智慧醫(yī)院供應(yīng)商管理平臺(tái)的構(gòu)建

文/郭皓，武思齊

筆者結(jié)合自身構(gòu)建醫(yī)院HRP（醫(yī)院資源規(guī)劃）系統(tǒng)的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，從智慧醫(yī)院的建設(shè)和管理出發(fā)，提出供應(yīng)商管理平臺(tái)的構(gòu)建方案，旨在加強(qiáng)醫(yī)院和供應(yīng)商之間的聯(lián)系。為此，筆者從頂層設(shè)計(jì)的角度著重闡述了供應(yīng)商管理平臺(tái)的構(gòu)建模式、醫(yī)院與供應(yīng)商的需求以及供應(yīng)商平臺(tái)與醫(yī)院HRP 系統(tǒng)的集成等內(nèi)容，以期進(jìn)一步提高智慧醫(yī)院的精細(xì)化、數(shù)字化管理水平。

在智慧醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中，依托物流管理搭建的供應(yīng)商平臺(tái)，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)HRP 功能向上擴(kuò)展，構(gòu)建供應(yīng)鏈管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)。但實(shí)際上，單獨(dú)建設(shè)醫(yī)院HRP 系統(tǒng)并不能完全滿足智慧醫(yī)院精細(xì)化管理的要求，也與建設(shè)供應(yīng)商管理平臺(tái)的初衷不相匹配。而醫(yī)院要想真正實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的精細(xì)化管理，就必須與供應(yīng)鏈各節(jié)點(diǎn)成員建立密切聯(lián)系，借助云技術(shù)實(shí)現(xiàn)物流、資金流等信息共享。

一、供應(yīng)商管理平臺(tái)概述

（一）供應(yīng)商管理平臺(tái)的運(yùn)行模式

首先，醫(yī)院可通過(guò)個(gè)案深度訪談和小組焦點(diǎn)訪談等形式，明確“實(shí)現(xiàn)院內(nèi)耗材管理和院外供應(yīng)商協(xié)同”這一供應(yīng)商平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)，故該平臺(tái)是基于互聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)建立的。其次，根據(jù)醫(yī)院的要求，該供應(yīng)商管理平臺(tái)支持供應(yīng)商線上接收醫(yī)院需求，如訂單信息。供應(yīng)商在確認(rèn)訂單信息后，即可備貨。與此同時(shí)，相關(guān)訂單的配送信息、物流信息、驗(yàn)收入庫(kù)信息等，后續(xù)也將通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)同步至醫(yī)院端和供應(yīng)商端。最后，在訂單完成后，相應(yīng)信息將完整保留在HRP 系統(tǒng)中。至此，物資采購(gòu)真正實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理。

（二）供應(yīng)商管理平臺(tái)的內(nèi)容和作用

當(dāng)前，HRP 系統(tǒng)是提高醫(yī)院供應(yīng)商管理水平的重要工具之一。醫(yī)院可通過(guò)該系統(tǒng)完成耗材需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單等的編制，以及入庫(kù)驗(yàn)收、科室領(lǐng)用、財(cái)務(wù)結(jié)算等一系列流程的統(tǒng)一管理。但不少職能部門人員提出，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，其工作內(nèi)容日益繁雜，他們希望通過(guò)構(gòu)建供應(yīng)商管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)協(xié)同和分工，從而有效提高工作效率。明確需求后，醫(yī)院可采取如下措施：（1）同供應(yīng)商協(xié)定條碼規(guī)則，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)打印和粘貼條碼，醫(yī)院庫(kù)房管理人員直接掃碼入庫(kù)；（2）供應(yīng)商可以在云平臺(tái)中自主上傳、更新相關(guān)資質(zhì)證件的掃描件，以有效減少醫(yī)院管理人員的工作量。由此可見，基于醫(yī)院HRP系統(tǒng)構(gòu)建的供應(yīng)商管理平臺(tái)，有助于醫(yī)院提升管理效率，提高審核結(jié)果的準(zhǔn)確性，最大限度地規(guī)避醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)。

