資產(chǎn)保值和流失問題。因此企業(yè)必須建立存貨信息系統(tǒng)。一當(dāng)上系統(tǒng)，存貨數(shù)據(jù)每月結(jié)賬后不能隨意更改，數(shù)據(jù)也能真實(shí)有效長久留存。歷史資料的比較才能成為可能，并且能快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)比較與分析。上系統(tǒng)要配置相應(yīng)的軟件和硬件。軟件有相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，硬件是計(jì)算機(jī)，對于倉庫也應(yīng)用了電腦的，應(yīng)把所有資產(chǎn)部的電腦接入網(wǎng)絡(luò)，也就需要配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。存貨管理信息系統(tǒng)可以單獨(dú)購買相關(guān)WMS，也可采用金蝶K3的ERP軟件的中的存貨管理及存貨核算模塊。存貨管理信息系統(tǒng)是企業(yè)財(cái)產(chǎn)管理的核心，它將進(jìn)貨管理和銷貨管理鏈接起來，共同組成一個(gè)完整的企業(yè)購銷鏈管理系統(tǒng)。它能提供存貨庫存信息，存貨出入庫信息及以往的歷史信息，并能進(jìn)行分析、比較、發(fā)現(xiàn)問題，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)，也能簡化存貨管理人員的工作，做到事半功倍。

四、小結(jié)

綜上所述存貨管理是一個(gè)涉及企業(yè)供產(chǎn)銷諸環(huán)節(jié)的、復(fù)雜的綜合管理問題，優(yōu)秀的存貨管理模式是企業(yè)建立長期競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略武器。采用科學(xué)的庫存管理方法，這樣必將會(huì)提高企業(yè)的運(yùn)作效率，降低成本費(fèi)用，增加企業(yè)價(jià)值。