事業單位財務管理適應發票電子化研究

沈莉

摘要：當前，電子發票在我們的日常工作和生活中已屢見不鮮，并漸成主流，全電發票已在全國多地開展試點。發票電子化進程勢不可擋，直接推動了各行各業的財務信息化建設進程，更新了財務管理理念，改變了財務人員工作的方式方法。本文主要闡述了電子發票發展的背景及意義，發票電子化對事業單位財務管理的影響，以及財務信息化建設水平不高的基層事業單位在當前發票電子化改革過渡階段面臨的問題及解決建議。事業單位財務人員要緊隨財稅變革前沿，更新認知水平，促進事業單位財務數字化轉型。

關鍵詞：事業單位；財務管理；電子發票

2021年“信息技術驅動行業財務變革”高峰論壇揭曉了影響中國會計從業人員的十大信息技術的評選結果，其中電子發票名列第二。可見發票電子化改革已經成為當前會計改革的主要內容之一。事業單位在享受財政票據電子化帶來便利的同時，發票電子化也對其財務管理工作帶來了重大影響。

一、發票電子化的背景及意義

近些年由于信息科技的進步，電子商務發展迅速，網購市場規模迅速擴大。然而在這個日益蓬勃的市場形成之初，難于監管使“開發票難”成為普遍存在且最為突出的問題。不能正常開具發票，不僅會造成國家稅收的巨大流失，還使消費者的權益無法得到保障。因此，要想促使這個具有無限潛力的新興市場穩健成長，這一問題亟待解決，推行和普及電子發票也成為了解決這一問題的關鍵舉措。電子發票是由稅務局統一發放給商家，發票號碼采用全國統一編碼，采用統一防偽技術，以數據電文形式呈現的收付款憑證。2012年國家稅務總局在多地開展電子發票試點工作，以此拉開了我電子發票改革的序幕。

2013年6月27日，京東開出第一張僅可用于售后的電子發票；2014年6月27日，第一張可對公報銷并以電子化方式入賬的電子發票問世；2015年12月1日起，全國范圍內推行增值稅電子發票開票系統；2020年12月1日起在江蘇、上海、浙江等八地新辦納稅人實行專票電子化，同時寧波、石家莊和杭州三地的電子專票受票范圍擴大至全國；2021年12月1日起，在廣東省、上海市和內蒙古自治區三地部分地區開展全電發票（全領域、全環節、全要素電子化、數字化的發票）試點工作并擬于2025年全面、全方位、全環節實施。電子發票、全電發票的出現與普及，更新了我們長久以來的財稅管理理念及方法，能夠節約社會資源，降低管理成本，助力全社會構建新型財務共享模式，促進我國數字化經濟發展。

二、發票電子化對事業單位財務管理的意義

（一）提升工作效率，提高財務管理水平，促進業財融合

事業單位傳統的報銷模式是員工先墊資再收集發票，然后逐級審批簽字后再將發票及其他材料交于財務走付款、核算流程。其過程耗時、低效、體驗感不佳。而電子發票的無紙化報銷相比于傳統的方式，不再需要打印、粘貼、簽字、對大量紙質憑證裝訂歸檔等低附加值工作環節。發票的開具、交付、報銷、審批到財務付款、核算歸檔全流程可實現數字化、網絡化，這大大節約了業務人員的時間成本，提高了財務人員的工作效率，還能在提高單位財務管理水平的同時促進業務活動與財務活動的交流與融合。事業單位一般為國家設置的帶有一定公益性質，從事教育、科研、文化、衛生等活動的社會服務組織，是社會發展的重要組成部分，業財融合能夠改變事業單位原有的工作模式，提升財務精細化管理水平，從而加強成本及財務風險控制，促使財政資金使用效益最大化。

（二）加快事業單位財務信息化建設步伐，提升財務信息化建設水平

大數據、智能化、移動互聯網、云計算這些時時響于我們耳側的詞語似乎在不斷的提示我們信息化時代已經到來，各行各業的信息化建設水平已然成為能否完成數字化轉型的關鍵因素。事業單位，特別是基層事業單位的財務信息化建設水平低，財務管理工作不受重視，在一定程度上阻礙了政府會計改革發展的步伐。近來，財政預算一體化的上線，財政電子票據改革的加快推進，已然使這一現狀有所改觀。發票作為貫穿業務活動與財務活動始終的憑證，其電子化和全面數字化會改變事業單位的報銷及核算流程。電子發票、全電發票的推廣及普及將促成事業單位對于電子報銷系統、智能核算系統及電子檔案系統的剛性需求，也必將提高事業單位的財務信息化建設水平。

