高職院校科研經費管理存在的問題及對策研究

易倩雨

(湖北開放大學/湖北科技職業學院,湖北 武漢 430074)

高等職業教育是我國高等教育的重要組成部分,自2019年啟動“雙高計劃”以來,各高職院校將推動優質科研服務作為“雙高計劃”建設的重要內容。2022年教育部、財政部又提出將科研服務成效作為“雙高計劃”重點評價的內容之一。如何根據高職院校自身的特點及發展實際,制定更為貼合“雙高計劃”建設的科研經費管理制度,提升科研經費資金管理效能,推動科研事業內涵式發展,已成為高職院校的重要命題。

一、高職院校科研經費管理現狀及存在的問題

高職院校科研經費大致可以分為由各級政府設立的科研項目且由財政撥款支持的縱向科研經費和承接提供技術開發、技術服務、技術咨詢、轉讓科技成果等科技服務的橫向科研經費兩類。由于受學校平臺資源等各方面的因素影響,在申報縱向科研項目時,相較于各類型的本科院校,高職院校并不占優勢,但高職院校也有著自身的特點,離產業更近,同時隨著產教融合的深入推進,高職院校與企業之間開展技術服務、技術咨詢等橫向科研活動越來越頻繁,總體來說高職院校的科研經費總量有較大的增長。

在走訪學校一線教師和相關科研管理部門及人員后,發現普遍存在科研經費到賬后管理及使用的顧慮,極大地降低了他們對科研工作的積極性。而存在的問題主要體現在以下幾方面:

(一)高職院校科研經費管理制度不完善

國務院辦公廳于2021年頒布了《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》,財政部、科技部聯合其他部門頒布了《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》《國家重點研發計劃資金管理辦法》《國家社會科學基金項目資金管理辦法》。梳理2020年至今省級以上科研經費管理相關文件后,不難發現上級科研管理部門均在為科研人員“松綁”,“放管服”的理念貫穿始終,力求最大化激發科技創新活力。相較于日漸“寬松”的上級科研經費管理政策,高職院校沒能及時修訂完善適合本校實際情況的科研經費管理制度,造成科研經費管理服務效能滯后。同時對上級最新科研經費制度宣傳力度不夠,科研人員及財務人員對最新的經費管理制度解讀不到位,沒能很好地解決科研經費“報銷難、報銷繁瑣”等問題,上級政策還存在“落實難”和“落地難”的問題,沒有打通科研經費管理的“最后一公里”。

(二)預算編制不合理

預算管理是科研經費管理過程中重要的環節之一,科學有效的預算編制,是科研項目順利開展的核心前提。但就目前運行的效果來看,科研人員對預算編制理解不夠深入,很難做到科學編制預算,還存在著相當大一部分的科研人員在項目申報時并未想好如何分配利用資金,這就導致在實際操作過程中,往往由于各種原因無法按照原預算進行開支,存在預算執行效率低等問題。以人文社會科學類科研項目為例,科研人員大多愛編制科研勞務費預算,對項目實施過程中可能會發生的調查問卷費用、文獻查詢費用較少涉及,這也會導致預算編制項目與實際支出經濟分類存在較大的出入。而理工科的科研人員編制預算時通常會考慮設備購置費用,對設備購置的必要性較少論證,在一定程度上造成了資金使用效率不高。

(三)報銷流程復雜

科研經費報銷需要經事前審批、事項實施、事后審批、財務審核及付款等一系列流程,涉及的審批環節較多,報銷要求也十分嚴格。科研人員主要的工作精力都投入到了科研活動當中,鑒于財務報銷有很強的專業性,報銷手續、票據粘貼、簽字權限等等科研人員也很難全部精準掌握,這就導致了往往一份報銷材料需要重復兩至三次報銷流程才能完成。頻繁的返單,也會在一定程度上降低科研人員的工作積極性,這并不利于“雙高計劃”的創建。

科研經費的開支需經事前審批方能開展相關業務,預算支出超過一定金額,還需要走招投標流程,根據購買資產的性質以及科研項目資金性質,還需資產處判別是否納入國有資產管理等等。各類事前事后的簽批手續,花費了科研人員大量的時間和精力,這極大地影響了科研項目的預算執行。