二、供應(yīng)商管理平臺(tái)建設(shè)需求分析

（一）醫(yī)院需求分析

（1）耗材采購(gòu)自動(dòng)化。例如，摒棄人工通知供應(yīng)商的方式（打電話、發(fā)郵件等），醫(yī)院發(fā)出的采購(gòu)訂單應(yīng)能自動(dòng)推送至供應(yīng)商端。（2）縮減耗材庫(kù)存面積。（3）減少工作量，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，供應(yīng)商維護(hù)、物資維護(hù)、供應(yīng)商資質(zhì)維護(hù)等均由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，醫(yī)院僅負(fù)責(zé)審核、出入庫(kù)條碼掃描等工作。（4）降低人工參與度。此舉旨在進(jìn)一步提升采購(gòu)人員、需求收集人員的工作效率。（5）建立完善的供應(yīng)商管理體系。例如，該供應(yīng)商管理平臺(tái)應(yīng)兼具供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估、檔案管理、資質(zhì)審查、年度監(jiān)察、質(zhì)量把控、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等功能，以有效提高醫(yī)院的管理成效，并能在保證供貨質(zhì)量、降低采購(gòu)成本的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)盈利水平的顯著提升。

（二）供應(yīng)商需求分析

（1）耗材送貨自動(dòng)化。該供應(yīng)商管理平臺(tái)應(yīng)自動(dòng)將采購(gòu)訂單推送給供應(yīng)商。（2）資質(zhì)證件維護(hù)。該平臺(tái)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)化人工操作流程，同時(shí)提高相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和全面性。例如，供應(yīng)商可以在該平臺(tái)系統(tǒng)的引導(dǎo)下，定期、系統(tǒng)地維護(hù)生產(chǎn)廠商、代理商、生產(chǎn)合格證等證件信息；與此同時(shí)，醫(yī)院也可以根據(jù)規(guī)章制度和實(shí)際需要，對(duì)供應(yīng)商提供的證件信息做審核通過(guò)或駁回處理。（3）證件預(yù)警。該平臺(tái)應(yīng)自動(dòng)識(shí)別臨期、過(guò)期證件并及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，以提醒供應(yīng)商更新證件信息。

三、供應(yīng)商管理平臺(tái)主要構(gòu)建內(nèi)容

供應(yīng)商管理平臺(tái)既是連接醫(yī)院和供應(yīng)商的數(shù)字化協(xié)同云平臺(tái)，也是基于HRP 系統(tǒng)應(yīng)用的合理延伸。構(gòu)建完成后，該平臺(tái)不僅能支持醫(yī)院和供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)主數(shù)據(jù)協(xié)同、供采協(xié)同、資質(zhì)證件協(xié)同、賬務(wù)協(xié)同，還能提供分析評(píng)價(jià)等延伸服務(wù)。其功能架構(gòu)如圖1 所示。

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院在供應(yīng)商管理平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中，提出的主要建設(shè)內(nèi)容和功能基本集中于資質(zhì)監(jiān)管、供采協(xié)同、條碼應(yīng)用等三個(gè)方面。

（一）資質(zhì)監(jiān)管

在通常情況下，醫(yī)用耗材的建檔內(nèi)容主要包括新進(jìn)品種申請(qǐng)表、投標(biāo)標(biāo)書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、承諾書、使用說(shuō)明書等。待供應(yīng)商管理平臺(tái)投入使用后，供應(yīng)商便可自行上傳、維護(hù)耗材證件，醫(yī)院管理人員只需在平臺(tái)上進(jìn)行審核即可。該操作簡(jiǎn)單便捷，大大減少了醫(yī)院管理人員的工作量，提高了審核結(jié)果的準(zhǔn)確性。同時(shí)，該平臺(tái)還能自動(dòng)檢測(cè)證件臨期日期并發(fā)出智能預(yù)警，從而在降低供應(yīng)商證件失效風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，促使醫(yī)院管理更加規(guī)范化。

（二）供采協(xié)同

供應(yīng)商管理平臺(tái)的一個(gè)重要功能就是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院和供應(yīng)商之間的供采協(xié)同。例如，醫(yī)院可以在HRP 系統(tǒng)中下達(dá)耗材采購(gòu)訂單，訂單生成后將通過(guò)云平臺(tái)同步推送至供應(yīng)商端。隨后，供應(yīng)商對(duì)相關(guān)訂單的處理進(jìn)度也將實(shí)時(shí)同步至醫(yī)院HRP 系統(tǒng)端，整個(gè)采購(gòu)流程簡(jiǎn)潔、透明。此外，在該供應(yīng)商管理平臺(tái)中，采購(gòu)訂單、送貨單、入庫(kù)單、發(fā)票單、付款單逐單關(guān)聯(lián)，明細(xì)記錄均自動(dòng)存儲(chǔ)在關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以支持醫(yī)院和供應(yīng)商隨時(shí)溯源、核對(duì)。