（三）促進事業單位財務人員向成長型、管理型、決策輔助型發展

事業單位特別是基層事業單位財務口的工作現狀是人員少、工作繁雜。會計改革與發展“十四五”規劃綱要指出，我國基層行政事業單位會計力量亟需增強，高端會計人才缺乏。全電發票擬于2025年全面、全方位、全環節實施，實現全流程數字化流轉，將進一步推進各級各類企業及行政事業單位會計核算信息化，財務管理無紙化。這無疑會將財務人員從傳統的票據審核、憑證編制、報表報送等機械性、規則性、重復性勞動中解脫出來，從而有更多的時間與精力進行多維度、深層次的數據分析和處理，更好地完成預算的編制、績效管理，成本管控等工作。事業單位管理者要改變以往的會計工作就是算賬、記賬、報賬的陳舊認識，以當前會計工作數字化轉型為契機招賢納士，并加大對現有財務人員培養力度，促其由核算型向價值管理型、決策輔助型、會計加信息技術的復合型人才轉變，這將會大幅提升本單位的財務管理水平。

三、事業單位財務管理在發票電子化改革進程中存在的問題

（一）未能及時更新報銷審批流程及制度

凡事先預方能立，不以規矩、不能成方圓，完善的制度可以使各項工作有規可循、有矩可依。電子發票的到來改變了事業單位的費用報銷模式及核算過程，原有的以紙質發票為介質的費用報銷制度及報銷流程已不能滿足實際工作需要。很多基層事業單位未能根據電子票的特點及時更新相關的報銷審批流程及制度，然而只有制度先行，才能為規范的財務流程提供保障。

（二）對電子發票的審核、查重、驗真等工作不夠重視

傳統紙質發票具有唯一性，且憑借其紙張的特殊性、票面要素固定化及具有發票專用章等特點，財務人員可憑借肉眼及經驗判斷其真偽。而現階段的電子發票處于改革的過渡階段尚未實現全面數字化，且大部分基層事業單位的財務信息系統不能直接識別并審驗電子發票，而電子發票可被重復打印、蓄意篡改，需要財務人員對電子發票查重、驗真，這體現不出電子發票的價值還增加了財務人員的工作量，所以目前這項工作并未得到充分重視，增加了各單位的財務風險。因此需要對報銷電子發票地審驗、查重等工作上仔細考量

（三）電子發票元數據存儲不當

2020年，財政部、國家檔案局出臺了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，通知規定以電子發票紙質打印件報銷入賬需同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。目前有一些單位尚未對此有充分認識，打印出紙質文件后就將電子發票原文件棄之不管或隨意存儲于電腦某一位置。這樣電子發票的元數據未能得到妥善保存，不僅違反的財務管理制度，還給日后的查閱造成困難。

（四）財務人員對電子發票的使用存在一定抵觸情緒

目前，很多事業單位還未實現報銷數據電子化管理，財務信息化建設水平與電子發票不匹配，財務人員并未體驗到電子發票帶來的便捷，反而要在電子發票的真偽驗證，是否重復報銷，以及元數據的存儲、與記賬憑證建立索引等方面花上一翻功夫。這使得部分財務人員對電子發票的使用產生了一定的抵觸情緒，從而在一定程度上影響了電子發票的被接受度。

四、事業單位財務管理在發票電子化改革進程中問題的解決建議

（一）原有的費用報銷審批制度要應時而變

作為財稅變革前沿的掌握者，財務人員肩負著對新制度、新變革進行上傳下達的使命。針對電子發票的發展進程、推廣意義，流轉、使用的相關注意事項等帶來的報銷模式及審核流程變化，財務人員要及時與有關部門協調溝通并向相關領導匯報，根據本單位的電子發票報銷審驗審批崗位權限設置，及時更新或研究制定新的適應電子發票報銷的審批流程及相應制度。