(四)各歸口管理部門溝通不暢

科研項目從立項管理到預算編制、經費支出,再到項目結題決算等工作,涉及的管理部門較多,各部門之間相互溝通較少,且每個部門工作相互獨立,只著眼于本部門的職責范圍。比如,科技處注重科研項目的立項及結題工作,財務處則更加注重預算管理及經費使用的合法合規情況。鑒于目前信息化水平不夠,兩部門的信息并不能及時共享,使得項目管理與經費管理存在脫節現象,進而導致科研經費資金使用效率低下。在科研項目立項后,項目負責人總是頻繁往返于財務處,需多次與財務處相關人員確認經費到賬相關情況,待相關經費到賬后,科技處將項目申報書或者技術創新協議傳遞至財務處,并對科研經費所屬類型進行明確劃分,這時才算完成了財務意義上的項目立項。在科研項目預算執行過程中,財務管理、資產管理相關數據孤立在科研管理信息系統之外,科技處難以對各個科研項目的經費使用情況進行實時監管,同時也難以掌握設備折舊及國有資產使用等資產信息。在科研項目結題階段,高職院校較少實行科研項目的結題審計,對科研項目的監管缺少事后監督的重要一環。各個部門間信息共享程度降低,導致科研經費管理效率低下。

(五)科研誠信自覺尚未建立良性循環

目前,各高職院校科研學術誠信建設工作已取得顯著成效,科研人員們能自覺遵守學術誠信,但在預算管理和執行中財務誠信仍存在較大風險。鑒于財務人員并不了解科研過程,對科研團隊所列支出的合理性并不能準確判斷,在實際業務報銷中,還存在著虛構經濟業務、虛開發票、虛構學生勞務費等形式違規套取科研資金,這些行為并不能使科研經費真正發揮最大的效益,反而有損學校形象。

二、優化高職院校科研經費管理的對策

(一)完善科研經費管理制度,豐富政策宣傳形式

在深入理解最新科研經費管理政策的同時,分類制定好適合高職院校實際情況的科研經費管理制度。縱向科研項目是財政性資金,這部分的經費管理要嚴格按照科研財政資金的相關管理辦法進行執行;而橫向科研項目來源更為廣泛,主要是與企業間開展相應的研究項目,在國家橫向科研管理經費管理相關制度框架內,試點橫向科研經費報銷“包干制”等創新制度。要充分利用“放管服”政策的紅利,最大限度地調動科研人員的積極性,通過績效獎勵等方式鼓勵科學創新,實現最大化的激勵效果。科研管理在制定相關科研經費管理辦法時,也應充分與學校財務部門、資產部門、人事部門和審計部門進行溝通,廣泛征求科研人員的意見和建議,提高制度的可執行性及可操作性,促使各職能部門為科研經費管理提供更加優質的服務。

新的制度發布后,在學校內部開展全面的宣講培訓,制作新舊制度對比說明圖,使廣大的科研工作者能更加清晰、直觀地獲取關鍵信息,從而達到更好的宣傳效果,梳理經費使用過程中遇到的各類問題,形成“科研經費”模板,并根據實際需要予以定期更新完善。以流程圖的形式打印粘貼在科技處、財務處等科研經費問題咨詢較為集中的地方,方便科研人員進行自主學習和翻閱,同時將電子版上傳至科研工作群及財務工作群內,利用信息化手段提高溝通效率。此外,還可以將上述材料凝練成動態小視頻的形式,上傳至學校科研工作管理的各類公眾號上,改變傳統的文字宣傳模式,使科研經費政策宣傳更加生動形象。

(二)強化預算管理

完整的預算管理分為預算編制、預算執行、績效評價三個階段,科學合理的預算編制是科研項目成功立項的基礎,在編制科研預算的過程中,縱向科研經費是管理較為嚴格的經費,國家及省級均頒布了相應經費的控制比例,在不突破各類控制比例的基礎上,需要充分考慮科研項目的研究重點內容、各項研究要素的投入占比,以及科研項目的類型歸屬等因素。例如,人文社科類的項目調研、文獻研究占比可能相對更多一些,這類的科研項目經費預算中差旅費、會議費列支比例大一些;對于自然科學類的科研項目,往往需要通過反復的實驗才能得出想要的結論,這類科研項目經費在編制預算時需要充分考慮設備購置費、實驗耗材費、分析測試費等。在通過結題驗收后,科研項目負責人可以自主根據團隊成員貢獻度進行一定的績效分配,這個分配不納入學校績效總額。總而言之,需要根據科研項目本身的特點來進行預算編制。由于科研項目的開展本身存在著諸多的不確定性,可能存在研究中期需調整初期預算的現象,在不突破相關科研經費開支比例上限范圍的基礎上,簡化預算調劑的審批流程,充分尊重科研項目負責人以及科研團隊進行自主調配,做到靈活性與約束性相結合。對于橫向科研經費來說,更多的是對項目負責人及科研團隊的認可,此類科研經費主要依據合同進行開支,完全可以試點“包干制”,即項目負責人根據實際開展相關科研活動時的需要自行支配項目經費,滿足科研活動的實際需要。