1.價(jià)格管理

醫(yī)院和供應(yīng)商協(xié)商完成后，供應(yīng)商可以通過(guò)該平臺(tái)發(fā)起價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)。待醫(yī)院管理人員審核通過(guò)后，協(xié)商后的價(jià)格正式生效，且價(jià)格變動(dòng)情況隨時(shí)可查。

2.配送管理

供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單組織配貨，在此期間，供應(yīng)商管理平臺(tái)將自動(dòng)生成配送單，并顯示相應(yīng)信息；對(duì)于同時(shí)包含不同收貨人和收貨倉(cāng)庫(kù)的采購(gòu)訂單，該平臺(tái)將自動(dòng)識(shí)別，并智能生成多個(gè)配送單；醫(yī)院管理人員可以在該平臺(tái)查詢采購(gòu)訂單動(dòng)態(tài)，并提前做好收貨準(zhǔn)備。

（三）條碼應(yīng)用

供應(yīng)商管理平臺(tái)支持供應(yīng)商自助打印條碼，支持高價(jià)值耗材唯一碼管理，采、供、配、用全程可追溯。

1.院內(nèi)管理

（1）醫(yī)院以供應(yīng)商為主維度，維護(hù)各商品條碼解析規(guī)則庫(kù)；（2）條碼解析規(guī)則庫(kù)支持各種標(biāo)準(zhǔn)條碼的解析，并能識(shí)別耗材名稱、型號(hào)規(guī)格、生產(chǎn)廠商、批號(hào)和有效期等信息；（3）供應(yīng)商可以根據(jù)醫(yī)院的條碼規(guī)則打印并粘貼商品條碼，從而為醫(yī)院節(jié)約條碼打印與標(biāo)簽成本；（4）在驗(yàn)收或入庫(kù)環(huán)節(jié)，醫(yī)院管理人員直接掃描商品條碼就能自動(dòng)解析出商品有效期、生產(chǎn)批號(hào)等信息，在減少失誤的同時(shí)提高工作效率。

2.供應(yīng)商協(xié)同管理

（1）供應(yīng)商管理平臺(tái)以供應(yīng)商為主維度，維護(hù)各商品條碼解析規(guī)則，并建立供應(yīng)商條碼資源庫(kù)；（2）供應(yīng)商接收到醫(yī)院采購(gòu)訂單后，可以根據(jù)訂單明細(xì)備貨、發(fā)貨，并綁定條碼信息；（3）發(fā)貨后，對(duì)應(yīng)商品條碼將與發(fā)貨信息一同推送至醫(yī)院端。

此外，由于商品條碼對(duì)于高價(jià)值醫(yī)用耗材的管理尤為重要，本小節(jié)單獨(dú)對(duì)此業(yè)務(wù)進(jìn)行闡述。首先，供應(yīng)商在配貨過(guò)程中，應(yīng)提前在產(chǎn)品中心模塊維護(hù)產(chǎn)品識(shí)別碼，并從采購(gòu)訂單中導(dǎo)入物資基本信息；或者通過(guò)掃描識(shí)別碼，從產(chǎn)品中心導(dǎo)入物資基本信息。此時(shí)，供應(yīng)商如果已經(jīng)獲取商品條碼，就只需要掃描該條碼，供應(yīng)商管理平臺(tái)便能自動(dòng)解析出對(duì)應(yīng)商品的生產(chǎn)批次號(hào)、序列號(hào)、有效期等配貨信息；對(duì)于無(wú)法解析的商品條碼，供應(yīng)商可以在記錄后，手工填寫批次號(hào)、序列號(hào)、有效期等配貨信息；供應(yīng)商如果暫未獲取商品條碼，就可以手工填寫批次號(hào)、序列號(hào)、有效期等配貨信息，并由供應(yīng)商管理平臺(tái)自動(dòng)生成條碼，隨后再打印并粘貼在配送物資的外包裝上。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，筆者首先結(jié)合醫(yī)院的個(gè)案深度訪談和小組焦點(diǎn)訪談結(jié)果，對(duì)此次構(gòu)建的供應(yīng)商管理平臺(tái)進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述；其次，筆者分別概括了醫(yī)院和供應(yīng)商對(duì)該供應(yīng)商管理平臺(tái)的不同需求，并詳細(xì)介紹了該供應(yīng)商管理平臺(tái)在資質(zhì)監(jiān)管、供采協(xié)同和條碼應(yīng)用三個(gè)方面的主要功能；最后，筆者希望通過(guò)此次基于醫(yī)院HRP 系統(tǒng)構(gòu)建的供應(yīng)商管理平臺(tái)總體方案的展示，為更多醫(yī)院管理者提供智慧醫(yī)院建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。