（二）對電子發票的審驗、存儲應嚴謹、專業

在當下財務信息化建設水平不高，電子發票改革尚未完成的過渡階段，以電子發票紙質打印件報銷入賬要嚴格按照相關要求，對電子發票查重、驗真后方可進行審批付款流程。

一方面，報銷業務量很少的單位，對于電子發票的查重工作可使用EXCEL表格建立電子發票報銷臺賬來完成。具體操作如下：在EXCEL文件內設立“電子發票類型”、“發票代碼”、“發票號碼”、“經濟事項”“發票金額”、“開票日期”、“報銷人”、“錄入日期”、“記賬憑證號”等關鍵記錄項目。利用EXCEL的自動顯示重復值功能，對“發票號碼”列進行如下設置：條件格式→突出顯示單元規則→重復值→設置突出顯示重復的字段。經過以上設置，當在此列輸入的新的發票號碼與已存的發票號碼重復時，將自動突出顯示重復的單元格，輔以顏色篩選功能達到查重的目的；對于電子發票進行驗證真偽工作主要有以下三種方法：第一種方法，登錄全國增值稅發票查驗平臺按要求錄入發票號碼、發票代碼、開票日期等相關字段進行查驗，或使用掃描槍對發票上的二維碼進行掃描后驗證。另外還可使用增值稅發票查驗平臺升級后的對電子發票查驗的新功能：直接導入xml、pdf、ofd格式發票文件進行查驗；第二種方法，針對PDF格式的電子發票，可使用Adobe Reader閱讀器將其打開，在發票右下角“發票專用章”位置直接用鼠標單擊或右鍵單擊選擇“驗證簽名”按鈕則會彈出“驗證簽名結果”彈窗，如果發票是正常的彈窗內容一般會顯示為：簽名有效性未知，自應用簽名以來，文檔未被修改，簽名者身份未知，因為其并非可信任證書等。出現如此提示是因為Adobe Reader是一款國外軟件，其預置的可信任證書是國外的CA機構（數字證書頒發機構）頒布發的數字證書，國內CA機構頒發的數字證書不在其可信任列表中。此時可點擊“驗證簽名結果”彈窗中的“簽名屬性”按鈕，打開“簽名屬性”彈窗，然后再選擇“添加為可信任證書”。經過此操作后再進行驗證，則會提示：簽名有效，由“******”（發票開具方）簽名，自應用本簽名以來，文檔未被修改，簽名者身份有效；第三種方法，針對票面上不顯示發票專用章的OFD格式的電子發票，可在全國增值稅發票查驗平臺上下載“增值稅電子發票版式文件閱讀器”。通過該閱讀器可打開OFD格式的電子發票文件，在“發票監制章”及發票左下角銷售方位置右鍵單擊對稅務數字證書簽名及銷售方電子簽名進行驗證。正常的發票會提示：該簽章有效！受該簽章保護的文檔內容未被修改，該簽章之后的內容無變更。

另一方面，電子發票報銷業務量較多，手工錄入不能滿足要求的單位，可使用“金甲發票管家”、“發票查重工具”、“米印盒子”等軟件小程序來協助對電子發票的報銷進行統計、查重、驗真等工作，并可生成電子發票報銷臺賬。使用這些軟件小程序可按年交服務費或按驗真的數量交使用費，需注意對于自動生成的電子發票報銷臺賬需手動填入記賬憑證號以方便建立起憑證與電子發票元數據間的索引。

（三）妥善保管電子發票元數據

電子發票元數據（OFD、PDF格式電子發票文件）是重要的電子會計憑證文件，需按電子會計憑證存儲相關制度文件要求妥善存儲保管。建議使用安全、專用的存儲設備，以年為單位設立文件夾，該文件夾下再以月為單位建立子文件夾。子文件夾內存儲電子發票文件，并對電子發票文件按記賬憑證號命名，將電子會計憑證與記賬憑證之間建立索引，以便日后檢索查閱。同時要定期備份，防止數據丟失。注意增值稅電子發票公共服務平臺開具的采用電子簽名代替發票專用章的OFD格式的電子發票，可以進行發票監制章及銷售方電子簽名的驗證，是作為報銷入賬歸檔的電子憑證。而增值稅電子發票公共服務平臺提供的PDF預覽版文件，僅供納稅人預覽使用，不支持對發票監制章及銷售方電子簽名的有效性驗證功能，不能作為報銷入賬歸檔的電子憑證。

（四）事業單位財務人員應深入應用新技術，推動會計工作數字化轉型

財務人員作為會計工作的實際執行者，走在會計改革的前沿，其職業素養及專業能力將直接影響會計改革的步伐與成效。政府會計革正如火如荼的進行，在當前發票電子化改革的關鍵過渡時期，事業單位的財務人員，在緊隨財稅改革前沿，順應時代發展，積極轉變觀念提升個人專業技術素養的同時，要積極應對當前信息化建設水平與電子發票發展不匹配的現實狀況，深入應用新技術，以電子發票的推廣及使用為契機，適應并努力提高所在單位的財務信息化建設水平，不斷推進事業單位財務工作數字化、智能化轉型，為推動政府會計工作數字化轉型貢獻一己之力，只有這樣方能在這一會計信息化變革過程中實現華麗轉身而非悄然退場。

五、結束語

已實現報銷數據電子化管理的事業單位，從費用申請、審核到付款全程電子化并與財務核算系統實現無縫對接，對于電子發票的查重、驗真、存儲等環節直接由軟件系統自動完成，電子發票的價值充分得到體現。這些單位的財務人員在懂會計知業務的同時還需加強信息技術及人工智能知識的學習，深入了解財務工具軟件及云財務系統的操作及維護以確保財務信息數據的安全。電子發票的推廣與普及是大勢所趨，對國家數字經濟發展，對企事業單位的財務信息化、智能化管理，對個人日常消費合法權益的保護都有巨大的積極意義。相信在不遠的將來，紙質發票必將完成其使命退出歷史的舞臺，電子發票終將勇挑重擔，實現全流程、全領域、全要素電子化。介時，社會各行各業的的財務及內控管理水平都將會發生質的飛躍。

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