(三)簡化審批流程

科技處作為科研工作歸口管理部門,代表學校行使著科研管理與服務的職責,而項目負責人是科研項目的第一責任人,需要對科研項目的全過程負責。高職院校在“雙高計劃”的推動下,科研經費到賬呈現噴發式的增長,而目前嚴苛的科研經費管理與國家為科研工作“松綁”的初衷是相違背的。在“放管服”的背景下,要進一步解放思想,體現簡政放權的理念,給科研人員更大的自主權,建立以科研信用等級為基礎的報銷制度,試點科研經費“包干制”,簡化報銷事項中非必要的審批。對于在項目立項時預算編制內的事項,無須進行其他審批流程,取得相應合法票據后,由項目負責人進行審批直接進入報銷流程;在項目立項時無預算的支出,在不違背經費開支類型的原則上,需按照預算調劑流程進行審批,待預算調劑完成后進入報銷流程。在報銷簽批上也應給予更大的自主權限,嚴格執行預算編制審批手續,賦予項目負責人更大的自主支配權限。

(四)推進科研項目全過程管理信息化建設

高職院校應整合分散在各職能部門的管理系統,建立涵蓋科研項目立項、資金到賬、預算管理、財務報銷、項目結題全過程的科研管理一體化信息系統[2],實現科研、財務、資產、審計等管理部門數據的信息共享,真正實現讓“數據多跑路,科研人員少跑路”,最大限度地減少科研人員非科研性事務工作量,投入更多的精力在項目本身。同時,各管理部門利用科研管理一體化信息系統中的查詢、統計、分析功能,降低信息不對稱的現象,實現對科研項目實施全方位動態監管的目標,以提高學校科研管理服務效能。

(五)試點科研財務助理制度

創新服務方式,讓科研人員能全身心地投入到科研項目本身。科研財務助理[3]在部分本科院校及科研院所已運行較為成熟,取得的效果也十分顯著,切實能讓科研人員從事務性的預算報銷等業務中解脫出來,潛心鉆研科研項目本身,回歸研究本質,從而多出成果。鑒于目前高職院校的科研項目體量并不大,建議可以從每個學院選取一到兩個項目進行科研財務助理試點。俗話說,術業有專攻,科研財務人員建議還是采用財務專業知識背景的人員來擔任,既可以是學校財務處的工作人員,也可以由項目組對外選聘有條件的科研團隊,從單位外部單獨聘用具有財務管理專業知識的專職科研財務助理,通過定期培訓、定期交流、定期考核等形式提升科研經費財務助理的專業化水平。科研財務人員要深入到具體的項目中去,一對一的深度參與到科研項目立項、預算編制、經費執行、項目結題驗收等環節中去,真正讓科研人員從事務性的報銷中解脫出來,將全部精力投入到實際的科研工作中,進一步激發科研人員的研究積極性。

(六)強化科研誠信教育建設

多渠道、多維度地加強科研人員的誠信教育建設[4],在開展科研項目的過程中,充分發揮財務監督職責,在科研項目結題后,引入審計和紀委的監督,對科研項目的全過程進行審計監督,并在適當的范圍內定期公布,在后期立項中充分參考項目負責人前期科研項目的審計結論,讓“財務造假”與“學術不端”無法存在。同時,要完善科研人員的財務激勵機制。不可否認,科研人員在項目研究的全過程中投入了大量的時間和精力,而能夠獲取相應的報酬對他們的勞動也是一種認可,完善科研經費中績效的支出比例,以及結合科研產生的效益,學校給予相應的配套經費獎勵,讓科研人員能更加潛心科研工作,無須冒險去違規套取科研經費。

結語

隨著“雙高計劃”的逐步推進,高職院校的科研活動日漸增多,在“放管服”的大社會環境下,各級科研政策“紅利”如何在高職院校落地生效,備受社會各界關注。改變傳統從嚴管理模式,制定符合高職院校實情的科研經費管理政策,強化預算管理,簡化審批流程,運用高效的信息化技術,推行優質科研財務助理服務,建立以科研誠信為基準的“包干制”報銷模式,多措并舉,全面提升高職院校科研經費管理效能,切實打通科研政策“最后一公里”,讓科研人員能全身心地投入到科研項目本身,多出優質成果,助力產業高質量發展。